Управление IT-отделом 8, редакция 3.1
>
Содержание

Чек-лист "Внедрение"

Внедрение конфигурации "Управление IT-отделом 8"


Шаг 1: установка программы.

Скачайте дистрибутив из личного кабинета и установите конфигурацию на ПК.


 
 

Шаг 2: активация программы.

После успешной установки необходимо произвести активацию программы.



Шаг 3: знакомство с программой.
Перед тем, как приступить к работе с конфигурацией необходимо
ознакомиться с терминами и определениями. Изучить важную информацию перед стартом.


 
  Шаг 4: настройка функционала.
На данном этапе необходимо определиться для каких целей будет использоваться программа.
1. Техническая поддержка(Service Desk).
2. Ведение складского учета.
3. Объединено.
После того как определились, нужно настроить функционал конфигурации под наши нужды. В качестве сквозного примера внедрим "Объединенный" вариант работы.
Настройка функционала программы
Шаг 5: заполнение справочников.
Приступим к заполнению справочников и к созданию пользователей конфигурации. Заполнить
справочники можно не только вручную, но и с помощью импорта данных. Конфигурация поддерживает
обмен с другими 1С конфигурациями, а также позволяет импортировать данные из AIDA64 и WMI.

 
  Шаг 6: публикация базы.
После заполнения справочников и создания дополнительных пользователей, перейдем к публикации базы данных на веб-сервере.
А также опубликуем дополнительные http-сервисы, которые позволят использовать мобильное приложение, личный кабинет, Telegram и установку оценок по заданиям.


Шаг 7: настройка Service Desk.
После заполнения справочников и публикации конфигурации на веб-сервер, перейдем к настройки механизма "Service Desk". Первым делом необходимо ознакомиться со схемой работы функционала "Техническая поддержка". Далее настраиваем функционал создание заданий из электронных писем, а также соглашения SLA. После это необходимо настроить работу с документом "Задание".
Service Desk
 
  Шаг 8: настройка подсистемы "Номенклатура и склад".
Для начала ведения учета необходимо занести в программу всю номенклатуру, а также карточки номенклатуры. После того, как вся техника добавлена в программу можно вести учет оборудования. Использовать складские документы, которые предусмотрены в конфигурации, также учитывать заказы клиентов или заказы поставщиков, отражать ремонт и обслуживание оборудования.

Номенклатура и склад

Шаг 9: завершение 

внедрения программы.

После проделанных манипуляций, которые описаны в "шагах" выше можно  

использовать программу в полной мере.  

обучающую  

смело считать процесс внедрения завершенным. Все, что теперь остается, начать 

А для этого необходимо продолжить изучать   

документацию.  

Введение

Конфигурация "Управление IT-отделом 8" является готовым решением, которое позволит оптимизировать работу ИТ-подразделений и аутсорсинговых компаний. Содержит полный комплекс средств для работы службы технической поддержки:
  • программистов;
  • системных администраторов;
  • техников компьютерных сетей;
  • ИТ-руководителей.
Конфигурация предназначена для ведения складского учета и учета по материальным лицам компьютерной техники и оборудования. Кроме этого учитывает ремонты, позволит заказывать оборудование и контролировать сроки поставок. Поможет в организации эффективной службы технической поддержки пользователей (Service Desk). Решение подходит как для небольшой организации, так и крупному холдингу.
Данная документация, позволит Вам с нуля изучить конфигурацию и уверенно пользоваться нашим решением.

Термины и определения

Начнем пожалуй с терминов и определений, так как мы будем их использовать в документации.

ITIL (произносится как «айти́л», англ. IT Infrastructure Library — библиотека инфраструктуры информационных технологий) — библиотека, описывающая лучшие из применяемых на практике способов организации работы подразделений или компаний, занимающихся предоставлением услуг в области информационных технологий.
ИТ-служба - группа физических и юридических лиц, которые оказывают ИТ-услуги.
ИТ-подразделение - подразделение в структуре организации, которое оказывает ИТ-услуги. Этот термин - подмножество ИТ-службы.
ИТ-услуги (сервисы) - услуги, которые ИТ-подразделение оказывает организации в процессе своей работы.
Каталог  услуг (сервисов) - документ, в котором описываются все услуги оказываемые подразделением ИТ. Под описанием понимается их характеристики, связи, время предоставления, влияние на другие процессы и другие параметры, которые важны в процессе предоставления услуг.
Соглашение об уровне сервиса (SLA) – документ, описывающий характеристики предоставления пользователям ИТ-услуг.
Организация - юридическое или физическое лицо, с которым заключено соглашение об уровне предоставления сервиса (SLA). При этом ИТ-служба не обязательно входит в организацию.
Сотрудник - объект конфигурации, который хранит подробную информацию о сотрудниках, работающем в той или иной организации.
Пользователь - объект конфигурации, который позволяет осуществлять вход в программу.
Физическое лицо - объект конфигурации, который содержит дополнительную информацию о конкретном человеке, это может быть сотрудник или пользователь.
Контрагент - стороннее юридическое или физическое лицо, содержит информацию о клиенте или поставщике, работающем с той или иной организацией. 
Потенциальный клиент - юридическое или физическое лицо, которое проявило первичный интерес к нашему продукту и в дальнейшем может перейти в статус клиента.
Клиент - тот, кто оплачивает ИТ-услуги и группирует инициаторов.
Инициатор - тот, кто является пользователем (потребителем) ИТ-услуги.
Исполнитель - представитель ИТ-службы (не обязательно сотрудник организации).
Наблюдатель - заинтересованное в разрешении инцидента, задания лицо.
Инцидент - любое событие, которое не является частью стандартных операций сервиса и вызывает, или может вызвать, прерывание обслуживания или снижение качества сервиса. Незапланированное прерывание или снижение качества ИТ-услуги.
Задание - в нашем решении это общее собирательное название инцидентов, запросов на предоставление услуги, запросов на изменение, запросов на обслуживание и т.д. Этот термин относится не совсем к ITIL, но так исторически сложилось, что в нашем решении он принял вот такое наименование.
Проблема (problem) - неизвестная причина одного или более инцидентов.
Приоритет (priority) - категория, используемая для определения относительной важности инцидента и срочности выполнения.
Срочность (urgency) - насколько быстро с момента своего появления инцидент, приобретет существенное влияние на бизнес.
Важность (impact) - мера воздействия инцидента на бизнес-процесс.
Эскалация - деятельность, которая позволяет своевременно разрешить инцидент с помощью дополнительных знаний (функциональная эскалация) или дополнительных полномочий (иерархическая эскалация), чтобы выполнить инцидент в срок, который указан в SLA.
Конфигурационная единица (configuration item, CI, KE) - любой компонент или другой сервисный актив, которым необходимо управлять для того, чтобы предоставлять ИТ-услугу.
Конфигурационная база данных (Configuration Managment System, CMDB) - информационная база данных, которая содержит сведения обо всех КЕ.
Номенклатура - обобщенная комплектующая или комплект по которой ведется учет. Например, Монитор DELL UltraSharp U2719D.
Карточка номенклатуры - конкретная номенклатура, которая однозначно указывает на комплектующую или комплект. Например, Монитор DELL UltraSharp U2719D инвентарный номер 2377.
 

Что нужно знать перед началом работы?

При начале работы с конфигурацией надо представлять, что Вы хотите получить в результате Вашей работы. Это важно! Так как многие, начиная, работать с нашим решением не до конца это понимают. Наметьте поставленные цели и идите к ним. Из нашего личного опыта анализа внедрений в организациях мы заметили некоторые закономерности, при которой автоматизация не доходит до логического конца.
Прежде чем приступать к работе, прочтите основные моменты внедрения, которые изложены на этой странице. Постараемся изложить все кратко и по делу, с одной стороны мотивируя Вас, с другой показывая с какими подводными камнями вы можете столкнуться в начале и во время работы.

Камень №1. Представляйте конечные цели внедрения программы.

Начнем с главного: перед внедрением определите цели, которые вы хотите решить. Есть один хороший метод, который советует Глеб Архангельский и который хорошо работает, когда вы хотите чего-то добиться. Закройте глаза и представьте, себя через три/шесть/двенадцать месяцев. Вы приходите на работу, что вы видите? Как работает первая линия поддержки? Много ли заявок? Сколько времени уходит на решение одной задачи? Какие отношения у отдела с другими отделами? Улучшились? Какое влияние оказала не так давно внедренная программа? Что предприняли в начале внедрения?
Представьте себе, как все будет работать. Что при этом чувствуете вы лично и ваши коллеги? Удовлетворены ли вы результатом?
"Я пока не знаю, как это сделать, но я хочу, чтобы я и моя команда были ...", "Мы достигли таких результатов ...", "Улучшился уровень сервиса и нам подняли зарплату на ... процентов" и т.д. Этот метод так же поможет вам корректировать цели, которые вы хотите достичь и ясно представлять их. Воодушевились? :) Идем дальше...

Камень №2. Программа без Вас ничего не решит.

Руководители, которые изначально хотят видеть все, что касается работы ИТ-отдела и обслуживающих организаций изначально думают, что, купив программу все их проблемы будут решены. Рассуждая примерно так: "Ну это же программа! Я нажму на одну кнопочку и все будет работать/считаться/анализироваться и решаться. Ведь мы заплатили за это деньги!"
Это заблуждение! Точнее так: если в программе действительно работать, анализировать ее результаты и вести деятельность непрерывно, параллельно принимая решения по дальнейшему развитию и улучшения процессов, то у Вас все будет действительно работать как вы хотите, а если же рассчитывать ТОЛЬКО на программу, то ничего хорошего из этого не выйдет. Программа создана для человека, а не наоборот!
Поэтому: ведите учет непрерывно, анализируйте как свою работу, так и работу своих сотрудников, принимайте решения, а программа будет классным помощников в этом деле. Помните об этом.

Камень №3. Будьте готовы к сложностям.

Когда мы начинаем менять, что-то в своей работе, появление трудностей - обязательный элемент изменений. Вы, или ваша команда часто бывают не готовы к таким изменениям. С вашей стороны могут появляться мысли типа: "А зачем это мне надо?", со стороны ваших сотрудников может быть саботаж и неприятие изменений в виде работы в программе: "Я все помню, зачем мне эта программа? Не буду это в программу заносить...", "Опять руководство играется, а мне отдуваться... Ну их... Пусть сами работают.".
Обдумайте, что и как Вы будете делать в этих случаях. Обговорите в начале работы это со своей командой. Будьте целеустремленными и вспоминайте время от времени про камень №1. Это поможет Вам.

Камень №4. Нехватка времени.

Мы специально вынесли этот пункт в отдельный, так как очень часто у наших клиентов это основная причина. "Мне не хватает времени, программа дополнительно забирает его вместо того, чтобы разгрузить нас! Туда надо все внести, когда же нам работать?". Это самообман! Все дело в том, что изначально вы плохо продумали то, что вы хотите получить от программы. Простого внесения задач и каких-то дополнительных данных в программу мало. Необходимо менять свой подход к проблемам и сокращать время за счет уменьшения не нужной работы.
В течение месяца получили 3/5/10 инцидентов по однотипной проблеме. Проанализируйте. Что можно сделать, чтобы завтра, таких проблем не было вообще? Поменяйте оборудование, измените процесс реагирования на такие проблемы и т.д. Сократите появление таких проблем и в будущем вы увеличите за счет этого время.

Камень №5. Постоянное улучшение и совершенствование.

Этот пункт не совсем о программе и ее внедрении, но он важен. Мир IT очень динамичный, мы часто бываем не готовы меняться вместе с ним. Появляются новые технологии и оборудование, изменяется подход к некоторым вещам, все уходит в цифру. Совершенствуйте себя и свою команду, не останавливайтесь на достигнутом, развивайтесь и постоянно работайте на упреждение. Это позволит контролировать себя и свое будущее.

Конечно, это не все пункты и трудности, с которыми вы столкнетесь, но с ними наши клиенты встречаются чаще всего. Искренне желаем вам преодолеть их. Давайте плавно перейдем к следующему пункту.

Начало работы

Системные требования

Версия платформы «1С: Предприятие»

8.3.14.1694 и выше

Виды поддерживаемых конфигураций

Управляемое приложение, WEB

Вариант «1Средприятие»

Клиент-серверный, файловый

Рекомендуемое разрешение экрана

1024x768

Операционная система

Windows XP, Vista, 7, 8,10, Server 2003/2008/2012

Оперативная память

Не менее 512 Мб

ЦП

Intel Celeron 1300 и выше

Свободное место на HDD

Не менее 150 Мб до начала установки и выше


Наше решение реализовано с использованием: В связи с этим доработка конфигурации возможна при выполнении одного из условий:
  • Необходимо наличие обязательного договора 1С:ИТС. Тогда доработка возможна без ограничений.
  • При отсутствии договора 1С:ИТС, пользователь самостоятельно не осуществляет доработку прикладного решения с применением стандартных библиотек.

Установка конфигурации

Для установки конфигурации необходимо иметь платформу 1С:Предприятие 8.3.10 и выше, а так же клиентские лицензии на использование платформы.
Обладателям клиент-серверного варианта 1С:Предприятия необходимы так же ключи на сервер. Если у Вас все это имеется и настроено, то приступим.

  1. Скачиваем архив с дистрибутивом, который был передан Вам по ссылке в электронном письме после покупки. Распаковываем архив в папку.
  2. В результате распаковки будем иметь два файла setup.exe и 1cv8.efd. Запускаем setup.exe

  3. Нажимаем "Далее", затем снова "Далее" и "Готово". На этом этапе мы установили шаблон, по которому 1С создаст для нас конфигурацию.
  4. Запускаем 1С:Предприятие. Т.е. платформу, как правило, она находится на рабочем столе или в меню Windows.

  5. Откроется окно, в котором необходимо нажать на кнопку "Добавить":

    Добавление конфигурации

    Далее откроется окно, в котором необходимо выбрать "Создание новой информационной базы":

    Создание новой информационной базы

    После этого шага откроется окно, в котором необходимо выбрать какую версию установить. Есть два варианта: пустая, для начала работы или с демо-данными для демонстрации возможностей.
    Добавление информационной базы

    Станем на строку для начала работы и щелкнем на кнопку "Далее".

    Добавление информационной базы 

    Назовем конфигурацию как мы хотим и выберем тип расположения информационной базы. Если у вас нет сервера 1С:Предприятия, т.е.клиент-серверного варианта 1С, то выберите первый пункт.

    Добавление информационной базы

    На следующем этапе можем выбрать, в какой папке будет храниться информационная база (для клиент-серверного варианта необходимо указать сервер и имя информационной базы в кластере). После выбора папки, нажимаем "Далее" и "Готово".

  6. В результате, в списке информационных баз появится новый пункт:

    Добавление информационной базы

  7. Запускаем конфигурацию в режиме 1С:Предприятие. Конфигурация практически установлена, осталось лишь активировать ее тем ключом, который был выслан Вам вместе с дистрибутивом в электронном письме.

  8. Инструкция по активации конфигурации.

Обновление конфигурации

Важно! Информация об обновлении конфигурации "Управление IT-отделом 8" рассылается в день выхода или на следующий день после официального выхода обновления конфигурации.

Конфигурация обновляется, как и любое другое типовое решение на платформе 1С. 
Порядок обновления:

Прежде всего, если у Вас серверная ИБ запретите выполнение регламентных заданий открыв консоль кластера 1С, выберите нужную ИБ, щелкните правой кнопкой по ней и выберите в выпадающем меню "Свойства": Запретить регламентные задания Нажмите в окне галочку "Блокировка регламентных заданий включена".
Далее, завершите все сеансы, которые есть на данный момент. Лучше, если пользователи сами корректно завершат их, но если такой возможности нет, Вы можете завершить их принудительно: Завершить фоновые задания и сеансы пользователей

  1. Запустите систему 1С:Предприятие в режиме "Конфигуратор".
  2. Обязательно сделайте архивную копию вашей информационной базы! Для этого надо в меню "Администрирование" выбрать пункт "Выгрузить информационную базу" и ввести имя файла выгрузки. Этот файл надо сохранить в надёжном месте.
  3. В режиме "Конфигуратор" откройте конфигурацию, для этого в меню "Конфигурация" выберите пункт "Открыть конфигурацию".
  4. Выберите режим "Обновление конфигураций", для этого в меню "Конфигурация", подменю "Поддержка", выберите пункт "Обновить конфигурацию".
  5. В диалоге выбора обновления в качестве источника обновления укажите "Доступные обновления", после чего выберите нужное обновление в соответствующем списке.
  6. Если в списке обновлений необходимое обновление отсутствует, то в диалоге выбора обновления в качестве источника обновления укажите "Файл обновления", после чего выберите нужный файл
  7. В окне "Обновление конфигураций" нажмите кнопку "OK" для продолжения обновления конфигурации.
  8. На вопрос об обновлении конфигурации базы данных ответьте "ДА".
  9. После завершения обязательно запустите программу в режиме "Предприятие" - для совершения конвертации. Некоторые пользователи, не выходя из конфигуратора последовательно обновляют версии - это недопустимо и повлечет за собой невозможность дальнейшей работы.
  10. После завершения всех работ с обновлением запустите снова консоль кластера и снимите галочку "Блокировка регламентных заданий включена".

Важно! После каждого обновления, надо хотя бы 1 раз запускать 1С в режиме 1С:Предприятие.

Так же, следует учитывать, что на определенную версию можно обновиться только с определенных версий, которые указаны в обновлении.


Система активации и работа с сервером лицензирования

Для работы конфигурации "Управление IT-отделом 8", необходимо установить сервер лицензирования.

Системные требования сервера лицензирования.

Поддерживаются следующие 32 и 64-битные операционные системы, на которые можно установить сервер лицензирования Софтонит:

  • Microsoft Windows 7, 8, 2008 (R2), 8, 8.1, 2012 (R2), 2016, 10;
  • ОС Linux на базе Debian: Debian 7.5 и выше, Ubuntu 12.04 и выше;
  • ОС Linux на базе RedHat: CentOS 6.7 и выше, Fedora 22 и выше;

Общие определения и понятия

При покупке программного обеспечения Вам предоставляется ключ вида:

0245-2ACD-FDA3-1234-15A3-ХХХХ 

Полученный ключ позволяет произвести активацию программного продукта.
Важно! Каждый код активации может быть использован только один раз. В случае изменения конфигурации компьютера необходимо заново получить ключ в службе поддержки для купленной программы. Если конфигурация компьютера не была изменена (например, была переустановлена ОС), то код активации можно использовать повторно.

Так же обратите внимание, что при окончании обновлений так же есть ключ, который устанавливается для активации обновлений. 


Установка сервера лицензирования Софтонит

Скачать сервер лицензирования необходимо на странице на сайте:

https://softonit.ru/sls/

Обратите внимание, что разные версии конфигураций могут требовать разные версии системы защиты.Поэтому внимательно читайте требования к системе защиты.

Скачайте архив со страницы выше и распакуйте его. Найдите дистрибутив для вашей системы и установите его по инструкциям ниже. Особенно требований к системе нет, сервер лицензирования крайне непритязательный к ресурсам компьютера, поэтому он может работать даже на медленных машинах. При этом доступ к компьютеру сервера лицензирования должен быть возможен с сервера 1С.

Рекомендуем устанавливать сервер лицензирования рядом с сервером 1С:Предприятия для серверных ИБ 1С.

Windows
Скачайте архив со страницы выше и распакуйте его. Найдите дистрибутив вида:

slserver-x.x.x.x.win.exe (где x – это цифра с обозначением части версии)

Запустите и установите его.

При этом дистрибутив автоматически установит правила работы брандмауэра на доступ к порту 9555 и запустит службу сервера.

Проверить установился ли сервер и правильно ли он функционирует можно запустить любой браузер и в браузерной строке открыть адрес:

http://localhost:9555

Либо открыть его из меню «Пуск» установленной программы в Windows. 

Linux deb-based (Ubuntu, Debian) и rpm-bases (CentOS, Fedora)
Установка выполняется при помощи стандартного менеджера пакетов ОС. Например, для установки в 32-разрядных Debian / Ubuntu необходимо в терминале с правами суперпользователя выполнить следующие команды в терминале:

Переходим в режим работы суперпользователя:

sudo -i

Переходим в папку с дистрибутивом для нашей ОС и выполняем команду установки дистрибутива:

dpkg –i /folder/to/server/slserver-1.0.0.4-i386.deb

Далее установим daemon:

/opt/Softonit/Licence/installdaemon.sh

Затем запустим установленный daemon:

service slserver start

Проверить установку можно выполнив тут же команду:

service slserver status

или открыть в Linux браузер и в нем ввести адрес:

http://localhost:9555


Всё абсолютно аналогично, для установки в CentOS / Fedora, только команда для установки сервера:

yum localinstall slserver-1.0.0.4-i386.rpm

Обновление сервера лицензирования

Для обновления сервера лицензирования необходимо удалить старую версию ПО и установить новую.

Windows
Для удаления откройте меню «Пуск» найдите пункт «Softonit» и выполните «Деинсталлировать Softonit Licence Server». Так же можно открыть «Панель управление > Удаление программ» и найти в списке «Softonit Licence Server», после чего удалить приложение.
После этого установите новую версию используя инструкцию выше.

Linux deb-based (Ubuntu, Debian) и rpm-bases (CentOS, Fedora)
Опять же по аналогии приводим установку для Linux deb-based ОС. Выполните в терминале команды: sudo -i service slserver stop apt-get remove slserver После этого установите новую версию используя инструкцию "Установка сервера лицензирования".

Виды ключей и принцип подсчета лицензий

Ключи бывают нескольких видов: 
1. Основные. Основной тип ключа для программы может быть только один. Два ключа могут конфликтовать друг с другом и будет загружен только один из них.

2. Дополнительные. Данный тип ключей предназначен для добавления новых рабочих мест к основному ключу. Основной особенностью является то, что без основного ключа, дополнительный ключ не может быть установлен.

3. Для обновлений. Этот тип ключей предназначен для увеличения срока действия поддержки. Опять же без основного ключа этот ключ не может быть установлен. Он содержит в себе сведения о новом сроке действия обновлений для конкретного ПО и новом типе поддержки.

В зависимости от типа ключа, ключ содержит информацию о:
  • Наименовании организации-владельце;
  • ИНН/КПП;
  • Сроке действия и вида поддержки;
  • Продукте;
  • Количестве одновременных подключений к информационным базам;

Принципы подсчета лицензий

Контроль лицензий осуществляется на стороне сервера. Особенностью подхода является то, что при работе каждый сеанс любой информационной базы (рабочей базы, или ее копии – не важно) будет занимать отдельную лицензию, причем не имеет значения в какой информационной базе работает клиент. Все подключения суммируются и, если не хватает лицензий, программа об этом сообщит.

Веб-интерфейс сервера лицензирования

Сервер лицензирования имеет свой веб-интерфейс. Для того, чтобы его открыть необходимо открыть любой браузер и в адресной строке браузера набрать:

http://localhost:9555


Так же его можно открыть из меню «Пуск» в ОС Windows.
Вот как выглядит открытый веб-интерфейс:
интерфейс.png

Режим активации ключом

Сервер лицензирования позволяет активировать продукты несколькими способами. При этом, любой способ активации осуществляется круглосуточно без выходных дней.

Активация может быть выполнена как из программы, так и через веб-интерфейс. Внешний вид при этом будет одинаков, что в 1С, что через веб-интерфейс.
Рассмотрим, как активировать конфигурацию и/или продлить поддержку ключом, который вы получили после покупки на примере активации в конфигурации 1С.

Автоматическая активация
В этом варианте обработка запросов выполняется автоматически и требует от пользователя минимум действий. Запускаем конфигурацию и после входа будет отображено модальное диалоговое окно:
окно_активации.png

Если вы не задали адрес сервера и порт, то вам будет предложено сначала ввести эти данные, а потом уже появится окно для установки лицензий.
В веб-интерфейсе необходимо в браузере щелкнуть по пункту «Установка лицензий», получим аналогичное окно:
2019-11-27_14-16-04.png

На этом этапе вводим ключ (должен быть в формате XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX, например, DB49-A88A-D2D6-50D4-81F1-7B67) и ИНН/КПП (КПП пустое у ИП, у зарубежных компаний информацию о том, как заполнять поле ИНН/КПП мы отсылаем в письме) организации, которая приобрела лицензию и при наличии интернета нажимаем «Установить автоматически через Интернет». Если в процессе активации произошла ошибка будет отображено соответствующее сообщение.
При неверном заполнении, например, не верно введен ИНН/КПП будет отображено следующее:
ошибка активации.png

Возвращаемся назад и исправляем не верно введенные данные. Если все введено правильно, то в 1С увидим следующее сообщение:
успешная активация.png

Нажимаем на кнопку «перезапустите программу» и после перезапуска конфигурация активирована, можно приступить к работе. После загрузки в заголовке программы вы увидите наименование продукта, организации-владельца и типа редакции. В веб-интерфейсе все активируется аналогично. После ввода ключа, ИНН и КПП, нажимаем кнопку «Установить автоматически через Интернет» и после подтверждения можем приступить к работе.

Активация через запрос файл-ответ
Этот случай следует использовать, когда на сервере лицензирования по какой-то причине отсутствует интернет. В этом случае необходимо заполнить данные таким образом (рассмотрим на примере работы с веб-интерфейсом, для работы в 1С все аналогично):
активация через файл ответ.png

В результате нажатия на кнопку «Создать файловый запрос…» нам будет отображено следующее окно:
Файл-запрос.png

При этом необходимо:

     1. Скопировать текст-запрос
     2. Сохранить текст-запрос в файл
     3. На компьютере где есть интернет перейдите на сайт https://softonit.ru и авторизуйтесь под своей учетной записью
     4. Перейдите на страницу по адресу https://softonit.ru/personal/lk/ в личный кабинет
     5. В личном кабинете щелкните на гиперссылку «Активация программы или обновлений»
Активация лк.png
6. Скачайте программу «Сервер лицензирования Софтонит» и вставьте скопированный текстзапрос в центре лицензирования и нажмите на кнопку "Получить файл-ответ"
файл-ответ.png
7. Установите скачанную программу на компьютер, который будет доступен для всех компьютеров в сети для файлового варианта и для сервера 1С для серверного варианта.

8. После нажатия «Получить файл-ответ» сайт вернет Вам файл с текстом-ответом, который необходимо будет скопировать, сохранить в файл, перенести на сервер лицензирования и ввести на вашем сервере лицензирования в разделе "Активация из файла".
файл-ответ2.png
Вставка ответа.png
Вставка ответа2.png
И нажимаем кнопку «Установить».
Если все сделано правильно, сервер лицензирования даст положительный ответ об успешной активации.
активация.png

Часто задаваемые вопросы

Где сохраняются настройки сервера лицензирования и активации?

В ОС Windows: c:\ProgramData\Softonit\Licence Server\ (где «с» системный диск)
В ОС Linux: /var/Softonit/Licence Server/
В этих папках сохраняются настройки и в подпапке «Licence» хранятся список активаций. 

Как переустановить ключ на новый компьютер?
Один ключ можно установить только на один компьютер. Если вы захотите перенести ключ на новый компьютер, необходимо повторно запросить новый ключ активации. При этом в случае переустановки ключа на том же самом компьютере старый ключ без проблем активируется снова.
Для получения нового ключа необходимо создать тикет в тикет-системе на сайте: https://softonit.ru/personal/lk/

После этого вам будет отправлен новый ключ на вашу электронную почту. Перегенерация нового ключа выполняется сотрудниками вручную. Количество перегенераций не чаще чем один раз в месяц.

Как переустановить ключ на том же компьютере?
Иногда бывает необходимо переустановить ключ на той же машине, где раньше был установлен и активирован сервер лицензирования. Причин может быть несколько: например, ошибка в активационных данных (не верное название организации или срока поддержки). Исправить эту проблему можно следующим образом.

1. Удалить из папки c:\ProgramData\Softonit\Licence Server\Licence\ все файлы-ключи;
2. Перезапустить службу Softonit Licence Server (slserver) или перезагрузить компьютер;
3. По новой активировать ключ.

Как продлить обновления?
Помимо подсчета количества лицензий сервер лицензирования может контролировать так же и правомерность использования обновлений. Т.е. если у Вас срок поддержки и получения обновлений закончился, то даже имея обновления к ПО и обновив его, при старте программы будет указано, что срок действия поддержки истек. Для обновления так же предоставляется новый ключ, который продлит срок действия обновлений. Устанавливается он абсолютно так же, как и основной: либо через web-интерфейс, либо в самой конфигурации.

Публикация конфигурации на веб-сервере и публикация web\http сервисов

Для возможности работы программы в веб-сервисе, необходимо опубликовать базу на веб-сервере apache/iis и настроить работу http - сервисов.

 Список ролей, которые позволяют публиковать базу и http сервисы.
  • Полные права;
  • Администрирование.

Публикация на сервере - Apache

Для публикации конфигурации через WEB первоначально необходимо установить IIS, либо Apache в Windows. Мы рекомендуем все-таки использовать Apache, как показывает практика, его установка занимает не так много времени и все сразу начинает работать в отличии от IIS. При этом особых навыков не нужно.

Рассмотрим установку на базе Apache.

  1. Скачать готовый дистрибутив можно по следующей ссылке httpd-2.2.22-win32-x86-openssl-0.9.8t.rar


  1. Запускаем установщик:

  2. 1.png

 
На первом шаге нажимаем «Next» и переходим ко второму шагу:

2.png 

Для принятия лицензионного соглашения необходимо переключить флаг в «I accept the terms in the license agreement» и нажать на кнопку «Next» для перехода к следующему шагу мастера установки:

3.png 
Жмем «Next» и переходим к следующему шагу:
4.png
 
На этом шаге необходимо указать свою информацию (имя домена, имя сервера и электронную почту администратора) и определиться с портом (80й или 8080й), который будет занят Apache после установки. Жмем «Next» для перехода к следующему шагу:

5.png
 
Стандартного («Typical») способа установки вполне достаточно, поэтому жмем кнопку «Next» для перехода к следующему шагу установки:

6.png
 
Путь для установки можно оставить по умолчанию, я меняю на свой путь кнопкой «Change…» (необходимо запомнить этот путь, далее он нам еще пригодиться):

7.png
 
Жмем «Next» для перехода к следующему шагу установки:

8.png
 
Опять жмем «Next» уже для начала самой установки. После копирования файлов на последнем шаге установщика нажимаем «Finish»:

9.png
 

После окончания установки в трее должен появиться такой значок: 10.png
Для проверки того, что служба веб сервера запущена, в строке адреса браузера необходимо ввести http://localhost/ :


 
А также,  в трее откройте окно и проверьте состояние Apache. Должно быть вот так:28.png

3. Для публикации информационной базы необходимо открыть ИБ в режиме «Конфигуратор»:

12.png

В меню «Администрирование» необходимо выбрать «Публикация на веб-сервере…»:


В открывшемся окне необходимо будет указать следующие данные:



- Имя – имя ИБ (можно оставить предложенное программой или указать своё);

- Каталог – каталог, где будут размещены данные опубликованной ИБ.

На закладке «НТТР сервисы» необходимо отметить флажками «Публиковать НТТР сервисы по умолчанию», «kb» и «УстановкаОценокПоЗаданиям»:


Далее необходимо нажать на кнопку «Опубликовать» и если не было допущено ошибок, программа сообщит:

16.png


На запрос программы «При создании новой публикации на Apache рекомендуется выполнить перезапуск веб-сервера. Выполнить перезапуск?» необходимо нажать «Да»:

17.png


Чтобы проверить доступность ИБ через веб интерфейс нужно набрать в адресной строке браузера:

http://localhost/<имя ИБ>, где «localhost» - имя компьютера (этот компьютер), а <имя ИБ> имя, указанное при публикации:


Для доступа к ИБ с других компьютеров локальной сети через веб интерфейс необходимо в адресной строке браузера вводить:

http://ip-адрес веб сервера/<ИмяИБ> либо http://имя веб сервера/<ИмяИБ>, например http://192.168.1.3/itdemo или http://serv/itdemo.

Если при попытке подключиться к ИБ с другого компьютера Вы получаете страницу «Не удается отобразить эту страницу» или «Не удается получить доступ к сайту», то, возможно соединение на порт, который был указан при установке Apache, заблокировано брандмауэром Windows.

О том, как настроить Apache для работы с сервисом "Установка оценок по заданию" можно прочитать в уроке Использование HTTP-сервиса "Установка оценок по заданию".


 

Важно! Если после публикации ИБ при запуске службы веб-сервера Apache возникают ошибки, проверьте, что в файле httpd.conf указан корректный путь к wsapXX.dll (где XX - версия Apache):

например, для версии Apache 2.4 x32 строка в файле httpd.conf может быть такой:

LoadModule _1cws_module "C:/Program Files (x86)/1cv8/8.3.14.1630/bin/wsap24.dll"

а для Apache 2.4 x64 строка должна быть такой:

LoadModule _1cws_module "C:/Program Files/1cv8/8.3.14.1630/bin/wsap24.dll"

и, соответственно, установлена платформа 1С x64.

Так же Вам может понадобиться инструкция по публикации ИБ на Apache с использованием SSL (работа по https)


Публикация на сервере - IIS

Мы настоятельно рекомендуем использовать Apache и не публиковать информационные базы в IIS. Apache проще, никаких настроек не нужно, все работает по принципу "Установил и забыл".

Установка IIS в Windows 10.
Для установки веб-сервера в Windows 10 необходимо в «Программы и компоненты» - «Включение или отключение компонентов Windows» установить флажок для «Службы IIS»:

1-min.png
Далее необходимо раскрыть эту ветку и установить флажок напротив «ASP.NET 4.6»:

2-min.png
Нажимаем «ОК», ждем окончания установки и перезагружаем компьютер. Для проверки вводим в адресную строку браузера "http://localhost/" и видим страницу приветствия:

3-min.png
Теперь необходимо дать полный доступ для пользователя «IUSR» и группы пользователей «IIS_IUSRS» к папке с ИБ (для файловой базы):

4-min.png
А также к папке с установленной платформой:

5-min.png
Для публикации необходимо открыть ИБ в режиме «Конфигуратор», запущенный от имени администратора:

6-min.png
7-min.png
В меню «Администрирование» необходимо выбрать «Публикация на веб-сервере…»:

8-min.png

Откроется окно публикации ИБ:
9-min.png
На закладке «HTTP сервисы» необходимо проверить, что для публикации выбраны все сервисы:

10-min.png
Нажимаем кнопку «Опубликовать» и если не было ошибок, то система сообщит об успешной публикации ИБ:

11-min.png
На вопрос о перезапуске WEB – сервера отвечаем «Да».

После публикации ИБ, по адресу «c:\inetpub\wwwroot\» будет создана папка с именем опубликованной ИБ. На неё также необходимо дать полный доступ для пользователя «IUSR» и группы пользователей «IIS_IUSRS»:

12-min.png
Далее необходимо открыть «Диспетчер служб IIS», для чего можно воспользоваться «поиском в Windows»:

13-min.png
Если версия ОС Windows имеет разрядность х64, а платформа 1С используется разрядности x32, тогда идем в «Пул приложений» - дополнительные параметры для «DefaultAppPool»:

14-min.png
И для параметра «Разрешены 32-разрядные приложения» устанавливаем значение «True»: 

14_1.png

Если разрядность ОС и платформы 1С совпадают и являются х64, то параметр «Разрешены 32-разрядные приложения» изменять не нужно.

Раскроем ветку «Сайты» - «Default Web Site», найдем наше опубликованное приложение (имя должно совпадать с именем опубликованной ИБ) и откроем «Сопоставление обработчиков»:

15.png
Необходимо убедиться, что обработчик «1С Web-service Extension» существует, в противном случае его необходимо создать:

16.png
Свойства обработчика: 
17.png
Разрешения функции: 
18.png
После внесенных изменений необходимо перезапустить веб сервер: 


Для подключения к ИБ в адресной строке браузера необходимо набрать следующее: http://localhost/&lt;ИмяИБ&gt; либо http://ip веб сервера/ИмяИБ, где ИмяИБ – имя, указанное при публикации ИБ: 



Возможные ошибки

Ошибка HTTP 500.0 Internal Server Error

Возможна проблема с дополнительным параметром "Разрешены 32-разрядные приложения". Если платформа 1С 64-битная, то эта настройка должна быть установлена в False.

Публикация HTTP - сервисов

Настройка HTTP - сервисов.

Установка оценок по заданию

Для работы механизма оценок по заданиям необходимо: 1.1. Если используется веб - сервер Apache: выполним дополнительную настройку сервера Apache, которую начинали при публикации конфигурации ранее в уроке "Публикация конфигурации на веб - сервере Apache".
После публикации ИБ необходимо внести изменения в конфигурационный файл Apache и создать вторую публикацию ИБ. Для этого идем в папку, куда был установлен Apache (у меня это d:\www\Apache22\), далее ищем папку conf и в ней правим файл httpd.conf, а именно находим строки, добавленные при публикации базы:

# 1c publication
Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
<Directory "D:/www/ITDemo/">
    AllowOverride All 
    Options None 
    Order allow,deny  
    Allow from all
    SetHandler 1c-application 
    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
</Directory>		
Копируем и вставляем этот блок ниже, должно получиться так:

 # 1c publication
Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
<Directory "D:/www/ITDemo/"> 
    AllowOverride All
    Options None
    Order allow,deny
    Allow from all
    SetHandler 1c-application
    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
</Directory>

# 1c publication
Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
<Directory "D:/www/ITDemo/">
    AllowOverride All
    Options None
    Order allow,deny
    Allow from all
    SetHandler 1c-application
    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
</Directory>		
В добавленном блоке меняем следующие строки на свои: 

 Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"     ->    Alias "/itocenka" "D:/www/ITDemoOcenki/"   
- этим мы добавляем еще одну публикацию ИБ по имени «itocenka», которая будет расположена по следующему пути D:\www\ITDemoOcenki

<Directory "D:/www/ITDemo/">     ->    <Directory "D:/www/ITDemoOcenki/">   
- сам каталог файлов новой публикации;

ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"      ->    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemoOcenki/default.vrd" 
  - файл описания параметров подключения.

В результате должно получиться так:

 # 1c publication
Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
<Directory "D:/www/ITDemo/">
    AllowOverride All
    Options None
    Order allow,deny
    Allow from all
    SetHandler 1c-application
    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
</Directory>

# 1c publication 
Alias "/itocenka" "D:/www/ITDemoOcenki/"
<Directory "D:/www/ITDemoOcenki/">
    AllowOverride All
    Options None
    Order allow,deny
    Allow from all
    SetHandler 1c-application
    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemoOcenki/default.vrd"
</Directory>
Далее необходимо создать каталог, который мы только что описали (у меня это D:\www\ITDemoOcenki) и скопировать в него файл default.vrd из ранее опубликованной базы. Откроем его на редактирование: 

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<point xmlns="http://v8.1c.ru/8.2/virtual-resource-system"
		xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
		xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
		base="/itdemo"
		ib="File=&quot;D:\Рабочие базы\IT_Демо&quot;;"
		enableStandardOData="true">
	<ws>
		<point name="AddressSystem"
				alias="AddressSystem.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="EnterpriseDataExchange_1_0_1_1"
				alias="EnterpriseDataExchange_1_0_1_1.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="EnterpriseDataUpload_1_0_1_1"
				alias="EnterpriseDataUpload_1_0_1_1.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="EquipmentService"
				alias="EquipmentService.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="Exchange"
				alias="exchange.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="Exchange_2_0_1_6"
				alias="exchange_2_0_1_6.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="InterfaceVersion"
				alias="InterfaceVersion.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="KnowledgeDB"
				alias="kdb1.1cws"
				enable="true"/>
	</ws>
	<httpServices>
		<service name="kb"
				rootUrl="kb"
				enable="true"/>
		<service name="УстановкаОценокПоЗаданиям"
				rootUrl="score"
				enable="true"/>
	</httpServices>
</point> 
Необходимо в новом файле заменить следующее:

base="/itdemo" - > base="/itocenka"

В строку подключения добавим пользователя, от имени которого инициаторы смогут выставлять оценки не заходя в саму ИБ (т.е. оценки могут выставлять и те инициаторы, которые даже не работают в конфигурации):

ib="File=&quot;D:\Рабочие базы\IT_Демо&quot;;Usr=&quot;OcenkaZadania&quot;;Pwd=&quot;112233123&quot;;"

Пользователя «OcenkaZadania» с паролем «112233123» (тут Вы указываете своего "служебного" пользователя) добавим в ИБ позже.
Блок веб - сервисов, а также блок описания http - сервиса «kb» можно удалить. В результате должно получиться так:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<point xmlns="http://v8.1c.ru/8.2/virtual-resource-system"
		xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
		xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
		base="/itocenka"
		ib="File=&quot;D:\Рабочие базы\IT_Демо&quot;;Usr=&quot;OcenkaZadania&quot;;Pwd=&quot;112233123&quot;;"
		enableStandardOData="true">
	
	<httpServices>		
		<service name="УстановкаОценокПоЗаданиям"
				rootUrl="score"
				enable="true"/>
	</httpServices>
</point>

После внесенных изменений необходимо перезапустить Apache и можно переходить к настройкам конфигурации.

