>
Содержание

Начало работы

При начале работы с конфигурацией надо представлять, что Вы хотите получить в результате Вашей работы. Это важно! Так как многие начиная работать с нашим решением не до конца это понимают. Наметьте поставленные цели и идите к ним. Из нашего личного опыта анализа внедрений в организациях мы заметили некоторые закономерности, при которой автоматизация не доходит до логического конца.
Прежде чем приступать к работе, прочтите основные моменты внедрения, которые изложены на этой странице. Постараемся изложить все кратко и по делу, с одной стороны мотивируя Вас, с другой показывая с какими подводными камнями вы можете столкнуться в начале и во время работы.

Камень №1. Представляйте конечные цели внедрения программы.

Начнем с главного: перед внедрением определите цели, которые вы хотите решить. Есть один хороший метод, который советует Глеб Архангельский и который хорошо работает когда вы хотите чего-то добиться. Закройте глаза и представьте, себя через три/шесть/двенадцать месяцев. Вы приходите на работу, что вы видите? Как работает первая линия поддержки? Много ли заявок? Сколько времени уходит на решение одной задачи? Какие отношения у отдела с другими отделами? Улучшились? Какое влияние оказала не так давно внедренная программа? Что предприняли в начале внедрения?
Представьте себе как все будет работать. Что при этом чувствуете вы лично и ваши коллеги? Удовлетворены ли вы результатом?
"Я пока не знаю как это сделать, но я хочу, чтобы я и моя команда были ...", "Мы достигли таких результатов ...", "Улучшился уровень сервиса и нам подняли зарплату на ... процентов" и т.д. Этот метод так же поможет вам корректировать цели, которые вы хотите достичь и ясно представлять их. Воодушевились? :) Идем дальше...

Камень №2. Программа без Вас ничего не решит.

Руководители, которые изначально хотят видеть все, что касается работы ИТ-отдела и обслуживающих организаций изначально думают, что купив программу все их проблемы будут решены. Рассуждая примерно так: "Ну это же программа! Я нажму на одну кнопочку и все будет работать/считаться/анализироваться и решаться. Ведь мы заплатили за это деньги!"
Это заблуждение! Точнее так: если в программе действительно работать, анализировать ее результаты и вести деятельность непрерывно, параллельно принимая решения по дальнейшему развитию и улучшения процессов, то у Вас все будет действительно работать как вы хотите, а если же рассчитывать ТОЛЬКО на программу, то ничего хорошего из этого не выйдет. Программа создана для человека, а не наоборот!
Поэтому: ведите учет непрерывно, анализируйте как свою работу так и работу своих сотрудников, принимайте решения, а программа будет классным помощников в этом деле. Помните об этом.

Камень №3. Будьте готовы к сложностям.

Когда мы начинаем менять, что-то в своей работе, появление трудностей - обязательный элемент изменений. Вы, или ваша команда часто бывают не готовы к таким изменениям. С вашей стороны могут появляться мысли типа: "А зачем это мне надо?", со стороны ваших сотрудников может быть саботаж и неприятие изменений в виде работы в программе: "Я все помню, зачем мне эта программа? Не буду это в программу заносить...", "Опять руководство играется, а мне отдуваться... Ну их... Пусть сами работают.".
Обдумайте, что и как Вы будете делать в этих случаях. Обговорите в начале работы это со своей командой. Будьте целеустремленными и вспоминайте время от времени про камень №1. Это поможет Вам.

Камень №4. Нехватка времени.

Мы специально вынесли этот пункт в отдельный, так как очень часто у наших клиентов это основная причина. "Мне не хватает времени, программа дополнительно забирает его вместо того, чтобы разгрузить нас! Туда надо все внести, когда же нам работать?". Это самообман! Все дело в том, что изначально вы плохо продумали то, что вы хотите получить от программы. Простого внесения задач и каких-то дополнительных данных в программу мало. Необходимо менять свой подход к проблемам и сокращать время за счет уменьшения не нужной работы
В течении месяца получили 3/5/10 инцидентов по однотипной проблеме. Проанализируйте. Что можно сделать, чтобы завтра, таких проблем не было вообще? Поменяйте оборудование, измените процесс реагирования на такие проблемы и т.д. Сократите появление таких проблем и в будущем вы увеличите за счет этого время.

Камень №5. Постоянное улучшение и совершенствование.

Этот пункт не совсем о программе и ее внедрении, но он важен. Мир IT очень динамичный, мы часто бываем не готовы меняться вместе с ним. Появляются новые технологии и оборудование, изменяется подход к некоторым вещам, все уходит в цифру. Совершенствуйте себя и свою команду, не останавливайтесь на достигнутом развивайтесь и постоянно работайте на упреждение. Это позволит контролировать себя и свое будущее.

Конечно, это не все пункты и трудности с которыми вы столкнетесь, но с ними наши клиенты встречаются чаще всего. Искренне желаем вам преодолеть их. Давайте плавно перейдем к следующему пункту.

Термины и определения

Начнем пожалуй с терминов и определений, так как мы будем их использовать в документации.

ITIL (произносится как «айти́л», англ. IT Infrastructure Library — библиотека инфраструктуры информационных технологий) — библиотека, описывающая лучшие из применяемых на практике способов организации работы подразделений или компаний, занимающихся предоставлением услуг в области информационных технологий.
ИТ-служба - группа физических и юридических лиц, которые оказывают ИТ-услуги.
ИТ-подразделение - подразделение в структуре организации, которое оказывает ИТ-услуги. Этот термин - подмножество ИТ-службы.
ИТ-услуги (сервисы) - услуги, которые ИТ-подразделение оказывает организации в процессе своей работы.
Каталог  услуг (сервисов) - документ, в котором описываются все услуги оказываемые подразделением ИТ. Под описанием понимается их характеристики, связи, время предоставления, влияние на другие процессы и другие параметры, которые важны в процессе предоставления услуг.
Соглашение об уровне сервиса (SLA) – документ, описывающий характеристики предоставления пользователям ИТ-услуг.
Организация - юридическое или физическое лицо, с которым заключено соглашение об уровне предоставления сервиса (SLA). При этом ИТ-служба не обязательно входит в организацию.
Клиент - тот, кто оплачивает ИТ-услуги и группирует инициаторов.
Инициатор - тот, кто является пользователем (потребителем) ИТ-услуги.
Исполнитель - представитель ИТ-службы (не обязательно сотрудник организации).
Инцидент - любое событие, которое не является частью стандартных операций сервиса и вызывает, или может вызвать, прерывание обслуживания или снижение качества сервиса. Незапланированное прерывание или снижение качества ИТ-услуги.
Задание - в нашем решении это общее собирательное название инцидентов, запросов на предоставление услуги, запросов на изменение, запросов на обслуживание и т.д. Этот термин относится не совсем к ITIL, но так исторически сложилось, что в нашем решении он принял вот такое наименование.
Проблема (problem) - неизвестная причина одного или более инцидентов.
Приоритет (priority) - категория, используемая для определения относительной важности инцидента и срочности выполнения.
Срочность (urgency) - насколько быстро с момента своего появления инцидент, приобретет существенное влияние на бизнес.
Важность (impact) - мера воздействия инцидента на бизнес-процесс.
Эскалация - деятельность, которая позволяет своевременно разрешить инцидент с помощью дополнительных знаний (функциональная эскалация) или дополнительных полномочий (иерархическая эскалация), чтобы выполнить инцидент в срок, который указан в SLA.
Конфигурационная единица (configuration item, CI, KE) - любой компонент или другой сервисный актив, которым необходимо управлять для того, чтобы предоставлять ИТ-услугу.
Конфигурационная база данных (Configuration Managment System, CMDB) - информационная база данных, которая содержит сведения обо всех КЕ.

Инструкция по установке и обновлению

Системные требования

Версия платформы «1С: Предприятие»

8.3.10

Виды поддерживаемых конфигураций

Управляемое приложение, WEB

Вариант «1Средприятие»

Клиент-серверный, файловый

Рекомендуемое разрешение экрана

1024x768

Операционная система

Windows XP, Vista, 7, 8,10, Server 2003/2008/2012

Оперативная память

Не менее 512 Мб

ЦП

Intel Celeron 1300 и выше

Свободное место на HDD

Не менее 150 Мб до начала установки и выше


Наше решение реализовано с использованием: В связи с этим доработка конфигурации возможна при выполнении одного из условий:
  • Необходимо наличие обязательного договора 1С:ИТС. Тогда доработка возможна без ограничений.
  • При отсутствии договора 1С:ИТС, пользователь самостоятельно не осуществляет доработку прикладного решения с применением стандартных библиотек.

Установка конфигурации

Для установки конфигурации необходимо иметь платформу 1С:Предприятие 8.3.10 и выше, а так же клиентские лицензии на использование платформы.
Обладателям клиент-серверного варианта 1С:Предприятия необходимы так же ключи на сервер. Если у Вас все это имеется и настроено, то приступим.

  1. Скачиваем архив с дистрибутивом, который был передан Вам по ссылке в электронном письме после покупки. Распаковываем архив в папку.
  2. В результате распаковки будем иметь два файла setup.exe и 1cv8.efd. Запускаем setup.exe

  3. Нажимаем "Далее", затем снова "Далее" и "Готово". На этом этапе мы установили шаблон, по которому 1С создаст для нас конфигурацию.
  4. Запускаем 1С:Предприятие. Т.е. платформу, как правило, она находится на рабочем столе или в меню Windows.

  5. Откроется окно, в котором необходимо нажать на кнопку "Добавить":



    Далее откроется окно, в котором необходимо выбрать "Создание новой информационной базы":



    После этого шага откроется окно, в котором необходимо выбрать какую версию установить. Есть два варианта: пустая, для начала работы или с демо-данными для демонстрации возможностей.


    Станем на строку для начала работы и щелкнем на кнопку "Далее".



    Назовем конфигурацию как мы хотим и выберем тип расположения информационной базы. Если у вас нет сервера 1С:Предприятия, т.е.клиент-серверного варианта 1С, то выберите первый пункт.



    На следующем этапе можем выбрать, в какой папке будет храниться информационная база (для клиент-серверного варианта необходимо указать сервер и имя информационной базы в кластере). После выбора папки, нажимаем "Далее" и "Готово".

  6. В результате, в списке информационных баз появится новый пункт:



  7. Запускаем конфигурацию в режиме 1С:Предприятие. Конфигурация практически установлена, осталось лишь активировать ее тем ключом, который был выслан Вам вместе с дистрибутивом в электронном письме.