1.2. Если используется веб - сервер IIS: после публикации ИБ (см. Публикация конфигурации на веб - сервере IIS) в каталоге c:\inetpub\wwwroot\ создадим новый каталог itocenka, скопируем в него содержимое каталога первой публикации c:\inetpub\wwwroot\itdemo\, а именно 2 файла: default.vrd и web.config. Откроем файл default.vrd на редактирование и внесем следующие изменения:

base="/itdemo" - > base="/itocenka"

- имя второй публикации ИБ;
В строку подключения добавим пользователя, от имени которого инициаторы смогут выставлять оценки не заходя в саму ИБ:
ib="File=&quot;D:\1CBase\ITdemo&quot;;Usr=&quot;OcenkaZadania&quot;;Pwd=&quot;112233123&quot;;"

Пользователя «OcenkaZadania» с паролем «112233123» (тут Вы указываете своего "служебного" пользователя) добавим в ИБ позже.
Блок веб - сервисов, а также блок описания http - сервиса «kb» можно удалить. В результате должно получиться так:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<point xmlns="http://v8.1c.ru/8.2/virtual-resource-system"
		xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
		xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
		base="/itocenka"
		ib="File=&quot;D:\1CBase\ITdemo&quot;;Usr=&quot;OcenkaZadania&quot;;Pwd=&quot;112233123&quot;;"
		enableStandardOData="true">
	
	<httpServices>		
		<service name="УстановкаОценокПоЗаданиям"
				rootUrl="score"
				enable="true"/>
	</httpServices>
</point>

Для вновь созданной папки c:\inetpub\wwwroot\itocenka\ необходимо дать полные права для пользователя "IUSR" и группы пользователей "IIS_IUSRS" аналогично, как это было сделано при публикации ИБ.
Далее, открываем "Диспетчер служб IIS", раскрываем ветку "Default Web Site" и находим добавленную нами новую папку itocenka. В контекстном меню этой папки необходимо выбрать "Преобразовать в приложение":
Настройка IIS
Настройка IIS
  После внесенных изменений необходимо перезапустить веб - сервер.

2. Настройка программы: в самой программе выполним следующее:

1. Создаем нового пользователя «OcenkaZadania»:

Создание нового пользователя

Роль у этого пользователя только одна:

Установка роли

2. В настройках параметров учета («Администрирование» - «Настройки параметров учета» - «Service Desk» - «Электронная почта» - «Оповещения») в разделе «Service Desk» укажем адреса публикации ИБ:

Настройки параметров учета

Адрес публикации ИБ – адрес, по которому ИБ доступна пользователям программы через веб клиент, этот адрес будет использоваться для формирования ссылки на документ «Задание» в электронном письме – уведомлении;

Адрес публикации ИБ для оценки задания – второй адрес этой же базы, необходимый при формировании ссылок, используемых для установки оценки за выполненное задание.

При окончании работы по заданию, инициатор получает письмо – уведомление:


При нажатии на одну из оценок будет выполнен переход и выставлена оценка (установим оценку «Отлично»):


Если по каким-либо причинам инициатор считает, что задание не выполнено, при клике по следующей ссылке в письме - уведомлении:

Уведомление

в окне браузера будет отображена форма ввода комментария:


После отправки комментария в здании будет установлена оценка «Повторное открытие»:

Повторное открытие

Обратите внимание, что бы пользователь получил письмо с ссылками для установки оценок (Отлично, Хорошо и т.д.) необходимо, чтобы в шаблоне писем в правилах событий при выполнении задания была специальная переменная:

Шаблон письма


Личный кабинет пользователя через браузер

Для начала, как это все выглядит

Личный кабинет

Справочник "Личный кабинет" предназначен для хранения информации о логике работы личного кабинета по протоколу HTTP. Доступ к личному кабинету пользователь имеет по ссылке http://адрес_сервера_1с.ru/имя_публикации/hs/lk/
Где адрес_сервера_1с - это имя сервера где установлен сервер 1С, либо HTTP-адрес сервера
имя_публикации - имя под которым вы опубликовали конфигурацию. Так же необходимо, чтобы у пользователя были права Чтение личный кабинет

Алгоритм работы личного кабинета


Пользователи входят в браузере по ссылке выше, вводят свой логин и пароль, попадают в личный кабинет и работают в личном кабинете, причем алгоритм работы, страницы и прочее вы можете добавить/изменить самостоятельно.
HTML-страницы формируются автоматически, анализируя запрос от пользователя. Т.е. если пользователь введет адрес или перейдет в личном кабинете по ссылке, например: http://адрес_сервера_1с.ru/имя_публикации/hs/lk/folder1/folder2/file.html?param=1
То для построения страницы пользователю система выполнит следующий алгоритм:
Все, что после lk, т.е. /folder1/folder2/file.html?param=1 будет разбито на блоки и по шагам выполнено:

  1. В справочнике "Личный кабинет" будет предпринята попытка найти папку folder1 в корне справочника, далее если это путь длинный, то будет попытка найти следующую папку.
  2. Путь длинный, встретили folder2 в пути, ищем внутри папки foler1 папку folder2.
  3. Если папка folder2 будет найдена, то далее в этой папке будет попытке найти элемент file.html
  4. Если на шагах 1-3 не будет что-то найдено, то пользователю будет показана страница с кодом 404 (страница не найдена), которая находится в разделе "Настройки" справочника "Личный кабинет" и при этом процесс будет остановлен. Если же файл будет найден в иерархии, то этот шаг игнорируется.
  5. С найденным элементом на шаге 3  - если этот файл картинка, то она будет отправлена пользователю по HTTP с кодом 200 (страница найдена) и процесс остановлен, если это страница html, то возьмем текст с вкладки "Основные данные" справочника "Личный кабинет" - этот текст будет основой для будущей странички, назовем этот текст "шаблон". А текстовые данные с закладки "Алгоритм заполнения" назовем "алгоритм".
  6. Берем шаблон и проверим его на наличие фрагментов вида <!---include(path/to/file.html)--->. Этот фрагмент означает, что необходимо вместо него вставить файл, который находится по адресу в справочнике личный кабинет "path/to/file.html". Полученный после замены текст будет новым шаблоном.
  7. Проверяем шаблон на то, что он содержит фрагменты текста вида <!---MY_TEXT--->, если такие фрагменты содержатся, то будет предпринята попытка поиска переменной на вкладке "Локализация" в настройках строки вида MY_TEXT=Это текст. Если MY_TEXT будет найдена, в настройках локализация, то вместо <!---MY_TEXT---> будет вставлено то, что будет указано в локализации. Полученный после замены текст будет новым шаблоном.
  8. Теперь возьмем алгоритм и выполним его встроенной командой Выполнить(Алгоритм) на языке 1С. В этом алгоритме можно использовать переменные:
    1. Тело - HTML-шаблон страницы, если он не используется берется алгоритм;
    2. Переменные - глобальная структура, куда могут быть помещены свои значения и использоваться при построении страниц;
    3. Запрос - объект HTTP-запрос, который выполнил пользователь в браузере;
    4. Ответ - ответ, который мы можем переопределить;
    5. ОтносительныйURL - путь вида folder1/folder2/file.html?param=1 из примера;
    6. ОтносительныйURLПеренаправления - если определить эту переменную, то вместо вывода чего-то пользователю будет дан ответ с кодом 302 (перенаправление на другу страницу) и в этой переменной указывается адрес страницы перенаправления;
    7. ИмяФайла - имя файла из примера (т.е. file.html);
    8. Путь - путь к файлу из примера (folder1/folder2/);
    9. ЯзыковыеДанные - глобальная структура с языковыми константами;
    10. POST - структура, где хранятся данные переданные через HTTP (например файлы).
  9. После выполнения алгоритма можем получить обновленное шаблон документа, который далее автоматически будет проанализирован.
  10. Повторно проверяем шаблон на то, что он содержит фрагменты текста вида <!---MY_TEXT--->, которые могли быть внесены выполнение алгоритма и если такие фрагменты содержатся, то будет предпринята попытка поиска в глобальной структуре Переменные или в языковых данных в настройках строки вида MY_TEXT=Это текст. Если MY_TEXT будет найдена, то вместо <!---MY_TEXT---> будет вставлено то, что будет указано либо в Переменные либо в локализации. Полученный после замены текст будет готовым HTML-документом.
  11. Готовый HTML-документ будет показан пользователю. Это и будет готовая страничка.

Важно понимать, что если в теле HTML-документа вы добавите, например, картинку вида <img src="/path/to/picture.png">, то текст будет показан, а браузер при следующем обращении увидит, что надо показать картинку и запросит у вас по пути "/path/to/picture.png" эту картинку, но это уже будет следующим запросом! Т.е. отдавать что-то другое отличное от ОтносительныйURL не надо! Это будет сделано автоматически.

Если вы не поняли принцип из описания, посмотрите в примеры и описания к ним в справочнике. Следующие страницы делайте по аналогии, и вы поймете принцип работы.

Это алгоритм действий, которые будут выполнены для вывода HTML-документа пользователю и самое замечательное в этом то, что можно добавлять свои страницы и менять поведение системы в зависимости от того, что необходимо именно Вам!

Свой функционал

Для создания своих страниц нет никаких препятствий. Необходимо добавить страницу с какой-то информацией? Есть новости, которыми можно было бы поделиться с пользователями? Не вопрос! Добавляйте новые элементы в справочник "Личный кабинет", оформляйте логику работы, добавляйте ссылки на эти страницы в меню, и пользователи будут все видеть.

Обучающее видео "Личный кабинет"

Внимание! функциональность личного кабинета через браузер доступна начиная с версии 3.1.2.1



 Список ролей для работы с подсистемой "Личный кабинет".
  • Добавление изменение настроек личного кабинета;
  • Чтение личный кабинет.

Подсистема "Telegram"

Как настроить подсистему Telegram можно прочесть в специальном разделе

Лицензирование HTTP-сервисов

Нас часто спрашивают как лицензируются HTTP и WEB-сервисы в нашей конфигурации. Нужны ли для работы дополнительные лицензии или нет? Решили вынести это в отдельную статью.
Попробуем ответить вот на этот вопрос:
Вопрос: При использовании личного кабинета пользователя через браузер расходуются клиентские лицензии 1С или нет? 
Ответ: На самом деле это вопрос не только про использование личного кабинета, но и вообще HTTP и WEB-сервисов.
Фирма "1С" на сайте ИТС этот пункт описывает так:
https://its.1c.ru/db/v8310doc#bookmark:adm:TI000000277
Дословно:

Для работы Web-сервисов не требуется клиентских лицензий. Однако если информационная база, которая предоставляет Web-сервисы, работает в клиент-серверном варианте, необходимо наличие серверной лицензии для работы сервера «1С:Предприятия».

Так же есть ответ от специалистов фирмы "1С" по лицензированию:

... Организации для работы с программами, использующими веб-сервисы, необходимо приобрести клиентские лицензии на такое количество рабочих мест, которое позволит одновременно осуществлять доступ к информационной базе

Для HTTP-сервисов все абсолютно аналогично.
Перефразируя можно сказать так: для работы HTTP и WEB-сервисов, как таковых, проверка на клиентские лицензии не выполняется. Т.е. этот механизм не проверяет наличие клиентских лицензий. НО! Если у Вас клиент-серверный вариант работы, то обязательна нужна серверная лицензия, а так же клиентские лицензии на столько рабочих мест, которые одновременно будут работать в программе (пиковые значения).
Т.е. если у Вас всего в организации 300 человек, но одновременно с программой работают 25 человек (в один момент времени), то вам необходимо 25 клиентских лицензий.

Настройка и заполнение основных справочников

Перед началом ведения учета, необходимо произвести настройку конфигурации и заполнить основные справочники.

 Список ролей, которые позволяют настроить конфигурацию и заполнять справочники.  
  • Полные права;
  • Администрирование.

Создание групп и профилей доступа

Если пользоваться конфигурацией будете не только Вы, необходимо добавить дополнительных пользователей в конфигурацию. Конфигурация поддерживает импорт пользователей из Active Directory.

  1. Допустим, нам необходимо добавить пользователя "Иванов" с правами, которые позволяли бы ему работать только со складскими документами. Приступим:

    Создадим профили групп пользователей. Профили - это различные права, объединенные в своеобразные шаблоны доступа. Т.е. то, что будет назначаться пользователям. Например, для склада будет достаточно прав:

    Базовые права и запуск толстого, тонкого и веб-клиентов обязательны.

  2. Создадим группу доступа "Кладовщики" и сохраним ее:

  3. Перейдем к добавлению пользователями. Откроем справочник "Пользователи" и добавим нового:

  4. Будет открыт диалог создания нового пользователя. Назовем пользователя так как нам надо, установим ему пароль, и перейдем в "Права доступа", на этой же форме:

  5. Включим пользователя в группу "Кладовщики".

  6. Теперь, если закрыть пользователя и открыть его заново, мы получим:

  7. Зайдем под пользователем, которого мы только что создали, и проверим, что получилось. Закроем текущий сеанс, запустим 1С:Предприятие, и в окне авторизации выберем Иванова, введя его пароль. Откроется форма:

  8. Как видим, ничего лишнего. При этом, некоторые справочники, которые имеют важное значение, могут быть открыты, но не могут быть изменены. Например, справочник "Организации".


Настройка параметров учета

Здесь хранятся все основные настройки конфигурации, которые влияют на ее поведение.


Настройки сгруппированы по разделам и, по умолчанию, заполнены при установке системы. Можете изменить их по Вашим потребностям. Интуитивно понятно, зачем нужна каждая из настроек.

Заполнение основных справочников

Перечислим основные справочники, которые в дальнейшем мы будем использовать при работе в программе:

Заполнение основных справочников.png

  • Организации - это наши юридические лица, от лица которых ведется учет. Т.е., если наша организация называется от ООО "Ромашка", то данные о ней необходимо заполнить здесь. По умолчанию, есть предопределенный элемент "Наша фирма" измените его на нужный Вам. См. ссылку.
  • Подразделения - структурные подразделения организаций. См. ссылку.
  • Сотрудники - сотрудники организаций. См. ссылку.
  • Физические лица - используются в сотрудниках и содержат дополнительные данные. Важно, что физические лица - могут быть не только сотрудниками.
  • Места хранения - места хранения, по которым будет вестись учет. См. ссылку
  • Номенклатура и карточки номенклатуры - то, чем будем оперировать: оборудование, услуги. См ссылку

Все остальные справочники являются вспомогательными.



 Список ролей для работы с подсистемой "Справочники".
  • Базовые права УФ;
  • Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации;
  • Добавление и изменение общей базовой нормативно-справочной информации;
  • Чтение базовой нормативно-справочной информации;
  • Чтение общей базовой нормативно-справочной информации.

Организации

Справочник "Организации" содержит список добавленных в конфигурацию организаций.

Рис 1.png

В форме элемента справочника "Организации" на закладке "Главное" перечислены следующие реквизиты: 

  • Полное наименование;
  • ИНН/КПП/ОКПО;
  • Вид контрагента (юридическое или физическое лицо);
  • Дата выдачи свидетельства;
  • Серия и № свидетельства;
  • Банковский счет;
  • Ставка НДС;
  • Местоположение;
  • График;
Рис 2.png

На закладке "Адреса, телефоны" может быть отражена контактная информация организации.

Рис 3.png

Подразделения

Справочник "Подразделения" содержит список подразделений организаций.

Список подразделений
В форме элемента справочника "Подразделения" на закладке "Основное" перечислены следующие реквизиты:  

  • Организация;
  • Руководитель;
  • Местоположение;
  • График работы.
Форма элемента

 На закладке "Адреса, телефоны" может быть отражена контактная информация подразделения.

Форма элемента

Сотрудники

Справочник "Сотрудники" содержит список сотрудников организации. 

Список сотрудников

В форме элемента справочника "Сотрудники" на закладке "Основное" перечислены следующие реквизиты:  

  • Физ. лицо;
  • Дата приема;
  • Организация;
  • Подразделение;
  • Должность;
  • Место хранения;
  • Местоположение;
  • Внутренний номер;
Закладка Основное

На закладке "Адреса, телефоны" может быть отражена контактная информация сотрудника.

Закладка Адреса, телефоны

Если в отношении сотрудника созданы документы: закрепления, перемещения или снятие закрепления, тогда эти документы будут отражены на закладке "Документы".

Документы 

Места хранения

Справочник "Места хранения" содержит список мест хранения. В списке мест хранения также можно посмотреть закрепленную за местом хранения номенклатуру. 

Места хранения.png


В карточке справочника "Места хранения" на закладке "Основные данные" перечислены следующие реквизиты: 

  • Вид места хранения (рабоче место, склад, шкаф, полка и т.д);
  • Организация;
  • Подразделение;
  • Местоположение.

Форма элемента.png

На закладке "Адреса,телефоны" может быть отражена контактная информация.

Адреса, телефоны.png

На закладке "Сетевые интерфейсы" может быть отражена информация о сетевых интерфейсах места хранения.

Сетевые интерфейсы.png

На закладке "Ответственные" отражен сотрудник, который является ответственным за данное место хранение.

Ответственные.png

На закладке "Ответственный IT" указывается сотрудник IT-отдела, который ответственный за обслуживание данного места хранения.

Ответственный IT.png

Контрагенты

Справочник "Контрагенты" содержит список контрагентов созданных в конфигурации.

Список контрагентов

В форме элемента справочника "Контрагенты" перечислены следующие реквизиты:
  • Наименование;
  • Вид контрагента (юридическое или физическое лицо, а также кем является контрагент: "Клиент", "Поставщик" и т.д.;
  • Полное наименование;
  • Страна регистрации;
  • Местоположение;
Форма элемента контрагента

   На закладке "Общие" перечислены следующие реквизиты:

  • ИНН/КПП/ОКПО (можно заполнить данные реквизиты автоматически по данным единых государственных реестров);
  • Банковский счет;
  • Договор;
  • Контактное лицо;
Закладка общие

На закладке "Адреса, телефоны" может быть отражена контактная информация контрагента.

Закладка Адреса, телефоны

На закладке "Дополнительная информация"  может содержатся произвольная информация. 

Дополнительная информация

Импорт данных

В конфигурации есть возможность импорта данных: загрузка сотрудников и физических лиц из конфигураций ЗУП 2.5, 3.1, Бухгалтерия 3.0, импорт пользователей из Active Directory, импорт данных из сторонних программ.

 Список ролей для работы с подсистемой "Обмен данными".
  • Полные права;
  • Выполнение синхронизации данных.

Загрузка сотрудников и физических лиц из других конфигураций

В конфигурацию возможен импорт данных по сотрудникам и физическим лицам (доступно для редакции "КОРП"). Администрирование > Настройка параметров учета > Загрузка сотрудников.

Важно знать! В конфигурации есть предопределенный элемент справочника "Организации" - "Наша фирма". Начинается ведение учета и планируется загрузка сотрудников из "Зарплаты и управление персоналом" или "Бухгалтерии предприятия", но так как наименование организации, а также ИНН и КПП отличается, тогда при переносе сотрудников будет создана вторая организация и предопределённый элемент "Наша фирма" уже нельзя будет удалить. Чтобы избежать этого, нужно сделать следующее:
1) В конфигурации Управление IT-отделом нужно переименовать предопределенный элемент справочника "Организации" "Наша фирма", как и в Зарплате и управление персоналом (Бухгалтерия предприятия), а также заполнить ИНН и КПП;
2) Выполнить синхронизацию.

Загрузка может быть как регламентной (выполняться с использованием регламентного задания), так и разовой.

Внимание! Если при нажатии на кнопку "Загрузить сотрудников" ничего не происходит, проверьте журнал регистрации конфигурации (Поддержка и обслуживание > Журнал регистрации). Там будет отображена ошибка, почему данные не загружаются. Может понадобиться ручная регистрация comcntr.dll. Т.е., если обмен не работает, необходимо выполнить команду:
regsvr32 "C:\Program Files (x86)\1cv82\8.2.19.68\bin\comcntr.dll"
Где путь указан до библиотеки используемой версии 1С. Если по каким то причинам обмен не работает или Вы хотите вручную сделать его, это так же возможно.

Для этого:

1) Сохраните XML-файл конвертации данных

Настройка параметров загрузки сотрудников

2) Откройте ЗУП в режиме "Предприятия" и в меню укажите "Сервис > Обмен данными > Универсальный обмен данными"

3) В открывшейся обработке выбираем выгрузку, как на рисунке:

4) Нажимаем "Выгрузить данные" и ждем, когда все данные по сотрудникам будут выгружены. Все это будет в файле "Имя файла данных".

5) После выгрузки идем в конфигурацию "Управление IT-отделом 8". (Настройка и администрирование > Универсальный обмен данными в формате XML)

6) Выбираем режим работы "на клиенте" и нажимаем кнопку "Загрузить данные", после чего выбираем файл данных, сохраненный на шаге 4

В конфигурации есть возможность загрузить сотрудников из программ Зарплата и управление персоналом 3.1 (актуально для релиза 3.1.6.6) и Бухгалтерия предприятия 3.0 (актуально для релиза 3.0.60.59).


Для настройки автоматической загрузки, нужно перейти на вкладку "Администрирование" => "Регламентные и фоновые задания", найти в списке "Загрузка сотрудников" и настроить расписание.

 

Загрузка из 1С данных по сотрудникам (Enterprise Data)

В конфигурации Управление IT-отделом 8 ограничен функционал по выгрузке информации в другие учетные системы, поэтому выгрузить информацию нельзя.

Загрузка данных реализована с помощью универсального формата обмена данными - "Enterprise Data" и позволяет загружать информацию по следующим справочникам:
  • Должности;
  • Контрагенты;
  • Организации;
  • Подразделения;
  • Сотрудники (при наличии дополнительной настройки);
  • Физические лица;
Настройку начинаем на стороне конфигурации Управление IT-отделом 8. Необходимо включить синхронизацию данных. Найти настройку можно в разделе Администрирование => Синхронизация данных => Синхронизация данных. После установки галочки, нужно заполнить префикс информационной базы.
Включение синхронизации данных
После того, как синхронизация включена и заполнен префикс, переходим к настройке обмена, нажав на кнопку Новая синхронизация данных.
Настройка синхронизации
Настройка синхронизации
В открывшемся окне, поэтапно будет выполняться настройка обмена. На первом этапе, нужно настроить параметры подключения.
Настройки параметров подключения
Для настройки подключения к другой программе мы рекомендуем использовать вариант: Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе. При выборе данного варианта, можно дополнительно контролировать данные, открыв файлы для просмотра.
Вариант настройки подключения
На следующем шаге настройки, нужно указать каталог, в который будет выгружены настройки синхронизации, а также файлы с данными.
Выбор каталога выгрузки
После того, как каталог указан, переходим на следующий шаг и заполняем префикс информационной базы, с которой будет выполняться синхронизация данных.
Заполнение префикса программы-корреспондента
Настройки подключения в конфигурации Управление IT-отделом 8 завершены и сохранены в папку-каталог, указанный ранее.
Завершение настройки подключения в конфигурации Управление IT-отделом 8
Переходим к настройке синхронизации данных в другой конфигурации, поддерживающей формат обмена "Enterprise Data". В нашем случае: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. Включение синхронизации, а так же её настройка находится как в и конфигурации Управление IT-отделом 8, в разделе администрирования.
Настройка синхронизации в программе-корреспонденте
Добавляем новую синхронизацию данных и выбираем вариант Синхронизация данных через универсальный формат
Настройка синхронизации в программе-корреспонденте
На первом шаге настройки, необходимо настроить параметры подключения.
Настройки параметров подключения в программе-корреспонденте
Выбираем вариант подключения: Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе. Для удобства настройки, устанавливаем галочку: Загрузить параметры подключения из файла и выбираем файл настроек из папки-каталога, созданного на этапе настройки в конфигурации Управление IT-отделом 8.
Вариант настройки подключения в программе-корреспонденте
Файл настроек синхронизации данных
При переходе на следующий шаг, каталог уже заполнен из файла настроек.
Каталог обмена в программе-корреспонденте
Аналогично заполнен из файла настроек и следующий этап настройки.
Настройка префикса в программе-корреспонденте
На следующем этапе конфигурация информирует о том, что настройки подключения сохранены.
Завершение настройки подключения в программе-корреспонденте "Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1"
После того, как настройки подключения сохранены, нужно настроить правила отправки и получения данных.
Настройка правил отправки и получения данных в программе-корреспонденте
Запишем и закроем форму без дополнительных настроек.
Настройка правил отправки и получения данных в программе-корреспонденте
ВАЖНО!!! При нажатии на гиперссылку: Выполнить начальную выгрузку данных, произойдёт выгрузка всей информации из программы-корреспондента, поэтому рекомендуем пропустить этот шаг, закрыв настройку обмена.
Завершение настройки синхронизации в программе-корреспонденте
Настройка синхронизации почти завершена. Необходимо определить состав объектов для обмена (Справочники: Должности, Контрагенты, Организации, Подразделения, Физические лица).
Состав отправляемых данных в программе-корреспонденте
После того, как выбрали объекты для синхронизации, необходимо их зарегистрировать.
рис.35.png
Состав отправляемых данных в программе-корреспонденте
Настройка завершена, можно выполнить обмен.
Выгрузка информации из программы-корреспондента
В конфигурации Управление IT-отделом 8 откроем настройки правил отправки и получения данных.
Настройка правил отправки и получения данных в конфигурации Управление IT-отделом 8
ВАЖНО!!! Формат обмена данными "Enterprise Data" не позволяет обмениваться справочником сотрудники, поэтому этот функционал был доработан нами. Сотрудники создаются на основании физических лиц. Для включения данного функционала, необходимо установить галочку: Создавать сотрудников по данным физических лиц.
Создавать сотрудников по данным физических лиц
После этого можно выполнить сопоставление и загрузку данных.
Получение данных
Получение данных
Результат синхронизации.
Результат синхронизации
Результат синхронизации
Выполнять синхронизацию данных, можно по расписанию. Для этого нужно открыть настройки синхронизации данных.
Настройки синхронизации данных
На вкладке: Сценарии синхронизации добавить свой сценарий.
Добавление сценария синхронизации
В сценарии синхронизации, устанавливаем расписание и сохраняем.
Сценарий синхронизации по расписанию
В конфигурации есть возможность быстрой загрузки информации без создания планов обмена. Для этого нужно открыть: Администрирование => Синхронизация данных => Загрузка данных EnterpriseData. В открывшемся окне, выбрать файл выгрузки и выполнить операцию загрузки. Быстрая загрузка информации
Внимание! Данный функционал доступен только в редакции КОРП

Импорт из Active Directory пользователей и рабочих мест

Конфигурация предоставляет механизм импорта данных из Active Directory как "вручную", с помощью обработки, так и автоматически, с помощью регламентного задания. Существует возможность сохранить различные настройки подключения к AD и загрузки объектов при импорте в виде профилей импорта для дальнейшего использования в различных режимах.

Рассмотрим обработку "Импорт из Active Directory" (Администрирование - Сервис - "Импорт из Active Directory"):

Рис.1.png

Основные элементы формы обработки:

  1. Текущий профиль импорта (содержит настройки подключения и объектов, которые будут созданы/изменены в результате работы обработки);
  2. Кнопки управления отображением списка пользователей AD;
  3. Кнопки настройки списка пользователей AD и запуска процедуры импорта;
  4. Дерево контекстов (соответствует дереву AD и может быть ограничено фильтром в настройках подключения в профиле);
  5. Список пользователей AD (e-mail, телефон, подразделение в строках таблицы перед загрузкой, можно изменить как вручную для каждого пользователя, так и для всех отмеченных пользователей через команду "Действия - Заполнить электронную почту" или "Действия - Заполнить подразделение").

Теперь рассмотрим сам профиль импорта из AD (Администрирование - Профили импорта из Active Directory).

Закладка "Подключение".

Рис.2.png

  • Использовать учетную запись / использовать "глобальный каталог" - если компьютер, на котором производится импорт, не входит в домен, то необходимо использовать учетную запись пользователя AD. Если компьютер принадлежит домену, можно использовать "глобальный каталог" GC://, поля ввода для учетной записи станут недоступными, а также будет невозможно использовать фильтр.
  • Имя домена, контроллер домена, порт, учетная запись и пароль указываются в случае использования учетной записи при подключении к домену.
  • Корень дерева (фильтр) строка (например, OU=Наша фирма,DC=winad,DC=ru), ограничивающая чтение пользователей в пределах указанного контекста. Например, если фильтр не задан, то дерево практически полностью соответствует дереву в AD:
  • Рис.3.png Рис.4.png

    При установленном фильтре "OU=Наша фирма,DC=winad,DC=ru" видим только подразделения:

    Рис.5.png

  • Использовать в регламентном задании - при установленном "флажке" профиль импорта, будет обрабатываться соответствующим регламентным заданием "Создание объектов Active Directory" (Администрирование - Поддержка и обслуживание - Регламентные операции - Регламентные и фоновые задания).

Закладка "Загрузка пользователей".

Рис.6.png

  • Флаг "Создавать пользователей" - при установленном флаге выбранным пользователям AD, для которых в информационной базе не найдены соответствующие учетные записи, будут созданы пользователи с настройками, указанными ниже (поиск ведется по логину, указанному в AD). При снятом флаге пользователи в ИБ не изменяются.
  • Группа новых пользователей - если настройка установлена, то все вновь созданные пользователи будут помещены в эту группу.
  • Перезаписывать права пользователей - при включении этой настройки для найденных пользователей, будут сброшены ранее установленные права и установлены новые права в соответствии с указанными профилями в таблице "Профили групп доступа".
  • Блокировать пользователя ИБ при блокировке его в AD - при включении этой настройки найденным пользователям, будет установлен признак "Недействителен", если в AD у пользователя заблокирована учетная запись.
  • Механизм аутентификации: "1C:Предприятие" или операционной системы - в соответствии с этой настройкой для новых и найденных пользователей, будет указан механизм аутентификации в ИБ.
  • Язык интерфейса платформы - в соответствии с этой настройкой для новых и найденных пользователей, будет установлен язык интерфейса.
  • Режим запуска - в соответствии с этой настройкой для новых и найденных пользователей, будет установлен режим запуска.
  • Профили групп доступа в соответствии с указанными в таблице профилями при включенной настройке "Перезаписывать права пользователей" новым и найденным пользователям, будут установлены соответствующие права.

Закладка "Загрузка других объектов".

Рис.7.png

  • Создавать организацию - при установленном флаге для загружаемых объектов (вновь создаваемых или созданных ранее и загружаемых повторно), будет определена организация следующим образом: если у объекта AD реквизит "Организация" заполнен, то будет выполнен поиск в ИБ организации по наименованию, и если такой организации в ИБ нет, то она будет создана (реквизит "Ставка НДС" для новой организации, будет заполнен согласно настройке "Ставка НДС") и установлена объекту. Если у загружаемого объекта реквизит "Организация" не заполнен, то ему будет установлена организация из настройки "Организация по умолчанию".
  • Создавать подразделение - при установленном флаге для загружаемых объектов, будет определено подразделение, аналогично определению организации.
  • Создавать физ.лицо - при установленном флаге для загружаемого объекта, будет произведен поиск физ.лица в ИБ по ФИО пользователя AD (реквизиту ) и, если такого физ.лица не найдено, оно будет создано. Новые физ.лица могут быть добавлены в группу физ.лиц, указанную в настройке "Группа физ.лиц по умолчанию". Если для пользователя в AD установлено изображение, то при установленном флаге "Загружать фото" это изображение, будет установлено физ.лицу. Если в AD для хранения даты рождения используется свой реквизит (на скриншоте в качестве примера используется реквизит "ipPhone"), то при установленном флаге "Загружать дату рождения из реквизита" информация о дате рождения, будет заполнена для загружаемого физ.лица из указанного реквизита AD. При загрузке у физ.лица заполнятся e-mail и телефон, если такая информация содержится в AD.
  • Создавать сотрудника - при установленном флаге для загружаемого объекта, будет произведен поиск сотрудника по наименованию в ИБ (реквизиту "DisplayName" в AD) и если такого сотрудника не найдено, то он будет добавлен. Новые сотрудники могут быть добавлены в группу сотрудников, указанную в настройке "Группа новых сотрудников". При установленном флаге "Создавать должность" если у загружаемого объекта заполнен реквизит "Должность" и такая должность есть в ИБ, то она будет установлена сотруднику; если указанная у загружаемого объекта должность в ИБ не найдена, то она будет создана и установлена сотруднику.
  • Создавать место хранения - при установленном флаге при загрузке объекта, будут проверяться места хранения в ИБ по наименованию (в качестве наименования будет выступать реквизит "DisplayName" в AD) и если такого места хранения не найдено, то оно будет создано. Для загружаемых мест хранения можно указать местоположение в настройке "Местоположение по умолчанию". Если включены флаги "Создавать организацию" и "Создавать подразделение", то у загружаемого места хранения будут заполнены соответственно реквизиты "Организация", "Подразделение". Также у места хранения заполняются реквизиты "Сетевое имя" и "Сетевой пользователь", соответствующие "Логину пользователя AD" и "Домен\Логин пользователя AD".

Импорт данных из сторонних программ

Для облегчения работы с программой в части введения данных по составу компьютерного оборудования в конфигурации, есть специальный механизм, который позволяет импортировать в конфигурацию данные о составе оборудования из Aida64(Everest), а также используя WMI.


Импорт данных об оборудовании и его характеристиках из файлов AIDA64  в формате INI.

 Обработка выглядит вот так:

Рис. 1

При нажатии вверху "Обновить данные":

Рис. 2

Часто бывает так, что нам не хватает данных при загрузке, ну например:

Рис. 3

Как видим, операционной системы нет в подгружаемых данных. Кому-то это не нужно, и он ОСы оприходовал раньше отдельным документом, а кому-то нужно грузить именно отсюда.
Добавим возможность загрузки данных ОС, для этого необходимо поработать с характеристиками.
При загрузке с использованием WMI настройки, следующие:


Рис. 4 Загрузка данных с использованием WMI

В самом низу есть общие настройки, которые отображаются вне зависимости от способа загрузки данных.

После того, как выбран вариант импорта и установлены все настройки, можно приступить к следующему шагу - загрузке данных. Нажимаем кнопку "Обновить данные".
Будет показан прогресс загрузки, после чего отображена форма:


Рис. 5 Результат импорта.

Пока ничего не загружено в информационную базу. Просто конфигурация отобразила данные, которые были найдены при поиске для каждого компьютера.
Далее необходимо заполнить "Место хранения" в табличной части. Если места хранения уже созданы выбираем их, если нет, мы можем их создать, нажав на кнопку "Создать места хранения". После нажатия на "Создать места хранения" будут созданы места хранения имена, которых будут дублировать наименования из загружаемых данных, при этом тип такого места хранения будет "Рабочее место".

В правой части результата импорта отображены данные о составе компьютера, при щелчке на строку с комплектующей, будет отображена информация о характеристиках комплектующей. На данном этапе необходимо убрать из загрузки данные, которые не нужно загружать (снимите с не нужных галочки).

Далее, можно создать по загружаемым данным либо документ "Поступление", либо "Инвентаризацию".
Создадим для примера "Поступление". Нажмем (Создать > Поступление). При этом будут созданы документы только по тем местам хранения, которые отмечены в табличной части "Результата импорта" и только по той номенклатуре, которая отмечена. После создания "Поступления", будет предложено открыть созданные документы для просмотра.


Рис. 6.


Рис. 7

Открываем документы и устанавливаем реквизиты. Если компьютер пришел от контрагента, то проставляем его, если нет и это первоначальные остатки, то реквизит контрагент оставляем пустым.


Рис. 8

Перетаскиваем мышкой комплекты в комплектующие, добавляем при необходимости комплект, в который перемещаем комплектующие. Должно получиться примерно следующее:


Рис. 9

Для инвентаризации действия аналогичны и будут рассмотрены отдельно.

Настройка индивидуальных параметров для каждого пользователя

В конфигурации есть возможность настроить для каждого пользователя основные значения, чтобы выполнить подстановки индивидуально.

Это может понадобиться, например, когда один сотрудник отвечает за один склад и выбирает его во всех документах, а другой сотрудник за другой и тоже выбирает его везде.

Для этих целей есть механизм индивидуализации конфигурации. Т.е. есть настройки у каждого пользователя, которые позволяют выбрать личные основные значения для подстановки в документы и справочники.

Для этого выбираем Администрирование > Настройки пользователей и прав > Пользователи и открываем нужного пользователя:


Открыв вкладку, заполним настройку для текущего пользователя:


При создании новых документов и справочников, значения этой вкладки будут подставляться по умолчанию.

Добавление учетных записей для работы с электронной почтой

В конфигурации учетные записи используются для получения и отправки электронных писем, на основании, которых будут созданы задания и отправлена информация о статусе их выполнения. 
Программа умеет работать со всеми популярными почтовыми сервисами (Яндекс, Google, Mail и др.), а также с личными почтовыми серверами (Microsoft Exchange Server). 

 Список ролей для работы с подсистемой "Учетные записи электронной почты".
  • Добавление и изменение учетных записей электронной почты;
  • Чтение учетных записей электронной почты;
  • Полные права;
  • Администрирование.

Яндекс почта

Для того, чтобы была возможность отправлять и получать письма в конфигурации, в том числе и при загрузке писем службы поддержки, необходим настроенный почтовый ящик для работы с почтой. Для того, чтобы это сделать, необходимо зайти в "Администрирование > Учетные записи электронной почты". Откройте системную учетную запись, или, если Вы хотите создать новую - создайте новую запись.

Далее, необходимо настроить учетную запись. Сделаем это на примере настройки почты от Яндекса.

Сначала подготовим Яндекс почту, чтобы можно было принимать и отправлять письма из сторонних программ по протоколам IMAP, POP3, SMTP. Зайдем в настройки и поставим галочки:

r128.png

Теперь в 1С в "Администрирование > Учетные записи электронной почты":


Кнопка "Проверить настройки" позволит отправить тестовое письмо на указанный ящик и получить это тестовое письмо с ящика. Настройте получение и отправку почты в соответствии с Вашими настройками. Можно выбрать как протокол POP, так и IMAP.

При успешной настройке должно появится сообщение: "Проверка параметров учетной записи завершилась успешно".

Настройка учетной записи

Внимание! На закладке "Получение писем" есть настройка, которая, при получении писем в конфигурацию, удаляет их из ящика. Так же, есть возможность настроить удаление через несколько дней, чтобы там не накапливалось много почты. Будьте внимательны с этой настройкой, т.к. случайная установка галочки может повлечь удаление всех писем из ящика, тогда как Вы этого, например, не планировали.

Google почта

Настройки аналогичны статье Яндекс почты, за некоторым исключением. Приведем скриншот настройки:


Заполнение ответственных лиц

В оформляемых документах организации необходимы подписи ответственных за эти документы лиц. В унифицированных печатных формах специально предусмотрены реквизиты для указания должностей ответственных лиц и места для их подписей. Кроме того, большинство унифицированных форм содержат реквизит «Расшифровка подписи». Для автоматического заполнения этих реквизитов в печатных формах необходимо в справочнике «Организации» перейти в раздел «Ответственные лица» и заполнить соответствующий список.

r240.png

r241.png

Данные об ответственных лицах вводятся в регистр сведений «Ответственные лица» на определенную дату и хранятся в нем в хронологическом порядке. Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр на дату приказа о зачислении на должность и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.

В программе предусмотрено несколько типов ответственных лиц:

  1. Руководитель - используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;
  2. Главный бухгалтер - применяется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
  3. Кассир - используется при формировании печатных форм кассовых документов;
  4. Кладовщик - используется в печатных формах, требующих подписи кладовщика;
  5. Председатель комиссии - используется в печатных форма, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании);
  6. Член комиссии 1 - используется в печатных формах, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании);
  7. Член комиссии 2 - используется в печатных формах, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании);
  8. Член комиссии 3 используется в печатных формах, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании).

Для каждого типа ответственных лиц нужно указать соответствующего ему в данной организации сотрудника и должность. Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации, учет которых ведется в программе. При формировании печатных форм автоматически заполняются соответствующие реквизиты данными ответственных лиц.

r242.png

Настраиваемый рабочий стол

Требования:

  • версия программы 3.1.3.1 и выше.

При запуске программы с настройками по умолчанию, на "Начальной странице" программы, в центральной её части, расположена форма "рабочего стола". Для пользователя с ролью "Полные права" рабочий стол выглядит следующим образом:

Рис.1.png

Форма представляет собой две страницы ("Навигация" и "Метрики") с наборами элементов из картинок, гиперссылок, кнопок, графиков, предоставляющих пользователю быстрый переход к созданию новых документов, требуемым формам списков документов, справочников, регистров, а также открытию форм других обработок. Главной особенностью подсистемы "Рабочий стол", к которой относится данная форма, является то, что существует возможность создания своих собственных рабочих столов с произвольными наборами элементов (далее "виджетов"), под нужды любого пользователя с учетом его прав (наборов ролей) на объекты программы.

Рассмотрим более детально настройки рабочего стола.

Каждый рабочий стол является элементом справочника "Рабочие столы" с собственным набором виджетов. Для перехода к списку рабочих столов необходимо в меню "Главное" выбрать пункт "Рабочие столы":

Рис.2.png

В открывшейся форме списка необходимо выбрать элемент "Рабочий стол по умолчанию" и открыть его:

Рис.3.png

Список виджетов в карточке рабочего стола представлен в виде дерева, а порядок виджета в дереве соответствует его местоположению (относительно других виджетов) на форме рабочего стола, при этом, работа с самими виджетами практически полностью повторяет работу с элементами формы в конфигураторе.

Рассмотрим карточку виджета кнопки формы "Новое задание", для этого необходимо "развернуть" группу элементов "Группа Обработчики (Обычная группа)":

Рис.4.png

и открыть карточку виджета "Новое задание (Кнопка)":

Рис.5.png

Набор реквизитов виджета зависит от вида виджета, и в большей своей части соответствует свойствам соответствующего элемента формы в конфигураторе.

Перечислим возможные виды виджетов:

  • декорация (может быть как надпись, так и картинка);
  • кнопка;
  • метрика;
  • обычная группа;
  • страница;
  • страницы.

Виджеты c видом "кнопка", "декорация" и "метрика" (при включенном свойстве "гиперссылка") могут содержать обработчики нажатия.

Рис.6.png

Обработчики могут быть двух видов: "Открыть форму" и "Произвольный алгоритм".

Для вида обработчика "Открыть форму" необходимо указать объект, чью форму необходимо открыть (это может быть справочник, документ, журнал документов, регистр сведений, общая форма, обработка или отчет) и указать вид формы: форма объекта или форма списка. Также, для вида обработчика "Открытие формы" возможно указание произвольного алгоритма, в котором, например, могут быть описаны параметры открываемой формы на встроенном языке 1С.

Для вида обработчика "Произвольный алгоритм" можно указать только произвольный код на встроенном языке 1С.

Важно понимать, что произвольный алгоритм будет выполнен &НаСервере, поэтому, во избежании ошибок со стороны платформы, автор произвольного алгоритма должен обладать достаточными компетенциями в написании кода на встроенном языке 1С.

На закладке "Права доступа" для ограничения доступности виджета можно указать роли пользователей, которым данный виджет будет доступен.

Рис.7.png

Если у текущего пользователя программы есть роль "Полные права", то данная проверка для текущего пользователя не осуществляется. Для вида обработчика "Открыть форму" список ролей может быть пустым, т.к. при выводе виджета на форму рабочего стола, в любом случае, проверяется право "Просмотр" у текущего пользователя на объект открываемой формы.

Закладка рабочего стола "Метрики".

Рис.11.png

Закладка "Метрики" доступна только для редакции программы "КОРП" и включенной функциональной опции "Использовать метрики". Подробнее о подсистеме можно посмотреть тут.

Рассмотрим группу виджетов, формирующих отображение информации о просроченных заданиях.

Рис.12.png

В состав группы входят следующие виджеты:

  • "Группа Просроченные" - виджет с видом "Обычная группа";
  • "Надпись с картинкой" - виджет с видом "Декорация";
  • "Просроченные задания" - виджет с видом "Метрика";
  • "Надпись" - виджет с видом "Декорация".

Карточка виджета "Группа просроченные":

Рис.13.png

Состав реквизитов виджета соответствует реквизитам элемента формы "Обычная группа", если бы форму разрабатывали в конфигураторе.

Карточка виджета "Надпись с картинкой":

Рис.14.png

По составу реквизитов виджет также практически соответствует элементу формы "Декорация - Надпись" из конфигуратора.

Карточка виджета "Просроченные задания":

Рис.15.png

Рассмотрим виджет с видом "Метрика" подробнее.

В общем случае, виджеты с видом «Метрика» могут отображать результаты произвольных алгоритмов, написанных на встроенном языке 1С. В нашем случае, в качестве произвольных алгоритмов используются запросы к информационной базе, в частности, к оборотному регистру накопления «Значения метрик», хранящего значения рассчитанных метрик.

Виджеты с видом "Метрика" по виду отображения могут быть:

  • "Надпись";
  • "Диаграмма";
  • "Надпись с условным оформлением".

Виджеты с видом отображения "Надпись" отображают результат произвольного алгоритма с фиксированной настройкой оформления вне зависимости от результата. Настройка оформления производится на закладке "Реквизиты".

Закладка "Настройки метрики":

Рис.16.png

На закладке расположены реквизиты "Период автообновления", "Код обработчика" и для виджетов с видом отображения "Надпись с условным оформлением" настройки "Условного оформления". Период автообновления указывается в минутах, и важно понимать, что, если в коде обработчика указан запрос к БД, не следует указывать слишком малое его значение.

Произвольный алгоритм в реквизите "Код обработчика" может быть написан только на встроенном языке 1С. Для виджета с видом отображения "Надпись" произвольный алгоритм в переменной "Результат" должен возвращать таблицу значений с одной колонкой (с произвольным именем колонки в рамках требований к именам колонок таблиц значений) и одной строкой, содержащей произвольное значение (с типом "Строка" или "Число"). Для проверки корректности написанного обработчика можно воспользоваться кнопкой "Проверка". Для удобства разработки запроса к БД присутствует кнопка "Конструктор запроса" (в конструкторе запроса также возможно открыть ранее написанный запрос из кода обработчика, для этого необходимо выделить текст запроса, находящийся между "кавычками" и нажать на кнопку "Конструктор запроса").

Карточка виджета "Надпись":

Рис.17.png

Для виджета установлен вид "Декорация", с видом декорации "Надпись", и установлен флаг "Гиперссылка", т.е. виджет отображается в виде гиперссылки "Просроченные", при нажатии на которую будет выполнен обработчик гиперссылки. Рассмотрим закладку "Обработчик":

Рис.18.png

Вид обработчика "Открыть форму" означает, что при нажатии на гиперссылку виджета будет открыта некоторая форма, а именно, форма списка документа "Задание". В произвольном алгоритме перечислены параметры, которые будут переданы в открываемую форму. Важно отметить, что перед указанием параметров для открытия форм, необходимо в конфигураторе проверить, какие параметры в открываемой форме могут быть обработаны. Для формы списка документа "Задание" указанные в произвольном алгоритме параметры обрабатываются, поэтому, при нажатии на гиперссылку виджета будет открыта форма с установленным отбором "Просроченные (Новые + В работе).

Рассмотрим карточку виджета отображающего диаграмму. В списке виджетов рабочего стола это "Метрика (Диаграмма)":

Рис.19.png

Карточка виджета:

Рис.20.png

Среди реквизитов виджета стоит отметить реквизит "Тип диаграммы", т.к. именно он отвечает за то, какая диаграмма будет отображена на рабочем столе. На закладке "Настройки метрики" в реквизите "Код обработчика" также размещен произвольный алгоритм:

Рис.22.png

Отличительным требованием к возвращаемому результату выполнения произвольного алгоритма для вывода диаграмм является то, что в возвращаемой переменной "Результат" должна быть таблица значений с тремя колонками: "Значение", "Точка" и "Серия", количество строк таблицы значений не ограничено.

В коде обработчика виджета присутствуют строки:

Запрос.УстановитьПараметр("ДатаНачала", 	ДатаНачала);
Запрос.УстановитьПараметр("ДатаОкончания", 	ДатаОкончания);

при этом, сами переменные "ДатаНачала" и "ДатаОкончания" нигде в коде обработчика не инициализируются. Сделано это для того, чтобы управлять данным периодом можно было непосредственно с рабочего стола. На форме рабочего стола присутствуют кнопки управления формой:

Рис.32.png

Кнопка с картинкой "шестиренки" открывает форму "Персональные настройки", в которой можно указать период, который и будет подставлен в обработчик при выполнении.

Рассмотрим карточку виджета с видом "Метрика" и видом отображения "Надпись с условным оформлением":

Рис.23.png

Отличительной особенностью такого виджета является то, что виджет изначально является группой из нескольких элементов формы, а оформление (цвета текста и фона, картинка) отображаемого значения виджета на рабочем столе может быть настраиваемым в зависимости от самого значения возвращаемого произвольным кодом результата. Рассмотрим закладку "Настройки метрики":

Рис.24.png

Код обработчика для данного виджета в переменной "Результат" должен возвращать таблицу значений состоящей из одной колонки и одной строки (как и в случае с виджетом с видом отображения "Надпись"), однако тип значения должно быть числом.

Условия для оформления настраиваются в табличной части на соответствующей закладке "Условное оформление". Пользователь заполняет диапазон "От" и "До" для возвращаемого значения, может указать картинку для этого диапазона (она будет выведена слева от возвращаемого значения), указать цвета текста и фона для диапазона. Результат:

Рис.25.png



 Список ролей для работы с подсистемой "Настраиваемый рабочий стол".
  • Полные права;
  • Администрирование.

Пример 1 - Добавление собственной кнопки

Рассмотрим добавление собственной кнопки на рабочий стол.

Добавим кнопку "Канбан доска" для открытия формы канбан доски.

Для этого в списке виджетов рабочего стола в группе "Группа Обработчики (Обычная группа)" добавим новый элемент: кнопка "Создать" - "Кнопка":

Рис.26.png

Будет открыта карточка нового виджета, заполним реквизиты и выберем картинку кнопки:

Рис.27.png

На закладке "Обработчик" укажем вид обработчика "Открыть форму", имя объекта - выберем из списка обработку "Канбан доска" (возможен также и набор текста в реквизите "Имя объекта" без открытия формы выбора):

Рис.28.png

На закладке "Права доступа" укажем роль "Выполнение заданий":

Рис.29.png

Кнопками "Переместить вверх" и "Переместить вниз" расположим добавленный элемент в требуемом месте:

Рис.30.png

Результат:

Рис.31.png

Пример 2 - Новое задание с заполненными реквизитами

Требования:

  • версия программы 3.1.3.5 и выше.

Добавим кнопку, при нажатии на которую будет создано новое задание, при этом в задании будут сразу заполнены некоторые реквизиты:

  • Процесс - "Документооборот";
  • Категория - "Бухгалтерия";
  • Исполнитель - "Иванов".

Сам процесс добавления новой кнопки уже описан в предыдущем примере, разница лишь будет в обработчике виджета. Рассмотрим его:

Рис.33.png

  • Вид обработчика - "Открыть форму";
  • Имя объекта - "Задание";
  • Вид формы - "Форма объекта" - будет создан новый документ "Задание".

Далее, в "Произвольном алгоритме" на встроенном языке 1С указываем, какие реквизиты какими значениями должны быть заполнены:

ЗначенияЗаполнения = Новый Структура;
ЗначенияЗаполнения.Вставить("Процесс", Справочники.Процессы.НайтиПоНаименованию("Документооборот"));
ЗначенияЗаполнения.Вставить("Категория", Справочники.КатегорииЗаданий.НайтиПоНаименованию("Бухгалтерия"));
ЗначенияЗаполнения.Вставить("ТекущийИсполнитель", Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию("Иванов"));
ПараметрыФормы.Вставить("РабочийСтолЗначенияЗаполнения", ЗначенияЗаполнения);

В форме документа "Задание" в процедуре "ПриСозданииНаСервере" указана обработка параметра "РабочийСтолЗначенияЗаполнения", поэтому, при нажатии на добавленную на рабочий стол кнопку с данным обработчиком, будет открыта форма с заполненными реквизитами:

Рис.34.png

GTD (Личная эффективность)

Раздел посвящен личной эффективности и GTD (Getting Tihings Done).
 Список ролей для работы с подсистемой "Текущие дела"
  • Использование обработки текущие дела.

Введение

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. — «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно — «как привести дела в порядок») — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге (подробнее).
GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель (не важно, куда: бумага, компьютер). Таким образом, мозг человека, освобождается от лишней информации, от того, что должно быть сделано, а это позволяет сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее.
Грубо говоря GTD - это конвейер дел, где вся рутина уходит в механику и мы не задумываемся о «не нужных делах», которые на данный момент не важны, а работаем исключительно с делами насущными. Кроме того, GTD - это целая система использую которую нам становится легче работать и жить. Многие используют эту систему не только в работе, но и в личной жизни.

Так, а в чем разница между GTD и просто списком дел?

Разница огромна! Список дел - это простой список, а GTD - это целая система.
В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, иногда цели, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И очень зря.
Часто мы упускаем мелочи, которые влияют на результат и на выполнение целого проекта в целом. Часто забываем о чем-то очень важном, пока важное не напомнит о себе в самый не подходящий момент. В GTD все, что нужно сделать фиксируется и продумывается заранее.

А мне подойдет, я ведь простой руководитель/администратор/техник и т.д.?

Можно с уверенностью сказать, что подойдет! GTD актуальна для людей разного возраста, профессий и социального положения. Вы не исключение.

Что конкретно я получу, если буду использовать GTD?

  1. Вы ничего не упустите из виду. Любая мелочь должна быть зафиксирована, а раз так, то вы получаете систему, где есть все.
  2. Получите систему, где следующее действие, будет выбрано быстро и правильно.
  3. Вы станете более продуктивным, а не просто больше успевающим. Это разные вещи.
  4. Вы избавитесь от стресса. Конечно, полностью избавиться не удастся, но то, что у Вас перед сном не будет мыслей вида: "Ой, как же я мог это забыть!..." - это гарантируется.
  5. Научитесь и полюбите планировать свою жизнь вместо того, чтобы позволять это делать обстоятельствам или другим людям, которые за вас решают, как Вам жить и какие жизненные цели иметь.
  6. Получите полный контроль над проектами.
  7. Научитесь концентрироваться на результате.
И это не мало...

Отлично. Что мне сделать, чтобы так работать?

Как таковых строгих мантр и правил нет. Но есть основные принципы, которым необходимо следовать. Давайте перечислим их:
  1. Собирайте информацию и фиксируйте все, что может понадобиться. Записывайте ВСЕ задачи, идеи, повторяющиеся дела (ниже мы приведем, что для этого есть в нашем решении). При этом список этих дел всегда должен быть под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас. Это действие забирает больше времени, но за то, Ваш мозг попадает в ловушку, того, что все записано и он уже не реагирует на то, не забыл ли я что-то.
  2. Пишите подробно и с пояснениями. Дела вида «Подготовить проект автоматизации» - это не дело - это цель. Когда вы будете ее выполнять, то будете долго и упорно вспоминать, что же нужно сделать. Разбивайте большие дела на конкретные действия, которые необходимо выполнить (обсудить с руководством список участников проекта, скачать и установить последние обновления для конфигурации "Конвертация", создать плавила обмена (справочники, документы, константы и т.д.). Задачи должны быть сформулированы точно и при прочтении должно быть точно известно, что надо делать. В обычном списке задач часто люди тратят даже больше времени на расшифровку, чем непосредственно на выполнение дела. Если можете делегировать дело - делегируйте, но запишите, о том, когда надо проконтролировать выполнение (если надо).
  3. Правильно определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретный срок. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у Вас должна появиться уверенность, что точно ни о чём не забудете и все подготовили.
  4. Актуализируйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то становится не актуальным, что-то переносится на будущее, а что-то выполняется. Система должна работать вместе с Вами. Поэтому следите, чтобы у Вас всегда был список конкретных действий и Вы могли приступить к работе без промедления.
  5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от Вас требуются и работайте. Так Вы сможете реализовать большие проекты.
  6. Это должна быть системная работа. Любая система продуктивности не будет работать, если применять ее бессистемно. Не забывайте все фиксировать и не ленитесь. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте все под себя и всё получится. И да, никакая, даже самая лучшая система не выполнит все дела за Вас. Работа со списками — это хорошо, но не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает Вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как распорядитесь своим временем, зависит от Вас.


Сбор информации о делах

Продуктивность без стресса начинается с процесса разгрузки разума, которое заключается в фиксации всего более-менее важного на бумаге или другом носителе — в том, что Аллен, называет корзиной: физический ящик для приёма сообщений, электронный почтовый ящик, диктофон, ноутбук, карманный компьютер, или их комбинация. Суть в том, чтобы выкинуть из головы всё более-менее важное на удобный носитель для последующей обработки. В нашем случае это будет конфигурация "Управление IT-отделом 8".
Все корзины должны быть освобождены (обработаны) по крайней мере раз в неделю. Аллен не настаивает на каком-то определённом методе сбора, но делает акцент на важности регулярного освобождения корзины. Любое место хранения (физический, электронный почтовый ящик, магнитофон, ноутбук, карманный компьютер, и т.д), приемлемо, если оно регулярно обрабатывается.
В нашем решении сбором информации занимается подсистема "Дела". Это дополнение к стандартному функционалу, которое позволяет фиксировать все дела как личные, так и рабочие.

1. Для того, чтобы включить использование подсистемы "Дела", откройте "Администрирование > Сервис > Настройка параметров учета > Функциональность".
На этой закладке Вы найдете галочку "Использовать дела". Включите ее, если она выключена и нажмите ОК для того, чтобы настройки были применены.
2. Теперь можно открыть подсистему дел. "Главное > Дела"
Вот так выглядит главное окно работы с программой:
Дела

Список дел - это иерархическое дерево, где каждая строка - это определенное дело и группа дел, которые необходимо выполнить. Причем в нашей программе, надо понимать под делом все в широком смысле. Делом может быть и то, что нельзя выполнить. Ну допустим создать папку "Информация" и взять за правило туда складывать все, что содержит какие важные вам данные.

Кнопки
Кнопка "Создать" на панели дел, позволяет добавлять новые дела на том же уровне, что и текущее выделенное дело. Рядом с этой кнопкой есть кнопка "Создать подчиненное дело". Т.е. для текущего выделенного дела будет создано новое дело, которое будет подчиненно текущему. Далее кнопка "Массовый ввод", которая позволяет кроме того, что Вы введете сразу несколько дел за один раз, так же дополнительно анализировать вводимые данные и в зависимости от текста устанавливать реквизиты добавляемого дела (например срок).
Далее четвертая кнопка "Вид дел в дереве". Она имеет три состояния:
1. Показаны только не выполненные дела
2. Показаны не выполненные дела + те, которые выполнены в течении последних суток (недавно завершенные)
3. Все дела и выполненные и не выполненные.
Эта кнопка позволяет по ситуации скрывать или отображать то, что нужно в данный момент времени.

Далее кнопка создания напоминания для текущего дела.

Далее блок кнопок, который сворачивает или разворачивает дерево дел.

Далее кнопка "Установить фокус", при нажатии устанавливается "фокус" на конкретное дело.
Фокус

Далее блок кнопок, которые отвечают за перемещение дела: вверх, вниз, на уровень выше или ниже и перемещение дела в определенный каталог. 

Далее меню настроек:

Настройка дел
1. Автоформатирование - позволяет задать оформление дел по определенным условиям.
2. Виды дел - список видов, который отображен слева (Входящие, Все дела, Избранное и т.д.) и их настройки.
3. Контексты - список контекстов наших дел.

Далее кнопка поиска дел.
Создание нового задания на основании текущего дела и кнопка ручного обновления видов дел и дерева дел.

Как работать с GTD в подсистеме "Дела"?

Для начала работы, нужно сделать четыре простых шага.

1. Выделить свои дела

Используйте подсистему, чтобы организовать Ваши цели, проекты, и дела в дерево. Во-первых, запишите дела, которые требуется выполнить. Если дела большие, просто разделите их на составляющие элементы (подчиненные дела). Не пугайтесь. На вопрос: "Как съесть слона?", есть гениальный ответ "по кусочкам...". Разбейте большое дело на маленькие, если и маленькие большие, то разбейте и их на составляющие части. Если и эти компоненты все еще кажутся большими, продолжайте разделять их, пока у Вас не получится список разумных простых и выполняемых подчиненных дел (действий).

2. Спросите себя, "Какие дела самые важные?"

Для каждого дела, можно определить его важность относительно родительского дела или проекта. Чтобы увеличить важность дела относительно родительского дела, увеличьте значение важности.

3. Назначьте соответствующие контексты для каждого дела

Многие из дел в Вашем списке, могут быть выполнены только в определенных контекстах или ситуациях. Например, можно завершить дело "Купить мышку" только, когда Вы находитесь в магазине компьютерной техники. Таким образом, Вы можете создать новый контекст под названием "Магазин компьютерной техники", и назначить этот контекст для этого дела. Позже, придя в магазин, можно отфильтровать или сгруппировать список (следующих действий) по назначенным контекстам и увидеть, что нужно купить мышку.

Другой способ, думать о контекстах, как о категории для дел. Для дел можно назначить несколько контекстов. Контексты, могут быть также открытыми или закрытыми.

4. Сформируйте упорядоченный список To-Do (следующих действий)

После того, как Вы ввели все свои цели, проекты, и задачи в Схему, MLO выберет только те задачи, которые требуют Вашего немедленного внимания. Эти задачи помещаются в список To-Do - простой список действий. При заданном по умолчанию виде Активные действия, в списке To-Do видны только задачи без незаконченных подзадач и запланированные задачи появляются в этом списке только в заданное время. За детальной информацией о создании списка to-do (список следующих действий), обратитесь к теме "Список To-Do".

Список To-Do может быть отсортирован по приоритетам так, чтобы можно было оставаться сосредоточенным на том, что действительно важно для Вас, отделяя важность от срочности, минуя промедление.

Также, задачи в списке To-Do могут быть отфильтрованы по различным параметрам, таким как Контексты, имеющееся у вас на данный момент свободное время и т.д.

Задачи в списке To-Do, могут быть, также сгруппированы по различным параметрам. Довольно просто настроить под себя Вид списка To-Do, который будет отфильтрован, отсортирован и сгруппирован согласно Вашим потребностям.

Каждый раз при завершении задачи список следующих действий обновляется, оставаясь актуальным. 

Настройки видов дел

Виды дел позволяют отобразить отфильтрованные, отсортированные и сгруппированные дела по Вашим условиям. При первом запуске будут созданы стандартные виды. Все имеющиеся виды отображаются в левой панели видов. Вы можете создавать свои собственные Виды, используя встроенные возможности для фильтрации, сортировки и группировки ваших дел.
Это позволит вам без труда работать с разными делами просто перейдя на соответствующий вид.

Список видов

Где:
(1) - Отборы. Специальные условия выборки данных.
(2) - Столбцы. Какие столбцы выводить в выбранном виде.
(3) - Группировки. Группирует дела в зависимости от выбранных значений.
(4) - Сортировки. По каким столбцам отсортировать в конце отборов и группировок дерево дел.
(5) - Как представить дерево дел в виде дерева, или в виде линейного списка. Например, избранное имеет смысл смотреть списком.
При иерархическом просмотре можно дополнительно указать, что выводить дела с учетом дочерних или родительских элементов.

Настройки автоформатирования дел

Предположим Вы настроили виды и теперь Вам видны все дела с фильтрами активного вида.
Например, вы просматриваете вид "Сегодня", который отображает список дел, их срок установлен текущей датой.
И вы хотите как-то отделить важные дела от не важных, или видеть звонки, которые вы хотите совершить с иконкой телефона, или иметь напоминание дней рождений, чтобы поздравить коллегу или начальника вовремя. Это пример, того, когда оформление важно. У вас могут быть свои примеры.

Для этих целей мы добавили автоформатирование дел.

Собственно, это настройки, которые добавляют по определенным условиям оформление для дел (жирный, курсив, подчеркивание, цвет текста, цвет фона, изображение).
Рассмотрим другой пример. Пример оформления проектов. По GTD Проекты — каждый разомкнутый цикл в жизни или работе, требующий больше, чем одного физического действия для достижения цели, становится проектом. Проекты, необходимо контролировать и периодически делать обзор, чтобы удостовериться, что с каждым проектом связано следующее действие, и, таким образом, проект будет продвигаться.
Естественно в общем списке мы хотим как-то выделять проекты. Добавим синий цвет текста и добавляем условия.

Теперь в списке заданий все проекты будут синими.

Таким образом, можно с помощью автоформатирования раскрашивать дела по вашим условиям.

Настройки контекстов

Многие из дел в Вашем списке могут быть завершены только в определенных контекстах или ситуациях. Например, выполнить дело "обсудить с руководством внедрение проекта автоматизации" можно лишь, находясь непосредственно в кабинете руководителя. Таким образом, Вы можете создать новый контекст "Руководитель" и назначить этот контекст для вышеупомянутой задачи. Затем добавить вид с фильтром контекста "Руководитель" и Вы сможете выбрать лишь те дела, которые связанны с этим контекстом. Также, Вы можете думать о контекстах, как о категориях для задач.

Каждый контекст может включать другие Контексты.

Каждый контекст может быть открыт/закрыт в определенное время.

Можно создавать, переименовывать, удалять и назначать параметры для контекстов в диалоге Управления контекстами. Для открытия этого диалога, выберите в меню списка дел "Настройки > Контексты".



Обратите внимание, на то, что контекст может иметь автора и таблицу пользователей. Эта возможность позволяет открыть задания с этим контекстом другим пользователям для совместной работы.
Например, создав контекст "@Платежный календарь", мы можем делам, которые необходимо проплатить устанавливать эти контексты. В этом случае эти дела увидят другие пользователи указанные на закладке "Пользователи" в контексте.

Присваивание делам контекстов позволяет отфильтровывать дела в видах и делиться этими делами с другими пользователями.

Поиск в делах

Иногда бывает необходимо найти что-то в большом списке дел. Можно воспользоваться механизмом поиска:
Поиск дел
Если что-то по введенной строке будет найдено, то при переходе на найденную строку, будет выполнен переход к найденному делу в дереве.

Работа с делами в дереве дел

После добавления дела, можно изменить тему, выбрать контексты, установить срок и т.д. в самом дереве нажав, правую кнопку мыши:
Выбор срока
Так же при выделении дела, в правой части будут отображены ее реквизиты.

Список To-Do (следующих действий)

Список To-Do - это список дел, состоящий из подзадач, которые, необходимо выполнить в первую очередь. Каждое дело и подзадача, имеют свой вес (степень важности), в To-Do подзадачи сортируются по весу (сверху-вниз). Таким образом, Вам можно не распределять в списке "Все дела" самостоятельно, какую подзадачу выполнять первой, а перейдя в To-Do, сразу приступать к исполнению. 
Созданная подзадача, сразу помещается в список To-Do "Активные действия". 
To-Do

Активные действия (по проектам) работает аналогично, единственное отличие заключается в том, что группировка происходит по проектам. 

Флажок "Спрятать в To-Do" отмечает дела, которые не должны попадать в список To-Do.
Спрятать в To-Do

Реквизиты дел

Любое дело имеет список реквизитов. При активации любого дела, справа отображается панель свойств этого дела:
Реквизиты дела
Описание
  • Тема - заголовок дела (длиной до 512 символов)
  • Описание - это текст неограниченной длины, который служит дополнением для темы и позволяет подробнее описать выделенное дело.
Общие
  • Контексты - список контекcтов текущего выделенного дела.
  • Важность - на сколько важно дело. Число от 0 до 200 по умолчанию 100.
  • Срочность - на сколько срочно дело. Число от 0 до 200 по умолчанию 100.
  • Усилие - какое усилие нужно приложить к делу, чтобы его выполнить. Число от 0 до 200 по умолчанию 100.
  • Это папка - дело может содержать в себе другие дела и не выполняться, т.е. своеобразным разделом. Например, папка "Дни рождения", которая содержит информацию, о днях рождения коллег. Естественно, это не дело - это какая-то информация, которая возможно может пригодиться. Поэтому у папки нельзя установить признак "Выполнено".
  • Дело как цель - любое дело может быть нашей целью. А цели могут быть недели, месяца, квартала или года. По умолчанию цель недели оформляется с одним восклицательным знаком, а месяца с двумя. Остальные цели являются стратегическими. Так же по умолчанию цели отображаются в системном виде "Цели". Просматривая периодически наши цели, мы их актуализируем и стараемся достичь.
  • Задание - любое задание может быть связано с делом этим реквизитом.
Срок
  • Начало - дата, когда дело начнется или началось. Может быть пустым, если дата не известна.
  • Срок - дата, когда дело должно быть выполнено. Один из ключевых реквизитов дел. В таблице колонка срок отображается в удобном виде: сегодня, завтра, вчера, четверг и т.д. Это позволяет более конкретно представлять дату если она близко. Может быть пустым, если нет срока выполнения.
  • Использовать время - галочка, которая определяет формат даты реквизитов начало и срок. Если галочка установлена, то срок будет с временем. По умолчанию выключена.
Проект
  • Это проект - галочка, которая свидетельствует о том, что текущее дело является проектом. Т.е. состоит из нескольких подчиненных дел. Важный реквизит при планировании проектной деятельности.
  • Процент проекта - % на сколько выполнен проект. Доступно только для проектов
  • Статус - статус на котором находиться проект в текущий момент.
Обзор
  • След. обзор - галочка, что по этому заданию есть обзоры. Т.е. периодический просмотр этого и подчиненных дел для контроля. Этим механизмом удобно контролировать выполнение поручений.
  • Дата обзора - дата, когда необходимо выполнить обзор дела. Так же в видах дел содержит вид "Обзор", где можно посмотреть дела, которые либо с просроченным обзором, либо обзор сегодня.
  • Обзор каждые N дней, недель, мес. - позволяет, нажав на кнопку "Обзор проведен" увеличить дату обзора, на указанный интервал времени. Либо, если он пуст, то обзор автоматически включается и считается от текущей даты с учетом настроек обзора периода.
  • Обзор был - дата последнего обзора.
  • Жирный - оформить текущую строку жирным шрифтом.
Стиль
  • Курсив - оформить текущую строку курсивом.
  • Подчеркнутый - подчеркнуть текущую строку.
  • Цвет текста - цвет текста всей строки. Если пересекается с автоформатированием, то имеет приоритет.
  • Цвет фона - цвет фона всей строки. Если пересекается с автоформатированием, то имеет приоритет.
  • Картинка - изображение текущего дела. Если пересекается с автоформатированием, то имеет приоритет.
  • Очистить стиль - очищает все настройки стиля для текущего выделенного дела.

Подсистема Service Desk (управление инцидентами)

Служба технической поддержки на каждом предприятии может быть построена разнообразными способами (имеется в виду реализации процессов поддержки). Существует несколько моделей службы поддержки, например: централизованная, локальная, виртуальная — с единым телефонным центром и т. д. Служба технической поддержки может быть организована как в целях обслужить внешних клиентов (аутсорсинг обслуживания компьютеров и т. п.), так и внутренних (подразделение ИТ-департамента на крупных предприятиях).
В описании концепции ITIL, построенной на процессном подходе, Service Desk является единственным описанным функциональным подразделением. Это исключение сделано ввиду большой важности подразделения техподдержки при внедрении и практическом использовании современных ИТ-подходов и методик.
Правильно организованная техподдержка (Service Desk) всегда начинается с регистрации всех обращений конечных пользователей, служит единой точкой для общения пользователя с ИТ-службой. Наиболее популярные решения по практической организации техподдержки часто строятся на базе Call-center (иногда даже пользователи их отождествляют). Он является начальной точкой контактов конечных пользователей со службой техподдержки и служит источником информации об их фактической удовлетворенности уровнем сервиса, что дополняет информацию о технических параметрах качества обслуживания компании-клиента (внешнего или внутреннего).
На больших предприятиях или в крупных компаниях-аутсорсерах служба технической поддержки часто организована по следующему многоуровневому принципу:
Пользователь — обращается с вопросом в службу поддержки по телефону или с помощью электронной заявки (электронная почта, специальные шаблоны заявок и т.п.)
Оператор (1-я линия поддержки, Call-center) — регистрирует обращение, при возможности помогает пользователю самостоятельно, либо эскалирует (передаёт и контролирует выполнение) заявку на вторую линию поддержки.
Вторая линия поддержки — получает заявки от первой линии, работает по ним, при необходимости привлекая к решению проблемы специалистов из смежных отделов (системные администраторы, поддержка POS-терминалов, поддержка специального ПО, поддержка специального оборудования (Дилинг) и т. д.)

Все это реализовано в нашем решении и даже больше!
Остановимся на ключевых элементах построенного нами Service Desk и перечислим возможности, чтобы понимать, что есть что. Итак, наш Service Desk умеет следующее:

  • Самостоятельное обращение пользователей через Web-интерфейс;
  • Создание заданий на основании входящих писем на электронный ящик службы поддержки;
  • Настраиваемые процессы с возможностью настройки этапов исполнения и назначения исполнителей;
  • Настраиваемые этапы выполнения процессов (цвет, фон, иконка, состояние);
  • Использование подпроцессов в заданиях;
  • Прикрепление скриншотов, сделанных пользователем, к заданию одной кнопкой;
  • Просмотр, как собственных заданий, так и заданий подчиненных сотрудников;
  • Прикрепление произвольных файлов в задании;
  • Обмен сообщениями с пользователем;
  • Неограниченный список наблюдателей, которые оповещаются при изменении в задании любого реквизита(ов) с указанием, что конкретно было изменено. Наблюдателем можно назначить любого пользователя;
  • Оповещение наблюдателей заданий одним из способов: Электронным письмом (e-mail); SMS (sms.ru, МТС, Билайн); В конфигурации;
  • Управление шаблонами всех видов оповещений;
  • Создание дочерних под заданий по задаче. Это позволяет, например, руководителю отдела разбить крупную задачу по подчиненным и контролировать выполнение каждой подзадачи;
  • Фиксирование всех изменений в задании;
  • Привязка базы знаний к заданиям;
  • Оценка качества выполнения задания;
  • Диаграмма Ганта с возможностью просмотра выполнения задания по периоду, этапу и исполнителю, а также сравнение с контрольной датой выполнения.
  • Большие возможности по анализу выполненных/невыполненных/просроченных заданий.

 Список ролей для работы с подсистемой "Service Desk".
  • Выполнение заданий;
  • Добавление заданий; 
  • Добавление изменение спринтов;   
  • Оценка заданий из электронных писем;   
  • Просмотр не распределенных заданий;   
  • Просмотр отчетов по заданиям;   
  • Просмотр чужих заданий;    
  • Распределение заданий;   
  • Управление процессами и этапами;   
  • Чтение заданий.  

С чего начать?

Вы готовы к ведению учета? Ну что, начнем?

Прежде всего, Вам необходимо ясно представить цели, которые Вы хотите получить в конце от автоматизации Service Desk и быть морально готовым к кропотливой работе по упорядочиванию задач, их систематизации, обучению пользователей новой системе и т.д.
На бумаге нарисуйте схему обработки инцидентов (в нашей терминологии и далее – заданий) у Вас в отделе, как бы Вы хотели, чтобы это работало. Есть ли у Вас менеджер по приему заданий, который распределяет задания по направлениям, или Вы будете работать без него? Составьте ПОЛНЫЙ СПИСОК всех возможных процессов в Вашей ИТ-структуре. И для каждой сделайте свою схему. Мы покажем, как настроить работу для одного вида процессов. Остальное Вы сделаете по аналогии.
Рассмотрим бизнес-процесс обращения пользователей организации (инициаторов) в ИТ-службу на примере следующей схемы (по умолчанию она присутствует в только что установленной конфигурации и называется «Обращение»).
Допустим, в нашем виртуальном примере есть человек, который отвечает на все телефонные звонки (оператор), фиксирует все данные в самом начале и распределяет эти обращения по исполнителям.
При этом он регистрирует все данные (тема, текст, приоритет, от кого и т.д.). Потом отдает на выполнение другому специалисту отдела, а тот уже выполняет все, чтобы обратившийся получил решение поставленного задания.
Причем, человек регистрирующий обращение достаточно грамотен и может решить вопрос самостоятельно, не передавая другому сотруднику. Так же в процессе беседы может оказаться, что обращение было вызвано неграмотностью пользователя вследствие чего, обращение было отменено.
После того, как оператор выбрал исполнителя, исполнитель может установить другого исполнителя, т.е. передать его другому специалисту, а также самостоятельно выполнить задание. В процессе работы может быть такая ситуация, когда конечный исполнитель указал, что он выполнил задание, но после проверки его инициатором оказалось, что задание не доведено до конца. В таком случае необходимо предусмотреть переход из состояния «Выполнено» в состояние «Выполнение», из которого потом снова можно перейти в состояние «Выполнено» и т.д.

В результате имеем этапы обращения:

  • Новый (обращение еще не рассмотрено оператором);
  • Регистрация (обращение рассмотрено оператором, внесены все реквизиты обращения);
  • Отмена (оператор решил вопрос самостоятельно, или по какой-то причине обращение было отменено)
  • Выполнение (оператор назначил конечного исполнителя)
  • Выполнено (конечный исполнитель выполнил задание)

По этим этапам нарисуем схему, как в нашей мнимой организации происходит работа с обычным обращением пользователей:

r1.png


В конфигурации получим процесс ( Техническая поддержка > Процессы ) :

Причем видно, что из шага (этапа) "Новый" (когда задание только что создано) можно перейти на этап "Регистрация", если мы станем на этап "Регистрация", мы должны иметь возможность пойти на два других этапа: либо "Выполнение", либо "Отменено", что, собственно, на втором рисунке и видно. Где текущий этап "Регистрация", а возможные переходы указаны в выпадающем списке. Это возможные переходы на этапы. А в задании получаем:

Видно, что перевести с этапа "Регистрация" можно на один из двух этапов: либо "Выполнение", либо "Отменено". Если мы выберем "Выполнение", то задание будет переведено на новый этап "Выполнение" с этапа "Регистрация", таким образом мы перейдем с одного этапа на другой.

Аналогично и для других этапов.

Последовательный переход с этапа на этап позволит перевести задание из начального этапа "Новый" в конечный этап "Выполнено" или "Отменено".

Исходя из выше составленной схемы и описанными возможностями программы, на данном этапе необходимо определить, как Вы хотите работать с пользователями и их заявками. Конфигурация предлагает несколько вариантов на Ваш выбор:

1) Работа службы поддержки через единый ящик поддержки.

Есть служебный почтовый ящик вида support@mymail.ru (или несколько таких ящиков), пользователи на него пишут заявки и служба поддержки работает по этим заявкам. В конфигурации, это реализовано следующим образом: в настройках параметров учета есть список ящиков, с которых выполняется загрузка писем от пользователей (письма попадают в конфигурацию, загружаясь регламентным заданием). На основе загруженных писем, другим регламентным заданием анализируются и создаются новые задания, или, если это переписка уже по существующей задаче, то добавление сообщений в уже созданное задание. Изменение статуса задания, смена ответственного, переписка и т.д. осуществляется в конфигурации, подписчикам задания, в том числе и автору, отправляются уведомления об изменениях по заданию.

При этом, службе поддержки не нужно анализировать почтовые письма, задания создаются из писем, мы лишь контролируем задания.

Такой способ работы самый распространенный.

2) Работа от звонков пользователей (Call Center).

Есть диспетчер или разделение исполнителей по ролям, им звонят, они выполняют задания, получив описание проблемы по телефону. Такое тоже встречается, в этом случае, задания в Service Desk, необходимо вносить вручную, там же регистрировать этапы и тонкости решения поставленных заданий. Это необходимо делать, т.к. если не регистрировать эти инциденты, то через время начнутся ситуации, когда что-то забыли, что-то не доделали и т.д. Задания, заведенные в нашем решении никуда не денутся, и помогут Вам ничего не забыть. При этом, есть возможность, если у обратившегося сотрудника, в справочнике физ лица, заполнено поле e-mail, то можно настроить все так, чтобы инициатор задания получал уведомления по почте об изменении своего задания.

3) Комбинированный способ поддержки (единый ящик поддержки + Call Center).

В этом способе есть как письма, так и звонки от пользователей. Т.е. ничего не исключает отправку писем пользователями и звонки с заданиями одновременно.

4) Пользователи сами заходят в конфигурацию через Веб - клиент (используя интернет - браузер), или через 1С:Предприятие и сами вносят задания в конфигурацию.