  8. Инструкция по активации конфигурации

Система активации и работа с сервером лицензирования

Обновление конфигурации

Важно! Информация об обновлении конфигурации "Управление IT-отделом 8" рассылается в день выхода или на следующий день после официального выхода обновления конфигурации.

Конфигурация обновляется как и любое другое типовое решение на платформе 1С. 
Порядок обновления:

Прежде всего, если у Вас серверная ИБ запретите выполнение регламентные заданий открыв консоль кластера 1С, выберите нужную ИБ, щелкните правой кнопкой по ней и выберите в выпадающем меню "Свойства": Запретить регламентные задания Нажмите в окне галочку "Блокировка регламентных заданий включена".
Далее, завершите все сеансы, которые есть на данный момент. Лучше, если пользователи сами корректно завершат их, но если такой возможности нет, вы можете завершить их принудительно: Завершить фоновые задания и сеансы пользователей

  1. Запустите систему 1С:Предприятие в режиме "Конфигуратор".
  2. Обязательно сделайте архивную копию вашей информационной базы! Для этого надо в меню "Администрирование" выбрать пункт "Выгрузить информационную базу" и ввести имя файла выгрузки. Этот файл надо сохранить в надёжном месте.
  3. В режиме "Конфигуратор" откройте конфигурацию, для этого в меню "Конфигурация" выберите пункт "Открыть конфигурацию".
  4. Выберите режим "Обновление конфигураций", для этого в меню "Конфигурация", подменю "Поддержка", выберите пункт "Обновить конфигурацию".
  5. В диалоге выбора обновления в качестве источника обновления укажите "Доступные обновления", после чего выберите нужное обновление в соответствующем списке.
  6. Если в списке обновлений необходимое обновление отсутствует, то в диалоге выбора обновления в качестве источника обновления укажите "Файл обновления", после чего выберите нужный файл
  7. В окне "Обновление конфигураций" нажмите кнопку "OK" для продолжения обновления конфигурации.
  8. На вопрос об обновлении конфигурации базы данных ответьте "ДА".
  9. После завершения обязательно запустите программу в режиме "Предприятие" - для совершения конвертации. Некоторые пользователи не выходя из конфигуратора последовательно обновляют версии - это недопустимо и повлечет за собой невозможность дальнейшей работы.
  10. После завершения всех работ с обновлением запустите снова консоль кластера и снимите галочку "Блокировка регламентных заданий включена".

Важно! После каждого обновления надо хотя бы 1 раз запускать 1С в режиме 1С:Предприятие.

Так же, следует учитывать, что на определенную версию можно обновиться только с определенных версий, которые указаны в обновлении.

Публикация конфигурации на веб - сервере Apache

Для публикации конфигурации через WEB первоначально необходимо установить IIS, либо Apache в Windows. Мы рекомендуем все таки использовать Apache, как показывает практика, его установка занимает не так много времени и все сразу начинает работать в отличии от IIS. При этом особых навыков не нужно.

Рассмотрим установку на базе Apache.

  1. Скачать готовый дистрибутив можно по следующей ссылке httpd-2.2.22-win32-x86-openssl-0.9.8t.rar
  1. Запускаем установщик:

  2. 1.png

На первом шаге нажимаем «Next» и переходим ко второму шагу:

2.png
Для принятия лицензионного соглашения необходимо переключить флаг в «I accept the terms in the license agreement» и нажать на кнопку «Next» для перехода к следующему шагу мастера установки:

3.png
Жмем «Next» и переходим к следующему шагу:
4.png

На этом шаге необходимо указать свою информацию (имя домена, имя сервера и электронную почту администратора) и определиться с портом (80й или 8080й), который будет занят Apache после установки. Жмем «Next» для перехода к следующему шагу:

5.png

Стандартного («Typical») способа установки вполне достаточно, поэтому жмем кнопку «Next» для перехода к следующему шагу установки:

6.png

Путь для установки можно оставить по умолчанию, я меняю на свой путь кнопкой «Change…» (необходимо запомнить этот путь, далее он нам еще пригодиться):

7.png

Жмем «Next» для перехода к следующему шагу установки:

8.png

Опять жмем «Next» уже для начала самой установки. После копирования файлов на последнем шаге установщика нажимаем «Finish»:

9.png


После окончания установки в трее должен появиться такой значок: 10.png
Для проверки того, что служба веб сервера запущена, в строке адреса браузера необходимо ввести http://localhost/ :


 
А также,  в трее откройте окно и проверьте состояние Apache. Должно быть вот так:
28.png

3. Для публикации информационной базы необходимо открыть ИБ в режиме «Конфигуратор»:

12.png

 В меню «Администрирование» необходимо выбрать «Публикация на веб-сервере…»:


В открывшемся окне необходимо будет указать следующие данные:


- Имя – имя ИБ (можно оставить предложенное программой или указать своё);

- Каталог – каталог, где будут размещены данные опубликованной ИБ.

На закладке «НТТР сервисы» необходимо отметить флажками «Публиковать НТТР сервисы по умолчанию», «kb» и «УстановкаОценокПоЗаданиям»:


Далее необходимо нажать на кнопку «Опубликовать» и если не было допущено ошибок, программа сообщит:

16.png

На запрос программы «При создании новой публикации на Apache рекомендуется выполнить перезапуск веб-сервера. Выполнить перезапуск?» необходимо нажать «Да»:

17.png

Чтобы проверить доступность ИБ через веб интерфейс нужно набрать в адресной строке браузера:

http://localhost/<имя ИБ>, где «localhost» - имя компьютера (этот компьютер), а <имя ИБ> имя, указанное при публикации:


Для доступа к ИБ с других компьютеров локальной сети через веб интерфейс необходимо в адресной строке браузера вводить:

http://ip-адрес веб сервера/<ИмяИБ> либо http://имя веб сервера/<ИмяИБ>, например http://192.168.1.3/itdemo или http://serv/itdemo.

Если при попытке подключиться к ИБ с другого компьютера Вы получаете страницу «Не удается отобразить эту страницу» или «Не удается получить доступ к сайту», то, возможно соединение на порт, который был указан при установке Apache, заблокировано брандмауэром Windows.

О том, как настроить Apache для работы с сервисом "Установка оценок по заданию" можно прочитать в уроке Использование HTTP-сервиса "Установка оценок по заданию".



Важно! Если после публикации ИБ при запуске службы веб-сервера Apache возникают ошибки, проверьте, что в файле httpd.conf указан корректный путь к wsapXX.dll (где XX - версия Apache):

например, для версии Apache 2.4 x32 строка в файле httpd.conf может быть такой:

LoadModule _1cws_module "C:/Program Files (x86)/1cv8/8.3.14.1630/bin/wsap24.dll"

а для Apache 2.4 x64 строка должна быть такой:

LoadModule _1cws_module "C:/Program Files/1cv8/8.3.14.1630/bin/wsap24.dll"

и, соответственно, установлена платформа 1С x64.

Так же Вам может понадобиться инструкция по публикации ИБ на Apache с использованием SSL (работа по https)


Публикация конфигурации на веб - сервере IIS

Мы настоятельно рекомендуем использовать Apache и не публиковать информационные базы в IIS. Apache проще, никаких настроек не нужно, все работает по принципу "Установил и забыл".

Установка IIS в Windows 10.
Для установки веб-сервера в Windows 10 необходимо в «Программы и компоненты» - «Включение или отключение компонентов Windows» установить флажок для «Службы IIS»:

1-min.png
Далее необходимо раскрыть эту ветку и установить флажок напротив «ASP.NET 4.6»:

2-min.png
Нажимаем «ОК», ждем окончания установки и перезагружаем компьютер. Для проверки вводим в адресную строку браузера "http://localhost/" и видим страницу приветствия:

3-min.png
Теперь необходимо дать полный доступ для пользователя «IUSR» и группы пользователей «IIS_IUSRS» к папке с ИБ (для файловой базы):

4-min.png
А также к папке с установленной платформой:

5-min.png
Для публикации необходимо открыть ИБ в режиме «Конфигуратор», запущенный от имени администратора:

6-min.png
7-min.png
В меню «Администрирование» необходимо выбрать «Публикация на веб-сервере…»:

8-min.png

Откроется окно публикации ИБ:
9-min.png
На закладке «HTTP сервисы» необходимо проверить, что для публикации выбраны все сервисы:

10-min.png
Нажимаем кнопку «Опубликовать» и если не было ошибок, то система сообщит об успешной публикации ИБ:

11-min.png
На вопрос о перезапуске WEB – сервера отвечаем «Да».

После публикации ИБ, по адресу «c:\inetpub\wwwroot\» будет создана папка с именем опубликованной ИБ. На неё также необходимо дать полный доступ для пользователя «IUSR» и группы пользователей «IIS_IUSRS»:

12-min.png
Далее необходимо открыть «Диспетчер служб IIS», для чего можно воспользоваться «поиском в Windows»:

13-min.png
Если версия ОС Windows имеет разрядность х64, тогда идем в «Пул приложений» - дополнительные параметры для «DefaultAppPool»:

14-min.png
И для параметра «Разрешены 32-разрядные приложения» устанавливаем значение «True»:

14_1.png
Раскроем ветку «Сайты» - «Default Web Site», найдем наше опубликованное приложение (имя должно совпадать с именем опубликованной ИБ) и откроем «Сопоставление обработчиков»:

15.png
Необходимо убедиться, что обработчик «1С Web-service Extension» существует, в противном случае его необходимо создать:

16.png
Свойства обработчика:
17.png
Разрешения функции:
18.png
После внесенных изменений необходимо перезапустить веб сервер:

19.png
Для подключения к ИБ в адресной строке браузера необходимо набрать следующее: http://localhost/&lt;ИмяИБ&gt; либо http://ip веб сервера/<ИмяИБ>, где ИмяИБ – имя, указанное при публикации ИБ:



Возможные ошибки

Ошибка HTTP 500.0 Internal Server Error

Возможно проблема с дополнительным параметром "Разрешены 32-разрядные приложения". Если 1С 64-битная, то эта настройка возвращает такую ошибку.

Начало ведения учета


Добавление пользователей и групп доступа

Если пользоваться конфигурацией будете не только Вы, необходимо добавить дополнительных пользователей в конфигурацию.