Если корпоративная почта отсутствует, но при этом необходима фиксация поручений и контроль их выполнения, то возможен и такой вариант работы с нашей конфигурацией.

5) Мобильное приложение.

6) Личный кабинет.

7) Telegram бот.

Выберите необходимый для себя способ работы для продолжения изучения. 


Документ "Задание"

Задание - точка входа в нашу систему. Все, что нам необходимо выполнить, попадает в задания. А работать по заданию можно по нескольким схемам, и, в зависимости от того, как Вам будет удобнее работать, Вы можете выбрать нужный вариант. Приведем все схемы работы.

1. Упрощенно.

Пользователь -> Задание

2. С выполнением работ

Пользователь -> Задание -> Наряд на работы -> Лист учета рабочего времени (опционально)

3. С планированием и выполнением работ

Пользователь -> Задание -> План на работы -> Наряд на работы -> Лист учета рабочего времени (опционально)

Так же можно варьировать задания. Простые можно вести упрощенно, те, по которым нужно вести план и факт выполненных работ или просто факт, необходимо ввести в программу "Наряд на работы"

Переписка с инициатором, или приемы техподдержки

Вы обращали внимание на то, что, когда вы обращаетесь куда-то в электронном виде за поддержкой, часто те, кто отвечают на "той" стороне стараются ответить последними. Например, вот такой вымышленный диалог:

Вы: У меня проблема. Такая-то, такая-то.
Техподдержка: Сделайте то-то и то-то и все заработает.
Вы: Спасибо! Получилось
Техподдержка: Был рад помочь.
Вы: А если еще возникнут вопросы, можно задавать?
Техподдержка: Конечно.
Вы: Еще раз спасибо!
Техподдержка: Всего доброго.

Обратите внимание - что бы Вы не писали, саппорт всегда старается ответить последним, хотя в некоторых случаях можно было бы обойтись и без этого, например, как в диалоге Выше. На самом деле это не просто так!
Это специальный прием, который позволяет техподдержке делать свое дело. Зачем это нужно и почему так работать правильно рассмотрим причины таких действий на примере нашей конфигурации:

Вот как выглядит окно с заданиями:

Список заданий
Пусть вас не смущает этот скриншот - это пример. Обратите внимание на столбец "Номер" в нем есть цветной индикатор.
Он означает следующее:

Цвет серый - задание выполнено и завершено. Текст переписки не имеет значения в текущий момент, не обращаем на него внимания.
Цвет зеленый - в задании текущий пользователь (т.е. Вы) являетесь исполнителем и в переписке с пользователем, вы последним добавили сообщение. Т.е. мяч на той стороне и вы либо ждете ответа, либо задание закроется автоматически.
Цвет зеленый с белой буквой Т - в задании текущий пользователь (т.е. Вы) НЕ являетесь исполнителем и в переписке с пользователем, ответственный сотрудник техподдержки последним добавил сообщение, т.е. ответил человек из техподдержки.
Цвет красный - в задании текущий пользователь является исполнителем и в переписке инициатор последним добавил сообщение. Т.е. вам необходимо что-то сделать: помочь с ответом, вопрос не решен и требует доработки и т.д.
Цвет желто-оранжевый - в задании текущий пользователь НЕ является исполнителем и в переписке инициатор последним добавил сообщение. Т.е. Вы к заданию не имеете прямого отношения, но видите, что тот, кто отвечает за него еще не ответил инициатору задания.
Цвет синий - вы видите задание или являетесь наблюдателем и в нем было добавлено сообщение, но добавлено не инициатором и не текущим исполнителем.

Ну а теперь начинается магия! :)
Смотрим, на список и находим для себя КРАСНЫЕ индикаторные маркеры. Ага - это наши задачи, нам написали те, кто обратился, и мы им еще не ответили. Далее желто-оранжевые, мы там не решаем ничего, но в случае, если долго висит, может стоит поинтересоваться у коллег почему долго не закрывается задача. Синий - это не так важно, но все же. Ну и последние - зеленые - в них все отлично: мы ответственные и мы или наши коллеги отписались последними, значит все под контролем.

Такой простой прием позволяет быстро быть в курсе всего и не смотреть один и те же задачи. Более того, если настроено автозакрытие заданий, то программа увидит, что мы последние редактировали задание и, если в течении какого-то времени инициатор не ответит, значит будем считать, что задание было нами решено или выполнено. При этом программа сама все автоматически закроет.
Вот поэтому техподдержка всегда и заканчивает последней в переписке все ради этого!

Мы рекомендуем эту схемы работы, как наиболее удобную.

Схема "жизни" документа "Задание"

Любое задание с любым типом (инцидент, запрос на обслуживание и т.д.) имеет свой жизненный цикл.

При этом есть этапы выполнения задания, а есть состояния этапов.
Этапов может быть много: Новый, Регистрация, Назначение ответственных, В работе, Выполнение, Выполнено и т.д., а вот состояний только ограниченное количество и они определяют глобальный статус задания. Список всех состояний этапов:
  • Новый (соответствует этапу Новый)
  • Подготовка (статус соответствует подготовке к выполнению)
  • Бэклог (при использовании Scrum или Канбан (Kanban) определяет входящий поток)
  • В работе (любой этап в работе может иметь такое состояние)
  • Подпроцесс (если этап является подпроцессом)
  • Выполнен (когда исполнитель выполнил все по заданию)
  • Закрыт (когда прошло некоторое время после выполнения и не было изменений в задании, или задание было оценено. Соответствует этапу Завершено)
Например этапы: В работе, Выполнение имеют статус "В работе", а Регистрация - Подготовка.

Итак, опишем жизненный цикл задания с точки зрения статусов:

Новый ... Выполнение ... Выполнено Завершено

Как видите, все начинается с того, что задание имеет статус "Новый", потом выполняется (тут может быть много этапов), потом становится Выполнено и через время Завершено.

Новый - все задачи имеют в качестве начального статуса этот этап.
Выполнение - это группа этапов или процессов, которые решают задачу.
Выполнено - это когда сотрудники поддержки довели задание до логического конца. Этот статус вовсе не означает, что задача Инициатора решена. Этот статус означает, что по задаче со стороны исполнителя выполнены все запланированные работы и исполнитель считает, что задача выполнена.
Завершено- это конечное состояние задания, когда инициатор провел приемку работ и убедился в том, что задание выполнено; либо проходит какое-то время после установки статуса "Выполнено" и за это время у инициатора не возникло вопросов или претензий. Обратите внимание, что этот статус с этапом Завершено устанавливается автоматически регламентным заданием "Автоматическое завершение заданий", и не может быть установлено вручную. Так же этап Завершено может быть установлен при установке оценки Инициатором. Важно понимать, что Завершено - это не отдельный статус - это дополнение к выполнено. Грубо говоря Завершено - это Выполнено и проверено пользователем.

При этом на статус "Выполнено" заданием из любого рабочего этапа можно переходить автоматически.

Настройка автоматического создания заданий и рассылки оповещений.

Для настройки регламентных заданий необходимо открыть обработку (Администрирование > Регламентные и фоновые задания):

Регламентные и фоновые задания

Она отвечает за выполнение регламентных заданий. В ней необходимо найти регламентное задание, которое отвечает за загрузку заданий из почтового ящика «Получение и отправка электронных писем». Настройте ее запуск в соответствии с тем, как бы часто Вы хотели выполнять фоновые задания по загрузке и отправлять рассылку оповещений.

Расписание

В серверной информационной базе после установки повторов выполнения регламентных заданий. Фоновые задания выполняются автоматически. Т.е. автоматически отправляются оповещения подписанным пользователям и создаются задания на основании писем.
Если у Вас файловая база, то выполнение фоновых заданий в файловой базе, отличается от выполнения в серверной.

Создание заданий из электронных писем

В конфигурации есть механизм, который позволяет из писем, которые приходят в IT-отдел создавать задания. Тема письма копируется в тему задания, текст письма – в подробное описание задания. Автоматически проставляется Инициаторы заданий, и добавляются в наблюдатели. Найти функционал можно в разделе "Справочники" - "Правила событий".
Для этого необходимо проверить правило событий "Электронное письмо входящее (запись)", оно должно быть включено.

Правило событий "Электронное письмо входящее(запись)"

Действия правила событий.

Действия правила событий

В настройках действия правила события "Создать задание или комментарий задания (Электронное письмо входящее)" заполнить реквизиты.
Настройка действия правила событий

Важно! Обратите внимание, что в «Дополнительные настройки сервера почты» есть флаг, который отвечает за хранение писем в почтовом ящике. Т.е. по умолчанию письма после получения удаляются.
Следует учесть, что задания создаются непосредственно из писем на почтовом сервере, они не загружаются в конфигурацию.
Чтобы настроить автоматическое создание заданий из электронных писем см. тему «Настройка и запуск автоматического создания заданий и рассылки оповещений по заданиям».

На первой вкладке вносятся значения, которые могут подставляться автоматически при создании заданий из писем.
На вкладке "Инициаторы" устанавливается приоритет поиска клиентов и инициаторов клиентов при записи входящего письма.
На последней вкладке можно на языке 1С создать код, который позволит произвольно заполнять или не заполнять/не создавать задание из писем.


Важной особенностью программы является то, что создание заданий очень функционально и позволяет "видеть" не только новые задания и создавать их из писем, но и переписку по уже существующему заданию. Пример, пользователь-инициатор получает письмо о том, что его задание создано и обрабатывается, инициатор вспоминает, что он забыл что-то написать в задании IT-отделу и пишет это, что-то отвечая на письмо, которое пришло. Как вы понимаете, программа должна правильно определить, что это не новая задача и дописка к уже существующей. Тут радостная новость для всех :) Программа это умеет.
Для того, чтобы письмо было добавлено в переписку по уже существующему заданию, необходимо соблюдение ряда условий, что бы программа "поняла", что необходимо добавить сообщение в переписку, а не создавать новое задание:

  • В теме письма-ответа был текст: RE: или HA: (в англ или русской раскладке);
  • Присутствовал один из маркеров указанный в теме письма (например ID#);
  • После текста маркера был найден номер (например ID#256 или ID#00000000256). Маркеры вы можете найти на закладке Маркеры в обработке Настроек параметров учета > Администрирование.
  • Задание-основание было найдено по номеру либо сокращенному без нулей, либо по полному.
  • Задание-основание не было завершено.
Пример правильной темы: RE: ID#256 Не работает принтер.
Т.е. пользователь получил письмо с темой ID#256 Не работает принтер, при ответе на него тема стала RE: ID#256 Не работает принтер и отправил его. Программа, проверив тему убедилась, что это письмо ответ, по уже существующему и добавила его в переписку по заданию.
Получается очень удобна схема взаимодействия.

Фильтр игнорирования автоответов при создании комментарием или заданий

Давайте рассмотрим на примере вопроса:

Столкнулись с такой проблемой, что при закрытии обращения инициатору отправляется письмо с информацией, что его обращение закрыто. У клиента стоит на почтовом ящике автоматический ответ "Письмо получено". В данном случае происходит автоматическое открытие задачи снова и так до бесконечности. Как установить фильтр, чтобы такие письма игнорировались?
В программе задания, которые получены через электронную почту создаются путем срабатывания регламентного задания "Получение и отправка электронных писем" и отработки правила события "Электронное письмо входящее (запись)". Благодаря такому подходу задания, полученные через почту, создаются в несколько раз быстрее, чем это происходило ранее. А для того, чтобы задания не создавались на основе автоматических писем, необходимо настроить правило событий.
Например, указать какие-либо признаки в условиях отбора правила событий, т.е. если отправитель такой-то и тема такая-то, тогда по этим признакам новое задание не будет создано. 

Правило событий.png



Уведомление пользователя об изменении задания по почте\смс

Для того, чтобы пользователь получал уведомление по электронной почте об изменении задания, в котором он участвует, необходимо:

1. Настроить параметры доступа к почтовому серверу, а также параметрам писем с оповещением (Администрирование > Настройка параметров учета > Интернет ).

Настройка параметров учета

2. Настроить для каждого пользователя e-mail куда будут отправляться оповещения (Справочники > Физические лица)

Настройка почты

3. Настроить выполнение регламентных заданий для рассылки оповещений в автоматическом режиме (см. ссылку), либо после каждого изменения задания нажимать на закладке «Выполнение» кнопку «Отправить оповещения». 

Для того, чтобы пользователь получал уведомление об изменении задания, в котором он участвует по SMS, необходимо:

1) Настроить параметры доступа к SMS-шлюзу, а также параметрам писем с оповещением (закладки Оповещение, По SMS) на вкладке Администрирование > Настройка параметров учета.

Настройка смс

2) Нажмите Настройка провайдера SMS и укажите логин и пароль для авторизации на SMS-шлюзе.

3) Измените формулу оповещения по SMS. Учтите, что длинна текста одного SMS на русском языке достигает 67 символов. Имя SMS-отправителя нужно указать только после того, как оно будет согласовано с SMS-шлюзом (зайдите на сайт SMS-шлюза и укажите какое имя вы хотите использовать и как получили:

r80.png

Пример для сайта sms.ru. Как только Вы согласуете отправителя его можно использовать в нашей конфигурации в соответствующем поле. Если отправлять СМС без поля отправитель, то СМС будут приходить от номера, на котором зарегистрирована учетная запись.

4) После настройки параметров SMS-шлюза перейдем к настройке оповещений для пользователя.

СМС-сообщения будут приходить пользователям на номер, который будет указан в настройках элементов справочника "Пользователи".

Настройка смс

В частности, поле "Телефон, для рассылки оповещений по заданиям SMS". Заполните его для каждого пользователя, который будет получать SMS.

5) Добавить пользователя в Наблюдатели задания. Для этого открыть задание, нажать «Наблюдатели» и добавить туда пользователя и способ оповещения "SMS".

6) Настроить выполнение регламентных заданий для рассылки оповещений в автоматическом режиме (см. ссылку ), либо после каждого изменения задания нажимать на закладке «Выполнение» кнопку «Отправить оповещения».

Маркеры выполнения, установки срока и окончания электронных писем

При создании заданий и сообщений в заданиях можно использовать маркеры в письмах.
Маркеры - это контрольные словосочетания, которые позволяют совершать в заданиях какие-то действия.
Рассмотрим разные типы маркеров, которые поддерживаются системой:

Маркеры выполнения задания

Часто бывают ситуации, когда нет доступа к рабочей базе, или не удобно прям сейчас взять и открыть задание в 1С и выполнить его. На этот случай мы реализовали возможность выполнения задания из электронного письма. Отправляем письмо на ящик службы поддержки со специальным текстом и задание закрывается. Вот список маркеров:

// Русские словосочетания маркеры
  • Закрыть задание.
  • Закрыть задачу.
  • Задачу выполнил.
  • Задачу выполнила.
  • Задачу решил.
  • Задачу решила.
  • Задача решена.
  • Задание закрыто.
// Английские словосочетания маркеры.
  • Close task.
Если в тексте письма, которое будет отправлено на ящик службы поддержки будут встречены эти словосочетания-маркеры, то задание будет закрыто.
Важно! Обратите внимание, маркеры будут работать только в том, случае, если вы в настройках параметра учета включите галочку "Использование выполнение задания по текстовым фразам в сообщениях".

Маркеры установки срока

Аналогично, если мы хотим установить/изменить срок выполнения (крайнюю дату) задания.

 // Русские словосочетания маркеры.
  • Срок [%г]
  • Срок [%г.]
  • Срок [%года]
  • Срок [% г]
  • Срок [% г.]
  • Срок [% года]
  • Срок [%]
  • Срок (%г)
  • Срок (%г.)
  • Срок (%года)
  • Срок (% г)
  • Срок (% г.)
  • Срок (% года)
  • Срок (%)
  • Срок {%г}
  • Срок {%г.}
  • Срок {%года}
  • Срок {% г}
  • Срок {% г.}
  • Срок {% года}
  • Срок {%}
  • Срок - %г.
  • Срок - %года.
  • Срок - % г.
  • Срок - % года.
  • Срок до %г
  • Срок до % г
  • Срок до % года
где символ "%" - это маска даты. Может быть передана как конкретная дата или дата с временем, так и вычисляемая дата, например, "Срок [+5 дней]", или "Срок (+5 часов)", или "Срок (+1 нед.)", так же поддерживаются и общепринятые сокращения "ч." (часов), "д." (дней), "н." (недель), "м." (месяцев).

Если же в задании был заполнен реквизит "Выполнить до" (желаемая дата выполнения) датой 25.03.17 12:00:00, а мы (или инициатор) написали письмо следующего содержания "Увеличить время выполнения и установить срок (+5 дней) от текущего времени" (маркер выделен). То в задании автоматически произойдет изменение даты с 25.03.17 12:00:00 >> 30.03.17 12:00:00.

Эта возможность позволит управлять реквизитом "Выполнить до" в задании не открывая задания. С исполнителем аналогично, если в начале, когда задание было поставлено дата не была установлена, а потом инициатор пишет, "Прошу выполнить задание в срок до 30.03.17г.". То система поймет, что инициатор указал дату.

Маркеры окончания электронного письма

Часто так бывает, что переписка по заданию тянет за собой тонну лишнего. Приведем пример, на примере Outlook, мы получаем письмо оповещение об изменении и отвечаем на него, что мы видим:



Это образец того, как многокилометровая переписка идет в след за одни предложением, что уже само по себе не очень хорошо и в конфигурацию будет загружено в переписку.
Приведем пример маркеров окончания электронного письма:

// Русские словосочетания маркеры конца текста письма.
  • С уважением
// Английские словосочетания маркеры конца текста письма.
  • Best regards
  • Best wishes
  • Yours truly
  • Truly yours
  • Yours very truly
  • Very truly yours
  • Faithfully yours
  • Kind regards
Если мы встречаем эти маркеры в письме, то считаем, что все что ниже - это старая переписка или лишний текст, не относящийся к сути переписки.
Действительно, почти все сотрудники заканчивают тексты писем именно такими словосочетаниями.

В результате, в задание попадет текст с сутью сообщения и без переписки.

Автоматическое выполнение и завершение заданий

Автоматическое выполнение задания.

Задания могут быть настроены таким образом, чтобы они при отсутствии активности по ним и находясь на каком-то из определенных этапов, в течении какого-то времени, выполнялись автоматически. Для настройки данного функционала необходимо открыть Процесс и перейти на вкладку "Автоматическое выполнение":

r123.png

Можно указать флагом "Автоматический перевод на этап" будет ли задание с выбранным процессом переведено на указанный этап автоматически, так же указывается период автовыполнения. Период задается в часах. Время автоматическое выполнения начинает отсчитываться от даты последней корректировки задания (для новых заданий автовыполнение не работает).

В табличной части указываются этапы, на которых будет совершено автовыполнение. Т.е. если текущий этап "Выполнение" и дата корректировки заданий на этом этапе будет больше 168 часов, то задание будет автоматически переведено на этап "Выполнено".

При этом будут разосланы все уведомления, как будто бы выполнение было совершено вручную.

Автоматическое выполнение происходит с помощью регламентного задания Автоматическое выполнение заданий Если автоматическое выполнение не работает, то первым делом необходимо обратить внимание на расписание выполнения регламентных заданий.


Автоматическое завершение задания.

Вспомним схему жизни задания. По методологии ITIL для завершения задания (инцидента) необходимо дать инициатору время на проверку того, как выполнил исполнитель задание. Часто бывает так, что исполнитель, как он думал, выполнил задачу, но после того, как задание проверил инициатор (т.е. тот, кто поставил задачу), он остается не удовлетворен результатом. В этом случае задание возвращается на доработку и снова происходит итерация: В работе → Выполнено → Проверка → [Завершено (если все выполнено как надо) или снова в Работу (если снова есть недочеты)]
В нашем решении предусмотрено такое поведение системы.
Исполнитель может перевести задание на этап со статусом "Выполнено", а система сама, автоматически должна перевести уже на "Завершено".
При этом завершение происходит, через определенное время (эту настройку можно найти в Администрирование > Настройка параметров учета > Service Desk > Прочее > Интервал автоматического завершения выполненных заданий. И задать интервал в часах.

Задание будет завершено если:
  1. Задание выполнено исполнителем (переведено на этап со статусом Выполнено)
  2. Дата последней правки задания больше интервала автоматического завершения выполненных заданий.
  3. Автоматически при выполнении регламентного задания "Автоматическое завершение заданий" (проверьте его расписание).
  4. Вручную, если пользователь поставил оценку в задании в информационной базе, либо перешел по ссылке и поставил оценку по заданию из электронного письма при выполнении исполнителем.
Важно понимать, что если качество не удовлетворило инициатора, то он может вернуть задание на доработку на предопределенный этап "Возобновлено". Это он может сделать следующим способом:
  1. Из электронного письма, которое он получил при выполнении инициатором ответив на него;
  2. Из электронного письма, которое он получил при выполнении инициатором перейдя по ссылке оценивания и оставив комментарий;
  3. Вручную в информационной базе добавив комментарий к переписке;


Заполнение заданий по шаблонам

Часто бывает так, что к нам постоянно приходят одни и те же задания, которые мы как под копирку постоянно используем.
В этом случае имеет смысл использовать шаблоны заданий. Открыть их можно в подсистеме "Техническая поддержка - > Шаблоны заданий" и работают они аналогично шаблонам, которые создаются по расписанию, за исключением типа шаблона.
Вот пример шаблона, все жизненно:
Заполнение шаблона
А вот вкладка чек-лист:
Чек-лист шаблона

Создадим задание и заполним его по шаблону:
Кнопка выбора шаблона

Ну и вот он в списке шаблонов (если снять в шаблоне "Активность", то его не будет видно в списке"). После выбора шаблона документ перезаполняется данными шаблона.

Важно! Если реквизит в шаблоне не будет заполнен, то он не очистится в документе при заполнении. Это позволит частично заполнить задание вручную, а потом выбрать шаблон и заполнить задание полностью. Либо использовать несколько шаблонов для заполнения одного задания.

Создание повторяющихся/периодических заданий по расписанию

В работе бывает необходимо создавать периодические инциденты. Примеров на эту тему можно привести много.

  • Проверка создания бэкапов
  • Ежемесячное создание планов закупки, бюджетов
  • Регламентная "чистка" системных блоков от пыли
  • ...

И их можно приводить и приводить. Т.к. мы часто делаем однотипные дела с заданным интервалом.

В нашем решении есть возможность учитывать такие задачи. Т.е. завести шаблон регламентной задачи, заполнить основными реквизитами, указать расписание создания и на выходе получим задачи, которые создаются автоматически!

Итак, открываем справочник "Шаблоны заданий" и создаем новый элемент с указанием типа шаблона "Регламентное задание": Создание повторяющегося шаблонаЗдесь можно заполнить основные реквизиты заданий, которые будут созданы, а также расписание создания, списка наблюдателей, чек-листа и т.д. Они будут установлены при создании нового задания из шаблона.

При этом автоматически созданные задания будут так же, как и обычно созданные, рассылать уведомления исполнителю, наблюдателю и инициатору.

Тут же можно увидеть, когда последний раз запускалось автоматическое создание заданий для данного шаблона.

Галочка "Активность" позволяет включить, или выключить создание по этому шаблону. Если галочка снята, то создание заданий по данному шаблону производиться не будет.

Реквизит "Видимость шаблона" имеет три положения:

  • Общий - будет виден всем пользователям;
  • Личный - доступен только пользователю, который создал шаблон;
  • Группы пользователей - доступен для выбранной группы пользователей.

Проверка на необходимость создания заданий по шаблону и соответствия расписанию выполняется по умолчанию каждую минуту и если проверка показывает, что настало время создания согласно расписанию, то происходит создание по шаблону. Так же эту проверку можно запустить самостоятельно вручную из списка заданий.

Создание заданий на основании этих шаблонов происходит с помощью соответствующего регламентного задания "Автоматическое создание регламентных заданий по шаблонам".

Внимание! Если по какой-то причине регламентное задание не работает и не создает задания на основании шаблонов, то необходимо проверить расписание регламентного задания по ссылке выше. Иногда на файловых базах бывает проблема, когда регламентное не выполняется, помогает простое открытие регламентного задания изменение пары реквизитов и его запись.


Автоматическое назначение исполнителя

В конфигурации реализован механизм, который позволяет автоматически назначать исполнителя в документе Задание. Для того, чтобы начать пользоваться им нужно в первую очередь заполнить необходимые реквизиты у пользователя.

Настройка пользователя

Основные реквизиты пользователя для автоназначения

  • Участие в автоназначении исполнителей - включите флажок, для того чтобы определить участвует ли этот пользователь в автоназначении заданий или нет.
  • График - заполните для того, чтобы иметь возможность автоназначения с учетом графиков рабочего времени.
  • Линия поддержки - заполните для автоназначения из фиксированной группы.
  • Местоположение - заполните для автоназначения с учетом того, откуда задание/проблема.
Возможен сценарий автоназначения пользователя по сервисам, в зависимости от компетенции пользователя (компетенцию, необходимо создать в разделе "Справочники" -> "Компетенции"). В этом случае компетенция должна быть указана у пользователя и сервиса. 

Создание компетенции

Компетенция пользователя 
Настройка компетенции в сервисе
После заполнения реквизитов пользователя, нужно создать новое правило событий.

Правило событий
Далее, нужно создать действие правила события.

Действия правила событий

Правила автоназначения исполнителей

  • Исполнитель с наименьшей нагрузкой - будет назначен исполнитель, у которого наименьшая нагрузка.
  • Исполнитель с наименьшей нагрузкой из фиксированной группы - будет назначен исполнитель, у которого наименьшая нагрузка в указанной группе.
    • Группа пользователей - справочник Группы пользователей.
    • Линия поддержки - справочник Линии поддержки.
    • Пользователь - справочник Пользователи.
  • Исполнитель с наименьшей нагрузкой из фиксированной линии поддержки - будет назначен исполнитель с наименьшей загрузкой из указанной линии поддержки.
  • Ответственный за сервис - в качестве исполнителя, будет назначен пользователь или группа пользователей, которая указана ответственной за установленный в задании сервис (при его заполнении).
  • Фиксированная группа исполнителей - в качестве исполнителя, будет назначена указанная группа пользователей.
    • Группа пользователей - справочник Группы пользователей.
    • Линия поддержки - справочник Линии поддержки.
    • Пользователь - справочник Пользователи.
  • Фиксированный исполнитель - в качестве исполнителя, будет назначен указанный пользователь.
Настройки завершены.

Автоназначение исполнителя




Выполнение одной задачи несколькими исполнителями

Часто бывает так, что задачу нельзя выполнить одному сотруднику и необходимо задействовать совместные усилия.
Такие задачи тоже можно решать в конфигурации. Для этого необходимо на основании одной задачи создать подзадачи.

1. Задача изначально:
Создание подзадачи
2. Разделяем на несколько

Создание подзадачи

Теперь у каждого сотрудника свое задание. После выполнения двух дочерних заданий, основное задание можно закрыть.

Распределение прав доступа

Для реализации ограничения прав доступа предназначены специальные объекты конфигурации - Роли. Роль определяет, какие действия, над какими объектами метаданных может выполнять пользователь, выступающий в этой роли. В процессе ведения списка пользователей каждому пользователю ставится в соответствие одна или несколько ролей. Для ограничения доступа к данным на уровне записей и полей, существуют действия над объектами, хранящимися в базе данных (справочниками, документами и т.д.), отвечающие за чтение или изменение информации.

В подсистеме Service Desk, есть различные варианты работы с заданием. Для того, чтобы пользователь мог работать в упрощенной форме документа и видел только свои задачи необходимо установить следующий набор ролей:

  • Базовые права БСП;
  • Базовые права УФ;
  • Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
  • Запуск веб-клиента;
  • Запуск толстого клиента;
  • Запуск тонкого клиента;
  • Добавление заданий;
  • Чтение заданий.

При таком наборе прав пользователю будет доступен минимальный функционал, который позволит только создавать новое задание.


Так видит документ задание инициатор.

Форма документа задание для инициатора

Для того, чтобы пользователь мог выполнять задания, нужно что бы был следующий набор ролей:

  • Базовые права БСП;
  • Базовые права УФ;
  • Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
  • Выполнение заданий;
  • Добавление заданий;
  • Запуск веб-клиента;
  • Запуск толстого клиента;
  • Запуск тонкого клиента;
  • Чтение дополнительных отчетов и обработок;
  • Чтение заданий.

Так видит документ задание исполнитель.


Для того, чтобы пользователь мог распределять задания, необходимо назначить следующие роли:

  • Базовые права БСП;
  • Базовые права УФ;
  • Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
  • Выполнение заданий;
  • Добавление заданий;
  • Запуск веб-клиента;
  • Запуск толстого клиента;
  • Запуск тонкого клиента;
  • Просмотр не распределенных заданий;
  • Распределение заданий;
  • Чтение дополнительных отчетов и обработок;
  • Чтение заданий.

В этом случае пользователь сможет распределять задания между исполнителями.

Следует учесть, что после того, как исполнитель будет назначен и текущий пользователь не будет этим исполнителем, задание пропадет из формы списка. Связано это с тем, что у пользователя недостаточно прав на просмотр чужих заданий.
Очень часто, необходимо распределять задания между подчиненными и при этом видеть его задание в списке. Для этого есть два способа:

1. Пользователю можно добавить подчиненного или группу подчиненных;

В этом случае пользователю будут видны задания подчиненных.


2. Добавить пользователю роль "Просмотр чужих заданий". Список ролей:

  • Базовые права БСП;
  • Базовые права УФ;
  • Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
  • Выполнение заданий;
  • Добавление заданий;
  • Запуск веб-клиента;
  • Запуск толстого клиента;
  • Запуск тонкого клиента;
  • Просмотр не распределенных заданий;
  • Просмотр чужих заданий;
  • Распределение заданий;
  • Чтение дополнительных отчетов и обработок;
  • Чтение заданий.

В этом случае, в форме списка будут отображаться и чужие задания.

Для наблюдателей можно установить следующие роли:

  • Базовые права БСП;
  • Базовые права УФ;
  • Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
  • Запуск веб-клиента;
  • Запуск толстого клиента;
  • Запуск тонкого клиента;
  • Чтение заданий.

Форма документа задание наблюдателя.


Каждому пользователю может быть назначены роли, которые в совокупности образуют его персональные настройки прав доступа. Они могут быть как для чтения, так и для редактирования.

Динамические приоритеты

Требования:

  • Версия программы 3.1.3.15 и выше.

При расчете приоритета задания, указания таких реквизитов, как "Важность" и "Срочность", возможна ситуация, когда при прочих равных, требуется выделить задания по какому - либо дополнительному признаку: например, задачи от конкретного инициатора (директора или важного контрагента) могут иметь самый наивысший приоритет. Но что делать, если уже есть задачи с критическими приоритетами, но при этом требуется и среди них определить, за какую задачу приступать немедленно? А если такие задания могут поступать периодически? В данном случае, на помощь могут прийти динамические приоритеты. Ниже рассмотрим, как работать с этим механизмом.

Прежде всего, необходимо убедиться, что данный функционал включен и настроен. Для этого необходимо перейти в раздел "Администрирование" - "Настройки параметров учета", и для раздела "Service Desk" включить флаг "Использовать динамические приоритеты" (Рис.1). Тут же, можно установить вес каждого из видов приоритетов (по умолчанию эти значения уже заполнены).

Рис.1.png

После того, как данный флаг будет установлен, у таких справочников, как "Группы заданий", "Карточки номенклатуры", "Категории заданий", "Контактные лица", "Контрагенты", "Места хранения", "Организации", "Подразделения", "Пользователи", "Потенциальные клиенты", "Проекты", "Процессы", "Сервисы", "Сотрудники", "Способы создания заданий", "Типы процессов", "Услуги", "Физические лица", "Этапы процессов" станет доступен реквизит "Вес", а в карточке документа "Задание" будут доступны два реквизита "Вес" и "Общий вес" (Рис.2):

Рис.2.png

Далее, необходимо в карточках тех инициаторов (либо карточках мест хранения, сервисов и/или услуг и т.д.), задания которых потребуют в дальнейшем первоочередного внимания, необходимо указать соответствующий вес (Рис.3):

Рис.3.png

После заполнения соответствующих реквизитов перечисленных выше справочников, механизм будет работать следующим образом: при каждой записи документа "Задание" программа будет проверять все указанные в задании реквизиты, и, если для конкретного реквизита документа, в его карточке заполнен реквизит "Вес", то "Общий вес" задания будет равен сумме всех значений весов реквизитов. Кроме того, у самого задания также возможна настройка его собственного "Веса". Реквизит "Общий вес" в карточке документа "Задание" является "вычисляемым" и не доступен пользователю для редактирования.

Пользователю, ответственному за распределение (либо выполнение) заданий достаточно лишь выполнить сортировку в форме списка документа "Задание" по полю "Вес"(общий), чтобы выстроить задания по убыванию (либо возрастанию) приоритета (Рис.4):

Рис.4.png

Очередь выполнения заданий

Требования:

  • Версия программы 3.1.3.15 и выше.

Возможны ситуации, при которых, перед назначением исполнителя в задании, либо ином контроле исполнителя, необходимо получить информацию о том, над каким именно заданием сейчас работает пользователь, в какие сроки он закончит работу над очередным заданием, какое задание пользователь будет выполнять следующим в его списке заданий и т.д. Для работы с очередью выполнения заданий и предназначен следующий механизм: он позволяет устанавливать и просматривать очередность выполнения заданий исполнителями.

Прежде всего, необходимо убедиться, что данный функционал включен и настроен. Для этого необходимо перейти в раздел "Администрирование" - "Настройки параметров учета", и для раздела "Service Desk" включить флаг "Использовать очередь выполнения заданий" (Рис.1).

Рис.1.png

При первом включении данного флага, программа предупредит, что для всех исполнителей заданий будут заполнены их очереди выполнения, и при большом количестве заданий, находящихся в работе у пользователей, это может занять некоторое время. Необходимо согласиться с данным предупреждением и дождаться окончания данной процедуры. Важно отметить, что при первом заполнении очереди выполнения, все задания, находящиеся в работе у пользователя, будут помещены в очередь по их дате создания, т.е. задание с самой ранней датой создания будет помещено первым в очереди.

После включения механизма, для пользователей, которые указаны в заданиях как текущие исполнители, становится возможным просмотр номера в очереди выполнения каждого назначенного ему задания, находящегося в работе (Рис.2):

Рис.2.png

а у пользователей, имеющих роли "Распределение заданий" либо "Полные права" еще и возможность управления очередью для своих заданий и заданий своих подчиненных пользователей (Рис.3):

Рис.3.png

Рассмотрим команды управления очередью выполнения:

  • В начало очереди - перемещает текущее задание в начало очереди выполнения текущего исполнителя, для остальных заданий в этой очереди будет выполнен пересчет номеров в очереди;
  • Вверх в очереди - перемещает текущее задание на один номер выше в очереди выполнения текущего исполнителя, соответственно, задание, занимавшее ранее место выше в этой очереди будет смещено на один номер вниз в очереди;
  • Вниз в очереди - перемещает текущее задание на один номер ниже в очереди выполнения текущего исполнителя, соответственно, задание, занимавшее ранее место ниже в этой очереди будет смещено на один номер вверх в очереди;
  • В конец очереди - перемещает текущее задание в конец очереди выполнения текущего исполнителя, для остальных заданий в этой очереди будет выполнен пересчет номеров в очереди.

При следующем назначении исполнителя в новом или ранее созданном задании, находящемся в работе, это задание помещается в очередь выполнения текущего исполнителя последним, а при выполнении задания, это задание "покидает" текущую очередь выполнения, и у оставшихся в очереди заданий выполняется пересчет номеров в очереди. При возможном "возвращении" задания на доработку, такое задание будет помещено последним в очередь выполнения текущего исполнителя.

Для работы с очередью выполнения заданий, а также просмотра плановых сроков выполнения заданий, находящихся в работе, предназначена обработка "Планирование выполнения заданий", которую можно открыть из раздела "Service Desk" - "Сервис" (Рис.4):

Рис.4.png

Для работы с обработкой необходимо наличие роли "Выполнение заданий" (будет доступен только просмотр очереди выполнения своих заданий и заданий своих подчиненных), либо ролей "Распределение заданий" или "Полные права" (будут доступны команды управления очередями выполнения для своих заданий и заданий своих подчиненных).

В группе колонок "План" расположены плановая дата начала работ, плановая длительность выполнения задания, плановая дата окончания работ. Алгоритм расчета дат следующий: для первого в очереди выполнения задания в качестве плановой даты начала работ используется реквизит документа "Задание" "Дата начала выполнения работ" (если заполнен), либо реквизит "Дата создания" (если "Дата начала выполнения работ" не заполнен). Плановая дата окончания рассчитывается как плановая дата Начала + плановая Длительность выполнения. Стоит обратить особое внимание, что все расчеты дат выполняются относительно рабочего графика, поэтому для корректного расчета дат график работы должен быть заполнен. Для второго и последующих в очереди выполнения заданий в качестве плановой даты начала выполнения используются плановые даты окончания выполнения предыдущих (вышестоящих) заданий. Если ответственный пользователь изменяет порядок в очереди для какого-либо задания, либо выполняет задание, то для заданий, расположенных ниже в очереди, будет заново произведен расчет порядка в очереди выполнения и плановых сроков. В случае, когда плановая дата окончания выполнения выходит за рамки времени, отведенных по SLA (указанного в реквизите документа "Задание" как "Крайняя дата выполнения"), то дата, указанная в поле "Окончание (по SLA)" подсвечивается красным цветом. Таким образом, обработка помогает управлять как очередью выполнения заданий, так и контролировать плановые сроки выполнения заданий.

Процессы Service Desk

Процессы являются важной составляющей ITIL и нашего решения, в котором предусмотрена подсистема "Техническая поддержка" (Service Desk). При плотном использовании данного функционала, без процессов не обойтись. Поэтому разберемся, как настраивать и использовать процессы Service Desk.

Перейдем в раздел "Техническая поддержка" -> "Процессы", откроем форму списка, которая содержит предопределенные и созданные процессы.



Откроем форму элемента процесса и рассмотрим реквизиты, которые находятся на форме. Вверху форму располагаются следующие поля:
 
  • Наименование - название процесса;
  • Вес - вес процесса, который будет задействован в автоподсчете общего веса задания.
Ниже располагается первая табличная часть "Этапы", содержащая этапы данного процесса. Слева располагаются этапы, которые будут задействованы в процессе. Также у каждого из этапов можно установить "Исполнителя по умолчанию", который будет автоматически становиться текущим исполнителем при переходе на данных этап. С помощью кнопки "Добавить" можно добавить новый этап, а кнопками (вверх\вниз) ранжировать их иерархию. Справа настраиваются переходы между этапами, например, осуществить переход с этапа "Новый" можно на этапы "Выполнение" и "Выполнено" (согласно настроенным переходам). 

Форма элемента "Процессы"

Следующая табличная часть "Возможные исполнители на этапах" содержит список исполнителей процесса, которые возможно будут являть текущими исполнителями на том или ином этапе. Это означает, что при переходе на этап, будет дана возможность выбора исполнителя из добавленных групп или пользователей в этой табличной части.



Закладка "Настройки" содержит ряд настроек процесса. Можно указать тип данного процесса, а также отметить необходимые чек-боксы для тонкой настройки.

  • Вывод прошлых исполнителей в списке выбора исполнителей - позволяет отобразить исполнителей, которые участвовали в задании на прошлых этапах;
  • Не использовать в задании - запрещает использовать этот процесс в заданиях;
  • Не изменять в задании - в заданиях, которые были созданы под этим процессом, нельзя будет установить другой процесс;
  • При переходах на этапы никогда не вводить комментарии - при переходах между этапами будет запрещено оставлять комментарии;
  • Добавлять нового инициатора в наблюдатели - при смене инициатора будет предложено добавить его в наблюдатели;
  • Не переходить на этапы выполнения без указания решения - нельзя выполнить задание, не указав решение данной задачи.



Табличная часть "Автоматическое выполнение" позволяет произвести настройку автоматического выполнения или завершения задания, у которого установлен данный этап. Обучающее видео.



Табличная часть "Наблюдатели" позволяет установить список пользователей, которые будут автоматически добавлены в наблюдатели, при использовании этого процесса в заданиях. 



На закладке "Схема" можно схематично отобразить, например, переходы между этапами процесса, а на закладке "Дополнительно" указать родительскую группу и добавить произвольный комментарий для справочной информации.


Цветовое оформление этапов процесса

Пользователи конфигурации "Управление IT-отделом 8" зачастую в большей мере используют программу, как Service Desk систему. Что подразумевает собой список, поступивших обращений, которые должны быть отработаны в соответствии со сроками SLA. В связи с этим сотрудникам технической поддержки приходится постоянно просматривать этот список. Каждая задача из списка в тот или иной момент может находится на определенном этапе. Для более удобного восприятия, этапы разделены цветовым оформлением. Это позволяет быстро определить на каком этапе находится задание на текущий момент. Однако стандартное цветовое оформление может одним быть по душе, а другим "резать" глаза. Поэтому мы приняли решения добавить две новых темы оформления для этапов процесса, при этом стандартная тема не удалена. Для того чтобы сменить оформление процессов, перейдем в раздел "Справочники" - "Этапы процессов". 

Форма списка этапов

На изображении выше видно, как выглядит стандартная тема оформления этапов. Теперь, чтобы изменить тему необходимо на панели команд нажать кнопку "Цвета" и выпадающем списке выбрать необходимый вариант оформления.

Выпадающий список

Выбрав вариант пастельной темы получим цветовое оформление этапов следующего вида:

Пастельная тема

Если выберем современную тему, то тогда этапы окрасятся в цветовую гамму следующего вида:

Современная тема

Таким образом, появилась возможность варьировать оформлением формы списка заданий.

Форма списка заданий

SLA (Service Level Agreement)

Соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement (SLA)) — термин методологии ITIL, обозначающий формальный договор между заказчиком (в рекомендациях ITIL заказчик и потребитель — разные понятия) услуги и её поставщиком, содержащий описание услуги, права и обязанности сторон и, самое главное, согласованный уровень качества предоставления данной услуги.

Это соглашение помогает регламентировать весь спектр услуг, оказываемых IT-отделом как внутри одной компании, так и внешним клиентам.

В конфигурации есть поддержка SLA.

 Список ролей для работы с подсистемой "SLA".
  • Добавление и изменение SLA;
  • Добавление изменение цен сервисов; 
  • Чтение SLA. 

Соглашение SLA

Соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement (SLA)) — термин методологии ITIL, обозначающий формальный договор между заказчиком (в рекомендациях ITIL заказчик и потребитель — разные понятия) услуги и её поставщиком, содержащий описание услуги, права и обязанности сторон и, самое главное, согласованный уровень качества предоставления данной услуги.

SLA используется внутри организации для регулирования взаимоотношений между подразделениями, а также является основным инструментом непрерывной оценки и управления качеством предоставления услуг аутсорсинга специализированной организацией — аутсорсером.

Как правило, термин SLA используется применительно к ИТ и телекоммуникационным услугам. В таком соглашении может содержаться детальное описание предоставляемого сервиса, в том числе перечень параметров качества, методов и средств их контроля, времени отклика поставщика на запрос от потребителя, а также штрафные санкции за нарушение этого соглашения. Для того, чтобы соблюсти SLA, поставщик услуг в свою очередь заключает операционное соглашение об уровне услуг (OLA, operational-level agreement) с другими внутренними подразделениями, от которых зависит качество предоставления услуг.

В идеале, SLA определяется как особый сервис. Это позволяет сконфигурировать аппаратное и программное обеспечение для максимизации способности удовлетворять SLA.

В конфигурации данный документ используется для:

1) Ведения списка соглашений с клиентами

2) На основании данных этого документа в документах "Задание", где выбран документ SLA автоматически подсчитывать время реакции и время закрытия задачи оговоренное в SLA

В этом окне производится управление всеми соглашениями об уровне предоставления услуг. К одному ИТ-отделу может относиться несколько таких соглашений. Отсюда же можно создать новое соглашение.

Соглашение SLA

Также мы можем посмотреть подробную информацию по соглашению, щелкнув по нему два раза в списке.

Соглашение SLA

Здесь мы можем выбрать организацию, к которой относится ИТ-отдел, организацию клиента (причем она может быть как внешняя (контрагент), так и внутренняя (организация)), договор в рамках которого будет действовать данное соглашение и период действия соглашения. Также в этом документе есть возможность указать сервис, уровень сервиса, график и исполнителя по умолчанию. При желании Вы можете присоединить файл к соглашению.

Сервисы SLA

Сервисами называется комплекс ИТ-услуг, оказываемых клиенту.

Допустим под сервисом "Доступ в интернет" можно понимать комплекс услуг: установка Skype, настройка роутера/модема и т.д.

Список сервисов

Сервис

При этом каждая услуга привязывается к определенному процессу.

Эти сервисы (услуги) вытекают из SLA.

Услуги сервиса

Услуги сервиса - это ITIL услуги, предоставляемые в рамках определенного сервиса. Другими словами организация, которая предоставляет сервис по обслуживанию компьютерной техники, предлагает клиенту ряд услуг. Как правило, эти услуги нематериальны, например:

  • Аппаратный или программный ремонт компьютера;
  • Консультирование;
  • Удаленное сопровождение;
  • Изменение ПО.
На вкладке "Основное", заполняются основные реквизиты справочника.

Настройка услуги

На вкладке "Тарифы" заполнены тарифы по услуге. 

Вкладка тариф

Тарифы создаются документом "Установка цен услуг".

Установка цен услуг

Установка цен услуг SLA

Документ позволяет зафиксировать стоимость единицы услуги в указанном тарифе.
Установка цен услуг

При этом установленные цены можно посмотреть в отчете "Прайс-лист".

Отчет "Прайс-лист"
Установленные цены пригодятся нам в документе "Наряд на работы". При выборе сервиса, услуги и тарифа цена в наряде будет установлена автоматически.

Уровни реакции и выполнения

Уровни реакции и выполнения позволяют задать различные варианты расчета времени реакции и времени решения. Есть несколько вариантов расчета:

1. Независимый - можно ввести произвольные значения времени реакции и времени решения.

Независимый вариант расчета
2. Вычисляемый - время рассчитывается динамически по формулам. Вычисляемые сроки>>

Вычисляемый вариант расчета
3. Зависит от времени поступившего задания - время рассчитывается в введенном диапазоне.

Время расчета зависит от времени поступившего задания
4. Зависит от дня месяца поступившего задания - время рассчитывается в введенном диапазоне дней.

Время расчета зависит от дня месяца поступившего задания
5. Зависит от приоритета поступившего задания - время рассчитывается в зависимости от приоритета задания, которое пришло.

Вариант расчета зависит от приоритета поступившего задания
6. Зависит от дня недели поступившего задания - время рассчитывается в зависимости от приоритета задания, которое пришло.

Вариант расчета зависит от дня недели поступившего задания

Справочник "Тарифы"

Справочник предназначен для ведения ценовых групп тарифов для сервисов.
Например тариф "Особый" может быть использован для определения одной категории цены сервисов, а тариф "Стандарт" для другой.

Тарифы сервисовГрубо говоря это категории наших цен, которые используется в соглашениях SLA.

Вычисляемые сроки

Справочник позволяет выполнить расчет сроков фактических показателей уровня сервиса. Механизм довольно гибкий, с возможностью вывода примера расчета.

Вычисляемые сроки

Основные реквизиты:

  • Добавить\Вычесть - выполняет добавление\удаление от указанного значения.
  • Месяцев - добавление\удаление указанного количества месяцев.
  • Недель - добавление\удаление указанного количества недель.
  • Дней - добавление\удаление указанного количества дней.
  • Часов - добавление\удаление указанного количества часов.
  • Минут - добавление\удаление указанного количества минут.
  • Вариант - реквизит, который переводит вычисленную дату к одному из трех значений:
    • Не изменять - не изменяет вычисленную дату.
    • Конец периода - приводит вычисленную дату к концу дня. Пример: 01.09.2019 23:59:59.
    • Начало периода - приводит вычисленную дату к началу дня. Пример: 01.09.2019 0:00:00.
  • Периодичность - может принимать одно из следующих значений периода расчета: месяц, неделя, день, час, минута.

Управление временем сотрудников и работами по заданиям

В данной главе описана работа с документами, которые позволяют отслеживать и управлять временем сотрудников.

 Список ролей для работы с подсистемой "Управление временем сотрудников".
  • Добавление и изменение нарядов на работы;
  • Чтение нарядов на работы;
  • Добавление и изменение графиков работы;
  • Чтение графиков работы.

Наряды на работы

Наряд на работы - документ, который фиксирует фактическое время работы сотрудников.

Наряды на работы обычно создаются на основании поступившего задания, но может и использоваться сам по себе. Выглядит совместное использование следующим образом: с начала поступает задание, а затем на его основании создается "Наряд на работы".

Создание на основании задания

 Но эта схема не является обязательной. Благодаря гибкости системы Вы можете создать "Наряд на работы" как самостоятельный документ, не привязанный к заданиям. 

Форма списка "Наряд на работы"

Список нарядов на работы

В этом списке документов Вы можете увидеть все наряды на работы и некоторую информацию по ним.

Наряд на работы

Окно наряда на работы

В окне наряда на работы Вы можете увидеть и изменить подробную информацию по конкретному факту работы пользователей отдела. Наряд на работы может быть создан на основании "Задания" с автоматическим заполнением данных.  

На основании документа "Наряд на работы" можно создать документы "Лист учета рабочего времени" и "Учет денежных средств".


Листы учета рабочего времени

Листы учета рабочего времени создаются на основании документа "Наряд на работы" и служит для цели обобщения работ по конкретному клиенту за период.

Лист учета рабочего времени

Документ не дает никаких движение и позволяет на основании создать оплату нарядов "Учет денежных средств", а в форме списка документа будет видно оплачен ли данный лист учета или нет. Так же содержит печатную форму ЛУРВ:

r239.png

Использование Канбан (Kanban) и Скрам (Scrum) в конфигурации

Канбан-доска - это один из вспомогательных инструментов, который используется при управлении разработкой. Подобные доски рассматриваются как вариация на тему традиционных канбан-карточек. Конфигурация имеет такой функционал, пример, как это выглядит в нашем решении. 


 Список ролей для работы с подсистемой "Канбан-доска".
  • Добавление и изменение спринтов.

Как использовать Канбан?

Прежде всего необходимо включить его в настройках.
Идем в Администрирование > Настройки параметров учета > Service Desk.
Там нажимаем галочку "Использовать канбан" и жмем кнопку "Применить".

После этого будут включены настройки по использованию Канбан-доски.
Включение Канбан

В частности:
  1. Появится справочник в НСИ: Справочники > Service Desk > Группы канбан-доски.
  2. В подсистеме Техподдержка появится пункт Канбан со спринтами.
  3. В форме документа "Задание" появится реквизит "Спринт".
  4. В форме списка документа "Задание" появится вкладка представления заданий в виде Канбан-доски.
Отредактируем список групп канбан-доски. Т.е. группы, которые выводятся на самой доске.
Группы канбан-доски
Принцип вывода на доске, следующий: группы канбан-доски, содержат список этапов процессов. Каждая задача в определенный момент времени находится на каком-то этапе и соответственно попадает в какую-то из колонок канбан-доски.
Сама группа может как выводиться, так и не выводиться (кнопки поля "Отображать"), так же можно выводить не все задачи, а только их некоторое количество. При этом должна быть включена галочка "Использовать лимит задач и выводить первые N задач". Порядок отвечает за приоритет вывода групп (от меньшей к большей).
После настройки групп, можно переходить к работе с доской.

Работа с канбан-доской

Канбан-доска выглядит вот так:

Канбан-доска

Доска разбита на несколько групп (столбиков) в каждой из которой отображается ее название и количество заданий в группе. Если использован лимит вывода, то отображается только первые задачи, а рядом общее количество. Каждый столбик-группу можно настроить и определить что туда выводить.
Каждая карточка - это отдельная задача на доске. Они упорядочены в следующей последовательности:
  1. Сначала не выполненные;
  2. Затем сортировка по критичности (Критический/Высокий/Средний/Низкий/Очень низкий);
  3. Затем по крайней дате завершения (если она есть). Если дата наступила (задание просрочено), то чем больше просрочено, тем выше будет карточка задачи, если дата не наступила, то чем ближе крайняя дата к текущей, тем выше будет задание.
  4. В последнюю очередь сортировка идет по дате задания.
Сама карточка задания содержит следующие реквизиты:
  • Отметка задания (если есть)/ Спец значок, который может быть выведен в задании. На рисунке в группе "Новые" четвертый сверху.
  • Номер задачи (кликабелен) и позволяет открыть документ "Задание".
  • Наименование процесса.
  • Текущий инициатор или признак отсутствия инициатора (кликабелен). При нажатии можно выбрать инициатора.
  • Изображение текущего этапа (картинка) (кликабелен). При нажатии можно перевести на следующий этап и соответственно задание может "переехать" в другую группу на канбан-доске.
  • Далее, тема задания. Выводится в полном виде.
  • Внизу значки включен/не включен в текущий спринт (кликабельно). Если активных спринтов несколько будет предложено выбрать, если же активный всего один, то задание будет включено без вопросов.
  • Если у задания есть описание, то появляется иконка с текстом. При наведении отображается описание в текстовом виде.
  • Признак вложенных файлов. Есть ли в задании вложения.
  • Если в задании прогресс задания изменен и отличен от нуля, то здесь будет отражен процент решения задания.
  • Если в задании была переписка, то будет отражен значок чата и указано количество сообщений в чате.
  • Если задана "Крайняя дата завершения задачи", то она отобразиться в правом нижнем углу.
  • Слева, у карточки задания отображена полоска шириной в 2 пикселя. Ее цветом можно управлять. Для этого необходимо открыть этап процесса и в нем указать цвет рамки канбан-доски.
Так же задания в таком виде отображают просроченные (цветом, заданным в настройках) и подсвеченные задачи (цветом, заданным в настройках). Еще стоит сказать, что верхняя панель отборов, так же работает и в форме канбан-доски. Можно сделать отбор, например, по текущему спринту, или исполнителю.
Обратите внимание, что подсистема по умолчанию заполняет группы канбан-доски таким образом, что отображаются выполненные задания (когда исполнитель выполнил задание с его точки зрения, но инициатор еще их не принял), а завершенные не отображаются (когда в выполненных заданиях в течении какого-то времени не было изменений), их можно включить в группах канбан-доски.

Добавляем настраиваемые группы (столбики) на канбан-доске

У пользователей есть возможность переопределить группы (столбики) в канбан-доске.
Иногда это необходимо для выполнения разных вещей, которые могут в той или иной степени сделать использование нашей конфигурации более интересной.
Например, сделать отдельную доску для публикации статей в базу знаний.
А там группы будут, например: Запланированы, В работе, Вычитка, Выполнено.

Есть несколько вариантов отборов в каждом из столбце и при настройке это надо учесть:

Вариант №1. Использовать список этапов в отборах

В этом случае в столбец попадут этапы по заданиям, которые указаны в табличной части.
Пример:
Бэклог
Т.е. в этот столбик попадут все задачи, которые находятся на этапе Бэклог и будет все это выглядеть вот так:

Backlog на канбан-доске

Вариант №2. Использовать запрос в отборах.

В этом случае в столбец попадут те данные, которые будут указаны по заданиям, которые указаны в табличной части.
Пример настройки:
Настройка отборов
Это более сложный вариант настройки, но с помощью него можно добавиться более гибких отборов. Например, отобрать дополнительно по инициатору или процессу. Этот вариант более сложный, но "умеет" больше, чем первый.

Важно! Вид группы "Отборы" работает медленнее, чем "Этапы". Учитывайте эту особенность при работе и если вы можете сделать группу через Этапы сделайте это.



Создание спринта, добавление заданий в спринт, отчеты по спринтам

Напомним, что же такое спринт:

Спринт — итерация, в ходе которой создаётся функциональный рост программного обеспечения. Жёстко фиксирован по времени. Длительность одного спринта от 2 до 4 недель. В отдельных случаях, к примеру согласно скрам-стандарту компании Nokia, длительность спринта должна быть не более 6 недель. Тем не менее, считается, что чем короче спринт, тем более гибким является процесс разработки, релизы выходят чаще, быстрее поступают отзывы от потребителя, меньше времени тратится на работу в неправильном направлении. С другой стороны, при более длительных спринтах команда имеет больше времени на решение возникших в процессе проблем, а владелец проекта уменьшает издержки на совещания, демонстрации продукта и т. п. Разные команды подбирают длину спринта согласно специфике своей работы, составу команд и требований, часто методом проб и ошибок. Для оценки объёма работ в спринте можно использовать предварительную оценку, измеряемую в очках истории. Предварительная оценка фиксируется в бэклоге проекта.

Для того, чтобы создать спринт необходимо открыть подсистему Техническая поддержка > Канбан > Спринты.
По умолчанию эта форма выводит не завершенные спринты. Если хотите увидеть все спринты нажмите на флажок восклицательный знак в командной панели формы.
Форма отображает: признак закрытия спринта (флаг), название спринта, даты начала и окончания, количество выполненных заданий в спринте и общее количество заданий спринта.
Создаем спринт и заполняем его:
Спринт

Спринт создан, теперь добавим в него задания, из которых он будет состоять. Это можно сделать двумя способами:
  1. Из формы списка задания, щелкнув правой кнопкой по задаче, которую хотим включить в спринт и выбрав пункт "Добавить в спринт".
    Добавление в спринт
  2. В форме канбан-доски. В ней щелкаем на белый кружочек, с подсказкой "Добавить в спринт".
    Добавление в спринт из канбан-доски
Так же из формы спринта можно сформировать отчеты. Вообще, реквизит спринт доступен во всех отчетах подсистемы "Service Desk", единственное, необходимо настроить вывод спринтов так, как вам это необходимо (в группировках, или отдельными реквизитами).

Отчет "Светофор"

СRM - подсистема

CRM система управления взаимоотношениями с клиентами - модель взаимодействия, основанная на теории, что центром всей философии бизнеса является клиент, а главными направлениями деятельности компании являются меры по обеспечению эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей.

В нашей конфигурации предусмотрена подсистема "CRM". Работа данного функционала схожа с работой подсистемы "Техническая поддержка". Инциденты, поступившие в Service Desk, поэтапно обрабатываются специалистами и доводятся до логического завершения. В CRM все обстоит точно также, чтобы в этом убедиться схематично рассмотрим работу подсистемы:

Схема работы CRM

Что мы видим? Как и у системы обработки инцидентов, цель CRM аналогична, довести обращение до завершения, а именно, это потенциального клиента перевести в статус клиента. Следовательно, механизм технической поддержки полностью подходит для создания ЦРМ, за исключением добавления в работу новой сущности "Потенциальные клиенты". Разберем настройку, на примере.

Первым делом, что необходимо сделать - это создать процесс и настроить его этапы, по которым будем работать с обращениями потенциальных клиентов. Перейдем в ("Справочники"->"Service Desk"->"Процессы") и создадим новый процесс "Проявление интереса".
Создание процесса

Согласно схеме, представленной выше, настроим этапы процесса следующим образом:
  • Новый - новое обращение (возможен переход на этапы "Выбор", "Отказ").
  • Выбор - потенциальный клиент стоит перед выбором продолжения взаимоотношений (возможен переход на этапы "Выставление счета", "Отказ").
  • Выставление счета - потенциальный клиент продолжил взаимоотношения и ожидает счета на оплату (возможен переход на этапы "Оплачен", "Отказ").
  • Оплачен - счет оплачен (возможен переход на этап "Ожидание документов").
  • Ожидание документов - ожидаем закрывающих документов (возможен переход на этап "Клиент").
  • Клиент - потенциальный клиент переведен в статус клиента (возможен переход на этап "Работа по договору").
  • Работа по договору - работаем с клиентом по заключенному договору (возможен переход на этап "Выставление счета" в случае истечения срока действия заключенного договора).
  • Отказ - клиент отказался вести взаимоотношения на этапах ("Новый", "Выбор", "Выставление счета").

Этапы процесса

После переходим к созданию новой учетной записи, на которую будем получать обращения потенциальных клиентов ("Администрирование" -> "Учетные записи электронной почты"). Стоит заметить, что при использовании подсистемы "CRM" необходимо иметь минимум две учетные записи. Одну использовать для создания заданий на основе инцидентов, а другую для работы с "CRM".

Создание учетной записи

Следующий шаг, это настройка правил событий. Перейдем в ("Справочники" -> "Правила событий") и создадим/скопируем правило событий "Электронное письмо входящее (запись)" для создания заданий(обращений) на основе входящей электронной почты. 

Создание правила событий

Заполним реквизиты и добавим новый элемент отбора ("Учетная запись" = "CRM"), таким образом при получении почты на почтовый адрес, указанный в данной учетной записи, будет отрабатывать действие к настройке, которого перейдем далее.

Действие правила событий

Скопируем действие правил событий, которое используется для создания заданий на основании почтовых обращений и изменим его. На закладке "Значения заполнения" изменим реквизиты в соответствии с рисунком выше. Очень важный реквизит в данном случае "процесс", созданный нами ранее и в соответствии, с которым далее будет разделение на "инциденты" и "проявленный интерес" потенциальных клиентов.
На закладке "Инициаторы" необходимо выставить приоритет поиска инициаторов при записи входящего письма. 

Приоритет инициаторов

Обратите внимание, что сущность "Потенциальные клиенты" находится вверху списка, а также выбрана в поле "Создавать инициатора с типом, если он не найден". При таких настройках после создания задания, потенциальные клиенты будут добавлены в одноименный справочник. 

Справочник "Потенциальные клиенты"

Для более удобной работы с подсистемой "CRM" можно использовать "Канбан-доску".  Перейдем в ("Техническая поддержка" -> "Группы канбан-доски") и добавим новые группы, которые будут отображаться на канбан. 

Группы канбан-доски

При создании группы, важно не забывать выставлять реквизит "Отображать" в положение "Да" иначе на канбан-доске она не будет отображаться.

Реквизит "Отображать"

 После этого создаем новую канбан-доску и добавляем группы, которые создали ранее.

Создание канбан-доски

Результат канбан-доски "CRM".

Канбан-доска

Итог настройки подсистемы.
В документе "Задания" будут созданы задания на основании обращений потенциальных клиентов, поступивших на почту "CRM". Действием правил событий автоматически проставляются реквизиты задания. В справочник "Потенциальные клиенты" добавляется новая позиция и после чего можно приступить к работе с потенциальным клиентом.

Реквизиты задания

 Сортировкой по процессам, можно отделить инциденты от проявленных интересов.

Документ "Задания"


 Список ролей для работы с подсистемой "CRM".
  • Выполнение заданий;
  • Добавление заданий; 
  • Добавление изменение спринтов;   
  • Оценка заданий из электронных писем;   
  • Просмотр не распределенных заданий;   
  • Просмотр отчетов по заданиям;   
  • Просмотр чужих заданий;    
  • Распределение заданий;   
  • Управление процессами и этапами;   
  • Чтение заданий.  

Потенциальные клиенты

В подсистеме "CRM" находится справочник "Потенциальные клиенты" в нем содержатся организации, которые проявили интерес к нашему продукту и могут стать нашими клиентами.

Потенциальные клиенты

Форма элемента "Потенциальных клиентов" на закладке "Основное" может содержать следующие реквизиты: 

  • Организация;
  • Клиент (заполняется, если потенциальный клиент стал клиентом);
  • Местоположение;
  • Ответственный (выбирается сотрудник, отвечающий за работу с нашей стороны).

Форма элемента

Закладка "Адреса, телефоны" может содержать контактную информацию о потенциальном клиенте.


Контактная информация

На основе потенциального клиента, можно создать справочники "Контактное лицо" или "Контрагент". Также с потенциальными клиентами можно произвести ряд действий при нажатии на кнопку "Действий".

  • Запланировать взаимодействие;
  • Запланировать встречу;
  • Написать СМС;
  • Написать электронное письмо;
  • Позвонить.
Действия с потенциальными клиентами

Подраздел "Сервис"

Данная глава содержит описание дополнительных инструментов для работы в подсистеме "Service Desk".
 Список ролей, которые позволяют работать с подразделом "Сервис".
  • Добавление заданий;
  • Выполнение заданий.

Адресная книга

Обработка "Адресная книга" позволяет выводить список телефонных номеров и прочую контактную информацию сотрудников и контрагентов. Также отражена дополнительная информация:

  • Должность\Роли;
  • Организация\Подразделение;
  • Местоположение.


Адресная книга

Обработка позволяет формировать отчет по различным отборам.

Отчет "Адресная книга"

Диаграмма Ганта (по заданию/проекту)

Диагра́мма Га́нта — это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов. Используется в приложениях по управлению проектами. Первый формат диаграммы был разработан Генри Л. Гантом в 1910 году.


В конфигурации реализован функционал "Диаграмм Ганта (по заданиям/проектам)". Пример, диаграммы по заданию:

Диаграмма Ганта по заданиям

Пример диаграммы Ганта по проекту.

Диаграмма Ганта по проекту

Удаленное управление

Подсистема позволяет быстро подключаться к компьютерам пользователей.
В объектах  "Физические лица", "Места хранения", "Контрагенты", "Пользователи", "Контактные лица", есть дополнительная команда "Удаленное управление":

Удаленное управление

  При нажатии на нее открывается форма с подключением:

Форма подключения

Теперь можно нажать на кнопку "Запустить" и запустится внешнее приложение, которое позволит подключиться к конкретному пользователю используя внешнее ПО (Team Viewer, RAdmin и т.д.). Это позволяет быстро подключаться к удаленным компьютерам прямо из конфигурации, что сэкономит ваше время.

Внимание! Для того, чтобы подсистема работала на клиентском компьютере должны быть установлены программы для удаленного подключения (Team Viewer, RAdmin и т.д.).

А вот форма редактирования удаленного подключения:

Форма удаленного подключения

Можно выбрать параметры запуска и основные параметры. Если не понятно какие параметры использовать, нажмите на знак вопроса рядом с параметрами.
Справка

  Пути к внешним приложениям предопределены, но их можно изменить для каждого пользователя в его персональных настройках.

Настройки пользователя

Важно! Функционал доступен в редакции КОРП.

Управление проблемами

Согласно ITIL: Проблема – это неизвестная причина одного или более инцидентов. Одна проблема может породить несколько инцидентов.
В нашем решении реализован механизм управления проблемами ITIL.

Проблема может быть создана как из формы задания, так и из формы списка заданий (множественная). Проблема стоит НАД заданиями (инцидентами).

Создание проблемы из списка заданий

После создания открывается форма:

Документ "Проблема"

Где мы укажем краткое описание проблемы, список задач (инцидентов), которые участвуют в проблеме. Так же в проблеме может быть Исполнитель, а первоначально проблема имеет статус "Зарегистрирована". При этом статус на "Решена" изменить у проблемы нельзя без выполнения указанных дочерних инцидентов.

Так же есть возможность указать Решение для проблемы, тогда при добавлении задания в проблему, в самом задании появится возможность быстро выбрать решение в решениях так как будет видна связь.

Для дальнейшего анализа проблем есть отчет "Список проблем", который поможет проанализировать проблемы и выявить причины их появления.

Проектная деятельность и работа с проектами

Проекты в конфигурации используются как для планирования, так и для контроля выполненных работ.


В проекте есть плановые сроки и фактические.
Так же есть возможность указать круг ответственных лиц (инициатор, руководитель, ответственный, клиент) и участников (проектную группу) проекта. Есть возможность фиксировать фактические трудозатраты по проекту.


Чек-лист предназначен для отражения пунктов, которые необходимо выполнить в рамках проекта и это чисто информативная функция.

Табличная часть "Сервисы" отвечает за то, какие сервисы необходимо использовать для выполнения проекта.

В каждом задании (инциденте), есть возможность указать реквизит "Проект", это позволит в дальнейшем смотреть, например, диаграмму Ганта по проекту. Или видеть все задания, которые были выполнены в рамках этого проекта.

Причины отклонения от графика

Документ предназначен для фиксирования отсутствия пользователей или времени, когда сервисы не могут быть оказаны. Найти его можно в разделе: Техническая поддержка - Отклонения от графика.

Причины отклонения от графиков
Документ учитывается при автоматическом назначении исполнителя в документе "Задание".

Отчеты

В конфигурации используются отчеты для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Пример отчета:

Отчет

Формировать вывод информации в отчете, можно с помощью группы предопределенных или собственных отборов.

Группа отборов

Отборы

В расширенном виде настроек отчета, можно устанавливать нужные настройки: отборов, полей и сортировки, оформления, структурирования.
  
Настройки "Расширенный"


 Список ролей для работы с подсистемой "Отчеты".
  • Добавление и изменение вариантов отчетов;
  • Добавление и изменение личных вариантов отчета;
  • Использование универсального отчета;
  • Чтение вариантов отчета;
  • Просмотр отчета движения документа;
  • Добавление и изменение рассылок отчетов;
  • Чтение рассылок отчетов.

Список заданий

Отчет "Список заданий" ("Техническая поддержка" -> "Список заданий") позволяет отобразить список заданий. 

Отчет "Список заданий"


Загруженность сотрудников

Контролировать загруженность сотрудников можно с помощью одноименного отчета ("Техническая поддержка" -> "Загруженность сотрудников"). Отчет позволяет наглядно увидеть нагрузку сотрудника по часам, минутам и дням. 
Отчет "Загруженность сотрудников"

Вывод данных осуществляется на основе выбранных этапов задания. Каждый 
этап имеет свой цвет, в соответствии с этим цветом в отчете "Загруженность сотрудников" формируются цилиндрические показатели. 

  • Новый - красный;
  • Выполнение - черный;
  • Выполнено - зеленый и т.д.

Этапы

Оценки по заданиям за период

Отчет "Оценки по заданиям за период" ("Техническая поддержка" -> "Оценки по заданиям за период") позволят отображать результаты оценок в разрезе определенного периода. Данные в отчете выводятся в виде диаграммы с подробным списком заданий по каждой из оценок. 

Отчет "Оценки по заданиям за период"

Показатели ITIL

Отчет "Показатели ITIL" ("Техническая поддержка" -> "Показатели ITIL") отражает процентную информацию решенных заданий, согласно соглашению ITIL.

Пример отчета: 
Отчет "Показатели ITIL"

Просроченные задания

Отчет "Просроченные задания" ("Техническая поддержка" -> "Просроченные задания") выводит подробную информацию о просроченных заданиях.

Отчет "Просроченные задания"

Рейтинговый отчет

"Рейтинговый отчет" ("Техническая поддержка" -> "Рейтинговый отчет") отражает в виде диаграммы (вид диаграммы может быть изменен), информацию по количеству созданных заданий конкретным инициатором.  

Отчет "Рейтинговый"

Отчет "Светофор"

В отчете "Светофор" ("Техническая поддержка" -> "Светофор") отражена информация о заданиях, которые являются просрочены, находятся в работе, или переведены на этап выполнены. 

Отчет "Светофор"

Справка об исполнительской дисциплине

Отчет "Справка об исполнительской дисциплине" ("Техническая поддержка" -> "Справка об исполнительской дисциплине") отражает информацию, которая показывает, как дисциплинированно сотрудники выполняют свою работу.  

Отчет "Справка об исполнительской дисциплине"

Трудозатраты

В конфигурации трудозатраты по заданиям, отражаются в отчете "Хронометраж" ("Техническая поддержка" -> "Трудозатраты").  

Отчет "Хронометраж"

Список проблем

Отчет "Список проблем" ("Техническая поддержка" -> "Список проблем") отражает подробную информацию о созданных проблемах.   

Отчет "Список проблем"

Прайс-лист

Отчет "Прайс-лист" ("Техническая поддержка" -> "Прайс-лист") отражает цены тарифов на услуги. 

Отчет "Прайс-лист"

Анализ опроса

Отчет "Анализ опроса" ("Техническая поддержка" -> "Анализ опроса") позволяет отразить результаты проведенного ранее опроса. По каждому вопросу видны результаты ответа.

Отчет "Анализ опроса"

Аналитический отчет по анкетированию

Отчет "Аналитический отчет по анкетированию" ("Техническая поддержка" -> "Аналитический отчет по анкетированию") отражает аналитическую информацию о проведенном анкетировании с ответами пользователя. 


Отчет "Аналитический отчет по анкетированию"

Анализ работ/детальный анализ работ

Отчет "Анализ работ" ("Техническая поддержка" -> "Анализ работ") отражает информацию по заданиям на основании, которых был создан документ "Наряды на работы". Выводит количество проведенных работ и их стоимость.
 
Отчет "Анализ работ"

Отчет "Детальный анализ выполненных работ" ("Техническая поддержка" -> "Детальный анализ выполненных работ") содержит аналогичную, но более детализированную информацию.

Отчет "Детальный анализ выполненных работ"

Причины отклонений

Отчет "Причины отклонений" ("Техническая поддержка" -> "Причины отклонений от графика") отражает информацию о сотрудниках, которые по определенным причинам были вынуждены отклониться от графика работы. Причины отклонений:

  • Авария;
  • Заболевание;
  • Командировка;
  • Отгул;
  • Отпуск;
  • Отпуск без сохранения заработной платы;
  • Отсутствует по невыясненной причине;
  • Прогул;
  • Регламентные работы.
Отчет формируется на основании документа "Причины отклонения от графика".

Отчет "Причины отклонения от графика"

Подсистема "Телефония"

В нашей конфигурации присутствует возможность работать практически с любой телефонией.
Рассмотрим этот механизм поподробнее.

 Список ролей для работы с подсистемой "Телефония".
  • Управление маршрутизацией и просмотр истории звонков АТС.

Настройка телефонии

Мы используем в качестве механизма осуществления звонков 1С-Рарус:СофтФон
Достаточно мощное средство для того, чтобы принимать и осуществлять звонки в конфигурации.

Для работы программы необходимо, чтобы уже были установлены и настроены:
  • телефонная станция (например, IP АТС АгатUX или другие рекомендуемые АТС)
  • телефонная сеть
  • компьютерная сеть.

Пример аппаратной системы изображен на схеме. Рабочие места телефонных операторов следует комплектовать телефонами и компьютерами, связанными в единую локальную сеть.


Таким образом телефония может работать как с аналоговыми линиями, так и с IP-телефонией и облачными решениями.

Софтфон является решением с клиент-серверной архитектурой. Сервером выступает серверная часть решения – сервер СофтФона. Клиентской частью выступает рабочее место оператора (ПК), на котором установлена клиентская часть решения «1С-Рарус:СофтФон Панель управления». Важной особенностью корректной работы решения является передача по телефонной линии от поставщика услуг (провайдера) звонков с определением номера (CallerID). Т. е. до телефонной станции от провайдера должно быть цифровое соединение, в дальнейшем рабочие места операторов могут быть и на аналоговых линиях. Это важная особенность, позволяющая определять клиентов по поступающему номеру телефона (CallerID).

Для начала работы необходимо:

  1. Скачать и изучить инструкции, а так же сервер и клиента Софтфона
    Скачать документацию по настройке - комплект документации для начала установки
    Скачать Сервер Софтфона - программа, которая ставится на свой сервер и которая отвечает за связь телефонии с внешним миром.
    Скачать Клиент Софтфона - программа, которая ставится на рабочее место пользователям и является "звонилкой".

    Внимание! Телефония будет работать бесплатно только для одного рабочего места (!) и только в версии КОРП.
  2. После установки и настройки должна появится возможность осуществлять и принимать звонки из клиента Софтфона. На этом этапе необходимо добиться именно этого и только потом переходить к настройкам в 1С. Для демонстрации возможностей приведем свои собственные настройки телефонии Демо-версии. Обратите внимание, что это рабочие параметры подключения облачной телефонии Телфин и живые настройки демо-версии телефонии. Для вашего случая и АТС настройки могут быть другими.
    Сервер телефонии:
    Клиент телефонии: Все остальные настройки не принципиальны и не важны, оставьте их заполненными значениями по умолчанию.
    Еще раз надо подчеркнуть, что после этих настроек, вы уже сможете осуществлять звонки не из 1С. Т.е. до перехода на следующий этап у Вас уже должно все работать с звонилкой.
  3. Переходим в 1С. Открываем под администратором и заходим в подсистему "Администрирование > Настройки телефонии": Активируем галочку.
    Далее откроем настройки нужного пользователя у кого будет настроена телефония (Администрирование > Настройка пользователей и прав > Пользователи) и открываем нужного, а уже в нем щелкаем "Настройки пользователя".
  4. Переходим к следующей главе: как работать с этим в 1С?

Работа с телефонией в конфигурации

После настройки телефонии, которая находится выше рассмотрим, как работает механизм телефонии в конфигурации "Управление IT-отделом 8".

При входящем звонке будет происходить вызов внешней звонилки Софтфона и определяться (если номер будет найден в 1С) тот, кто звонит.
Как мы видим звонит номер "101" и это номер Администратора:


Как вы видите по номеру действительно был определен звонящий.
Примем звонок и нажмем на кнопку CRM - это позволит отобразить меню с вариантами дальнейшей работы:


Предположим, Администратор на месте у клиента и хочет сообщить нам о какой-то инциденте у клиента и ему нужно зафиксировать факт приема инцидента.
Выбираем в списке "Новое задание":


Далее, после того, как подставился автоматически инициатор мы можем внести тему со слов звонящего и описание проблемы.
Если же мы хотим увидеть какие задания есть по звонящему, мы можем снова открыть звонилку, нажать на кнопку CRM и в ней выбрать "Список заданий".
В результате будет открыт список заданий, в котором будут отображены все инциденты по звонящему:

Аналогично с остальными действиями.

Анкетирование

Программа позволяет готовить опросы, проводить их среди респондентов, а также анализировать результаты опросов.

В общем случае, работа с анкетированием предполагает следующие этапы:

■ настройка программы – выполняет администратор программы;

■ подготовка вопросов и шаблонов анкет – выполняет сотрудник, ответственный за составление анкет;

■ назначение опроса респондентам – осуществляет сотрудник, ответственный за проведение опросов;

■ заполнение анкет – во время проведения опроса респонденты могут заполнить свои анкеты;

■ контроль хода проведения опроса – осуществляет сотрудник, ответственный за проведение опросов;

■ анализ результатов опроса – проводят сотрудники, заинтересованные в результатах опроса.

Ответственные за этапы подготовки, назначения, контроля и анализа опросов – не обязательно выделенные сотрудники. Выполнение этих этапов может быть поручено и одному сотруднику, который будет заниматься анкетированием в числе прочих своих обязанностей.

Для того чтобы использовать в программе возможности анкетирования, администратору программы необходимо включить флажок Анкетирование в разделе Администрирование – Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений.

Анкетирование

После включения флажка в разделе Техническая поддержка становятся доступными следующие команды:

Рис.2.png

Подготовка анкет осуществляется в два этапа:

■ Вначале необходимо подготовить вопросы, из которых будет состоять предполагаемая анкета.

■ Затем, используя подготовленные вопросы, нужно составить шаблон анкеты.

Подготовка вопросов

Подготовка вопросов осуществляется в списке Вопросы для анкетирования, который открывается соответствующей командой подменю Анкетирование. В списке содержится общий список вопросов, которые могут быть включены в любую анкету. Эти вопросы называются элементарными, т.к. могут использоваться в качестве элементов более сложных конструкций, например, в табличных вопросах.

Добавим новый вопрос:

Создание вопроса

В поле Наименование напишите краткое представление вопроса, которое выводится при подборе вопросов в шаблоны анкет и используется для поиска вопросов. По умолчанию, текст из поля Наименование автоматически подставляется в поле Формулировка.

Вопрос можно включить в одну из групп списка. Для этого выберите группу в поле Родитель.

Поле Формулировка может содержать развернутый текст вопроса, который будет отображаться респонденту. При этом в шаблоне анкет формулировку можно поменять.

Содержание и формы ответов респондента зависят от значения поля Тип ответа.

Рис.4.png

Тип ответа может быть одним из следующих:

Строка – в этом случае от респондента требуется ввести ответ в виде текстовой информации; при этом ограничение по количеству символов строки задается в поле Длина строки;

Текст – ответ вводится респондентом в текстовом поле неограниченной длины. Длинный ответ можно ввести в отдельном окне;

Число – при ответе на вопрос этого типа респондент вводит число, параметры которого должны быть заданы в полях Длина и Точность. При попытке ввода респондентом числа, которое больше или меньше ограничения, указанного в полях Минимальное значение и Максимальное значение, будет выдано предупреждение о вводе некорректных данных. Включение флажка Агрегировать сумму в отчетах позволяет в отчете Анализ опроса выводить общую сумму по всем анкетам, в которых заполнен ответ на этот вопрос.

Дата – при ответе на вопрос этого типа респондент вводит дату;

Булево – респонденту доступен выбор одного из двух значений: Да или Нет;

Выбор одного варианта ответа из предложенных – с помощью этого типа ответа можно предложить респонденту выбрать один из вариантов ответа с помощью переключателя. Возможные варианты ответов составитель может задать в списке;

Выбор нескольких вариантов ответа из предложенных – респондент может отметить произвольное количество вариантов ответа с помощью флажков. Возможные варианты ответов составитель может задать в списке. Если у варианта ответа включить флажок Требует открытого ответа, то респонденту будет предложено пояснить свой выбор в текстовом поле рядом с вариантом ответа.