  1. Допустим, нам необходимо добавить пользователя "Иванов" с правами, которые позволяли бы ему работать только со складскими документами. Приступим:

    Создадим профили групп пользователей. Профили - это различные права, объединенные в своеобразные шаблоны доступа. Т.е. то, что будет назначаться пользователям. Например, для склада будет достаточно прав:

    Базовые права и запуск толстого, тонкого и веб-клиентов обязательны.

  2. Создадим группу доступа "Кладовщики" и сохраним ее:

  3. Перейдем к добавлению пользователями. Откроем справочник "Пользователи" и добавим нового:

  4. Будет открыт диалог создания нового пользователя. Назовем пользователя так как нам надо, установим ему пароль, и перейдем в "Права доступа", на этой же форме:

  5. Включим пользователя в группу "Кладовщики".

  6. Теперь, если закрыть пользователя и открыть его заново, мы получим:

  7. Зайдем под пользователем, которого мы только что создали, и проверим, что получилось. Закроем текущий сеанс, запустим 1С:Предприятие, и в окне авторизации выберем Иванова, введя его пароль. Откроется форма:

  8. Как видим, ничего лишнего. При этом, некоторые справочники, которые имеют важное значение, могут быть открыты, но не могут быть изменены. Например, справочник "Организации".

Заполнение основных справочников

Под пользователем Администратор зайдите в подсистему Справочники и заполните все значимые для Вас справочники.

  • Организации - это наши юридические лица, от лица которых ведется учет. Т.е., если наша организация называется от ООО "Ромашка", то данные о ней необходимо заполнить здесь. По умолчанию, есть предопределенный элемент "Наша фирма" измените его на нужный Вам.
  • Подразделения - структурные подразделения организаций
  • Сотрудники - сотрудники организаций
  • Физические лица - используются в сотрудниках и содержат дополнительные данные. Важно, что физические лица - могут быть не только сотрудниками.
  • Места хранения - места хранения, по которым будет вестись учет. См. ссылку
  • Помещения - планы помещений, схем сетей и т.д. с привязкой к местам хранения
  • Номенклатура и карточки номенклатуры - то, чем будем оперировать: оборудование, услуги. См ссылку

Все остальные справочники являются вспомогательными.

Настройка параметров учета

Здесь хранятся все основные настройки конфигурации, которые влияют на ее поведение.


Настройки сгруппированы по разделам и, по умолчанию, заполнены при установке системы. Можете изменить их по Вашим потребностям. Интуитивно понятно, зачем нужна каждая из настроек.

Загрузка сотрудников и физ лиц из других конфигураций

В конфигурацию возможен импорт данных по сотрудникам и физическим лицам (доступно для редакции "КОРП"). Администрирование > Настройка параметров учета > Загрузка сотрудников.

Важно знать! В конфигурации есть предопределенный элемент справочника "Организации" - "Наша фирма". Если только начинается ведение учета и планируется загрузка сотрудников из Зарплаты и управление персоналом или Бухгалтерии предприятия и в них наименование организации, а так же ИНН и КПП отличается, то при переносе сотрудников создастся вторая организация и предопределённый элемент "Наша фирма" уже нельзя будет удалить. Чтобы избежать этого, нужно сделать следующее:
1) В конфигурации Управление IT-отделом нужно переименовать предопределенный элемент справочника "Организации" "Наша фирма", как и в Зарплате и управление персоналом (Бухгалтерия предприятия), а так же заполнить ИНН и КПП;
2) Выполнить синхронизацию.

Загрузка может быть как регламентной (выполняться с использованием регламентного задания), так и разовой.

Внимание! Если при нажатии на кнопку "Загрузить сотрудников" ничего не происходит, проверьте журнал регистрации конфигурации (Поддержка и обслуживание > Журнал регистрации). Там будет отображена ошибка, почему данные не загружаются. Может понадобиться ручная регистрация comcntr.dll. Т.е., если обмен не работает, необходимо выполнить команду:
regsvr32 "C:\Program Files (x86)\1cv82\8.2.19.68\bin\comcntr.dll"
Где путь указан до библиотеки используемой версии 1С. Если по каким то причинам обмен не работает или Вы хотите в ручную сделать его, это так же возможно.

Для этого:

1) Сохраните XML-файл конвертации данных

Настройка параметров загрузки сотрудников

2) Откройте ЗУП в режиме "Предприятия" и в меню укажите "Сервис > Обмен данными > Универсальный обмен данными"

3) В открывшейся обработке выбираем выгрузку, как на рисунке:

4) Нажимаем "Выгрузить данные" и ждем, когда все данные по сотрудникам будут выгружены. Все это будет в файле "Имя файла данных".

5) После выгрузки идем в конфигурацию "Управление IT-отделом 8". (Настройка и администрирование > Универсальный обмен данными в формате XML)

6) Выбираем режим работы "на клиенте" и нажимаем кнопку "Загрузить данные", после чего выбираем файл данных, сохраненный на шаге 4

В конфигурации есть возможность загрузить сотрудников из программ Зарплата и управление персоналом 3.1 (актуально для релиза 3.1.6.6) и Бухгалтерия предприятия 3.0 (актуально для релиза 3.0.60.59).


Для настройки расписания, нужно перейти на вкладку "Администрирование" => "Регламентные и фоновые задания", найти в списке "Загрузка сотрудников" и настроить расписание.

 

Импорт данных в начале учета


Если Вы только начинаете вести учет в программе, и у Вас есть программа Everest (AIDA64), Вы можете загрузить все данные в программу. Воспользуйтесь следующей статьей:

Импорт данных из сторонних программ

Настройки индивидуальных параметров для пользователя

В конфигурации есть возможность настроить для каждого пользователя основные значения для подстановки индивидуально.

Это может понадобиться например, когда один сотрудник отвечает за один склад и выбирает его во всех документах, а другой сотрудник за другой и тоже выбирает его везде.

Для этих целей есть механизм индивидуализации конфигурации. Т.е. есть настройки у каждого пользователя, которые позволяют выбрать личные основные значения для подстановки в документы и справочники.

Для этого выбираем Администрирование > Настройки пользователей и прав > Пользователи и открываем нужного пользователя:


Открыв вкладку, заполним настройку для текущего пользователя:


При создании новых документов и справочников, значения этой вкладки будут подставляться по умолчанию.

Импорт из Active Directory пользователей и рабочих мест

Конфигурация предоставляет механизм импорта данных из Active Directory как "вручную", с помощью обработки, так и автоматически, с помощью регламентного задания. Существует возможность сохранить различные настройки подключения к AD и загрузки объектов при импорте в виде профилей импорта для дальнейшего использования в различных режимах.

Рассмотрим обработку "Импорт из Active Directory" (Администрирование - Сервис - "Импорт из Active Directory"):

Рис.1.png

Основные элементы формы обработки:

  1. Текущий профиль импорта (содержит настройки подключения и объектов, которые будут созданы/изменены в результате работы обработки);
  2. Кнопки управления отображением списка пользователей AD;
  3. Кнопки настройки списка пользователей AD и запуска процедуры импорта;
  4. Дерево контекстов (соответствует дереву AD и может быть ограничено фильтром в настройках подключения в профиле);
  5. Список пользователей AD (e-mail, телефон, подразделение в строках таблицы перед загрузкой можно изменить как вручную для каждого пользователя, так и для всех отмеченных пользователей через команду "Действия - Заполнить электронную почту" или "Действия - Заполнить подразделение").

Теперь рассмотрим сам профиль импорта из AD (Администрирование - Профили импорта из Active Directory).

Закладка "Подключение".

Рис.2.png

  • Использовать учетную запись / использовать "глобальный каталог" - если компьютер, на котором производится импорт, не входит в домен, то необходимо использовать учетную запись пользователя AD. Если компьютер принадлежит домену, можно использовать "глобальный каталог" GC://, поля ввода для учетной записи станут недоступными, а также будет невозможно использовать фильтр.
  • Имя домена, контроллер домена, порт, учетная запись и пароль указываются в случае использования учетной записи при подключении к домену.
  • Корень дерева (фильтр) строка (например, OU=Наша фирма,DC=winad,DC=ru), ограничивающая чтение пользователей в пределах указанного контекста. Например, если фильтр не задан, то дерево практически полностью соответствует дереву в AD:
  • Рис.3.png Рис.4.png

    При установленном фильтре "OU=Наша фирма,DC=winad,DC=ru" видим только подразделения:

    Рис.5.png

  • Использовать в регламентном задании - при установленном "флажке" профиль импорта будет обрабатываться соответствующим регламентным заданием "Создание объектов Active Directory" (Администрирование - Поддержка и обслуживание - Регламентные операции - Регламентные и фоновые задания).

Закладка "Загрузка пользователей".

Рис.6.png

  • Флаг "Создавать пользователей" - при установленном флаге выбранным пользователям AD, для которых в информационной базе не найдены соответствующие учетные записи, будут созданы пользователи с настройками, указанными ниже (поиск ведется по логину, указанному в AD). При снятом флаге пользователи в ИБ не изменяются.
  • Группа новых пользователей - если настройка установлена, то все вновь созданные пользователи будут помещены в эту группу.
  • Перезаписывать права пользователей - при включении этой настройки для найденных пользователей будут сброшены ранее установленные права и установлены новые права в соответствии с указанными профилями в таблице "Профили групп доступа".
  • Блокировать пользователя ИБ при блокировке его в AD - при включении этой настройки найденным пользователям будет установлен признак "Недействителен", если в AD у пользователя заблокирована учетная запись.
  • Механизм аутентификации: "1C:Предприятие" или операционной системы - в соответствии с этой настройкой для новых и найденных пользователей будет указан механизм аутентификации в ИБ.
  • Язык интерфейса платформы - в соответствии с этой настройкой для новых и найденных пользователей будет установлен язык интерфейса.
  • Режим запуска - в соответствии с этой настройкой для новых и найденных пользователей будет установлен режим запуска.
  • Профили групп доступа в соответствии с указанными в таблице профилями при включенной настройке "Перезаписывать права пользователей" новым и найденным пользователям будут установлены соответствующие права.

Закладка "Загрузка других объектов".

Рис.7.png

  • Создавать организацию - при установленном флаге для загружаемых объектов (вновь создаваемых или созданных ранее и загружаемых повторно) будет определена организация следующим образом: если у объекта AD реквизит "Организация" заполнен, то будет выполнен поиск в ИБ организации по наименованию, и если такой организации в ИБ нет, то она будет создана (реквизит "Ставка НДС" для новой организации будет заполнен согласно настройке "Ставка НДС") и установлена объекту. Если у загружаемого объекта реквизит "Организация" не заполнен, то ему будет установлена организация из настройки "Организация по умолчанию".
  • Создавать подразделение - при установленном флаге для загружаемых объектов будет определено подразделение, аналогично определению организации.
  • Создавать физ.лицо - при установленном флаге для загружаемого объекта будет произведен поиск физ.лица в ИБ по ФИО пользователя AD (реквизиту ) и если такого физ.лица не будет найдено, оно будет создано. Новые физ.лица могут быть добавлены в группу физ.лиц, указанную в настройке "Группа физ.лиц по умолчанию". Если для пользователя в AD установлено изображение, то при установленном флаге "Загружать фото" это изображение будет установлено физ.лицу. Если в AD для хранения даты рождения используется свой реквизит (на скриншоте в качестве примера используется реквизит "ipPhone"), то при установленном флаге "Загружать дату рождения из реквизита" информация о дате рождения будет заполнена для загружаемого физ.лица из указанного реквизита AD. При загрузке у физ.лица будут заполнены e-mail и телефон, если такая информация содержится в AD.
  • Создавать сотрудника - при установленном флаге для загружаемого объекта будет произведен поиск сотрудника по наименованию в ИБ (реквизиту "DisplayName" в AD) и если такого сотрудника не будет найдено, то он будет добавлен. Новые сотрудники могут быть добавлены в группу сотрудников, указанную в настройке "Группа новых сотрудников". При установленном флаге "Создавать должность" если у загружаемого объекта заполнен реквизит "Должность" и такая должность есть в ИБ, то она будет установлена сотруднику; если указанная у загружаемого объекта должность в ИБ не найдена, то она будет создана и установлена сотруднику.
  • Создавать место хранения - при установленном флаге при загрузке объекта будут проверяться места хранения в ИБ по наименованию (в качестве наименования будет выступать реквизит "DisplayName" в AD) и если такого места хранения не будет найдено, то оно будет создано. Для загружаемых мест хранения можно указать местоположение в настройке "Местоположение по умолчанию". Если включены флаги "Создавать организацию" и "Создавать подразделение", то у загружаемого места хранения будут заполнены соответственно реквизиты "Организация", "Подразделение". Также, у места хранения заполняются реквизиты "Сетевое имя" и "Сетевой пользователь", соответствующие "Логину пользователя AD" и "Домен\Логин пользователя AD".

Добавление и настройка учетной записи для работы с почтой на примере Яндекса

Для того, чтобы была возможность отправлять и получать письма в конфигурации, в том числе и при загрузке писем службы поддержки, необходим настроенный почтовый ящик для работы с почтой. Для того, чтобы это сделать, необходимо зайти в "Администрирование > Учетные записи электронной почты". Откройте системную учетную запись, или, если Вы хотите создать новую - создайте новую запись.

Далее, необходимо настроить учетную запись. Сделаем это на примере настройки почты от Яндекса.

Сначала подготовим Яндекс почту, чтобы можно было принимать и отправлять письма из сторонних программ по протоколам IMAP, POP3, SMTP. Зайдем в настройки и поставим галочки:

r128.png

Теперь в 1С в "Администрирование > Учетные записи электронной почты":


Кнопка "Проверить настройки" позволит отправить тестовое письмо на указанный ящик и получить это тестовое письмо с ящика. Настройте получение и отправку почты в соответствии с Вашими настройками. Можно выбрать как протокол POP, так и IMAP.

При успешной настройке должно появится сообщение: "Проверка параметров учетной записи завершилась успешно".

Настройка учетной записи

Внимание! На закладке "Получение писем" есть настройка, которая, при получении писем в конфигурацию, удаляет их из ящика. Так же, есть возможность настроить удаление через несколько дней, чтобы там не накапливалось много почты. Будьте внимательны с этой настройкой, т.к. случайная установка галочки может повлечь удаление всех писем из ящика, тогда как Вы этого, например, не планировали.

Настройки учетной записи Google-почты

Настройки аналогичны статье Яндекс почты, за некоторым исключением. Приведем скриншот настройки:


Ответственные лица

В оформляемых документах организации необходимы подписи ответственных за эти документы лиц. В унифицированных печатных формах специально предусмотрены реквизиты для указания должностей ответственных лиц и места для их подписей. Кроме того, большинство унифицированных форм содержат реквизит «Расшифровка подписи». Для автоматического заполнения этих реквизитов в печатных формах необходимо в справочнике «Организации» перейти в раздел «Ответственные лица» и заполнить соответствующий список.

r240.png

r241.png

Данные об ответственных лицах вводятся в регистр сведений «Ответственные лица» на определенную дату и хранятся в нем в хронологическом порядке. Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр на дату приказа о зачислении на должность и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.

В программе предусмотрено несколько типов ответственных лиц:

  1. Руководитель - используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;
  2. Главный бухгалтер - применяется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
  3. Кассир - используется при формировании печатных форм кассовых документов;
  4. Кладовщик - используется в печатных формах, требующих подписи кладовщика;
  5. Председатель комиссии - используется в печатных форма, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании);
  6. Член комиссии 1 - используется в печатных формах, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании);
  7. Член комиссии 2 - используется в печатных формах, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании);
  8. Член комиссии 3 используется в печатных формах, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании).

Для каждого типа ответственных лиц нужно указать соответствующего ему в данной организации сотрудника и должность. Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации, учет которых ведется в программе. При формировании печатных форм автоматически заполняются соответствующие реквизиты данными ответственных лиц.

r242.png

Настраиваемый рабочий стол

Требования:

  • версия программы 3.1.3.1 и выше.

При запуске программы с настройками по умолчанию, на "Начальной странице" программы, в центральной её части, расположена форма "рабочего стола". Для пользователя с ролью "Полные права" рабочий стол выглядит следующим образом:

Рис.1.png

Форма представляет собой две страницы ("Навигация" и "Метрики") с наборами элементов из картинок, гиперссылок, кнопок, графиков, предоставляющих пользователю быстрый переход к созданию новых документов, требуемым формам списков документов, справочников, регистров, а также открытию форм других обработок. Главной особенностью подсистемы "Рабочий стол", к которой относится данная форма, является то, что существует возможность создания своих собственных рабочих столов с произвольными наборами элементов (далее "виджетов"), под нужды любого пользователя с учетом его прав (наборов ролей) на объекты программы.

Рассмотрим более детально настройки рабочего стола.

Каждый рабочий стол является элементом справочника "Рабочие столы" с собственным набором виджетов. Для перехода к списку рабочих столов необходимо в меню "Главное" выбрать пункт "Рабочие столы":

Рис.2.png

В открывшейся форме списка необходимо выбрать элемент "Рабочий стол по умолчанию" и открыть его:

Рис.3.png

Список виджетов в карточке рабочего стола представлен в виде дерева, а порядок виджета в дереве соответствует его местоположению (относительно других виджетов) на форме рабочего стола, при этом, работа с самими виджетами практически полностью повторяет работу с элементами формы в конфигураторе.

Рассмотрим карточку виджета кнопки формы "Новое задание", для этого необходимо "развернуть" группу элементов "Группа Обработчики (Обычная группа)":

Рис.4.png

и открыть карточку виджета "Новое задание (Кнопка)":

Рис.5.png

Набор реквизитов виджета зависит от вида виджета, и в большей своей части соответствует свойствам соответствующего элемента формы в конфигураторе.

Перечислим возможные виды виджетов:

  • декорация (может быть как надпись так и картинка);
  • кнопка;
  • метрика;
  • обычная группа;
  • страница;
  • страницы.

Виджеты c видом "кнопка", "декорация" и "метрика" (при включенном свойстве "гиперссылка") могут содержать обработчики нажатия.

Рис.6.png

Обработчики могут быть двух видов: "Открыть форму" и "Произвольный алгоритм".

Для вида обработчика "Открыть форму" необходимо указать объект, чью форму необходимо открыть (это может быть справочник, документ, журнал документов, регистр сведений, общая форма, обработка или отчет) и указать вид формы: форма объекта или форма списка. Также, для вида обработчика "Открытие формы" возможно указание произвольного алгоритма, в котором, например, могут быть описаны параметры открываемой формы на встроенном языке 1С.

Для вида обработчика "Произвольный алгоритм" можно указать только произвольный код на встроенном языке 1С.

Важно понимать, что произвольный алгоритм будет выполнен &НаСервере, поэтому, во избежании ошибок со стороны платформы, автор произвольного алгоритма должен обладать достаточными компетенциями в написании кода на встроенном языке 1С.

На закладке "Права доступа" для ограничения доступности виджета можно указать роли пользователей, которым данный виджет будет доступен.

Рис.7.png

Если у текущего пользователя программы есть роль "Полные права", то данная проверка для текущего пользователя не осуществляется. Для вида обработчика "Открыть форму" список ролей может быть пустым, т.к. при выводе виджета на форму рабочего стола, в любом случае, проверяется право "Просмотр" у текущего пользователя на объект открываемой формы.

Пример.

Добавим на рабочий стол свою кнопку - "Канбан", при нажатии на которую, будет открываться форма канбан доски.


Настройки кнопки на вкладке Реквизиты:


Настройки кнопки на вкладке Обработчик:

GTD (Личная эффективность)

Раздел посвящен личной эффективности и GTD (Getting Tihings Done)

Что такое GTD?

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. — «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно — «как привести дела в порядок») — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге (подробнее).
GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель (не важно, куда: бумага, компьютер). Таким образом, мозг человека, освобождается от лишней информации, от того, что должно быть сделано, а это позволяет сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее.
Грубо говоря GTD - это конвейер дел, где вся рутина уходит в механику и мы не задумываемся о «не нужных делах», которые на данный момент не важны, а работаем исключительно с делами насущными. Кроме того GTD - это целая система использую которую нам становится легче работать и жить. Многие используют эту систему не только в работе, но и в личной жизни.

Так а в чем разница между GTD и просто списком дел?

Разница огромна! Список дел - это простой список, а GTD - это целая система.
В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела иногда цели, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И очень зря.
Часто мы упускаем мелочи, которые влияют на результат и на выполнение целого проекта в целом. Часто забываем о чем-то очень важном, пока важное не напомнит о себе в самый не подходящий момент. В GTD все, что нужно сделать фиксируется и продумывается заранее.