Включение флажка Попросить респондента прокомментировать ответ, пояснив характер комментария на этапе подготовки вопроса позволит респонденту при заполнении анкеты в текстовом поле под вариантами ответов разъяснить свой ответ. После включения флажка в поле ниже нужно указать текст, который будет выводиться перед текстовым полем разъяснения респондента.

Флажок Попросить респондента прокомментировать ответ, пояснив характер комментария недоступен при выборе типа ответа Текст и Выбор нескольких вариантов ответа из предложенных. В ответе типа Текст и так можно дать развернутый ответ. Для ответа типа Выбор нескольких вариантов ответа из предложенных при необходимости предусмотрен вывод поля с комментарием для каждого варианта ответа (см. описание типа ответа выше).

Создание шаблона анкеты

Подготовка шаблонов анкеты осуществляется в списке Шаблоны анкет подменю Анкетирование.

Создадим новый шаблон анкеты:

Рис.5.png

Укажите Наименование шаблона.

На вкладке Заголовки введите Заголовок анкеты.

Поле Наименование отображается в списке шаблонов, а Заголовок будет отображаться в анкете при ее заполнении респондентом и в списке доступных анкет.

Анкета может состоять из нескольких разделов, два из которых, Вступление и Заключение, являются обязательными и присутствуют в любой анкете.

На вкладке Заголовки можно ввести тексты разделов Вступление и Заключение. Например, в разделе Вступление можно поприветствовать респондента, а в разделе Заключение – поблагодарить его за заполненную анкету. Текст разделов Вступление и Заключение будут показаны респонденту в начале и при завершении анкеты соответственно.

Для перехода к работе над вопросами анкеты нажмите кнопку Записать. Вопросы можно добавить только после сохранения шаблона.

На вкладке Вопросы можно приступить к формированию списка вопросов анкеты.

В любой анкете содержится как минимум один раздел с вопросами. Если анкета состоит из большого количества вопросов, то для удобства работы респондента с анкетой рекомендуется сгруппировать вопросы по нескольким разделам. Для комфортной работы респондента с анкетой рекомендуется включать в раздел не более 10-15 вопросов.

Структура анкеты представляет собой дерево.

Для добавления нового элемента в шаблон выделите нужное место в дереве (если вводится первый раздел, то необходимо выделить корень анкеты), нажмите кнопку Добавить.

Для примера создадим один раздел шаблона анкеты:

Создание вопросов

В этом разделе добавим созданный нами ранее вопрос:

Создание вопроса

Создание вопроса

После добавления вопроса структура дерева шаблона анкеты должна выглядеть так:

Структура

Назначение опроса респондентам

Для того чтобы респондент приступил к заполнению анкеты по составленному шаблону, необходимо выполнить ряд подготовительных действий. Сначала необходимо организовать проведение опроса, в рамках которого определить сроки его проведения, состав респондентов и шаблон анкеты, на основании которого будут сформированы анкеты респондентов.

Назначением опросов занимается сотрудник, ответственный за проведение опросов, в списке Проведение опросов подменю Анкетирование.

Создадим новый опрос:

Проведение опроса

В поле Наименование указывается заголовок опроса, под которым данная анкета появится в списке доступных анкет у респондентов.

Период проведения опроса задается в полях Действует спо. Поля не обязательны к заполнению. Если период проведения опроса не задан, то такая анкета будет находиться в списке доступных анкет у респондента до тех пор, пока он не ответит на нее.

В поле Шаблон анкеты указывается ранее подготовленный шаблон анкеты для этого опроса (выбирается из списка Шаблоны анкет).

Респонденты – это обычные и внешние пользователи программы. Внешние пользователи программы связаны с такими объектами программы как "Контактные лица" и "Контрагенты".

В поле Тип респондентов необходимо указать, для какого типа пользователей программы предназначен опрос.

Затем в список Респонденты необходимо Добавить элементы списков программы, которые могут быть респондентами. Если опрос предназначен для всех респондентов указанного типа, то необходимо включить флажок Свободный опрос. Список Респонденты в таком случае будет недоступен для редактирования.

Если включить флажок Показывать в архиве анкет, то такая анкета будет доступна респонденту в списке архивных анкет. Все свои ранее заполненные анкеты с включенным флажком респондент может посмотреть с помощью ссылки Архив анкет.

Включив флажок Предварительное сохранение, можно разрешить респонденту заполнять анкету в несколько подходов. Если флажок включен, то респондент сможет сохранить частично заполненную анкету с помощью кнопки Записать. Респондент может вернуться к заполнению анкеты в любое время. При этом анкета не будет считаться окончательно заполненной до тех пор, пока респондент не нажмет кнопку Завершить и закрыть. Если флажок Предварительное сохранение не включен, то респонденту нужно будет заполнить анкету за один подход. В анкете для записи будет доступна только кнопка Завершить и закрыть.

Заполнение анкет

Для того, что бы у респондентов была возможность работать с анкетами, им необходимо добавить роль Добавление и изменение ответов на вопросы анкет;а также добавить на начальную страницу форму Доступные анкеты.

Для того, чтобы добавить на начальную страницу форму Доступные анкеты, необходимо перейти Главное - Рабочие столы - выбрать рабочий стол для редактирования

Настройка рабочего стола

В нужной группе создать кнопку "Доступные анкеты".

Создание кнопки

На закладке "Обработчик" нужно выбрать реквизиты "Открыть форму" и "Доступные анкеты"

Создание кнопки

После входа в программу респондента для него открывается список Доступные анкеты.

Кнопка доступные анкеты


Доступные анкеты

Если опрос был запланирован с ограничением по времени проведения, то в списке доступных анкет после названия анкеты будет указан срок, до которого необходимо ее заполнить.

Ранее заполненные анкеты респондент может посмотреть по ссылке Архив анкет (зависит от настроек при назначении опроса).

По двойному щелчку мыши в списке Доступные анкеты можно перейти к заполнению анкеты.

На первой странице анкеты отображается текст из вступительного раздела.

Для перемещения между разделами анкеты можно использовать кнопки Назад и Далее. Также для перемещения по разделам можно использовать навигационный список разделов, видимость которого настраивается с помощью кнопок Скрыть разделы / Показать разделы.

Если для анкеты предусмотрена возможность предварительного сохранения, то становится доступной кнопка Записать, по которой можно сохранить частично заполненную анкету, чтобы вернуться к ее заполнению позднее. Если анкета уже заполнялась ранее, но не была завершена, то в списке доступных анкет указывается дата ее последнего редактирования.

Анкетирование

Если составителем анкеты были предусмотрены обязательные вопросы, то при попытке завершить редактирование анкеты будет выполнена автоматическая проверка, и респонденту будет предложено ответить на оставшиеся незаполненные обязательные вопросы.

После того как даны ответы на все вопросы, нужно нажать кнопку Завершить и закрыть.

Программа выводит сообщение, что дальнейшее заполнение анкеты будет невозможно. Для подтверждения действия нажмите кнопку Да, для того чтобы сохранить возможность вернуться к заполнению анкеты еще раз, нажмите кнопку Нет.

Завершение анкетирования

После подтверждения анкета пропадает из списка Доступные анкеты, но ее можно посмотреть по ссылке Архив анкет. В списке Архив анкет отображаются анкеты, у которых составитель включил флажок Показывать в архиве анкет. Анкету можно открыть двойным щелчком мыши, также можно выделить нужную анкету из списка и нажать кнопку Выбрать.

Анализ результатов опроса

В программе предусмотрена возможность провести анализ результатов опроса при помощи отчетов Анализ опроса, Аналитический отчет по анкетированию. Полный список отчетов, доступ к которым может настроить Администратор системы:

Рис.13.png



 Список ролей для работы с подсистемой "Анкетирование".
  • Добавление и изменение опросов;
  • Добавление и изменение ответов на вопросы анкет;
  • Добавление и изменение шаблонов анкет;
  • Чтение ответов на вопросы анкет.

Закупки и продажи

Средством планирования закупок и продаж в конфигурации является подсистема "Закупки и продажи". Основной смысл, этой подсистемы заключается в отражении намерения приобрести у поставщика какой-либо товар, услугу, работу и т.д, а также отразить определенный заказ для нашего клиента. В этой главе Вы научитесь пользоваться данной подсистемой.

 Список ролей для работы с подсистемой "Закупки и продажи".
  • Добавление и изменение заказов поставщикам;
  • Добавление и изменение заказов клиентов;
  • Добавление и изменение складских документов;
  • Чтение заказов поставщиков;
  • Чтение складских документов;
  • Чтение заказов клиентов.

Заказы поставщику

Конфигурация позволяет контролировать заказы оборудования у поставщиков.

Заказ поставщику

Заказ поставщику

Описание:

  • Состояние заказа и флаг закрыт. Более подробно о них можете прочитать в главе список заказов.
  • Организация - наша организация, куда приобретаем.
  • Контрагент - поставщик, у которого заказываем.
  • Договор - договор между нашей организацией и контрагентом, у которого заказываем.
  • Вид операции (Тендер/Заказ на закупку) - что это предварительный сбор данных (тендер) или уже заказ поставщику по которому работаем (заказ поставщику). Если установлен "Тендер", то документ не дает движений.
  • Дата поступления - предварительная дата поступления на склад (не обязательно).
  • Место хранения - куда заказано.
  • Статья затрат - если ведется учет бюджетов, то проставляется на какую статью расходов приобретено.
  • Инициатор - инициатор заказа поставщику.
  • В табличную часть "Номенклатура" добавляется список заказываемой у поставщика номенклатуры.

На закладке дополнительно:

  • №  и дата вх. документа - необходим для бухгалтерии в случае сверки.
  • Бюджет, подразделение, период бюджетов - реквизиты, которые проставляются автоматически по дате документа. Необходимы для соотнесения расходов на закупку с подсистемой бюджетирование.
  • Ответственный - ответственный за закупку. В случае если закупкой занимается несколько человек.

Список заказов

Основной целью ведения блока по заказам поставщикам является, прежде всего, ничего не забыть. Люди, которые этим занимаются вынуждены в голове держать 1000 дел и при этом все помнить.

Конкретно:

  1. Что заказано?
  2. Что оплачено?
  3. Что доставлено?

Наша конфигурация позволяет все это контролировать. Каждый заказ находится в определенном состоянии:

  • В работе
  • Выполнен
  • Заявка
  • Не согласован
  • Отменен
  • Согласован

Заказ поставщику

"Состояние заказа" соответствует цветовому оформлению документа "заказ поставщику".

Заказ поставщику оформление

Зачеркнутые строки в списке означают, что установлена галочка "Закрыт". Зеленые - выполнено, серые - отменено, синие - в работе. Цвета можно настроить в справочнике "Состояние заказов поставщикам".

Статус "Закрыт"

Статус "Закрыт"

В списке можно увидеть бело-зеленые круги. В первом столбце с кругами идут оплаты, во втором доставка в нашу организацию. Полностью зеленый кружок означает, что шаг выполнен, полностью белый - не выполнен. Частично закрашен - частично выполнен. Эти круги заполняются автоматически, когда на основании документов по заказам вводятся оплаты и поступления.

Заказ поставщику

Создать на основании

Важно! Нужно именно вводить на основании документа "Заказ поставщику" другие документы, иначе программа не поймет, что необходимо отметить, что выполнена оплата или оборудование пришло на склад.

Причем документы, которые вводятся на основании заполняются автоматически.

Если круг окрашен в списке заказов в зеленый полностью - это означает, что данный этап полностью выполнен (оплата или доставка заказа). Если частично, то соответственно менее, или более 50%. Если белый, то данный пункт не выполнен.

Например, последний заказ на рисунке указывает на то, что данный заказ еще в работе, он оплачен, но при этом поставщик отдал нам его не полностью и мы привезли его на склад (создан документ "Поступление").

В списке заказов есть быстрые отборы, которые находятся вверху списка (по контрагенту, по организации и т.п.) и отборы по периоду.

Проверка закупки: заказано/оплачено/доставлено

Для проверки цепочки (Заказано > Оплачено > Доставлено) используйте отчет "Ведомость по заказам поставщикам"

Ведомость по заказам поставщикам

В нем видно, что было заказано, что поступило на склад.

Для просмотра что оплачено, а что нет, воспользуйтесь отчетом "Взаиморасчеты с контрагентами":

Взаиморасчеты

Положительный остаток - мы должны, отрицательный - нам.

Заказы клиентов

Конфигурация позволяет контролировать заказы оборудования для наших клиентов.

Заказ клиента

Заказ клиента - это запрос клиента на поставку ему товаров или оказание услуг. Возможность формирования в системе заказов клиентам определяется функциональной опцией Использовать складской учет в разделе Администрирование > Настройки параметров учета > Функциональность > Использовать складской учет.


Описание:

  • Состояние заказа и флаг закрыт. Более подробно о них можете прочитать в главе список заказов;
  • Организация - организация, которая принимает заказ;
  • Контрагент - клиент, который заказывает;
  • Договор - договор между организацией и контрагентом, который заказывает;
  • Дата поступления - предварительная дата поступления на склад (не обязательно);
  • Место хранения - место хранения номенклатуры;
  • Статья затрат - если ведется учет бюджетов, то проставляется на какую статью расходов приобретено;
  • Инициатор - инициатор заказа клиента.

Табличная часть Дополнительно:

  • № вх. документа - номер документа основания;
  • от - дата документа основания;
  • Бюджет - бюджет по документу;
  • Период бюджета - период бюджета по документу;
  • Банковский счет - банковский счет контрагента;
  • Ответственный - автор документа.

Список заказов клиентов

Форма списка документа "Заказ клиента", позволяет пользователю видеть состояние документов, а так же прочую, важную информацию (была ли оплата по документу, либо отгрузка товара заказчику), что существенно упрощает работу с блоком "Заказы клиентов".

Каждый заказ может иметь своё состояние:

  • В работе
  • Выполнен
  • Заявка
  • Не согласован
  • Отменен
  • Согласован

У каждого состояния заказа есть своё цветовое оформление.

Зачеркнутые строки в списке означают, что установлена галочка "Закрыт". Зеленые - выполнено, серые - отменено, синие - в работе. Цвета можно настроить в справочнике "Состояние заказов клиентов".

В списке можно увидеть бело-зеленые круги. В первом столбце с кругами идут оплаты, во втором отгрузка клиенту. Полностью зеленый кружок означает, что шаг выполнен, полностью белый - не выполнен. Частично закрашен - частично выполнен. Эти круги заполняются автоматически, когда на основании документов по заказам вводятся оплаты и продажи.

Важно! Нужно именно вводить на основании документа "Заказ клиента" другие документы, иначе программа не поймет, что необходимо отметить, что выполнена оплата или оборудование пришло на склад.

Причем документы, которые вводятся на основании заполняются автоматически.

Если круг окрашен в списке заказов в зеленый полностью - это означает, что данный этап полностью выполнен (оплата или доставка заказа). Если частично, то соответственно менее, или более 50%. Если белый, то данный пункт не выполнен.

В списке заказов есть быстрые отборы, которые находятся вверху списка (по контрагенту, по организации и т.п.) и отборы по периоду.



Проверка заказов клиентов и просмотр статусов

Для проверки статуса (Заказано, Оплачено, Доставлено) используйте отчет "Ведомость по заказам клиентов"


В нем видно, что было заказано, что поступило на склад.

Для просмотра что оплачено, а что нет, воспользуйтесь отчетом "Взаиморасчеты с контрагентами":


Положительный остаток - мы должны, отрицательный - нам.

Учет первичных документов

Первичный документ — это документ, который включает в себя исходную информацию полученную на этапе, завершенной человеческой деятельности.

Данный документ сдается в бухгалтерию или там же составляется в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после окончания и является первичным свидетельством, о произведенных фактах работ. Бухгалтерия требует первичные документы у сотрудников IT-отдела, которые в свою очередь не всегда могут контролировать их наличие. В связи с этим для облегчения контроля данного процесса и была создана подсистема "Первичные документы". Подсистема позволяет вести учет первичных документов (актов, накладных и т.д.), контролировать наличие оригиналов документов, оплату документов, передачу документов в архив, планировать создание документов в будущих периодах.

Перед началом работы необходимо проверить, что в «Настройках параметров учета» в разделе «Функциональность», установлена галочка «Использовать первичные документы».

Рис 1.png

Для автоматического создания периодических первичных документов нужно убедиться, что включено регламентное задание «Создание периодических первичных документов».

Рис 2.png

А также важно проверить, что установлено расписание регламентного задания, например, «Каждый день; c 6:00:00 один раз в день».

Рис 3.png

Первичный документ

В форме первичного документа на вкладке «Основное», есть следующие реквизиты:

Статус: состояние, в котором находится «Первичный документ». Может принимать следующие значения:

- Запланирован (означает, что планируется работа поданному объекту);

- В работе (ведется активная работа и ожидаем оплаты или договора от поставщика);

- Архив (все работы по документу выполнены, и он передан в бухгалтерию);

- Отменен (документ отменен по определенным причинам).

Вид: указывается вид документа (например, акт, договор, дополнительное соглашение, накладная, соглашение о конфиденциальности, спецификация, счет, счет-фактура, УПД). Значения для данного реквизита могут быть дополнены.

Организация: указывается наша организация.

Контрагент: указывается контрагент с кем составлен первичный документ.

Договор: договор, по которому ведется работа с контрагентом (по данному реквизиту заполняются: сумма, ставка НДС, сумма без НДС, сумма НДС. Мы рекомендуем их заполнение).

Ответственный: сотрудник, который создал первичный документ в конфигурации.

Произвольный комментарий: позволяет описать, что, это за документ и зачем он нужен.

Оригинал: очень важный реквизит. Имеет две позиции: есть оригинал (значит, что поставщик передал оригинал документа и можно его отдать в бухгалтерию) и нет оригинала (говорит о том, что оригинал от поставщика не получен).

Номер и дата: номер и дата первичного документа.

Наименование: произвольное поле, которое позволит кратко описать документ.

Период: период, к которому относится документ (месяц, квартал, год). Рекомендуем создавать периоды именно в таком варианте.

Рис 5.png

Реквизиты: "Передан в оплату", "Оплачен", "Передан в архив" имеют две позиции «да» и «нет», соответственно интуитивно понятно, что, к примеру, счет передан в оплату и оплачен, но не передан в архив. Дата будет заполнена автоматически, текущей датой при изменении реквизита.

Рис 6.png

В форме списка «Первичные документы» можно будет контролировать состояние данного документа. Передан ли в оплату? Оплачен? 

Форма списка "Первичные документы"

Вкладка «Связанные объекты» позволяется установить связь между первичным документом и объектом информационной базы, например, договор или заказ поставщику и т.д. Другими словами, первичный документ будет связан с основным договором (как показано на скриншоте). Заполнение «Связанные объекты» не является обязательным, но рекомендуемо, так как облегчит мониторинг ситуации по первичному документу.

Связанные документы

В подсистеме «Первичные документы», можно создавать документы автоматически. Например, имеется договор с поставщиком, в котором оплата производится с некой периодичностью. 

Настройка автоматического создания документа

Указав «Периодичность первичных документов», появляется флажок «Автосоздание». Этот флажок позволит в начале каждого периода, регламентным заданием создавать первичные документы, согласно указанным шаблонам.

Настройка автоматического создания документа

Первичные документы, также можно выводить с помощью отчета «Список первичных документов». Настроив вывод по определенным отборам, наглядно сможем проконтролировать, например, наличие оригинала.

Список первичных документов

Отчет "Список первичных документов"  

 Список ролей для работы с подсистемой "Первичные документы".
  • Добавление изменение первичных документов;
  • Чтение первичных документов.

Возвраты клиентов

IT аутсорсинговые компании предоставляют список IT-услуги, в который также входит продажа оборудования клиентам. И ни для кого не секрет, что зачастую случаются случаи, когда клиент по той или иной причине решает оформить возврат приобретенной техники. Давайте разберем, как отразить факт возврата, используя конфигурацию «Управление IT-отделом 8». В качестве сквозного примера представим, что клиент заказывал у нас ноутбук Acer Aspire и по какой-то причине он решил оформить возврат. Для начала давайте вспомним список документов, которые были использованы при оформлении заказа клиента.

Из данной связи видно, что ноутбук мы заказывали у нашего контрагента, так как у нас не было в наличии, заказываемой клиентом техники. После того, как ноутбук пришел на наши остатки, осуществили продажу клиенту. Вернуть номенклатуру может как наш клиент нам, так и мы контрагенту у которого её заказали, так же предусмотрен механизм возврата денежных средств. Теперь приступим непосредственно к оформлению возврата. Перейдем в раздел «Номенклатура и склад» -> документ «Поступление», открыв форму документа, видим реквизит «Вид» и устанавливаем значение «Возврат от покупателя».

В реквизите «Контрагент» указываем клиента, по которому был осуществлен заказ, следовательно, в реквизите «Заказ клиента» выбираем заказ данного контрагента. После чего необходимо на закладке «Дополнительно» в реквизите «Основание» указать документ «Заказ поставщику», по которому фиксировали факт заказа ноутбука у нашего поставщика.

Следующим шагом идет заполнение номенклатуры. На закладке «Номенклатура» нажимаем кнопку «Заполнить» -> «Добавить по заказу поставщику», таким образом заполнится накладная. После этого, чтобы добавить номенклатуру, перейдем на закладку «Накладная» и нажмем кнопку «Заполнить» -> «Заполнить по накладной». В результате получаем заполненную номенклатурой табличную часть.

Проводим документ и видим приход на наших остатках.

Теперь необходимо отразить факт возврата номенклатуры поставщику. Для этого на основании документа «Поступление» с видом «Возврат от покупателя» создаем документ «Продажа». В реквизите «Вид» указываем значение «Возврат поставщику».

В результате получаем движение по документу «Возврат поставщику», следующего вида:

  • Взаиморасчеты с контрагентами -;
  • Заказы клиента -;
  • Оплата документов+;
  • Остатки-.


Номенклатура и склад

Для быстрого получения достоверной информации об остатках материальных ценностей на складе организации, от которой зависит работа не только подразделений закупок и продаж, но всей компании в целом, в конфигурации предусмотрена подсистема "Номенклатура и склад". Благодаря чему появляется возможность ведения складского учета. Что позволит отслеживать данные по номенклатуре в разрезе необходимых пользователю отборов, оформлять первичные документы, планировать продажи и закупки. В этой главе подробно разберем работу с данной подсистемой.

 Список ролей для работы с подсистемой "Номенклатура и склад".
  • Добавление и изменение номенклатуры;
  • Добавление и изменение складских документов;
  • Чтение складских документов.

Карточка номенклатуры

Карточка номенклатуры наряду с самой номенклатурой является одним из главных элементов конфигурации. Карточка имеет владельца - номенклатуру. Одна номенклатура может являться родителем для нескольких карточек. Например, номенклатура "Intel Core i3-9350KF BOX". а дочерние карточки "Intel Core i3-9350KF BOX №1", "Intel Core i3-9350KF BOX №2" ... (Номенклатура > Карточки номенклатуры)

Карточка номенклатуры

Из карточки можно посмотреть всю информацию о оборудовании: серийный и инвентарный номер, бухгалтерскую информацию, когда купили, состояния карточки (ремонты), все документы, где карточка использовалась, штрихкоды, характеристики. Наименование карточки, строится автоматически по формуле, которая задается в настройках конфигурации.

Зачем нужны карточки номенклатуры?

Нам часто задают один и тот же вопрос:

Зачем придумали эту систему с карточками номенклатуры?
Есть вполне привычный для 1С:Бухгалтерии механизм оприходования позиций номенклатуры в нужных количествах, а потом уже создать типа основные средства через отдельный документ ввода в эксплуатацию.
То есть, вести два справочника - номенклатуры и ОС(техники в эксплуатации).
Но этот вариант тоже может показаться кому-то неудобным. Особенно когда в поступлениях по немного (1-5) штук и проще сразу создать в документе поступление единицы техники с инв.номерами.
И поэтому, просто непонятно - зачем карточки номенклатуры и сами номенклатуры? Если можно было просто создать один справочник и в нем создавать позиции с разными заданными характеристиками в свойствах. И тоже задать им вариант с возможностью быть индивидуальностью (ПК) или быть множественностью (одинаковые картриджи или мышки).

Ответим на него. В конфигурации "Управление IT-отделом 8, редакция 1.0" не было карточек номенклатуры, была просто номенклатура и справочник номенклатуры был просто чудовищным!
Все дело в том, что по умолчанию, любому руководителю IT хочется видеть историю конкретного системного блока или материнской платы, если вести оборудование сводно, например, было 2 системника, первый поставили Иванову, второй Сидорову, потом и Сидоров, и Иванов уволились, а системники пришли на склад ИТ-отдела. Понять, где чей в такой схеме уже не представляется возможным в программе, так как учет ведется сводно. В версии 1.0 был один справочник, чтобы история была видна, каждая материнская плата, каждый системный блок и вообще любая "комплектующая" заводилась отдельным элементом. У нее был свой серийный и инвентарный номер, и в этом случае можно было проследить историю карточки, но появлялись существенные минусы. Представьте вы открываете справочник "Номенклатуры" и видите тысячи одинаковых позиций, но с разными серийными номерами. Это оказалось жутко не удобно, поиск информации по такому справочнику занимал долгое время и не было прозрачности в работе.

Дело конечно же может спасти учет, аналогичный учету по основным средствам (ОС) в бухгалтерии, там каждое ОС имеет свой элемент в справочнике основных средств и историю по каждому ОС можно проследить от и до, но тут в дело вступает такой момент, что, например, материнская плата не является ОС, хотя мы хотим видеть так же историю по этой плате! Как и много из того, по чем хотелось бы видеть историю в ИТ-отделе, но с точки зрения бухгалтерии это не ОС. Так что методологически ввести учет ОС как в бухгалтерском учете, было неверно и мы пошли другим путем.

Нами был разработан общий универсальный механизм, который впитал в себя все плюсы учета ОС, а также был гибок и понятен.

Появилось два справочника "Номенклатура" и "Карточки номенклатуры". Что это такое и зачем это, можно ознакомиться в статье Концепция комплектов и комплектующих. Причем, что важно, номенклатура для однотипных объектов всегда одна, а вот карточек может быть сколько угодно, а уже в карточках указываются серийные номера и именно по карточкам ведется вся история. При этом карточки номенклатуры отвечают за конкретную комплектующую в конкретном системном блоке, который тоже имеет карточку и уже свою историю. Это очень гибко и универсально. Номенклатура не захламлена копиями других записей, карточки имеют владельца, конкретную номенклатуру и, по сути, отвечают за одинаковую модель, но указывают на конкретную комплектующую.

Еще хотелось бы отметить, что в этой схеме мы не забыли и про ситуации, когда учет по карточкам вести не нужно. Ну, например, мы не хотим вести историю по номенклатуре сетевой кабель, или клавиатура, нам достаточно видеть общее количество. В этом случае можно использовать номенклатуру без учета по карточкам. По сути, это обычный учет по номенклатуре.

Статусы карточек номенклатуры

Статусы карточек номенклатуры - это механизм, который позволит каждой карточке назначать свой статус, отображать этот статус в форме мест хранения, при просмотре статусов, а так же возможность вести историю изменения статусов.
Для чего это нужно?
Есть такие карточки, по которым статус вести обязательно, пример, ведение учета фискальных накопителей.
У фискального накопителя, может быть несколько статусов, например, таких: не активизирован, активизирован, активизирован (осталось менее месяца), архив закрыт.
Исходя из этого мы можем назначить каждой карточке этого вида номенклатуры свой статус.
Для начала работы создадим вид номенклатуры для статусов карточек:

Вид номенклатуры

Обратите внимание, при активации галочки "Может иметь статус" появляется вкладка "Статусы".

Статусы

Для карточек номенклатуры с этим видом, будет возможность работать с указанными статусами в виде номенклатуры.
Приведем карточку:

Карточка номенклатуры (фискальный накопитель)

А теперь вкладка статусы:

Статусы карточки

Ну и как эта карточка выглядит в справочнике "Места хранения":

Места хранения

Таким образом статусы позволяют вести учет карточек в каком-то состоянии в определенный момент времени.
Также конфигурация позволит вам автоматически менять статусы, для этого необходимо использовать правила событий.

Концепция комплектов и комплектующих

Хотелось бы начать вот с чего. Все мы прекрасно знаем, что компьютерная техника состоит из разных составляющих - комплектующих. Комплекты - это объекты, которые состоят из комплектующих, причем комплекты могут быть, как виртуальными (рабочее место, системный блок и т.д.), так и вполне конкретными (серверный шкаф, принтер и т.д.).

Рассмотрим и приведем примеры, как это реализовано в конфигурации.
В нашем решении есть два понятия: номенклатура и карточка номенклатуры. Вы можете спросить: зачем два справочника, если комплектующая у нас одна? Резонный вопрос.

Дело в том, что зачастую мы хотим увидеть, где была та или иная номенклатура, где она стояла, ремонтировалась ли, имеет ли инвентарный номер и т.д. Но также, у нас много однотипной информации: одинаковые принтеры, мониторы, системные блоки, материнские платы. Если все это вести отдельно, в одном справочнике, то через некоторое время мы получим в номенклатуре кашу из одинаковых названий и невозможно будет нормально сориентироваться в этом. Этот этап нами пройден в далеком 2009 году... Тогда мы придумали концепцию, которая актуальна по сегодняшний день.

Было разделено все на 2 справочника: номенклатура и карточки номенклатуры. В номенклатуре содержится модель комплектующей, а в карточке, сама комплектующая с инвентарными номерами, историей и т.д.

Чтобы было понятно приведу, пример:
Номенклатура: ВАЗ 2107
Карточка номенклатуры ВАЗ 2107 А123АА

При этом в документах, выбирая номенклатуру (определенную модель комплектующей или комплекта), мы выбираем карточку, но выбираем не из всего списка карточек, а с отбором по данной номенклатуре:

Карточка номенклатуры

Все достаточно просто и не запутано.

Комплект

Как уже было сказано выше: комплекты - это объекты, которые состоят из комплектующих. В конфигурации с ними работать так же просто. На рисунке, который указан выше комплектом является "Компьютер №22" в нем содержатся другие комплектующие. Для того, чтобы внести комплектующую в комплект, необходимо мышкой перетащить комплектующую. Не все объекты могут содержать комплектующие, но об этом мы поговорим позже.

Так же в конфигурации есть возможность не вести учет по карточкам. Это актуально для некоторого вида спец. комплектующих и расходных материалов. Например: сетевой кабель, мышки, клавиатуры и т.д. Информация о том, где была та или иная мышка, нам зачастую не нужна.

Учет номенклатуры без карточек

Существует номенклатура, для которой не требуется вести учет по карточкам. Например, сетевой кабель, мышки, клавиатуры, коннекторы, тоннер и т.п., позиции, по которым нам не нужно знать где была эта номенклатура и что с ней происходило. Это необходимо в основном для расходных материалов. Которые пришли, их сразу свалили в кучу и выдают без разбору. И самое главное в данной куче необходимо лишь знать общее количество.

Но есть и спорные позиции, некоторые организации по ним ведут учет по карточкам, а некоторые нет. К этим позициям относятся картриджи.

Приведем пример, что, если бы картриджи велись не по карточкам. Методика учета картриджей уже была приведена.

Например, у нас на складе есть 10 картриджей для лазерных принтеров, пришло еще 5. Допустим картриджи у нас используются один раз (без заправки), и учет по карточкам будет излишним. Нам не нужно знать где установлен конкретный картридж. Мы хотим знать только, что у нас имеется в наличие 15 картриджей. Для ведения таких номенклатур и используется учет без карточек. Давайте пройдем весь процесс ведения номенклатуры без карточек на конкретном примере начиная с создания вида номенклатуры.

Вид номенклатуры

Создание вида номенклатуры

Откроем вид номенклатуры "Картридж" и снимаем галочку Вести учет по карточкам номенклатуры.

Форма списка справочника "Вид номенклатуры"

Виды номенклатуры

Как мы видим в поле "Учет карточек" для нашего вида номенклатуры галочка не установлена - это означает что учет по карточкам вестись не будет.

Теперь создадим саму номенклатуру.

Создание новой номенклатуры

Создание номенклатуры

Обратите внимание, что вкладка "Карточки номенклатуры" есть, но работать с ней по сути мы не можем.

Карточка номенклатуры

Вкладка Карточки номенклатуры

Теперь у нас есть номенклатура картриджа. Настало время рассмотреть сам процесс ведения номенклатуры без карточек.

Сделаем поступление наших картриджей на склад.

Поступление

Поступление

Мы сформировали поступление 5 картриджей. Обратите внимание, что в табличной части находится всего одна запись. Если бы мы вели учет этих картриджей по карточкам, то нам пришлось бы создать 5 записей, по одной на каждый картридж, и присвоить каждой уникальную карточку номенклатуры. Но, к счастью, это можно сделать без лишних движений - достаточно нажать кнопку "Заполнить", в впадающем списке выбрать "Групповое добавление номенклатуры", заполнить форму и нажать кнопку "Добавить", снова нажать кнопку "Заполнить" и выбрать "Карточки номенклатуры".

Но повторимся, это необходимо делать если бы велся учет по карточкам, но так как его нет, добавим всего одну строку и укажем нужное количество.

Места хранения

Места хранения

До поступления в основном месте хранения у нас было 10 картриджей canon pg-445, сейчас 15. Количество и сумма (формируется складыванием сумм всех поставок по данной номенклатуре) - это единственные показатели номенклатуры, доступные нам.

На нашем складе есть принтер и 15 картриджей. Появилась задача укомплектовать рабочее место пользователя принтером. Перед этим создадим комплект из принтера и картриджа. Создаем новый документ "Сборка (комплектация)" (Номенклатура и склад - Создать - Сборка(комплектация)).

Сборка

Организация заполнилась автоматически, так как она указана в настройках пользователя для текущего пользователя (в нашем случае это Администратор). Место хранения тоже может заполняться автоматически, если его указать в настройках пользователя. В нашем случает придется заполнить его вручную.

Нажмем кнопку "Подбор".

Подбор

Давайте создадим комплект из принтера Canon LBP5055 и одного картриджи canon pg-445. Для этого отметим их галочкой. В поле "Выбрано", изначально подставляется максимальное количество - в нашем примере это 15. Изменим его на 1 (для редактирования щелкните по нему два раза).

Подбор

Нажимаем кнопку "Подбор" и возвращаемся в документ "Сборка (комплектация)".

Сборка

Теперь в нашей комплектации есть принтер и картридж. Все как мы и планировали. Но, обратите внимание, картридж не находится внутри принтера, он находится рядом с ним. Перетащите картридж на принтер левой кнопкой мыши.

Сборка

Должно получиться как на скриншоте выше. Для завершения сборки осталось нажать кнопку "Провести и закрыть".

Теперь наш склад выглядит так.

Склад

Один картридж ушел в комплект с принтером, а свободных картриджей осталось 14.

Переместим только что созданный комплект на Рабочее место, для этого создадим документ "Перемещение" (Номенклатура и склад - Создать - Перемещение).

Перемещение

Этот документ может использоваться, как для перемещений между организациями, так и для перемещений внутри одной организации. Если Вы делаете перемещение внутри организации просто укажите ее в качестве "Организации расхода" и "Организации Прихода".Также заполните "Место расхода" и "Место прихода". Выберем наш принтер, для этого нажмем кнопку Подбор.

Подбор

В окне "Подбор" мы видим все номенклатуры, которые находятся в указанном "Месте расхода". Поставим галочку возле принтера или картриджа, возле второй части комплекта галочка установится автоматически. И нажмем кнопку "Подбор".

В итоге мы получим такой документ. Осталось нажать "Провести и закрыть".

Перемещение

В итоге, принтер с картриджем внутри перейдет со склада на "Рабочее место".

Все отлично, пользователь работает. Но в один прекрасный момент в картридже заканчивается тонер. Что делать? Есть два варианта: отправить картридж на заправку или списать его. Действия для обоих вариантов почти не отличаются, поэтому рассмотрим их вместе. Создадим в "Основном месте хранения" группу "Пустые картриджи", в которую мы будем складывать картриджи для заправки. Зайдем в места хранения (Номенклатура и склад - Места хранения). Щелкнем правой кнопкой мыши на "Основное место хранения" и выберем пункт "Создать".

Место хранения

Заполним интересующие нас пункты и нажмем "Записать и закрыть". Теперь мы можем поместить пустой картридж в эту группу и установить пользователю заправленный со склада. Эти две операции мы можем реализовать в одном документе, а именно в "Окончании обслуживания" (Ремонт и обслуживание - Окончание обслуживания).


 Мы уже заполнили все поля и выбрали наш комплект для обслуживания. Теперь самое интересное. Два раза щелкаем на поле "Событие" картриджа и выберем "На склад" или "Списание".


Нажимаем кнопку "Установить со склада" и выбираем наши картриджи, устанавливаем количество равное одному, нажимаем кнопку "Подбор".

Подбор

Картридж добавился в список, но не внутрь принтера, перетащим его на принтер.

Окончание обслуживания

На вкладке "Дополнительно" заполним "Место хранения на склад" и "Место хранения со склада" как показано ниже.

Окончание обслуживания

Не забудьте установить правильное состояние обслуживания: для нашего случая, если физическая замена картриджей уже проведена целесообразно выбрать "Выполнен".

Окончание обслуживания

В заключении давайте проверим количество наших картриджей на местах хранения.

На "Основном месте хранения осталось" 13 картриджей: один мы взяли для укомплектования рабочего места, а второй - для его замены.

Места хранения

Пустой картридж у нас всего один.

Места хранения

В принтере у нас тоже один картридж.

Места хранения

В общей сумме у нас 15 картриджей как и было в начале примера.

Таким образом, хотя мы не можем сказать где находится конкретный картридж, мы всегда можем точно определить, где и сколько однотипных картриджей находится. При этом документы получаются существенно короче, что актуально при печати, ведь при ведении номенклатур по карточкам, одна единица номенклатуры в документе занимает одну строку. А также сокращается пространство, занимаемое базой данных, и уменьшается нагрузка на сервер. Поэтому к вопросу - вести номенклатуры по карточкам или нет нужно подходить обдуманно.

Концепция именования мест хранения

В нашей конфигурации оборудование "привязывается" к месту хранения, а за этим местом хранения закреплен сотрудник. Т.е. в конфигурации реализована связь:

Оборудование <-> Место хранения <-> Сотрудник.

Есть две схемы именования, придуманные нами и наиболее оптимальные с точки зрения простоты и удобства.

1) Обезличенная.

Создаем место хранения buch1 в организационной структуре мест хранения. Для создания структуры можно перетащить место хранения в другое место хранения, и оно станет подчиненным. Это удобно если хочется раскидать всех по кабинетам, этажам и т.д.
Т.е. в дереве складов будет что-то типа.

Организация, ООО
--Бухгалтерия
----buch1
----buch2

Далее открываем закладку сотрудники на рабочем столе, создаем новый документ "Закрепление сотрудников" и привязываем место хранения buch1 к Иванову. Теперь в отчетах у нас фигурирует Иванов.
При увольнении Иванова, не забываем создать новый документ "Снятие закрепление сотрудников".
Такая схема хороша тем, что места хранения "обезличены", т.е. грубо говоря, сотрудники увольняются, но место хранения остается, а затем новому сотруднику назначается это место хранения и все.

2) По сотрудникам.

Т.е. структура будет, примерно такая:

Организация, ООО
--Бухгалтерия
----Иванов Иван Иванович (buch1)
----Петров Петр Петрович (buch2)

Эта схема удобна тем, что можно не привязывать сотрудников. Из наименования места хранения и так понятно у кого находится оборудование. Но тогда, при увольнении оборудование надо куда-то перемещать с этих мест хранения, а затем не забывать выдать его новому сотруднику.

Какую схему выберите Вы, это уже Ваш выбор.

Так же поддерживается иерархия мест хранения. Т.е. одно место хранения может содержать несколько других, например:

Склад ИТ-отдела
--Полка 1
----Ячейка 1.1
----Ячейка 1.2
--Полка 2

При первоначальной настройки конфигурации следует уделить этому шагу время и для себя выбрать схему, которая Вам подходит и распределить вложенность мест хранения.