А мне подойдет, я ведь простой руководитель/администратор/техник и т.д.?

Можно с уверенностью сказать, что подойдет! GTD актуальна для людей разного возраста, профессий и социального положения. Вы не исключение.

Что конкретно я получу, если буду использовать GTD?

  1. Вы ничего не упустите из виду. Любая мелочь должна быть зафиксирована, а раз так, то вы получаете систему, где есть все.
  2. Получите систему где следующее действие будет выбрано быстро и правильно.
  3. Вы станете более продуктивным, а не просто больше успевающим. Это разные вещи.
  4. Вы избавитесь от стресса. Конечно полностью избавиться не удастся, но то, что у вас перед сном не будет мыслей вида: "Ой, как же я мог это забыть!..." - это гарантируется.
  5. Научитесь и полюбите планировать свою жизнь, вместо того чтобы позволять это делать обстоятельствам или другим людям, которые за вас решают как вам жить и какие жизненные цели вам иметь.
  6. Получите полный контроль над проектами.
  7. Научитесь концентрироваться на результате.
И это не мало...

Отлично. Что мне сделать, что бы так работать?

Как таковых строгих мантр и правил нет. Но есть основные принципы, которым необходимо следовать. Давайте перечислим их:
  1. Собирайте информацию и фиксируйте все, что может понадобиться. Записывайте ВСЕ задачи, идеи, повторяющиеся дела (ниже мы приведем, что для этого есть в нашем решении). При этом список этих дел всегда должен быть под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас. Это действие забирает больше времени, но за то, ваш мозг попадает в ловушку, того, что все записано и он уже не реагирует на то, не забыл ли я что-то.
  2. Пишите подробно и с пояснениями. Дела вида «Подготовить проект автоматизации» - это не дело - это цель. Когда вы будете ее выполнять, то будете долго и упорно вспоминать, что же нужно сделать. Разбивайте большие дела на конкретные действия, которые необходимо выполнить (обсудить с руководством список участников проекта, скачать и установить последние обновления для конфигурации "Конвертация", создать плавила обмена (справочники, документы, константы) и т.д.). Задачи должны быть сформулированы точно и при прочтении должно быть точно известно, что надо делать. В обычном списке задач часто люди тратят даже больше времени на расшифровку, чем непосредственно на выполнение дела. Если можете делегировать дело - делегируйте, но запишите, о том когда надо проконтролировать выполнение (если надо).
  3. Правильно определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретный срок. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете и все подготовили.
  4. Актуализируйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то становится не актуальным, что-то переносится на будущее, а что-то выполняется. Система должна работать вместе с вами. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
  5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.
  6. Это должна быть системная работа. Любая система продуктивности не будет работать, если применять бессистемно. Не забывайте все фиксировать и не ленитесь. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте все под себя, и всё получится. И да, никакая, даже самая лучшая система не выполнит все дела за вас. Работа со списками — это хорошо, но не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Сбор информации о делах

Продуктивность без стресса начинается с процесса разгрузки разума, которое заключается в фиксации всего более-менее важного на бумаге или другом носителе — в том, что Аллен называет корзиной: физический ящик для приёма сообщений, электронный почтовый ящик, диктофон, ноутбук, карманный компьютер, или их комбинация. Суть в том, чтобы выкинуть из головы всё более-менее важное на удобный носитель для последующей обработки. В нашем случае это будет конфигурация "Управление IT-отделом 8".
Все корзины должны быть освобождены (обработаны) по крайней мере раз в неделю. Аллен не настаивает на каком-то определённом методе сбора, но делает акцент на важности регулярного освобождения корзины. Любое место хранения (физический, электронный почтовый ящик, магнитофон, ноутбук, карманный компьютер, и т.д), приемлемо, если оно регулярно обрабатывается.
В нашем решении сбором информации занимается подсистема "Дела". Это дополнение к стандартному функционалу, которое позволяет фиксировать все дела как личные, так и рабочие.

1. Для того, чтобы включить использование подсистемы "Дела" откройте "Администрирование > Сервис > Настройка параметров учета > Функциональность".
На этой закладке вы найдете галочку "Использовать дела". Включите ее, если она выключена и нажмите ОК, для того, чтобы настройки были применены.
2. Теперь можно открыть подсистему дел. "Главное > Дела"
Вот так выглядит главное окно работы с программой:


Список дел - это иерархическое дерево, где каждая строка - это определенное дело и группа дел, которые необходимо выполнить. Причем в нашей программе надо понимать под делом все в широком смысле. Делом может быть и то, что нельзя выполнить. Ну допустим создать папку "Информация" и взять за правило туда складывать все, что содержит какие важные вам данные.


Кнопка "Создать" на панели дел, позволяет добавлять новые дела на том же уровне, что и текущее выделенное дело. Рядом с этой кнопкой есть кнопка "Создать подчиненное дело". Т.е. для текущего выделенного дела будет создано новое дело, которое будет подчиненно текущему. Далее кнопка "Массовый ввод", которая позволяет кроме того, что вы введете сразу несколько дела за один раз, так же дополнительно анализировать вводимые данные и в зависимости от текста устанавливать реквизиты добавляемого дела (например срок).
Далее четвертая кнопка "Вид дел в дереве". Она имеет три состояния эта кнопка
1. Показаны только не выполненные дела
2. Показаны не выполненные дела + те, которые выполнены в течении последних суток (недавно завершенные)
3. Все дела и выполненные и не выполненные.
Эта кнопка позволяет по ситуации скрывать или отображать то, что нужно в данный момент времени.

Далее кнопка создания напоминания для текущего дела.

Далее блок кнопок, который сворачивает или разворачивает дерево дел и кнопки перемещения дел вверх или вниз.
Далее меню настроек:

1. Автоформатирование - позволяет задать оформление дел по определенным условиям.
2. Виды дел - список видов, который отображен слева (Входящие, Все дела, Избранное и т.д.) и их настройки.
3. Контексты - список контекстов наших дел.

Далее кнопка поиска дел.
Создание нового задания на основании текущего дела и кнопка ручного обновления видов дел и дерева дел.

Как работать с GTD в подсистеме "Дела"?

Для начала работы с нужно сделать четыре простых шага.

1. Выделить свои дела

Используйте подсистему, чтобы организовать Ваши цели, проекты, и дела в дерево. Во-первых, запишите дела, которые требуется выполнить. Если дела большие, просто разделите их на составляющие элементы (подчиненные дела). Не пугайтесь. На вопрос: "Как съесть слона?", есть гениальный ответ "по кусочкам...". Разбейте большое дело на маленькие, если и маленькие большие, то разбейте и их на составляющие части. Если и эти компоненты все еще кажутся большими, продолжайте разделять их, пока у Вас не получится список разумных простых и выполняемых подчиненных дел (действий).

2. Спросите себя, "Какие дела самые важные?"

Для каждого дела можно определить его важность относительно родительского дела или проекта. Чтобы увеличить важность дела относительно родительского дела, увеличьте значение важности.

3. Назначьте соответствующие контексты для каждого дела

Многие из дел в Вашем списке могут быть выполнены только в определенных контекстах или ситуациях. Например, можно завершить дело "Купить мышку" только, когда Вы находитесь в магазине компьютерной техники. Таким образом, Вы можете создать новый контекст под названием "Магазин компьютерной техники", и назначить этот контекст для этого дела. Позже, придя в магазин, можно отфильтровать или сгруппировать список (следующих действий) по назначенным контекстам и увидеть, что нужно купить мышку.

Другой способ, думать о контекстах, как о категории для дел. Для дел можно назначить несколько контекстов. Контексты могут быть также открытыми или закрытыми.

4. Cформируйте упорядоченный список To-Do (следующих действий)

После того, как Вы ввели все свои цели, проекты, и задачи в Схему, MLO выберет только те задачи, которые требуют Вашего немедленного внимания. Эти задачи помещаются в список To-Do - простой список действий. При заданном по умолчанию виде Активные действия, в списке To-Do видны только задачи без незаконченных подзадач, и запланированные задачи появляются в этом списке только в заданное время. За детальной информацией о создании списка to-do (список следующих действий), обратитесь к теме Список To-Do.

Список To-Do может быть отсортирован по приоритетам так, чтобы можно было оставаться сосредоточенным на том, что действительно важно для Вас, отделяя важность от срочности, минуя промедление.

Также, задачи в списке To-Do могут быть отфильтрованы по различным параметрам, таким как Контексты, имеющееся у вас на данный момент свободное время и т.д.

Задачи в списке To-Do могут быть также сгруппированы по различным параметрам. Довольно просто настроить под себя Вид списка To-Do, который  будет отфильтрован, отсортирован и сгруппирован согласно Вашим потребностям.

Каждый раз при завершении задачи список следующих действий обновляется, оставаясь актуальным. 

Настройки видов дел

Виды дел позволяют отобразить отфильтрованные, отсортированные и сгруппированные дела по вашим условиям. При первом запуске будут созданы стандартные виды. Все имеющиеся виды отображаются в левой панели видов. Вы можете создавать свои собственные Виды, используя встроенные возможности для фильтрации, сортировки и группировки ваших дел.
Это позволит вам без труда работать с разными делами просто перейдя на соответствующий вид.



Где:
(1) - Отборы. Специальные условия выборки данных.
(2) - Столбцы. Какие столбцы выводить в выбранном виде.
(3) - Группировки. Группирует дела в зависимости от выбранных значений.
(4) - Сортировки. По каким столбцам отсортировать в конце отборов и группировок дерево дел.
(5) - Как представить дерево дел в виде дерева, или в виде линейного списка. Например, избранное имеет смысл смотреть списком.
При иерархическом просмотре можно дополнительно указать что выводить дела с учетом дочерних или родительских элементов.

Настройки автоформатирования дел

Предположим вы настроили виды и теперь Вам видны все дела с фильтрами активного вида.
Например, вы просматриваете вид "Сегодня", который отображает список дел, у которых срок установлен текущей датой.
И вы хотите как-то отделить важные дела от не важных, или видеть звонки, которые вы хотите совершить с иконкой телефона, или иметь напоминание дней рождений, чтобы поздравить коллегу или начальника вовремя. Это пример, того когда оформление важно. У вас могут быть свои примеры.

Для этих целей мы добавили автоформатирование дел.

Собственно это настройки, которые добавляют по определенным условиям оформление для дел (жирный, курсив, подчеркивание, цвет текста, цвет фона, изображение).
Рассмотрим другой пример. Пример оформления проектов. По GTD Проекты — каждый разомкнутый цикл в жизни или работе, требующий больше чем одного физического действия для достижения цели, становится проектом. Проекты необходимо контролировать и периодически делать обзор, чтобы удостовериться, что с каждым проектом связано следующее действие, и, таким образом, проект будет продвигаться.
Естественно в общем списке мы хотим как-то выделять проекты. Добавим синий цвет текста и добавляем условия.

Теперь в списке заданий все проекты будут синими.

Таким образом можно с помощью автоформатирования раскрашивать дела по вашим условиям.

Настройки контекстов

Многие из дел в Вашем списке могут быть завершены только в определенных контекстах или ситуациях. Например, выполнить дело "обсудить с руководством внедрение проекта автоматизации" можно лишь находясь непосредственно в кабинете руководителя. Таким образом, Вы можете создать новый  контекст "Руководитель" и назначить этот контекст для вышеупомянутой задачи. Затем добавить вид с фильтром контекста "Руководитель" и Вы сможете выбрать увидеть лишь те дела, которые связанны с этим контекстом. Также, Вы можете думать о контекстах, как о категориях для задач.

Каждый контекст может включать другие Контексты.

Каждый контекст может быть открыт/закрыт в определенное время.

Можно создавать, переименовывать, удалять и назначать параметры для контекстов в диалоге Управления контекстами. Для открытия этого диалога, выберите в меню списка дел "Настройки > Контексты".



Обратите внимание, на то, что контекст может иметь автора и таблицу пользователей. Эта возможность позволяет открыть задания с этим контекстом другим пользователям для совместной работы.
Например, создав контекст "@Платежный календарь", мы можем делам, которые необходимо проплатить устанавливать эти контексты. В этом случае эти дела увидят другие пользователи указанные на закладке "Пользователи" в контексте.

Присваивание делам контекстов позволяет отфильтровывать дела в видах и делиться этими делами с другими пользователями.

Поиск в делах

Иногда бывает необходимо найти что-то в большом списке дел. Можно воспользоваться механизмом поиска:
Поиск дел
Если что-то по введенной строке будет найдено, то при переходе на найденную строку, будет выполнен переход к выбранному найденному делу в дереве.

Работа с делами в дереве дел

После добавления дела, можно изменить тему, выбрать контексты, установить срок и т.д. в самом дереве нажав правую кнопку мыши:
Так же при выделении дела, в правой части будут отображены ее реквизиты.

Реквизиты дел

Любое дело имеет список реквизитов. При активации любого дела, справа отображается панель свойств этого дела:
Реквизиты дела
Описание
  • Тема - заголовок дела (длиной до 512 символов)
  • Описание - это текст неограниченной длины, который служит дополнением для темы и позволяет подробнее описать выделенное дело.
Общие
  • Контексты - список контекcтов текущего выделенного дела.
  • Важность - на сколько важно дело. Число от 0 до 200 по умолчанию 100.
  • Срочность - на сколько срочно дело. Число от 0 до 200 по умолчанию 100.
  • Усилие - какое усилие нужно приложить к делу, чтобы его выполнить. Число от 0 до 200 по умолчанию 100.
  • Это папка - дело может содержать в себе другие дела и не выполняться, т.е. своеобразным разделом. Например папка "Дни рождения", которая содержит информацию, о днях рождения коллег. Естественно это не дело - это какая-то информация, которая возможно может пригодиться. Поэтому у папки нельзя установить признак "Выполнено".
  • Дело как цель - любое дело может быть нашей целью. А цели могут быть недели, месяца, квартала или года. По умолчанию цель недели оформляется с одним восклицательным знаком, а месяца с двумя. Остальные цели являются стратегическими. Так же по умолчанию цели отображаются в системном виде "Цели". Просматривая периодически наши цели мы их актуализируем и стараемся достичь.
  • Задание - любое задание может быть связано с делом этим реквизитом.
Срок
  • Начало - дата, когда дело начнется или началось. Может быть пустым, если дата не известна.
  • Срок - дата, когда дело должно быть выполнено. Один из ключевых реквизитов дел. В таблице колонка срок отображается в удобном виде: Сегодня, Завтра, Вчера, Четверг и т.д. Это позволяет более конкретно представлять дату если она близко. Может быть пустым, если нет срока выполнения.
  • Использовать время - галочка, которая определяет формат даты реквизитов начало и срок. Если галочка установлена, то срок будет с временем. По умолчанию выключена.
Проект
  • Это проект - галочка, которая свидетельствует о том, что текущее дело является проектом. Т.е. состоит из нескольких подчиненных дел. Важный реквизит при планировании проектной деятельности.
  • Процент проекта - % на сколько выполнен проект. Доступно только для проектов
  • Статус - статус на котором находиться проект в текущий момент.
Обзор
  • След. обзор - галочка, что по этому заданию есть обзоры. Т.е. периодический просмотр этого и подчиненных дел для контроля. Этим механизмом удобно контролировать выполнение поручений.
  • Дата обзора - дата, когда необходимо выполнить обзор дела. Так же в видах дел содержит вид "Обзор", где можно посмотреть дела, которые либо с просроченным обзором, либо обзор сегодня.
  • Обзор каждые N дней, недель, мес. - позволяет нажав на кнопку "Обзор проведен" увеличить дату обзора, на указанный интервал времени. Либо, если он пуст, то обзор автоматически включается и считается от текущей даты с учетом настроек обзора периода.
  • Обзор был - дата последнего обзора.
  • Жирный - оформить текущую строку жирным шрифтом.
Стиль
  • Курсив - оформить текущую строку курсивом.
  • Подчеркнутый - подчеркнуть текущую строку.
  • Цвет текста - цвет текста всей строки. Если пересекается с автоформатированием, то имеет приоритет.
  • Цвет фона - цвет фона всей строки. Если пересекается с автоформатированием, то имеет приоритет.
  • Картинка - изображение текущего дела. Если пересекается с автоформатированием, то имеет приоритет.
  • Очистить стиль - очищает все настройки стиля для текущего выделенного дела.

Подсистема Service Desk (управление инцидентами)

Служба технической поддержки на каждом предприятии может быть построена разнообразными способами (имеется в виду реализации процессов поддержки). Существует несколько моделей службы поддержки, например: централизованная, локальная, виртуальная — с единым телефонным центром и т. д. Служба технической поддержки может быть организована как в целях обслужить внешних клиентов (аутсорсинг обслуживания компьютеров и т. п.), так и внутренних (подразделение ИТ-департамента на крупных предприятиях).
В описании концепции ITIL, построенной на процессном подходе, Service Desk является единственным описанным функциональным подразделением. Это исключение сделано ввиду большой важности подразделения техподдержки при внедрении и практическом использовании современных ИТ-подходов и методик.
Правильно организованная техподдержка (Service Desk) всегда начинается с регистрации всех обращений конечных пользователей, служит единой точкой для общения пользователя с ИТ-службой. Наиболее популярные решения по практической организации техподдержки часто строятся на базе Call-center (иногда даже пользователи их отождествляют). Он является начальной точкой контактов конечных пользователей со службой техподдержки и служит источником информации об их фактической удовлетворенности уровнем сервиса, что дополняет информацию о технических параметрах качества обслуживания компании-клиента (внешнего или внутреннего).
На больших предприятиях или в крупных компаниях-аутсорсерах служба технической поддержки часто организована по следующему многоуровневому принципу:
Пользователь — обращается с вопросом в службу поддержки по телефону или с помощью электронной заявки (электронная почта, специальные шаблоны заявок и т.п.)
Оператор (1-я линия поддержки, Call-center) — регистрирует обращение, при возможности помогает пользователю самостоятельно, либо эскалирует (передаёт и контролирует выполнение) заявку на вторую линию поддержки.
Вторая линия поддержки — получает заявки от первой линии, работает по ним, при необходимости привлекая к решению проблемы специалистов из смежных отделов (системные администраторы, поддержка POS-терминалов, поддержка специального ПО, поддержка специального оборудования (Дилинг) и т. д.)

Все это реализовано в нашем решении и даже больше!
Остановимся на ключевых элементах построенного нами Service Desk и перечислим возможности, чтобы понимать, что есть что. Итак, наш Service Desk умеет следующее:

  • Самостоятельное обращение пользователей через Web-интерфейс;
  • Создание заданий на основании входящих писем на электронный ящик службы поддержки;
  • Настраиваемые процессы с возможностью настройки этапов исполнения и назначения исполнителей;
  • Настраиваемые этапы выполнения процессов (цвет, фон, иконка, состояние);
  • Использование подпроцессов в заданиях;
  • Прикрепление скриншотов,  сделанных пользователем,  к заданию одной кнопкой;
  • Просмотр, как собственных заданий, так и заданий подчиненных сотрудников;
  • Прикрепление произвольных файлов в задании;
  • Обмен сообщениями с пользователем;
  • Неограниченный список наблюдателей, которые оповещаются при изменении в задании любого реквизита(ов) с указанием, что конкретно было изменено. Наблюдателем можно назначить любого пользователя;
  • Оповещение наблюдателей заданий одним из способов: Электронным письмом (e-mail); SMS (sms.ru, МТС, Билайн); В конфигурации;
  • Управление шаблонами всех видов оповещений;
  • Создание дочерних под заданий по задаче. Это позволяет, например, руководителю отдела разбить крупную задачу по подчиненным и контролировать выполнение каждой подзадачи;
  • Фиксирование всех изменений в задании;
  • Привязка базы знаний к заданиям;
  • Оценка качества выполнения задания;
  • Диаграмма Ганта с возможностью просмотра выполнения задания по периоду, этапу и исполнителю, а так же сравнение с контрольной датой выполнения.
  • Большие возможности по анализу выполненных/невыполненных/просроченных заданий.

С чего начать?

Вы готовы к ведению учета? Ну что, начнем?