Остатки на местах хранения

Весь складской учет строится для единственной цели - иметь возможность узнать в любой момент времени, что было/есть на складе, когда купили, установили и т.д.
Для этих целей в конфигурации есть специальные отчеты, которые позволяют узнать всю эту информацию.
Одним из главных отчетов в блоке складского учета является отчет "Отчет по складам/рабочим местам" (Номенклатура и склад > Отчет по складам/рабочим местам).

Остатки

Рис. 1 Отчет по складам/рабочим местам

Это очень гибкий отчет, который позволяет получить практически любые данные об остатках в любых аналитических разрезах.
Можно выбрать вариант отчета:

Настройка отчета

Рис. 2. Варианты отчета

Чтобы понять, насколько гибок данный отчет. Зададимся целью получить информацию о всех картриджах и посмотрим все картриджи, по которым были движения в течении этого месяца. При этом выведем не просто общее число картриджей, а распишем все по карточкам.

Для этого изменим вариант отчета:

Изменение варианта отчета

Рис. 3 Как изменить вариант отчета

Откроется окно с настройками отчета:

Настройка отчета

Рис. 4 Настройка варианта отчета

Видим, что в структуре отчета стоят группировки Организация / Место хранения / Номенклатура, Единица измерения. Т.е. выводится организация, внутри нее места хранения, а внутри каждого из мест хранения список номенклатуры, по которой показаны остатки. Но нам нужно получить отчет без группировки по местам хранения. Для этого необходимо изменить группировки отчета.
Мышкой перетащим выделенную строку "Номенклатура, Единица измерения" из "Место хранения" в "Организация". Получим:

Настройки

Теперь удалим группировку "Место хранения". Далее два раза щелкаем на строку с группировкой "Номенклатура, Единица измерения" и меняем ее на:

Настройка отчета

В результате должно получиться следующее:

Настройка отчета

После чего нажимаем "Завершить редактирование" и переходим в отчет. Далее настраиваем его как на картинке ниже и нажимаем "Сформировать":

Результат

Получаем результат, который мы хотели получить.

Если же необходимо получить движения в разрезе мест хранения вернем настройку с группировкой по месту хранения:

Добавление "Места хранения"

Сформируем отчет снова. Получим:

Результат

При двойном щелчке на количество или сумму в полях начальный, конечный остаток, приход или расход появится окно с вопросом "Как вы хотите развернуть данные?". Т.е. если мы два раза нажмем на выделенную ячейку конечного остатка с количеством 1. То появится окно:

Выбор поля

Это окно Вас спрашивает: "Есть число 1 в остатке, я могу его расшифровать из чего оно получилось и предлагаю поля для расшифровки". При выборе Регистратора мы сможем получить данные по расшифровке в разрезе документов, которые получили в остатке число 1.

Вот, что получаем:

Результат

Также здесь сможем открыть документ щелкнув на него два раза.

Документ "Поступление"

Складские документы

В данном разделе будут описаны складские документы.

Документ "Поступление"

При прочтении описания документа Вам необходимо ознакомиться с концепцией комплектов и комплектующих.

Документ "Поступление" предназначен для оприходования Номенклатуры от контрагентов, и необходим при введении первоначальных остатков.

1) При заведении первоначальных остатков.

Ввести первоначальные остатки можно двумя способами: вручную, с помощью документа "Поступления" и с помощью обработки Импорт данных из сторонних программ. Если создавать остатки, то у Вас должно получиться для каждого места хранения следующее:

Документ "Поступление"

Рис. 1

Данный документ просто оприходует на место хранения "Отдел кадров" организации "Наша фирма" все комплектующие в количественном выражении.

2) При оприходовании от контрагентов.

При работе с контрагентами лучше использовать связку документов  Заказ поставщику Поступление в этом случае "Поступление" можно создать на основании "Заказа поставщику", а далее просто заполнить карточки номенклатуры и провести документ. При этом, используя заказы Вы еще получаете механизм контроля, что приехало от поставщика, а что нет, что оплачено, а что нет.
Для создания на основании "Заказа поставщику" зайдите в заказ, нажмите "Создать на основании > Поступление".

Если же Вы хотите внести документ вручную, то опишем реквизиты документа:

  • Организация - организация, за которой будут закреплены данные комплекты и комплектующие;
  • Место хранения - то, куда будут оприходованы комплекты и комплектующие (см. Концепция именования мест хранения);
  • Статья доходов расходов - статья доходов и расходов для бюджетирования;
  • Вид - вид документа "Поступление" может иметь следующие значения:
  • Ввод остатков - позволяет оприходовать имеющеюся номенклатуру;
  • Возврат от покупателя - позволяет отражать возврат клиента;
  • Поступление от поставщика - позволяет отражать приход остатков приобретенных у поставщика;
  • Контрагент - поставщик, от которого поступило оборудование (может быть не заполнено);
  • Договор - договор между нами и контрагентом, по которому пришло оборудование;
  • Заказ поставщику - заказ, по которому поступают запасы;
  • Заказ клиента - документ, по которому отражаем поступивший заказ от клиента;
  • Объединить все строки верхнего уровня в комплекты - эта важная настройка позволяет в остатках увидеть только строки верхнего уровня в дереве номенклатуры. Если галочка стоит, то в остатках будут отражены только: BenQ G925HDA, Canon LASER SHOT, Компьютер №2 на Рис.1, все остальные комплектующие будут объединены в родительские комплекты (их при желании можно восстановить документом Разбиение комплектации).

Номенклатура - предназначена для внесения комплектов и комплектующих, которые будут оприходованы на место хранения. При заполнении документа мышкой можно перетащить комплектующие в другие комплектующий для создания дерева комплектующих, т.е. что во что входит, а так же заполнить количество и цену с некоторыми дополнительными реквизитами. На этом этапе может возникнуть вопрос: В документе "Поступление" поле Количество нельзя изменить, оно равно 1. В чем может быть дело? 

Услуги - предназначена для внесения дополнительных расходов при поступлении, например, Доставка или Перевозка эти данные тоже можно контролировать. Они влияют на бюджеты
, а так же на взаиморасчеты с контрагентами.

Накладная - шаблон, на основании, которого можно заполнить табличную часть "Номенклатура".

Дополнительно - если в организации активно ведется бюджетирование
 и хочется знать сколько было потрачено по той или иной статье затрат, то данная вкладка поможет разносить дополнительную аналитику по затратам.
  • Бюджет - бюджет по документу. Заполняется автоматически от даты и выбранной организации;
  • Период бюджета - период бюджета, на который будут отнесены доходы и расходы. Заполняется автоматически, от даты и выбранной организации;
  • Подразделение - куда покупалось оборудование;
  • № вх. документа - номер входящего документа;
  • от - дата входящего документа;
  • Основание - документ основание;
  • Комиссия - позволяет гибко назначать и изменять членов комиссии по оприходованию/списанию/инвентаризации;
  • При сканировании ШК суммировать количество для одинаковой номенклатуры - суммирование количества одинаковой номенклатуры.

Так же обратите внимание на кнопку Ещё > Настройка документа .

rm2.png

 Это настройки в документе. Можно сделать так, чтобы статья затрат была общим реквизитом для документа или для каждой комплектующей отдельно, положение заказа поставщику общим реквизитом или, аналогично, для каждой комплектующей.


Документ "Перемещение"

Документ "Перемещение" предназначен для перемещения оборудования между организациями и местами хранения.

Перемещение

Для быстрого перемещения между местами хранения используйте кнопку "Подбор".

Документ "Списание"

 Документ предназначен для списания оборудования с мест хранения.

Списание

Для быстрого заполнения номенклатуры используйте кнопку "Подбор".

Документ "Продажа"

Документ позволяет произвести продажу оборудования.

Список документов продажи.

Продажа

Форма создания документа "Продажа".

Документ "Продажа"

Реквизиты "Организация" и "Место хранения" будут заполняться автоматически, если они указаны в настройках пользователя. После заполнения этих реквизитов, при нажатии кнопки одбор" мы увидим окно, где показано все оборудование, закрепленное за указанным местом хранения. В нем галочками выбираются элементы, которые мы хотим продать. Если Вы хотите продать оборудование, являющееся частью комплекта, но не комплект полностью, то перед этим необходимо провести разбиение комплекта.

Также документ позволяет отражать получение дохода не только от продажи номенклатуры, но и услуги с точки зрения продажной/закупочной позиции, например перевозка товара.

Продажа услуг

Документ "Инвентаризация"

Документ "Инвентаризация" позволяет произвести инвентаризацию по местам хранения (либо ответственным сотрудникам).

Инвентаризация

Рассмотрим один из возможных сценариев проведения инвентаризации.

Выбираем свою организацию в поле "Организация". Указываем место хранения (применяемые отборы в документе "складываются", например, при указании и места хранения и МОЛ, в документ попадет только та номенклатура, которая находится на данном месте хранения и ответственным лицом для неё является МОЛ). Переключатель "С учетом подчиненных мест хранения" используется для иерархической структуры мест хранения, если переключен в "Да", номенклатура будет отобрана в документ и по подчиненным местам хранения.

После заполнения реквизитов, перейдем на закладку "Номенклатура" и с помощью кнопки "Заполнить"->"Заполнить по остаткам"

Заполнение по остаткам

табличная часть будет заполнена остатками номенклатуры. В том числе, столбцы "Количество" и "Сумма", показывающие фактическое наличие номенклатуры.

Дальше возможны варианты развития сценария.

Если есть сканер штрих-кода, мы можем соответствующей командой "Обнулить количества и суммы" очистить фактические показатели по всему списку номенклатуры, и сканером ШК заполнить их обратно (при сканировании, если номенклатура уже есть в табличной части, её фактическое количество увеличится, если нет - будет добавлена в табличную часть).

Если сканера ШК нет, можно распечатать записанный документ, уточнить количество на месте хранения, и откорректировать фактическое количество номенклатуры в документе.

Отдельно хочется обратить внимание на то, что при подборе номенклатуры в документ сканером ШК, если номенклатура является частью комплекта, то в документ будет добавлен весь комплект целиком, либо увеличено фактическое количество у этого комплекта, если он был добавлен в документ ранее. 

Если в ходе проведения инвентаризации были выявлены излишки на данном месте хранения, то тогда в этом случае на основании инвентаризации необходимо создать документ "Поступление" и оприходовать излишки.

Оприходование излишек

Если при проведении инвентаризации была выявлена недостача, то для списания этой номенклатуры необходимо создать документ "Списание".

Списание

Методики учета

В данном разделе будут приведены различные методики учета номенклатуры.

Скрывать комплектующие у комплектов или нет?

Часто, в начале ведения учета встает вопрос о том, как надо вести учет компьютера по частям (с комплектующими) или без комплектующих.
Разберем оба варианта.

1. Учет по комплектующим ведется

Этот пункт означает, что всю дочернюю номенклатуру, что мы приходуем в Поступление, мы хотим потом видеть на остатках.
К нам пришел системный блок "X7000B / ULTIMATE (X7352PRi): Core i7-3970X / 16 Гб / 256 Гб SSD + 2 Тб / 3 Гб RADEON HD7970 / DVDRW".
Мы внесли его в документ "Поступление", в котором получилось несколько строк:
  1. Корпус ASUS X7000B ULTIMATE (X7352PRi): 
    1. Процессор Core i7-3970X
    2. Память Kingston 16 Гб
    3. Жесткий диск 256 Гб SSD
    4. Жесткий диск HDD WD 2 Тб
    5. Память 3 Гб RADEON HD7970
    6. DVDRW
Т.е. корпус в себе все содержит, все комплектующие.
В документе "Поступление" есть галочка "Объединить все строки верхнего уровня в комплекты" - она должна быть снята.

В этом случае при формировании отчета по остаткам, вы увидите все эти позиции в наличии. Т.е. все будет ложиться на остатки. В этом случае у позиции Корпус (карточки номенклатуры) не будет заполнена закладка "Комплектующие", она заполняется только в том случае, если учет ведется по пункту 2, иначе все хранится на остатках.

Плюсы такого подхода:
  • В остатках видно все, что есть и комплекты и комплектующие;
  • В форме "Места хранения" видно иерархию, что во что входит;
Минусы:
  • Если много номенклатуры будет видно всё, что нужно и не нужно;

2. Учет ведется по комплектам, но с просмотром информации о комплектующих

Следующий пример. Мы внесли его в документ "Поступление", в котором получилось несколько строк.
Первая строка (содержит объединенный комплект), далее, что в нем.
  1. X7000B / ULTIMATE (X7352PRi): Core i7-3970X / 16 Гб / 256 Гб SSD + 2 Тб / 3 Гб RADEON HD7970 / DVDRW
    1. Корпус ASUS X7000B ULTIMATE (X7352PRi): 
    2. Процессор Core i7-3970X
    3. Память Kingston 16 Гб
    4. Жесткий диск 256 Гб SSD
    5. Жесткий диск HDD WD 2 Тб
    6. Память 3 Гб RADEON HD7970
    7. DVDRW
В документе "Поступление" есть галочка "Объединить все строки верхнего уровня в комплекты" - она должна быть установлена.
В этом случае, сформировав отчет по остаткам, вы увидите всего одну позицию "X7000B / ULTIMATE (X7352PRi): Core i7-3970X / 16 Гб / 256 Гб SSD + 2 Тб / 3 Гб RADEON HD7970 / DVDRW", а открыв эту карточку, вы увидите на закладке "Комплектующие", все те позиции, которые были скрыты в комплекте.
Если через время Вам необходимо будет разбить этот комплект, т.е. заменить какую-то позицию, или разобрать комплект полностью, такая возможность будет доступна используя документ "Разбиение комплектации".

Плюсы такого подхода:
  • На остатках нет ничего лишнего;
  • Все компактно.
Минусы:
  • Необходим лишний шаг - разбор комплектации, для получения на остатках того, что внутри.
  • Не видно сразу всех остатков. Есть или нет, что-то на остатках трудно определить. На остатках только виртуальные комплекты.
  • Посмотреть, что внутри можно только открыв карточку номенклатуры.

Исходя из описания всех нюансов, выберите для себя то, что Вам нравится больше, скрывать комплектующие или нет.

    Учет компьютеров и комплектующих с помощью подключаемого оборудования

    В нашем решении можно вести учет этикеток компьютеров для последующего быстрого поиска и идентификации.

    Зачем это нужно?

    Тут все просто... Этикетка - это как паспорт оборудования или компьютера. Определенному оборудованию присваивается штрихкод, который является уникальный в пределах информационной базы и позволяет отделить оборудование одно от другого. Потом, когда вы увидите этот номер, Вам сразу будет понятно, что это за оборудование и что с ним было до текущего момента.

    С чего начать?

    Шаг 1. Для начала присвойте компьютеру (номенклатуре) штрихкоды. При оприходовании номенклатуры или в процессе использования присвойте карточкам штрихкоды. Их можно создать автоматически:

    Карточка номенклатуры

    Нажимая кнопку "Сгенерировать штрихкод" система сама создаст необходимый уникальный номер. После всех манипуляций запишите штрихкод.

    Шаг 2. Откройте обработку для печати этикеток. Номенклатура и склад > Сервис > Печать этикеток

    Шаг 3. В открытой обработке найдите кнопку "Шаблоны этикеток", нажмите ее, откроется список шаблонов. Настройте шаблон этикетки для вашего принтера. Обработка работает с ЛЮБЫМ принтером, причем печатать этикетки можно и не на принтере этикеток (есть и такие), а вообще на ЛЮБОМ принтере. Мы можем в шаблоне задать внешний вид этикетки и количество строк и столбцов при печати. Измените шаблон или создайте свой.

    Шаблон этикетки

    Тут можете изменить размер и вставить переменные, которые бы вы хотели видеть в этикетке (перетащите их на шаблон). При этом имейте ввиду, что прерывистая штрихпунктирная линия - это ограничения вывода ОДНОЙ этикетки, не удаляйте их! В принципе, можно использовать как свой шаблон, так и оставить тот, который по умолчанию. Если Вы создаете свой шаблон и нужно изменять оформление ячеек (провести линию,поменять цвет текста и т.д), тогда необходимо выделить нужную ячейку и нажать ПКМ, после в списке выбрать "Свойства". 

    Настройка шаблона этикетки

    Свойства ячеек

    Важно! Если у Вас есть этикетки с определенным размером (например, Avery Zweckform L6009-20) и Вам необходимо подогнать шаблон по миллиметрам, используйте следующий трюк: откройте в конфигураторе нужный шаблон и при изменении размеров строк и колонок внизу отображается размер в миллиметрах: Размер в мм Используя этот прием, можно в конфигураторе на пустом макете получать значения в мм, потом правой кнопкой мыши по щелкнуть по изменяемой колонке и получаем размеры в 1С-единицах и уже в режиме предприятия вставлять размеры в 1С-единицах. 1С-единицах Увеличить масштаб в табличном документе можно нажав Ctrl + крутить колесо мыши.
    Так же вот необходимые сведения для конвертации из 1С-единиц в мм:
    Ширина ячейки: 1 мм = 0,534759358 в единицах измерения 1с
    Длина ячейки: 1 мм = 2.857142857 в единицах измерения 1с

    Важно! Если при сохранении шаблона этикетки возникают ошибки "Максимальное количество по горизонтали: N" или "Максимальное количество по вертикали: N":

    Ошибка при сохранении

    необходимо убедиться, что параметры страницы установлены верно. Для настройки параметров страниц из формы "Печать документа" вызовем окно "Предварительный просмотр":

    Параметры страницы

    и в нем уже окно "Параметры страницы":

    Параметры страницы

    Укажем "Ориентация": "Портрет". В этом же окне можно уменьшить поля и указать остальные настройки:

    Параметры страницы

    После этого можно сохранять настроенный шаблон этикетки и переходить к следующему шагу.

    Шаг 4. После настройки шаблона проверьте на своих данных как будут печататься этикетки.

    Важно! Учтите, что выводится номенклатура, по которой есть остатки! Нет смысла распечатывать этикетки для номенклатуры, которой нет. Так же имейте ввиду, что этикетки печатаются не для всего. Действительно, зачем печатать этикетку, скажем, для процессоров? Настройка выводить ли для данной карточки этикетку или нет зависит от того, может ли иметь данный вид номенклатуры штрихкод. Также немаловажный момент, который стоит учесть. Если учет ведется по карточкам номенклатуры, тогда штрихкод должен быть у карточки, а если учет ведется без карточек, тогда штрихкод генерируется для номенклатуры. 

    Вид номенклатуры

    Вид номенклатуры

    Нажмите кнопку "Заполнить" и при необходимости можете заполнить все по отбору.

    Печать этикеток

    Шаг 5. Нажмите кнопку "Печать". Вот, что получается:

    Результат

    Обратите внимание в шаблоне было указано количество столбцов 2 и количество строк 5, мы, собственно, и видим это при выводе на печать.

    Шаг 6. Распечатать полученные результаты очень просто, нажмите на кнопку предварительного просмотра на скриншоте выше, в открывшемся окне выберите принтер печати этикеток, на котором вы хотите распечатать этикетки. После того, как вы настроите здесь все один раз, все настройки на вашем рабочем месте сохранятся. Распечатайте на принтере этикетки.

    Шаг 7. Если вы недовольны выводом этикеток исправляйте шаблон, т.е. повторите действия Шаг 3. - Шаг 6. Добейтесь результата, когда шаблон этикетки максимально подходит под бумагу принтера этикеток по размерам.

    Шаг 8. Прикрепите шаблоны на ваше оборудование. Если используется принтер этикеток, то бумагу, на которой вы распечатаете этикетки можно будет приклеить.

    После того, как оклеите всю технику удобно быстро искать карточки в рабочем месте кладовщика (РМК) и в любом документе с помощью сканера штрихкода.

    Видео, демонстрирующее работу с РМК. Перейти -> Как изменить шаблон этикетки на свой? Перейти ->


     Список ролей для работы с механизмом "Подключаемое оборудование".
    • Добавление и изменение подключаемого оборудования.

    Методика учета картриджей

    В нашем решении - конфигурации Управление IT-отделом 8, можно вести учет картриджей. Рассмотрим каждый пункт по порядку.

    1) Покупка картриджей

    При покупке картриджей, с точки зрения учета, не меняется ничего. Мы аналогично делаем те же документы, как если бы мы покупали что-то другое. Делаем документ "Заказ поставщику", на его основании вводим "Поступление". 

    Заказ поставщику

    Поступление

    Если покупка без заказа, то "Поступление" делаем сразу (Номенклатура и склад > Поступления).

    Поступление

    В результате данного действия на складе "Центральный склад" на остатке появится данный картридж.

    2) Перемещение картриджей

    Тут возможны варианты. Если картридж просто перемещается на новое место хранения без установки в принтер(копир), то мы делаем обычный документ "Перемещение" и перемещаем его на новое место хранения. В таком случае не будет комплектации с принтером. Если же мы хотим установить картридж в принтер, нам необходимо создать документ "Окончание обслуживания".

    Если рассмотреть на примере, то пусть картридж, который изображен выше на рисунке мы хотим поставить в принтер, который находится в месте хранения "Рабочее место(касса)". В таком случае заполним документ (Ремонт и обслуживание > Окончание обслуживания ).

    Заполним место хранения "Рабочее место(касса)" (где будет стоять принтер). Место хранения со склада "Центральный склад" (откуда будем брать Картридж). Реквизит "Обслуживание" равен "Внутреннее обслуживание произведено сразу" (т.е. собственными силами).

    Окончание обслуживания

    Потом подбором добавим принтер "KYOCERA Ecosys M223Dn" на вкладке "Номенклатура". Затем нажмем на кнопку "Установить со склада" и выбрали картридж, после вставки в документ перенесем его внутрь принтера. Получим следующее:

    Окончание обслуживания

    При проведении данного документа картридж будет списан с "Места хранения со склада" и установлен, как комплектующая по отношению к принтеру.

    Места хранения

    На этом заправка картриджа собственными силами завершена.

    3) Ведение подсчета заправок картриджей

    Данный пункт не обязателен, но возможность вести учет количества заправок возможен. Для этого воспользуйтесь документом (Ремонт и обслуживание > Изменение показателей оборудования)   "Изменение показателей оборудования"

    Изменение показателей оборудования

    С его помощью можно вести учет числовых показателей оборудования, таких как: количество заправок картриджей, количество отпечатанных листов и т.д. Т.е. это какой то числовой показатель, который будет накапливается со временем. Для просмотра сколько всего раз был заправлен картридж воспользуйтесь отчетом " Показатели оборудования "

    4) Списание картриджей.

    Списание картриджей ничем не отличается от обычного списания оборудования. Воспользуйтесь документом "Списание".

    Документ "Списание"

    5) Замена картриджа, который установлен в принтере (пустой) на другой, который находится на складе (заправленный)

    Данная операция похожа на то, что описано в п.2. Единственное изменение, мы так же заполняем реквизит "Место хранения со склада" (куда отправить после смены пустой картридж). И добавляем подбором в документ пустой картридж с событием "Со склада". Получаем следующее:

    Замена пустого картриджа

    В рисунке, который приведен, верхний картридж пустой и был установлен в принтере, мы его перемещаем на "Место хранения на склад" (вкладка Дополнительно). Указывая событие "На склад". Новый картридж добавляем, нажав на кнопку "Установить со клада", событие "Со склада".

    6) Картридж заправляет подрядная организация.

    Если заправкой занимается другой контрагент, то все, что указано выше необходимо повторить, единственное отличие - это необходимо изменить реквизит обслуживание на "Обслуживание контрагентом", или "Обслуживание контрагентом произведено сразу" .

    7) Увеличиваем количество заправок картриджа (не обязательно).

    Если вы ведете учет количества заправок картриджей, то Вам необходимо создать документ "Изменение показателей оборудования", в которому указать в поле значение "1", которая соответствует одной заправке картриджа. В дальнейшем если вести учет количества заправок можно проанализировать сколько раз заправлялся картридж.



     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение складских документов;
    • Чтение складских документов;
    • Добавление и изменение обслуживания и ремонтов;
    • Чтение обслуживания ремонтов.

    Как указать для картриджей заправлен он, или нет?

    В процессе ведения учета возникает много вопросов по учету картриджей:
    - А как на складе узнать, что картридж заправленный или нет (сколько пустых сколько заправленных картриджей)?
    - Есть ли у картриджей статус какой-то заправлен или нет?
    - Чтоб допустим при отборе можно было сразу видеть какой пустой?

    Мы предлагаем следующий вариант ведения учета, который, по нашему мнению является самым простым для конечного пользователя.

    Вам необходимо для картриджей сделать отдельные места хранения следующей структуры:

    Места хранения

    И перемещать картриджи, документом Перемещение из одного места хранения "Заправленные картриджи" в другое "НЕ заправленные картриджи", если картридж стал не заправленным, и, наоборот, если не заправленный картридж - заправили.

    Вместе с тем, Вы всегда сможете узнать общее число картриджей сформировав отчет по остаткам по месту хранения "Картриджи", который объединяет как заправленные, так и не заправленные. Вот настройки для отчета для просмотра всех картриджей:

    Настройка отчета

    Ведомость по остаткам

    Сформировав, по месту хранения "Заправленные картриджи" увидим только то, что есть в наличии заправленное и наоборот.

    Это что касается картриджей, которые есть в наличии IT-отдела на складе в запасе и на заправке.


     Список, необходимых ролей для работы .
    • Добавление и изменение операций по сотрудникам;
    • Чтение сотрудников.

    Учет лицензий и программного обеспечения

    Учет лицензий и программного обеспечения компьютера ничем не отличается от обыкновенного складского и бухгалтерского учета. Т.е. для лицензий порядок работы такой же, как и для обычных комплектующих. Заявка поставщику, Поступление, Перемещение, Списание. Для номенклатуры с типом "Лицензия" или "Программное обеспечение" в карточках появляется дополнительная вкладка "Лицензия", в которой указывается, ограничена ли лицензия по сроку действия и если да, то задается период действия лицензии.

    Вот номенклатура с лицензией:

    Номенклатура

    А вот карточка номенклатуры с лицензией:

    Карточка номенклатуры

    Для удобства учета лицензий был создан специальный отчет, который позволяет быстро определить, где стоит та или иная лицензия, как скоро она закончится, период ее действия.

    Отчет по лицензиям

    Причем при истечении срока действия лицензии за 30 дней до окончания начинает подсвечиваться синим, когда срок действия лицензии истекает подсвечивается красным.



     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры;
    • Добавление и изменение складских документов;
    • Чтение складских документов.

    Как контролировать сроки действия электронных цифровых подписей (ЭЦП)

    В большинстве организаций использование ЭЦП (электронно-цифровая подпись) стало неотъемлемой частью работы. Соответственно возникает потребность во введении учета данной номенклатуры, что естественно возможно реализовать в нашей конфигурации. Перед тем, как приступить к рассмотрению практического примера. Давайте определим список важных параметров, которые необходимо контролировать при ведении учета:

    • Срок действия;
    • Кем выдан;
    • Владелец подписи;
    • Область применения.

    Теперь давайте приступим. Первое, что необходимо сделать, это создать новый вид номенклатуры, перейдем в раздел «Номенклатура и склад» -> «Виды номенклатуры». Так как наиболее важный параметр, это срок действия ЭЦП, то тип вида номенклатуры выбираем «Программное обеспечение». Данный тип позволит вести контроль сроков действия электронной подписи. Также, чтобы появилась возможность отслеживать ее статус (активно, неактивно, просрочено и т.д.) необходимо отметить чек-бокс «Может иметь статус» и «Вести историю изменения статусов», при этом данный вид номенклатуры должен вести учет по карточкам. В результате должно получиться следующее:

    Вид номенклатуры

    Следующим шагом будет создание новой номенклатуры с видом «ЭЦП» в разделе «Номенклатура и склад».

    Номенклатура ЭЦП

    Далее нужно создать карточку номенклатуры. В поле «Номенклатура» указываем новую номенклатуру «ЭЦП», на закладке «Лицензия и обновления» устанавливаем чек-бокс «Есть ограничения по сроку действия лицензии». После чего, становятся доступные поля для указания срока действия нашей электронно-цифровой подписи. Также можем указать реквизит «Дату установки ПО», если нам необходимо учитывать дату установки данного ключа.

    Карточка номенклатуры

    Так как мы хотим отслеживать в каком состоянии (т.е. активна или просрочена) данная подпись, тогда перейдем к созданию статусов. В разделе «Справочники» откроем справочник «Статусы карточек номенклатуры» и нажмем кнопку «Создать». Вводим наименование статуса, например, «Активно» и выбираем из набора картинку для данного статуса. Таким образом создаем весь необходимый список статусов для учета ЭЦП. В результате получаем список, состоящий из активно, активно (осталось меньше месяца), неактивно, просрочено. Благодаря этим статусам легко определить в каком состоянии на текущий момент находится подпись. Например, активно (осталось меньше месяца) говорит о том, что пора бы заняться продлением данной подписи, ведь скоро заканчивается срок ее действия. 

    Статусы

    После того, как все статусы готовы, возвращаемся в карточку ЭЦП и переходим на вкладку «Статусы карточки». Где с помощью кнопки «Установить статус» установим актуальный на текущий момент статус (активно) для этой электронной подписи. В дальнейшем этот статус может изменяться двумя способами либо вручную, либо автоматически правилами событий. 

    Установка статуса

    И так, на данный момент мы настроили отслеживание срока действия подписи, теперь необходимо добавить дополнительные параметры. Все также в карточки ЭЦП открываем вкладку «Характеристики» и нажимаем кнопку «Добавить характеристику».  Откроется список предопределенных видов характеристик. Так как по умолчанию характеристики для электронной подписи не предусмотрены их нужно создать. В списке видов характеристик создаем параметры: кем выдан, владелец подписи, область применения. 

    Характеристики

    В результате проделанных действий, оприходовав данную номенклатуру, будем видеть на месте хранение статус подписи, а также дополнительные характеристики для учета.

    Место хранения

    С помощью специального отчета «Отчет по лицензиям» можем быстро определить, где установлена та или иная электронная подпись. Увидеть сколько дней осталось до окончания срока действия. При чем за 30 дней до окончания действия, соответствующее поле будет подсвечиваться синим цветом, красным если до окончания действия остается меньше 10 дней. 

    Отчет

    Используя правила событий, настроим оповещение на электронную почту, которое сообщало бы нам, что до окончания срока действия электронной подписи осталось 7 дней. Для этого создадим новое правило событий с типом «Периодическое событие». В реквизите «Имя объекта» укажем справочник «Карточки номенклатуры», а в условие «Окончание срока действия лицензии». В поле «Выполнить действия до события по условию за» укажем значение 168 часов (7 дней), также в отборах у вида номенклатуры выберем вид «ЭЦП». Далее добавим новое действие, которое будет отправлять оповещения. В результате за семь дней до окончания срока действия электронной подписи мы получим оповещение на электронную почту. Аналогично можно настроить отправку SMS на телефон.

    Правило событий

    Действие правила события

    Таким образом осуществляется контроль сроков действия электронно-цифровых подписей (ЭЦП) в конфигурации.

    Учет программного обеспечения с многократной активацией

    Рассмотрим ведение учета, на примере:

    Каким образом следует оприходовать ОДИН ключ продукта многократной активации (MAK) от офисного пакета Microsoft Office 2013 Professional, рассчитанный на 10 ПК (10, можно смело заменить другим числом от этого суть не изменится)

    Итак. У нас есть лицензия на Microsoft Office 2013 Professional, для дальнейшего удобства работы с данным продуктом можно пойти следующим путем

    1) Создадим номенклатуру и ключ активации так как он одинаков для всех ПК добавим в наименование, так будет в будущем проще понимать, о чем идет речь. Пусть ключ активации будет: АААА-АААА-АААА-АААА. Получим:

    Номенклатура
    2) Оприходуем ПО от поставщика (либо на основании "Заказа поставщику", либо просто отдельным документом "Поступление"). Мы просто сделаем Поступление. Заметьте вбивать сразу 10 карточек можно, но не очень удобно. Если их будет 200, то это будет еще и долго.
    В конфигурации, есть групповое добавление в документе "Поступление". В номенклатуру "Заполнить > Групповое добавление номенклатуры":

    Групповое добавление номенклатуры

      Нажимаем кнопку "Добавить". Получаем вот такое:

    Групповое добавление номенклатуры

    Добавлено 10 строк, но карточки пустые. Есть еще один момент с ценой. Если ведется учет по карточкам такой лицензии, то лучше оприходовать ее без цены, либо разбить ее на равные из покупной (10 лицензий стоит 150 000 руб, значит одна 15 000 руб. при заполнении можно цену указать 15 000 руб.). 

    3) Далее, заполним карточки номенклатуры, аналогично:

    Групповое добавление карточек

    Групповое добавление карточек

    4) Зададим серийные номера для каждого ПО, что позволит отличать каждую активацию от другой:

    Установка серийного номера
    Серийный номер нужен для того, чтобы могли лицензии при необходимости переносить между компьютерами, да и вообще отделять их друг от друга. Так проще работать.
    После установки серийного номера в документе в каждой из карточек автоматически поменяется наименование.
    Важно! Вы можете сразу не увидеть изменение наименования, но после обновления кэша данных наименование каждой номенклатуры будет вида:

    Microsoft Office 2013 Professional (АААА-АААА-АААА-АААА) №1
    Microsoft Office 2013 Professional (АААА-АААА-АААА-АААА) №2
    ...
    Microsoft Office 2013 Professional (АААА-АААА-АААА-АААА) №10

    Пример:

    Карточка номенклатуры

    При этом поля, которые есть в этой карточке, могут быть заполнены дополнительной информацией такие, как срок действия и т.д.
    Сроки действия можно посмотреть отчетом по ПО, а остальные реквизиты играют информативную роль.

    При этом эту карточку теперь можно передавать между местами хранения как обычное оборудование, видеть его на остатках и за кем она закреплена.

    Вот таким образом ведется учет продуктов многократной активации.

     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры;
    • Добавление и изменение складских документов;
    • Чтение складских документов.

    Ответственное хранение у закрепленного сотрудника и сотрудника IT

    Итак, все оборудование, как мы выяснили ранее закрепляется за ответственным сотрудником, кому оно выдается, но как задать и увидеть зоны ответственности сотрудника IT-отдела?
    Часто оборудование делят еще и по зонам ответственности сами ИТ-шники. Например, за техником Николаем закрепляется "Бухгалтерия" и "Приемная", а техник Сергей отвечает за обслуживание "Отдела продаж". Как быть в таком случае и можно ли так сделать?
    Отвечаем: можно!
    Для этого откроем место хранения, которое мы хотим закрепить за сотрудником IT-отдела:
    Закрепление сотрудников
    Как видим тут две вкладки:
    1) Ответственные - это те, кто по факту принимает оборудование на ответственное хранение
    2) Ответственные IT-отдела - те, кто обслуживает со стороны IT-подразделения это рабочее место и это его зона ответственности.

    Понятное дело, если вы хотите закрепить ответственного, это делаете на одной вкладке, если назначить ответственного со стороны IT - на другой.

    Следующий вопрос: как посмотреть, все оборудование за которое отвечает IT-шник?
    Все так же как и в любом другом случае. Открываем отчет "Отчет по складам/рабочим местам" и настраиваем его:

    Ответственный ИТ и МОЛ

    В этом отчете видно и ответственного со стороны IT-отдела, и материально ответственного лица, а также место хранения.

     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение операций по сотрудникам;
    • Чтение сотрудников.

    Учет номенклатуры клиентов для аутсорсинговых компаний

    Для аутсорсинговых компаний будет полезной возможность ведения учета оборудования, которое принадлежит клиентам.
    Т.е. вы как бы ведете учет чужих остатков.
    Для активации этой возможности необходимо перейти в "Администрирование > Настройка параметров учета > Функциональность".
    А там активировать флаг "Складской учет клиентов".

    Активация складского учета для клиентов

    Внимание! Данная возможность доступна только для пользователей версии КОРП.
    После этого для всех своих клиентов, по которым вы хотите вести подобный учет необходимо проставить флаг "Учет остатков" (как на рисунке ниже):
    Рис 23.png

    Ну, а дальше практически нет никакой разницы при ведении учета, как для собственных номенклатурных позиций, так и для клиентских. Единственное отличие заключается в том, что номенклатура будет привязана к конкретному контрагенту (нашему клиенту).
    Необходимо во всех документах клиентов выбирать в поле "Организация" нужного клиента (если учет клиентского оборудования), или собственную организацию (если учет собственного оборудования). В данном списке будут отражены только те контрагенты, по которым ведется учет по остаткам. 
    Выбор организации (клиента или наши)

    Обратите внимание на цветность. Синими записями отражены наши организации, черными клиенты.
    Ну, а далее, по клиентам можно теми же отчетами смотреть остатки, перемещать оборудование и т.д. Тут все без изменений, как для собственных организаций, так и для клиентов.

    Как закрепить за одним местом хранения несколько МОЛов?

    Этот вопрос задают нам часто, поэтому мы решили вынести его в базу знаний.
    Действительно, часто так бывает когда за одним компьютером, а стало быть на одном рабочем месте, работают 2 и более сотрудника (складские работники, сотрудники с графиком работы 2 через 2 и т.д.). Программа не позволяет привязать 2 сотрудников к одному рабочему месту. Как поступить правильно?
    Наше решение очень простое и продиктовано несколькими вещами. Возьмем для примера, бухгалтерию. По бухгалтерскому учету не может быть нескольких ответственный в принципе. Даже если материал, инвентарь и т.д., используется всеми сотрудниками компании, но ответственный всегда один. Почему так? Потому что невозможно разграничить сферу ответственности если несколько материально-ответственных лиц (МОЛ) на складе. Там, где несколько МОЛ, там нет порядка, и никто не виноват в том, что что-то может случится с оборудованием, соответственно никто ни за что не отвечает. МОЛы будут только обвинять друг друга. Отчасти, именно, в связи с этим в бухгалтерском учете только один ответственный.
    Наше решение пошло тем же путем.

    Как быть в том случае, если их несколько? Очень просто:
    1. Если у таких сотрудников есть руководитель, то необходимо назначить ответственным его предварительно объяснив то, что мы написали выше по поводу бухгалтерского учета. Руководитель будет заинтересован в том, чтобы с оборудованием все было в порядке и будет контролировать своих подчиненных. Подчиненные будут знать, что в случае чего, их непосредственный руководитель вынужден будет переложить ответственность на них, поэтому будут стараться не подвести его и себя.
    2. Если руководителя нет, то выбирается один из таких сотрудников и назначается ответственным. Тут все аналогично пункту выше.
    В обоих случаях из нашей конфигурации подготавливается печатная форма "Акт передачи" (или какая-то другая) из документа "Закрепление сотрудников" и дается на подпись единственному МОЛу. После подписания этой формы сотрудник становиться ответственным и отвечает за принятое на ответственное хранение оборудование.

    Работа со спецификациями и накладными

    Довольно часто, нужно оприходовать большое количество системных блоков, ноутбуков. Причем необходимо сделать это со всеми комплектующими. Раньше, необходимо было создавать номенклатуру, карточку номенклатуры для каждой позиции, что приводило к значительным временным затратам. Теперь, в конфигурации появилась возможность заполнения документа "Поступления" шаблоном, в котором описана вся необходимая номенклатура. В роли этого шаблона выступает справочник "Спецификация".

    Создание дерева номенклатуры

    В документе "Поступление", на вкладке "Накладная" необходимо заполнить номенклатуру, выбрать спецификацию, по которой будет заполняться табличная часть "Номенклатура". Так же на основании "Накладной" может создаваться номенклатура без спецификации.

    Заполнение накладной

    После того, как "Накладная" заполнена, нужно выполнить команду "Заполнить"->"По накладной номенклатуру".

    Заполнение по накладной

    Итогом будет дерево номенклатуры, построенное согласно спецификации. 

    Заполнение по накладной

    Номенклатура без спецификации также создается.

    Номенклатура без спецификации

    Данный механизм существенно упростит внесение большого количества номенклатуры в конфигурацию, а также сократит количество выполняемых действий.

     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры;
    • Добавление и изменение складских документов;
    • Чтение складских документов.

    Учет сотовой связи и SIM-карт в конфигурации

    Поставим перед собой следующую задачу:

    Задача по учету SIM-карт

    Для учета сотовой связи хотелось бы добавить к сотрудникам сотовые номера с учетом у кого какой тариф, что бы можно было сделать отчет у кого какой тариф: сколько минут, SMS, гигабайт, стоимость тарифа, лимиты по тарифу и т.д. А так же у нас есть потребность в анализе этих самых минут, кому, куда и сколько раз звонил сотрудник.