Прежде всего, Вам необходимо ясно представить цели, которые Вы хотите получить в конце от автоматизации Service Desk и быть морально готовым к кропотливой работе по упорядочиванию задач, их систематизации, обучению пользователей новой системе и т.д.
На бумаге нарисуйте схему обработки инцидентов (в нашей терминологии и далее – заданий) у Вас в отделе, как бы Вы хотели, чтобы это работало. Есть ли у Вас менеджер по приему заданий, который распределяет задания по направлениям, или Вы будете работать без него? Составьте ПОЛНЫЙ СПИСОК всех возможных процессов в Вашей ИТ-структуре. И для каждой сделайте свою схему. Мы покажем, как настроить работу для одного вида процессов. Остальное Вы сделаете по аналогии.
Рассмотрим бизнес-процесс обращения пользователей организации (инициаторов) в ИТ-службу на примере следующей схемы (по умолчанию она присутствует в только что установленной конфигурации и называется «Обращение»).
Допустим, в нашем виртуальном примере есть человек, который отвечает на все телефонные звонки (оператор), фиксирует все данные в самом начале и распределяет эти обращения по исполнителям.
При этом он регистрирует все данные (тема, текст, приоритет, от кого и т.д.). Потом отдает на выполнение другому специалисту отдела, а тот уже выполняет все, что бы обратившийся получил решение поставленного задания.
Причем, человек регистрирующий обращение достаточно грамотен и может решить вопрос самостоятельно, не передавая другому сотруднику. Так же в процессе беседы может оказаться, что обращение было вызвано неграмотностью пользователя вследствие чего, обращение было отменено.
После того, как оператор выбрал исполнителя, исполнитель может установить другого исполнителя, т.е. передать его другому специалисту, а так же самостоятельно выполнить задание. В процессе работы может быть такая ситуация, когда конечный исполнитель указал, что он выполнил задание, но после проверки его инициатором оказалось, что задание не доведено до конца. В таком случае необходимо предусмотреть переход из состояния «Выполнено» в состояние «Выполнение», из которого потом снова можно перейти в состояние «Выполнено» и т.д.

В результате имеем этапы обращения:
• Новый (обращение еще не рассмотрено оператором);
• Регистрация (обращение рассмотрено оператором, внесены все реквизиты обращения);
• Отмена (оператор решил вопрос самостоятельно, или по какой-то причине обращение было отменено)
• Выполнение (оператор назначил конечного исполнителя)
• Выполнено (конечный исполнитель выполнил задание)

По этим этапам нарисуем схему, как в нашей мнимой организации происходит работа с обычным обращением пользователей:

r1.png


В конфигурации получим процесс ( Техническая поддержка > Процессы ) :


Причем видно, что из шага (этапа) "Новый" (когда задание только что создано) можно перейти на этап "Регистрация", если мы станем на этап "Регистрация", мы должны иметь возможность пойти на два других этапа: либо "Выполнение", либо "Отменено", что, собственно, на втором рисунке и видно. Где текущий этап "Регистрация", а возможные переходы указаны в выпадающем списке. Это возможные переходы на этапы. А в задании получаем:


Видно, что перевести с этапа "Регистрация" можно на один из двух этапов: либо "Выполнение", либо "Отменено". Если мы выберем "Выполнение", то задание будет переведено на новый этап "Выполнение" с этапа "Регистрация", таким образом мы перейдем с одного этапа на другой.

Аналогично и для других этапов.

Последовательный переход с этапа на этап позволит перевести задание из начального этапа "Новый" в конечный этап "Выполнено" или "Отменено".

Определяемся как работаем по заявкам с пользователями

Данная глава посвящена работе с подсистемой Service Desk, в частности, взаимодействиям с пользователями. На данном этапе необходимо определить, как Вы хотите работать с пользователями и их заявками. Конфигурация предлагает несколько вариантов на ваш выбор:

1) Работа службы поддержки через единый ящик поддержки.

Есть служебный почтовый ящик вида support@mymail.ru (или несколько таких ящиков), пользователи на него пишут заявки и служба поддержки работает по этим заявкам. В конфигурации это реализовано следующим образом: в настройках параметров учета есть список ящиков, с которых выполняется загрузка писем от пользователей (письма попадают в конфигурацию, загружаясь регламентным заданием). На основе загруженных писем, другим регламентным заданием анализируются и создаются новые задания, или, если это переписка уже по существующей задаче, то добавление сообщений в уже созданное задание. Изменение статуса задания, смена ответственного, переписка и т.д. осуществляется в конфигурации, подписчикам задания, в том числе и автору, отправляются уведомления об изменениях по заданию.

При этом, службе поддержки не нужно анализировать почтовые письма, задания создаются из писем, мы лишь контролируем задания.

Такой способ работы самый распространенный.

2) Работа от звонков пользователей (Call Center).

Есть диспетчер или разделение исполнителей по ролям, им звонят, они выполняют задания, получив описание проблемы по телефону. Такое тоже встречается, в этом случае, задания в Service Desk необходимо вносить вручную, там же регистрировать этапы и тонкости решения поставленных заданий. Это необходимо делать, т.к. если не регистрировать эти инциденты, то через время начнутся ситуации, когда что-то забыли, что-то не доделали и т.д. Задания, заведенные в нашем решении никуда не денутся, и помогут Вам ничего не забыть. При этом, есть возможность, если у обратившегося сотрудника, в справочнике физ лица, заполнено поле e-mail, то можно настроить все так, чтобы инициатор задания получал уведомления по почте об изменении своего задания.

3) Комбинированный способ поддержки (единый ящик поддержки + Call Center).

В этом способе есть как письма, так и звонки от пользователей. Т.е. ничего не исключает отправку писем пользователями и звонки с заданиями одновременно.

4) Пользователи сами заходят в конфигурацию через Веб - клиент (используя интернет - браузер), или через 1С:Предприятие и сами вносят задания в конфигурацию.

Если корпоративная почта отсутствует, но при этом необходима фиксация поручений и контроль их выполнения, то возможен и такой вариант работы с нашей конфигурацией.

5) Мобильное приложение.

6) Личный кабинет.

Выберите необходимый для себя способ работы для продолжения изучения. 


Схема "жизни" документа "Задание"

Любое задание с любым типом (инцидент, запрос на обслуживание и т.д.) имеет свой жизненный цикл.

При этом есть этапы выполнения задания, а есть состояния этапов.
Этапов может быть много: Новый, Регистрация, Назначение ответственных, В работе, Выполнение, Выполнено и т.д., а вот состояний только ограниченное количество и они определяют глобальный статус задания. Список всех состояний этапов:
  • Новый (соответствует этапу Новый)
  • Подготовка (статус соответствует подготовке к выполнению)
  • Бэклог (при использовании Scrum или Канбан (Kanban) определяет входящий поток)
  • В работе (любой этап в работе может иметь такое состояние)
  • Подпроцесс (если этап является подпроцессом)
  • Выполнен (когда исполнитель выполнил все по заданию)
  • Закрыт (когда прошло некоторое время после выполнения и не было изменений в задании, или задание было оценено. Соответствует этапу Завершено)
Например этапы: В работе, Выполнение имеют статус "В работе", а Регистрация - Подготовка.

Итак, опишем жизненный цикл задания с точки зрения статусов:

Новый ... Выполнение ... Выполнено Завершено

Как видите, все начинается с того, что задание имеет статус "Новый", потом выполняется (тут может быть много этапов), потом становится Выполнено и через время Завершено.

Новый - все задачи имеют в качестве начального статуса этот этап.
Выполнение - это группа этапов или процессов, которые решают задачу.
Выполнено - это когда сотрудники поддержки довели задание до логического конца. Этот статус вовсе не означает, что задача Инициатора решена. Этот статус означает, что по задаче со стороны исполнителя выполнены все запланированные работы и исполнитель считает, что задача выполнена.
Завершено- это конечное состояние задания, когда инициатор провел приемку работ и убедился в том, что задание выполнено; либо проходит какое-то время после установки статуса "Выполнено" и за это время у инициатора не возникло вопросов или претензий. Обратите внимание, что этот статус с этапом Завершено устанавливается автоматически регламентным заданием "Автоматическое завершение заданий", и не может быть установлено вручную. Так же этап Завершено может быть установлен при установке оценки Инициатором.

При этом на статус "Выполнено" заданием из любого рабочего этапа можно переходить автоматически

Переписка с инициаторами по заданию, или приемы техподдержки

Вы обращали внимание на то, что когда вы обращаетесь куда-то в электронном виде за поддержкой, часто те кто отвечают на "той" стороне стараются ответить последними. Например вот такой вымышленный диалог:

Вы: У меня проблема. Такая-то, такая-то.
Техподдержка: Сделайте то-то и то-то и все заработает.
Вы: Спасибо! Получилось
Техподдержка: Был рад помочь.
Вы: А если еще возникнут вопросы, можно задавать?
Техподдержка: Конечно.
Вы: Еще раз спасибо!
Техподдержка: Всего доброго.

Обратите внимание - что бы вы не писали, саппорт всегда старается ответить последним, хотя в некоторых случаях можно было бы обойтись и без этого, например, как в диалоге выше. На самом деле это не просто так!
Это специальный прием, который позволяет техподдержке делать свое дело. Зачем это нужно и почему так работать правильно рассмотрим причины таких действий на примере нашей конфигурации:

Вот как выглядит окно с заданиями:


Пусть вас не смущает этот скриншот - это пример. Обратите внимание на столбец "Номер" в нем есть цветной индикатор.
Он означает следующее:

Цвет серый - задание выполнено и завершено. Текст переписки не имеет значения в текущий момент, не обращаем на него внимания.
Цвет зеленый - в задании текущий пользователь (т.е. Вы) являетесь исполнителем и в переписке с пользователем, вы последним добавили сообщение. Т.е. мяч на той стороне и вы либо ждете ответа, либо задание закроется автоматически.
Цвет зеленый с белой буквой Т - в задании текущий пользователь (т.е. Вы) НЕ являетесь исполнителем и в переписке с пользователем, ответственный сотрудник техподдержки последним добавил сообщение, т.е. ответил человек из техподдержки.
Цвет красный - в задании текущий пользователь является исполнителем и в переписке инициатор последним добавил сообщение. Т.е. вам необходимо что-то сделать: помочь с ответом, вопрос не решен и требует доработки и т.д.
Цвет желто-оранжевый - в задании текущий пользователь НЕ является исполнителем и в переписке инициатор последним добавил сообщение. Т.е. Вы к заданию не имеете прямого отношения, но видите, что тот, кто отвечает за него еще не ответил инициатору задания.
Цвет синий - вы видите задание или являетесь наблюдателем и в нем было добавлено сообщение, но добавлено не инициатором и не текущим исполнителем.