    Итак, начнем.
    1. Создадим в справочнике "Виды номенклатуры" элемент и назовем его SIM-карта

    Создание вида номенклатуры

    В поле серийный номер мы будем хранить номер телефона и контролировать уникальность по нему будем там же (чтобы не было дублей номеров). Так же обратите внимание, что этот вид номенклатуры может иметь карточки номенклатуры.
    Теперь настроим характеристики у вида: 

    Характеристики

    Далее, заполняем список мобильных операторов: 

    Добавление характеристики

    Таким образом добавляем необходимые характеристики. На этом этапе необходимо все хорошо обдумать и добавить все характеристики, иначе потом необходимо будет у созданных характеристик заполнять недостающие. Если же какие-то сим-карты абсолютно разные и необходимо учитывать совершенно разные характеристики, то создайте два и более видов номенклатуры по SIM-картам. Обратите внимание, что характеристики могут быть разных типов. Например, у абонентской платы имеет смысл поставить число 10 знаков и 2 знака после запятой. 

    Добавление характеристики

    Можно добавить строку, галочку, число, выбор из списка и дату.

    2. Идем дальше и создадим карточку номенклатуры, которая будет определять SIM-карту и закрепим ее за сотрудником Ивановым. Создадим документ "Поступление" и создадим номенклатуру с созданным видом SIM-карта, и карточку номенклатуры. После записи в карточке нажмем на закладке "Характеристики" "Заполнить > По виду номенклатуры". Получим следующее: Карточка SIM-карты Ну и в документе: 

    Документ Поступление

    3. Ну, а дальше, все как с обычной карточкой номенклатуры. Ее можно перемещать, списывать и т.д. Все это будет отображаться на остатках. В любой момент можно открыть карточку и изменить ее, указав верные параметры (тариф, оператор и т.д.)

    4. Теперь перейдем к следующему пункту - это анализ звонков и просмотр статистики. Если нам анализ не нужен, то можно пропустить этот шаг. Для целей анализа есть специальный инструмент в подсистеме "Ремонт и обслуживание", документ "Изменение показателей оборудования". Заполним его: ДокументВажно! Понятное дело, сейчас мы тестируем этот механизм, в реальной жизни вносить вручную эти данные никто не будет. Необходимы специальные обработки, которые будут загружать эти данные автоматически. И увы, мы не можем автоматизировать эту часть, так как форматы файлов и необходимые данные у всех разные.
    Если вам нужна автоматизация загрузки этих данных, вы должны реализовать ее самостоятельно или мы можем Вам помочь и по вашему техническому заданию сделаем загрузку. Свяжитесь с нами (эта услуга предоставляется платно).
    Мы же сейчас покажем, что получается в общем случае и как будет выглядеть нужные нам данные. Отчет по изменениям показателей оборудования При необходимости настройки этого отчета можно изменить и поставить/снять нужные отборы/группировки/сортировки.



     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры;
    • Добавление и изменение складских документов;
    • Чтение складских документов.

    Учет канцелярских принадлежностей

    Учет канцелярских принадлежностей ведется аналогично учету другой номенклатуры. Нужно создать новый вид номенклатуры (Справочники > Виды номенклатуры), указать тип вида номенклатуры "Расходный материал".

     Вид номенклатуры "Канцелярские принадлежности"

    Важно! Обратите внимание, что галочка "Вести учет по карточкам номенклатуры" убрана. По канцелярским принадлежностям нам не нужно знать всю историю, где и когда было и у кого, как например, по компьютерным комплектующим. Так как канцелярия - это расходный материал. Снятая галочка позволит менее детализировано вести учет, что нам и нужно.


    Вид номенклатуры создан, можно создавать новый документ "Заказ поставщику", если планируем выполнить заказ, либо документ "Поступление", если номенклатура уже есть в наличии. В примере, пойдём по порядку и создадим "Заказ поставщику".

    Заказ поставщику

    На основании "Заказа поставщика", создадим документ "Поступление".

    Создать на основании

      Документ создан, заполнилась табличная часть "Накладная".

    Поступление

    В накладной можно подкорректировать реквизиты (если требуется) и заполнить табличную часть "Номенклатура".

    Заполнить по накладной

    Поступление

    После проведения, номенклатуру можно увидеть на остатках.

    Остатки

    Важно!!! Если документ "Заказ поставщику" не используется, при создании документа "Поступление", табличную часть "Накладная" заполнять НЕ обязательно. Можно заполнять сразу табличную часть "Номенклатура".


     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры;
    • Добавление и изменение складских документов;
    • Добавление и изменение заказов поставщикам;
    • Чтение заказов поставщикам;
    • Чтение складских документов.

    Учет оргтехники

    Давайте начнем с того, что такое оргтехника. По факту оргтехника - это комплекс технических средств для работы с документацией. А это в свою очередь устройства, которые предназначены для печати, копирования, обработки, хранения и уничтожения документов.
    К оргтехнике относятся:
    • множительно-копировальная техника;
    • офисные АТС;
    • пишущие машины;
    • калькуляторы и т.д.
    В нашем решении реализован любой учет любого оборудования в том числе и этого вида и осуществляется он точно так же как и любое другое оборудование. Мы оприходуем оргтехнику документом Поступление на определенное место хранения, затем можем ее перемещать куда нам необходимо между другими местами хранения.
    Обратите внимание! Даже если кажется, что у принтеров, сканеров, МФУ и т.д. кажется что нет ответственного его необходимо назначить или указать руководителя, который будет отвечать за офисную технику. Оргтехника не может не иметь человека, который за нее отвечает в учете.

    Учет дополнительных расходов

    Требования:

    • версия программы 3.1.4.5 и выше.

    Программа позволяет вести учет дополнительных расходов, а также распределять данные расходы по позициям номенклатуры. Данный механизм доступен для документов "Поступление", "Начало обслуживания", "Окончание обслуживания".

    Рассмотрим отражение дополнительных расходов на примере документа "Поступление". Например, при приобретении нового оборудования была оказана дополнительная услуга "Доставка" стоимостью 2500 руб.

    Рис.1.png

    Для того, чтобы распределить стоимость данной услуги по приобретаемой номенклатуре, необходимо на закладке "Дополнительно" установить флаг "Распределять услуги":

    Рис.2.png

    После включения этого флага, на закладке "Номенклатура" станет доступна группа команд "Распределить услуги" и колонка "Сумма расходов":

    Рис.3.png

    Группа команд "Распределить услуги" содержит следующие команды:

    • по количеству - при данном способе распределения стоимость услуг будет распределена между номенклатурными позициями пропорционально количеству номенклатуры (см. Рис.4);
    • по сумме - при данном способе распределения стоимость услуг будет распределена между номенклатурными позициями пропорционально стоимости номенклатуры (см. Рис.5);
    • по карточкам (по количеству) - при данном способе распределения стоимость услуг будет распределена только между теми номенклатурными позициями, по которым ведется учет по карточкам, пропорционально количеству номенклатуры (см. Рис.6);
    • по карточкам (по сумме) - при данном способе распределения стоимость услуг будет распределена только между теми номенклатурными позициями, по которым ведется учет по карточкам, пропорционально стоимости номенклатуры (см. Рис.7).

    Способ распределения стоимости услуг "по количеству":

    Рис.4.png

    Способ распределения стоимости услуг "по сумме":

    Рис.5.png

    Способ распределения стоимости услуг "по карточкам (по количеству)":

    Рис.6.png

    Способ распределения стоимости услуг "по карточкам (по сумме)":

    Рис.7.png

    Стоит также отметить, что заполнение "Суммы расходов" возможно и "вручную", программа будет проверять, чтобы общая сумма расходов не превышала стоимости услуг.

    После проведения документа откроем отчет по движениям документа ("Еще - Отчеты - Движения документа") и увидим, что распределенная стоимость услуг отражена в регистре "Дополнительные расходы":

    Рис.8.png

    Для просмотра информации о дополнительных расходах предназначен отчет "Дополнительные расходы", который расположен в разделе "Номенклатура и склад".

    Рис.9.png

    В формах элементов справочников "Номенклатура" и "Карточки номенклатуры" с помощью команды "Дополнительные расходы" доступен тот же отчет, но уже с отбором по элементу справочника, откуда данный отчет был сформирован:

    Рис.10.png


    Номенклатура

    Номенклатура - это все товары и услуги, которые есть в конфигурации.

    Номенклатура

    Вид номенклатуры  отвечает за основные настройки номенклатуры. Кнопка "Заполнить характеристики" переносит все характеристики вида номенклатуры в характеристики самой номенклатуры.

    Группа - родительская папка номенклатуры.

    Значение всех остальные реквизитов понятны из названия.

    Так же изображение номенклатуры можно загрузить из интернета. Из номенклатуры можно перейти в дочерние карточки номенклатуры.



     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры;
    • Добавление и изменение складских документов;
    • Чтение складских документов.

    Виды номенклатуры

    Вид номенклатуры является реквизитом справочника номенклатуры и отвечает за все "настройки" конкретной номенклатуры и подчиненным ей карточек.
    Список видов номенклатуры заполняется по умолчанию при установке конфигурации (Справочники > Виды номенклатуры ). Вот как выглядит справочник:

    Виды номенклатуры

    Основное - основные настройки вида номенклатуры.

    • Тип вида номенклатуры - отвечает за тип (Комплектующая, Комплект, Оборудование, Программное обеспечение, Услуга, Расходный материал, прочее);
    • Группа записи номенклатуры - необходима для обработки по импорту оборудования из Everest (AIDA 64) и WMI. В зависимости от того какого вида будет загруженное оборудование туда в такую группу и будет записываться новая номенклатура из обработки;
    • Может иметь штрихкод - оборудование данного вида будет иметь возможность иметь штрихкод;
    • Может иметь IP-адрес - оборудование данного вида будет иметь возможность иметь IP-адрес;
    • Может иметь статус - механизм, который позволит каждой карточке назначать свой статус. Подробнее можно прочесть по ссылке. При установке галочки появляется вкладка "Статусы";
    • Может иметь инвентарный номер - актуальна для оборудования с инвентарными номерами;
    • Уникальность инвентарного номера - актуальна для оборудования с инвентарными номерами;
      • Вся информационная база;
      • В пределах вида номенклатуры;
      • Не контролировать.
    • Может иметь серийный номер - актуальна для оборудования с серийными номерами;
    • Уникальность серийного номера - актуальна для оборудования с инвентарными номерами;
      • Вся информационная база;
      • В пределах вида номенклатуры;
      • Не контролировать.
    • Вести учет по карточкам номенклатуры - о данной настройке подробнее можно прочесть по ссылке;
    • Может иметь комплектующие - может содержать в себе другое оборудование или нет;
    • Списывать при поступлении - данный признак может использоваться для номенклатуры, по которой не планируется вести учет, но важен факт отражения поступления и списания, например, для расходных материалов;
    • Может иметь ОКОФ - применяется для классификации номенклатуры по группам в бухгалтерии;
    • Вести историю изменения статусов - история изменения статусов номенклатуры;
    • Иконка вида номенклатуры - находится в правом, нижнем углу, отвечает за отображение номенклатуры данного вида в списках документов, остатках. Иконку можно выбрать как предопределенную, так и из файла.
    Характеристики - предназначена для добавления предопределенных характеристик номенклатуры, которые потом можно перенести одной кнопкой в характеристики номенклатуры.

    Родительские виды - предназначена для быстрой группировки по кнопке в документах "Поступление" и "Сборка (комплектация)".

    Статусы - механизм, который позволит каждой карточке назначать свой статус. Подробнее можно прочесть по ссылке. 



     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры.

    Как определить по какой номенклатуре вести учет по карточкам?

    Что такое учет по карточкам? Ответ на этот вопрос проще понять на примерах.

    Пример 1. Пусть у нас есть 100 метров сетевого кабеля. Если мы купим еще 50 метров кабеля нас не будут интересовать те 100 и эти 50 метров отдельно друг от друга! У нас должно быть на складе 150 метров кабеля. И мы должны будем исходить именно из этого. Т.е. в данном случае мы должны весь сетевой кабель вести "сводно". Так же для этой номенклатуры нас не интересует, где был конкретно вот этот метр кабеля такого-то числа. В этом случае весь кабель должен храниться скопом.

    Иначе обстоит дело с другим оборудованием, рассмотрим следующий пример:

    Пример 2. Пусть у нас есть материнская плата. Нас через время будет интересовать сколько раз она была в ремонте, у кого стояла эта материнская плата и т.д. Т.е. в любой момент нам может понадобится информация о конкретной материнской плате. Для того, чтобы иметь подобную информацию мы должны вести материнские платы "поштучно", чтобы видеть историю каждой. И ни в коем случае не вести учет "сводно".

    Как мы видим, это два совершено разных подхода к ведению учета комплектующих и расходных материалов. В первом, все сваливается в одну кучу, во втором должна вестись история по каждой комплектующей или комплекту.

    Для того, чтобы в конфигурации умела решать оба примера, был разработан специальный механизм  карточек номенклатуры и учета по карточкам номенклатуры.

    Если у номенклатуры в ее виде стоит галочка "Вести учет по карточкам номенклатуры", то для каждой номенклатуры будет создана и использоваться отдельная карточка, что позволит вести учет "поштучно". Если же она стоять не будет, то в поле карточка номенклатуры в документах будет отображаться "<Учет по карточкам не ведется>" и в таком случае учет по данной номенклатуре будет вестись "сводно".

    Вести учет по карточкам нужно именно для оборудования: материнские платы, мониторы, ноутбуки, жесткие диски, видеокарты, корпуса, лицензии на ПО, картриджи, принтеры, МФУ и т.д.

    Не нужно вести учет по карточкам для: расходных материалов, мышек, клавиатур, тонера и т.д. Т.к. по ним история не нужна.


    Изображение номенклатуры из сети Интернет

    Для каждой номенклатуры можно установить персональное изображение, которое можно загрузить из сети Интернет.
    Для этого необходимо открыть номенклатуру:


    Если щелкнуть на "Изображение из интернета" будет загружена первая картинка в поиске. Аналогично при щелчке на "Выбрать первую".
    Если щелкнуть "Выбрать из списка", откроется окно выбора:


    В форме можно щелкнуть на изображение и оно будет установлено в качестве изображения номенклатуры.
    Если щелкнуть "Загрузить изображение из файла", изображение можно выбрать самостоятельно из локального файла.

    При поиске можно возникать ошибка "Класс не зарегистрирован". Вот  статья на решение данной проблемы.



     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры;

    Важно знать!

    В этом разделе приведем ВАЖНЫЕ вопросы, которые могут возникнуть при использовании подсистемы складского учета.

    В документе "Поступление" поле "Количество" равно 1. В чем дело?

    Все верно, это нормальное поведение системы для некоторой категории номенклатуры. Скажем больше - для некоторых типов номенклатуры это просто обязательно!
    Если Вы хотите увидеть всю историю по той или иной комплектующей и в документах Поступления вы бы поставили количество 10, то как бы вы потом просмотрели историю каждой отдельно взятой материнской платы или процессора? Для этих целей используются карточки номенклатуры.

    Карточка номенклатуры - это как паспорт для каждой комплектующей, который однозначно выделяет ее из себе подобных.

    Если в  виде номенклатуре стоит "Вести учет по карточкам", то в документах Вы НЕ сможете управлять количеством - это всегда будет 1. Если учет по карточкам не ведется, например, для сетевого кабеля, клавиатур или мышек нам достаточно знать общее количество без истории, то в виде номенклатуры отключите учет по карточкам Вы сможете вести количественный учет и ставить любое количество в документах. Но учтите Вы теряете возможность детализации истории, если учет по карточкам не ведется.

    Но как же быть если нужно знать историю комплектующей (т.е. ведется учет по карточкам) и необходимо оприходовать, например, сразу 10 материнских плат?
    Выход тоже есть! В документе "Поступление" есть групповое добавление "Заполнить > Групповое добавление номенклатуры", что позволит Вам добавить в документ сразу несколько однотипных карточек.
     
    Это особенность, которая делает продукт уникальным и позволяет вести учет вплоть до комплектующей. А потом открыв любую карточку Вы сможете видеть в каких документах карточка была использована, когда ремонтировалась, какой инвентарник, распечатать этикетку и т.д. и т.п.


    Как сделать комплектацию

    Многие в самом начале задают этот вопрос.

    Как сделать комплектацию: сначала "Поступление", а потом "Сборка (комплектация)"? Или Поступление отдельно и сборку отдельно?

    Тут все достаточно просто... "Поступление" оприходует комплекты и комплектующие на место хранения. "Сборка (комплектация)" - комплектующие, которые находятся на месте хранения объединяет в комплекты. Т.е. сначала "Поступление", а потом, если необходимо - "Сборка (комплектация)".
    По сути сборка на месте хранения "тасует" комплектующие в комплекте, т.е. она не предназначена для оприходования номенклатуры.

    Важно! Для удобства работы, функции сборки может выполнять и сам документ "Поступление". Для этого необходимо перетащить мышкой комплектующие в комплекты и провести документ, поставив если необходимо галочку "Объединить все строки верхнего уровня в комплекты". После этого создавать документ сборки не нужно.


    Отчет по заданным характеристикам номенклатуры

    В конфигурации есть возможность формировать отчет по остаткам только по заданной характеристике номенклатуры. Это нужно, когда хочется увидеть, сколько той или иной номенклатуры есть в организации с заданными характеристиками.

    Покажем, на примере, как узнать сколько в организации есть заправленных картриджей.

    Для этих целей возьмем отчет "Отчет по складам/рабочим местам" и изменим вариант отчета:

    Остатки

    При открытии перейдем на закладку "Отбор":

    Изменение варианта отчета

    Слева как мы видим мы развернули "Номенклатура или карточка номенклатуры", а внутри содержатся характеристики. Найдем, интересующую нас характеристику, в нашем примере, это "Заправлен" для картриджей:

    Изменение варианта отчета

    Добавим ее в отбор справа и выберем нужную характеристику "Да". После этого завершим редактирование и сформируем отчет заново. Получим отчет по характеристикам:

    Результат



     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение вариантов отчетов;
    • Добавление и изменение личных вариантов отчетов;
    • Использование универсального отчета;
    • Чтение вариантов отчетов.

    Как закрепить нескольких сотрудников за одним местом хранения

    В нашей конфигурации НЕТ возможности закрепить нескольких сотрудников за одним местом хранения, это важно! Сделано это специально, для избежание разногласий в спорных ситуациях.
    Действительно, отвечать за оргтехнику в каждый момент времени, может ТОЛЬКО один сотрудник.

    Если вдруг действительно за оргтехникой закреплено несколько сотрудников, или они работают посменно, то в этом случае в качестве альтернативного решения данной задачи, мы рекомендуем Вам закреплять оборудование за начальником отдела, в который входят эти сотрудники. На крупных предприятиях за частую именно так и поступают.


    Как изменить вид номенклатуры в справочнике номенклатуры

    Номенклатура
    Для изменения некоторых реквизитов уже существующей номенклатуры, например, вид номенклатуры, необходимо открыть карточку номенклатуры и нажать в меню кнопку "Еще > Разрешить редактирование реквизитов", после этого нажмите на кнопку "Проверить и разрешить". Далее все реквизиты станут доступными.

     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры;

    Как разобрать комплект

    Для того, чтобы разобрать комплект нужно открыть документ "Разбиение комплектации".

    Документ "Разбиение комплектации"
    Далее нужно заполнить документ. Выбрать организацию и место хранения, где хранится комплект. Особое внимание следует уделить реквизиту документа "Тип разукомплектации". Если в документе "Сборка" не установлена галочка "Объединить все строки верхнего уровня в комплекты", тогда в документе "Разбиение комплектаций", в "Тип разукомплектаций" нужно установить значение "Разбить объединенные комплектующие". При установленной галочке, следует выбирать значение "Разбить комплект". После этого выбрать карточку комплекта, которую нужно разбить.

    Разбиение
    После этого комплект будет разобран.

     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры;
    • Добавление и изменение складских документов;
    • Чтение складских документов.

    После сборки комплекта, комплектация не отображается на месте хранения

    Часто возникает вопрос: "Почему после сборки комплектации, номенклатура пропадает на месте хранения"? Ответ довольно прост, чтобы избежать данной ситуации, необходимо оприходовать номенклатуру верхнего уровня. Например, у нас есть документ "Поступление" в котором есть комплектующие для сборки компьютера.

    Поступление

    На следующем шаге, мы создадим документ "Сборка", в котором соберем комплект. Обратите внимание, что номенклатура верхнего уровня, а именно "Компьютер HP Pavilion" не был оприходован.

    Документ "Сборка"
    В этом случае, вся номенклатура оприходованная документом "Поступление" пропадет с места хранения.

    Место хранения

    Если же номенклатуру "Компьютер HP Pavilion" оприходовать вместе со всей номенклатурой, тогда номенклатура не пропадет.

    Поступление комплекта

    Перепроведем документ "Сборка".

    Сборка

    Результатом будет место хранения с созданным комплектом.

    Места хранения

    Так же, если не оприходовать номенклатуру верхнего уровня и создать комплект, он не будет отображаться в отборах.
    Обратите внимание, что если комплектующие для сборки компьютера оприходуются одним документом "Поступление", собрать комплект можно сразу, без использования документа "Сборка".

    Поступление комплекта



     Список необходимых ролей для работы.
    • Добавление и изменение номенклатуры;
    • Добавление и изменение складских документов;
    • Добавление и изменение операций по сотрудникам;
    • Чтение сотрудников.

    Сотрудники

    Справочник "Сотрудники" предназначен для хранения всех необходимых данных о сотрудниках организации.

     Список ролей для работы с подсистемой "Сотрудники".
    • Добавление и изменение операций по сотрудникам;
    • Чтение сотрудников;
    • Добавление и изменение доступа к информационным ресурсам;
    • Чтение доступа к информационным ресурсам;
    • Добавление изменение заработной платы;
    • Чтение заработной платы.

    Перемещение сотрудников

    Документ "Перемещение сотрудников" позволяет закрепить новое место хранения за сотрудником, вместо старого.

    Перемещение сотрудника

    Закрепление сотрудников

    Закрепление сотрудников приписывает их к определенному месту хранения, например, при приеме на работу.

    Закрепление сотрудников

    Снятие закрепления

    Снятие закрепления позволяет снять закрепленного сотрудника с места хранения, например, при увольнении.

    Снятие закрепленного сотрудника

    Логины и пароли

    Согласно системе стандартов и методик разработки конфигураций, данный механизм работает следующим образом: информация о логине и пароле хранится отдельно от учетной карточки (это справочник "Логины и пароли"), при этом сам пароль хранится в закрытом виде (в отдельном регистре сведений в реквизите с типом "Хранилище значения"). Доступ к учетной карточке ограничивается наличием соответствующих ролей и типом пароля, но перед передачей логина и пароля с сервера на клиент, сохраненный пароль шифруется на сервере и дешифруется на клиенте при открытии формы учетной карточки. Подобное хранение паролей не решает всех проблем безопасности, а лишь усложняет задачу для злоумышленника при попытке перехвата конфиденциальной информации. В свою очередь, данный подход накладывает и свои ограничения - в форме списка справочника "Логины и пароли", а также в отчете "Логины и пароли" сами пароли отображаются в виде звездочек и не передаются на клиент. Просмотр ранее сохраненного пароля возможен из учетной карточки (вызывается из списка учетных карточек для формы списка справочника), либо открыв форму просмотра пароля.

    Теперь давайте рассмотрим работу механизма "Логины и пароли" более подробно. Этот модуль позволяет упорядоченно хранить в виде журнала учета логинов и паролей пользователей, которые располагаются в форме списка справочника "Логины и пароли", а также хранить историю изменений и генерировать новые. На форме списка отображается: 

    • Объект - объект информационной базы, к которому принадлежит логин и пароль (пользователь, сотрудник, физ.лицо, организация и т.д.);
    • Программа - номенклатура с видом программное обеспечение или лицензия, либо произвольная строка;
    • Логин - соответствующий логин объекта ИБ;
    • Тип пароля - устанавливает ограничения видимости пароля (личный, общий, группы пользователей);
    • Категория - категория к которой относится запись логина и пароля. 

    Логины и пароли пользователей

    С помощью кнопки "Отчет по логинам" осуществляется переход к формированию одноименного отчета. Как говорилось в начале, пароли отображаются в виде звездочек, просмотреть пароль можно через учетную карточку или в сформированном отчете. Выбираем пароль и двойным кликом по нему вызываем форму просмотра паролей, в которой можно отобразить пароль.

    Показать пароль в отчете 

    Ниже изображено окно создания логина и пароля. Если вы хотите сгенерировать пароль случайным образом, то воспользуйтесь соответствующей кнопкой "Сформировать пароль".

    Учетная карточка

    Окно формирования пароля позволяет задать параметры пароля и сформировать его случайным образом.

    Окно формирования пароля


    Учетная карточка помимо основной информации о логине и пароле, также хранит историю изменений данного пароля. Отображается измененный пароль в истории на следующий день, при этом будут отражены только последние записанные изменения. Т.е., например, сегодня вносим в течении дня ряд корректировок, последние внесенные изменения записываем и именно они на следующий день будут отображены в истории.

    История изменения пароля


     Список ролей для работы с подсистемой "Логины и пароли".
    • Добавление и изменение паролей;
    • Чтение паролей.

     Список ролей для работы с подсистемой "Логины и пароли" в мобильном приложении
    • Базовые права мобильное приложение;
    • Выполнение заданий;
    • Добавление заданий;
    • Чтение заданий;
    • Добавление и изменение паролей;
    • Чтение паролей.

    Управление доступом к информационным ресурсам

    Согласование прав доступа

    При создании задания можно выбрать предопределенный процесс "Согласование прав доступа к программам и информационным ресурсам". При этом сам процесс создания задания не меняется. Отличие заключается в другом наборе этапов (новый, согласование, разрешено, отказано, возобновлено). Есть возможность создать документ "Права доступа к информационным ресурсам" на основании задания, а также документ может быть создан в разделе "Сотрудники"->"Права доступа сотрудников к информационным ресурсам"

    Вот так выглядит фиксирование у кого и куда есть доступ, и с какими правами:

    Права доступа

    Форма элемента содержит следующие реквизиты:

    • Сотрудник - указывается сотрудник, которому открываем доступ;
    • Организация - указывается организация;
    • Инициатор - указывается сотрудник, который является инициатором предоставления доступа.
    Создание вида доступа

    Форма создания "Вида доступа сотрудника к информационным ресурсам" содержит следующий список реквизитов:

    • Родитель - выбирается "родительская" группа видов;
    • Наименование - указывается название вида;
    • Программный продукт - программа, в которой открывается доступ;
    • Сервис - сервис в рамках, которого открывается доступ к программе.

    Просмотр доступных информационных ресурсов

    Иногда возникает необходимость узнать какими правами доступа к информационным ресурсам обладает тот или иной сотрудник. Например, у сотрудника вышел из строя жесткий диск, и мы не можем узнать, какие программы у него были установлены, а самое главное с какими правами. Чтобы долго и нудно это не выяснять, мы можем просто посмотреть к каким информационным ресурсам у пользователя был доступ. Для этого мы сформируем отчет Доступ к информационным ресурсам, который находится в подсистеме Сотрудники. Для формирования отчета нажмем кнопку Сформировать. Также можно воспользоваться сортировкой по периоду, организации, сервису, сотруднику и программному продукту.

    Отчет "Доступ сотрудников"

    Если же мы нажмем кнопку "Еще" можно выбрать вариант отчета "Матрица доступа":

    Вид отчета "Матрица доступа"

    Процесс согласования доступа

    Процесс согласования доступа к информационным ресурсам начинается с подачи пользователем заявки на предоставление этого доступа. Процесс указывается "Согласование доступа к программам и информационным ресурсам".

    Создание задания "Согласование"

    Далее переводим задание на этап "Согласование". Это означает что предоставление доступа находится на рассмотрении у начальства.

    Этап "Согласование"

    Если согласование с начальством прошло успешно - переходим на этап "Разрешение". В противном случае переходим на этап "Отказано".

    Этап "Разрешение"

    Теперь мы можем создать на основании нашего задания "Права доступа к информационным ресурсам".

    Создание на основание

    Выбираем сотрудника, виды доступа (можно создавать свои собственные виды доступа с разными наборами прав), отмечаем галочками "Права доступа".

    Предоставление доступа

    Заработная плата

    Конфигурация позволяет рассчитывать заработную плату по сотрудникам (на текущим момент, расчет автоматически не выполняется). Для того, чтобы воспользоваться функционалом, его необходимо включить. Для этого нужно перейти в раздел "Администрирование" > "Настройки параметров учета" > "Функциональность" > "Использовать подсистему заработная плата".

    Назначения начислений и удержаний

    Документ предназначен для фиксирования факта назначения начислений сотруднику.

    Табличная часть "Сотрудники"
    Табличная часть "Начисления удержания"
    Табличная часть "Налоги"

    Начисления заработной платы

    Документ предназначен для расчета заработной платы по сотрудникам.

    Начисление заработной платы

    Ремонты и обслуживание

    Подсистема "Ремонты" позволяет производить обслуживание и ремонт оборудования собственными силами или силами сторонних организаций (контрагентов).

    Подсистема состоит из трех документов и нескольких отчетов.

    Ремонты и обслуживание




     Список ролей для работы с подсистемой "Ремонт и обслуживание".
    • Добавление и изменение обслуживания и ремонтов;
    • Чтение обслуживания ремонтов.

    Начало обслуживания

    Документ "Начало обслуживания" предназначен для фиксирования факта переноса оборудования для ремонта или обслуживания в место ремонта или передачу контрагенту, который делает ремонт (обслуживание).

    Рассмотрим сквозной пример работы подсистемы.

    Пример. Допустим на "Компьютере №13" сгорела материнская плата, необходимо ее заменить на новую, которая есть на складе.

    Для решения поставленное задачи в конфигурации необходимо забрать системный блок с места хранения "Административный отдел", где хранится данный компьютер и отнести в IT-отдел. Т.к. ремонт будет проходить не на рабочем месте сотрудника, закрепленного за "Административным отделом", то необходимо системный блок перенести на место ремонта.

    Создаем документ "Начало обслуживания"

    Начало обслуживания

    • Организация - это наша фирма, за которой закреплено оборудование для ремонта;
    • Обслуживание - может иметь два значения: внутреннее обслуживание или обслуживание контрагентом. В зависимости от выбранного реквизита оборудование будет перемещено либо на склад, либо контрагенту для ремонта (соответственно будет показано либо место обслуживание, либо контрагент с договором);
    • Место хранения - место, с которого перемещается оборудование;
    • Место обслуживания - место, куда перемещается оборудование на время ремонта;
    • Дерево "Номенклатура" содержит всю номенклатуру, которую необходимо отдать в ремонт;
    • На закладке "Услуги" необходимо выбрать дополнительные платные услуги. Например, доставку до контрагента, если ремонт осуществляет контрагент;

    • На закладке "Дополнительно" размещены дополнительные сведения по бюджетам и подразделению.

    Видим, что на компьютере стоит GIGABYTE GA-F2A68HM-S1, которую необходимо заменить.

    Так же выбрали в реквизите обслуживание "Внутреннее обслуживание", т.к. ремонт собственными силами. Если обслуживание будет контрагентом, то необходимо выбрать другой вид. Но об этом чуть позже. На закладке "Номенклатура", нажимаем "Подбор" и выбираем то, что будет перемещено на место обслуживания из места хранения "Административный отдел".

    После создания и заполнения документа проведем его. Теперь системный блок "Компьютер №13" с остатков места хранения "Административный отдел" убран и перемещен на место хранения "IT-отдел".

    Первый шаг сделан, мы забрали системный блок для ремонта. Переходим ко второму шагу.

    Перейти далее >>

    Окончание обслуживания

    Документ "Окончание обслуживания" предназначен для фиксирования факта ремонта оборудования или его обслуживания или возврат от контрагента, оборудования, которое он ремонтировал(обслуживал).

    Продолжим решать поставленную задачу рассмотренную на предыдущем этапе.

    Итак, мы переместили системный блок со сгоревшей материнской платой на место ремонта, теперь необходимо заменить плату на другую.

    Для этого на основании документа "Начало обслуживания" создаем документ "Окончание обслуживания".

    Создание на основании "Начало обслуживания"

    Это операция позволит в документе "Окончание обслуживания" не заносить данные по новой. Будет создан документ следующего содержания:

    Окончание обслуживания

    Теперь необходимо в нем заменить сгоревшую материнскую плату. Для этого в поле "Событие" необходимо выбрать "Списание" - если надо списать комплектующую в процессе ремонта, или "На склад", в случае если мы позже попытаемся выяснить причину поломки, и кто знает, может починим комплектующую. Выберем "На склад".

    При этом Вы должны понимать, что комплектующие с видом события "На склад", будут помещены на место хранения, которое указано на закладке "Дополнительно": "Место хранения на склад".

    Окончание обслуживания

    Окончание обслуживания

    В нашем случае мы поместим ее в "IT-отдел".

    Так же есть реквизит "Место хранения со склада", он предназначен для указания с какого места хранения будут устанавливаться комплектующие. И в этом случае это тоже "IT-отдел".

    Выбрали место хранения со склада, теперь добавим новую материнскую плату:

    Установить со склада

    Понятное дело, что новая материнская плата должна находиться на "Место хранения со склада".

    После подбора, необходимо перетащить установленную комплектующую мышкой в тот комплект, в котором она будет укомплектована. В нашем случае это "Компьютер №13".

    Вот, что получилось:

    Результат

    Т.е. в данном документе видно, что мы перемещаем на место, где будет проходить ремонт "IT-отдел" (указан на закладке "Дополнительно") материнскую плату  GIGABYTE GA-F2A68HM-S1 и ставим новую со склада "IT-отдел" (указан на закладке "Дополнительно") ASUS A68HM-K. После нужно отнести системный блок на то место, куда его необходимо вернуть.

    Проводим документ и вот, что получилось:

    Результат

    Как видим вместо старой сгоревшей материнской платы, у нас ASUS A68HM-K, что, собственно, нам и нужно было.

    Важно! Хотелось бы еще добавить следующее... Мы сделали этот пример с использованием двух документов: "Начало обслуживания" и "Окончание обслуживания". Очень часто бывают такие ситуации, при которых ремонт или обслуживание происходят на месте. Например, принесли картридж и просто поменяли его. Для таких случаев можно не делать документ "Начало обслуживания". В реквизите обслуживания документа "Окончание обслуживания" выберите "Внутреннее обслуживание произведено сразу" или "Обслуживание контрагентом произведено сразу" в таком случае можете сразу произвести ремонт.

    Изменение показателей оборудования

    Очень часто хочется получать информацию о комплектующих, которые имеют показатели, изменяющиеся со временем.
    Например, количество заправок картриджей, количество отпечатанных листов бумаги и т.д.

    С помощью данного документа можно вести учет числовых показателей оборудования, таких как: количество заправок картриджей, количество отпечатанных листов и т.д. Т.е. это какой-то числовой показатель, который будет накапливается со временем. Для просмотра сколько всего раз был заправлен картридж, отпечатано листов и т.д. воспользуйтесь отчетом "Показатели оборудования".

    Изменение показателей оборудования

    Документ "Изменение показателей оборудования"

    Отчет "Изменение показателей оборудования"

    Отчет "Показатели оборудования"

    Движения документов Начало обслуживания и Окончание обслуживания

    Документы предназначены для отражения факта ремонта или обслуживания оборудования. Движения документы делают по регистрам накопления: Взаиморасчеты с контрагентами, Обслуживание контрагентами, Остатки и Ремонты, регистры сведений: Бюджеты, Состояния карточек номенклатуры. Т.к. видов обслуживания, а также событий для номенклатуры может быть много, довольно сложно разобраться какие движение и по каким регистрам создаёт документ. В этой статье постараемся разобраться со всеми.

    Начало обслуживания

    Внутреннее обслуживание
    • Регистр накопления Ремонты - движение в приход (+);
    • Регистр сведений Состояние карточек номенклатуры - В не рабочем состоянии.
    Начало обслуживания, внутреннее обслуживание
    Движения документа

    Начало обслуживания

    Обслуживание контрагентом
    • Регистр накопления Обслуживание контрагентами - движение в приход (+);
    • Регистр накопления Остатки - движение в расход (-);
    • Регистр накопления Ремонты - движение в приход (+);
    • Регистр сведений Состояние карточек номенклатуры - В не рабочем состоянии.
    Обслуживание контрагентами
    Движения документа
    При создании документа Окончание обслуживания, на основании документа Начало обслуживания, движения обратные, за исключением регистра накопления Остатки. Движения по этому регистру "двойные" - приход/расход, сделано так для того, чтобы увидеть движения в отчетах. Данное поведение встретиться в будущем для регистра накопления Ремонты.

    Окончание обслуживания на основании Начала обслуживания

    Внутреннее обслуживание
    • Регистр накопления Остатки - движение в приход/расход (+-);
    • Регистр накопления Ремонты - движение в расход (-);
    • Регистр сведений Состояние карточек номенклатуры - В рабочем состоянии.
    Внутреннее обслуживание
    Движения документа

    Окончание обслуживания на основании Начала обслуживания

    Внутреннее обслуживание
    Списание
    • Регистр накопления Остатки - движение в расход (-);
    • Регистр накопления Ремонты - движение в расход (-).
    Списание
    Движения документа

    Окончание обслуживания на основании Начала обслуживания

    Внутреннее обслуживание
    На склад
    • Регистр накопления Остатки - движение в расход/приход (-+);
    • Регистр накопления Ремонты - движение в расход (-);
    • Регистр сведений Состояние карточек номенклатуры - В рабочем состоянии.
    На склад
    Движения документа

    Окончание обслуживания на основании Начала обслуживания

    Обслуживание контрагентом
    • Регистр накопления Обслуживание контрагентами - движение в расход (-);
    • Регистр накопления Остатки - движение в приход (+);
    • Регистр накопления Ремонты - движение в расход (-);
    • Регистр сведений Состояние карточек номенклатуры - В рабочем состоянии.
    Обслуживание контрагентом
    Движения документов

    Окончание обслуживания на основании Начала обслуживания

    Обслуживание контрагентом
    Списание
    • Регистр накопления Обслуживание контрагентами - движение в расход (-);
    • Регистр накопления Ремонты - движение в расход (-).
    Списание
    Движения документа

    Окончание обслуживания на основании Начала обслуживания

    Обслуживание контрагентом
    На склад
    • Регистр накопления Обслуживание контрагентами - движение в расход (-);
    • Регистр накопления Остатки - движение в приход (+);
    • Регистр накопления Ремонты - движение в расход (-);
    • Регистр сведений Состояние карточек номенклатуры - В рабочем состоянии.
    На склад
    Движения документа
    Со связкой документов Начало обслуживания и Окончание обслуживания разобрались, но бывают случаи, когда нужно создать документ Окончание обслуживания без создания Начала обслуживания. В этом случае вид документа может быть следующим:
    • Внутреннее обслуживание - обслуживание производилось своими силами на складе ремонта;
    • Внутреннее обслуживание произведено сразу - обслуживание производилось своими силами на месте хранения оборудования;
    • Обслуживание контрагентом - обслуживание производится контрагентом, при этом оборудование забирается;
    • Обслуживание контрагентом произведено сразу - обслуживание производится контрагентом на месте хранения оборудования.

    Окончание обслуживания

    Внутреннее обслуживание
    • Регистр накопления Остатки - движение в приход/расход (+-);
    • Регистр накопления Ремонты - движение в приход/расход (+-);
    • Регистр сведений Состояние карточек номенклатуры - В рабочем состоянии.
    Внутреннее обслуживание
    Движения документа

    Окончание обслуживания

    Внутреннее обслуживание
    Списание
    • Регистр накопления Остатки - движение в расход (-);
    • Регистр накопления Ремонты - движение в приход/расход (+-).
    Списание
    Движения документа

    Окончание обслуживания

    Внутреннее обслуживание
    На склад
    • Регистр накопления Остатки - движение в приход/расход (+-);
    • Регистр накопления Ремонты - движение в приход/расход (+-);
    • Регистр сведений Состояние карточек номенклатуры - В рабочем состоянии.
    На склад
    Движения документа

    Окончание обслуживания

    Внутреннее обслуживание произведено сразу
    • Регистр сведений Состояние карточек номенклатуры - В рабочем состоянии.
    Внутреннее обслуживание произведено сразу
    Движения документа

    Окончание обслуживания

    Внутреннее обслуживание произведено сразу
    Списание
    • Регистр накопления Остатки - движение в расход (-).
    Списание
    Движения документа

    Окончание обслуживания

    Внутреннее обслуживание произведено сразу
    На склад
    • Регистр накопления Остатки - движение в приход/расход (+-);
    • Регистр сведений Состояние карточек номенклатуры - В рабочем состоянии.
    На склад
    Движения документа

    Оконч