Ну а теперь начинается магия! :)
Смотрим, на список и находим для себя КРАСНЫЕ индикаторные маркеры. Ага - это наши задачи, нам написали те, кто обратился и мы им еще не ответили. Далее желто-оранжевые, мы там не решаем ничего, но в случае если долго висит, может стоит поинтересоваться у коллег почему долго не закрывается задача. Синий - это не так важно, но все же. Ну и последние - зеленые - в них все отлично: мы ответственные и мы или наши коллеги отписались последними, значит все под контролем.

Такой простой прием позволяет быстро быть в курсе всего и не смотреть один и те же задачи. Более того, если настроено автозакрытие заданий, то программа увидит, что мы последние редактировали задание и если в течении какого-то времени инициатор нам не ответит, значит мы будем считать, что задание было нами решено или выполнено. При этом программа сама все автоматически закроет.
Вот поэтому техподдержка всегда и заканчивает последней в переписке все ради этого!

Мы рекомендуем эту схемы работы, как наиболее удобную.

Работы по заданиям

Задание - точка входа в нашу систему. Все, что нам необходимо выполнить, попадает в задания. А работать по заданию можно по нескольким схемам, и, в зависимости от того, как Вам будет удобнее работать, вы можете выбрать нужный вариант. Приведем все схемы работы.

1. Упрощенно.

Пользователь -> Задание

2. С выполнением работ

Пользователь -> Задание -> Наряд на работы -> Лист учета рабочего времени (опционально)

3. С планированием и выполнением работ

Пользователь -> Задание -> План на работы -> Наряд на работы -> Лист учета рабочего времени (опционально)

 

Так же можно варьировать задания. Простые можно вести упрощенно, те, по которым нужно вести план и факт выполненных работ или просто факт, необходимо ввести в программу "Наряд на работы"


Настройка и запуск автоматического создания заданий и рассылки оповещений по заданиям

Для настройки регламентных заданий необходимо открыть обработку (Администрирование > Регламентные и фоновые задания)  :


Она отвечает за выполнение регламентных заданий. В ней необходимо найти регламентные задания, которые отвечают за загрузку заданий из почтового ящика «Создание заданий по входящим письмам» и «Получение и отправка электронных писем». Настройте их запуск в соответствии с тем, как бы часто Вы хотели выполнять фоновые задания по загрузке и отправлять рассылку оповещений.


В серверной информационной базе после установки повторов выполнения регламентных заданий. Фоновые задания выполняются автоматически. Т.е. автоматически отправляются оповещения подписанным пользователям и создаются задания на основании писем.
Если у Вас файловая база, то выполнение фоновых заданий в файловой базе, отличается от выполнения в серверной.

Создание заданий на основании электронных писем, которые приходят в службу технической поддержки

В конфигурации есть механизм, который позволяет из писем, которые приходят в IT-отдел создавать задания. Тема письма копируется в тему задания, текст письма – в подробное описание задания. Автоматически проставляется Инициаторы заданий, и добавляются в наблюдатели. Найти функционал можно в разделе "Справочники" - "Правила событий".
Для этого необходимо проверить правило событий "Электронное письмо входящее (запись)", оно должно быть включено.


Действия правила событий.


В настройках действия правила события "Создать задание или комментарий задания (Электронное письмо входящее)" заполнить реквизиты.

Важно! Обратите внимание, что в «Дополнительные настройки сервера почты» есть флаг, который отвечает за хранение писем в почтовом ящике. Т.е. по умолчанию письма после получения удаляются.
Cледует учесть, что задания создаются непосредственно из писем на почтовом сервере, они не загружаются в конфигурацию.
Чтобы настроить автоматическое создание заданий из электронных писем см. тему «Настройка и запуск автоматического создания заданий и рассылки оповещений по заданиям».

На первой вкладке вносятся значения, которые могут подставляться автоматически при создании заданий из писем.
На вкладке "Инициаторы" устанавливается приоритет поиска клиентов и инициаторов клиентов при записи входящего письма.
На последней вкладке можно на языке 1С создать код, который позволит произвольно заполнять или не заполнять/не создавать задание из писем.


Важной особенностью программы является то, что создание заданий очень функционально и позволяет "видеть" не только новые задания и создавать их из писем, но и переписку по уже существующему заданию. Пример, пользователь-инициатор получает письмо о том, что его задание создано и обрабатывается, инициатор вспоминает, что он забыл что-то написать в задании IT-отделу и пишет это, что-то отвечая на письмо, которое пришло. Как вы понимаете, программа должна правильно определить, что это не новая задача и дописка к уже существующей. Тут радостная новость для всех :) Программа это умеет.
Для того, чтобы письмо было добавлено в переписку по уже существующему заданию, необходимо соблюдение ряда условий, что бы программа "поняла", что необходимо добавить сообщение в переписку, а не создавать новое задание:

  • В теме письма-ответа был текст: RE: или HA: (в англ или русской раскладке);
  • Присутствовал один из маркеров указанный в теме письма (например ID#);
  • После текста маркера был найден номер (например ID#256 или ID#00000000256). Маркеры вы можете найти на закладке Маркеры в обработке Настроек параметров учета > Администрирование.
  • Задание-основание было найдено по номеру либо сокращенному без нулей, либо по полному.
  • Задание-основание не было завершено.
Пример правильной темы: RE: ID#256 Не работает принтер.
Т.е. пользователь получил письмо с темой ID#256 Не работает принтер, при ответе на него тема стала RE: ID#256 Не работает принтер и отправил его. Программа, проверив тему убедилась, что это письмо ответ, по уже существующему и добавила его в переписку по заданию.
Получается очень удобна схема взаимодействия.

Автоматическое выполнение заданий

Задания могут быть настроены таким образом, чтобы они при отсутствии активности по ним и находясь на каком-то из определенных этапов, в течении какого то времени, выполнялись автоматически. Для настройки данного функционала необходимо открыть Процесс и перейти на вкладку "Автоматическое выполнение":

r123.png

Можно указать флагом "Автоматический перевод на этап" будет ли задание с выбранным процессом переведено на указанный этап автоматически, так же указывается период автовыполнения. Период задается в часах. Время автоматическое выполнения начинает отсчитываться от даты последней корректировки задания (для новых заданий автовыполнение не работает).

В табличной части указываются этапы на которых будет совершено автовыполнение. Т.е. если текущий этап "Выполнение" и дата корректировки заданий на этом этапе будет больше 168 часов, то задание будет автоматически переведено на этап "Выполнено".

При этом будут разосланы все уведомления, как будто бы выполнение было совершено вручную.

Автоматическое выполнение происходит с помощью регламентного задания Автоматическое выполнение заданий Если автоматическое выполнение не работает, то первым делом необходимо обратить внимание на расписание выполнения регламентных заданий.

Автоматическое завершение заданий

Вспомним схему жизни задания. По методологии ITIL для завершения задания (инцидента) необходимо дать инициатору время на проверку того, как выполнил исполнитель задание. Часто бывает так, что исполнитель, как он думал, выполнил задачу, но после того как задание проверил инициатор (т.е. тот, кто поставил задачу), он остается не удовлетворен результатом. В этом случае задание возвращается на доработку и снова происходит итерация: В работе → Выполнено → Проверка → [Завершено (если все выполнено как надо) или снова в Работу (если снова есть недочеты)]
В нашем решении предусмотрено такое поведение системы.
Исполнитель может перевести задание на этап со статусом "Выполнено", а система сама, автоматически должна перевести уже на "Завершено".
При этом завершение происходит, через определенное время (эту настройку можно найти в Администрирование > Настройка параметров учета > Service Desk > Прочее > Интервал автоматического завершения выполненных заданий. И задать интервал в часах.

Задание будет завершено если:
  1. Задание выполнено исполнителем (переведено на этап со статусом Выполнено)
  2. Дата последней правки задания больше интервала автоматического завершения выполненных заданий.
  3. Автоматически при выполнении регламентного задания "Автоматическое завершение заданий" (проверьте его расписание).
  4. Вручную, если пользователь поставил оценку в задании в информационной базе, либо перешел по ссылке и поставил оценку по заданию из электронного письма при выполнении исполнителем.
Важно понимать, что если качество не удовлетворило инициатора, то он может вернуть задание на доработку на предопределенный этап "Возобновлено". Это он может сделать следующим способом:
  1. Из электронного письма, которое он получил при выполнении инициатором ответив на него;
  2. Из электронного письма, которое он получил при выполнении инициатором перейдя по ссылке оценивания и оставив комментарий;
  3. Вручную в информационной базе добавив комментарий к переписке;

Создание регламентных/повторяющихся/периодических заданий по расписанию

В работе бывает необходимо создавать периодические инциденты. Примеров на эту тему можно привести много.

  • Проверка создания бэкапов
  • Ежемесячное создание планов закупки, бюджетов
  • Регламентная "чистка" системных блоков от пыли
  • ...

И их можно приводить и приводить. Т.к. мы часто делаем однотипные дела с заданным интервалом.

В нашем решении есть возможность учитывать такие задачи. Т.е. завести шаблон регламентной задачи, заполнить основными реквизитами, указать расписание создания и на выходе получим задачи, которые создаются автоматически!

Итак открываем справочник "Шаблоны заданий" и создаем новый элемент с указанием типа шаблона "Регламентное задание": r122.png Здесь можно заполнить основные реквизиты заданий, которые будут созданы, а так же расписание создания, списка наблюдателей, чек-листа и т.д. Они будут установлены при создании нового задания из шаблона.

При этом автоматически созданные задания будут так же как и обычно созданные, рассылать уведомления исполнителю, наблюдателю и инициатору.

Тут же можно увидеть когда последний раз запускалось автоматическое создание заданий для данного шаблона.

Галочка "Активность" позволяет включить, или выключить создание по этому шаблону. Если галочка снята, то создание заданий по данному шаблону производиться не будет.

Проверка на необходимость создания заданий по шаблону и соответствия расписанию выполняется по умолчанию каждую минуту и если проверка показывает, что настало время создания согласно расписанию, то происходит создание по шаблону. Так же эту проверку можно запустить самостоятельно вручную из списка заданий.

Создание заданий на основании этих шаблонов происходит с помощью соответствующего регламентного задания "Автоматическое создание регламентных заданий по шаблонам"/

Внимание! Если по какой-то причине регламентное задание не работает и не создает задания на основании шаблонов, то необходимо проверить расписание регламентного задания по ссылке выше. Иногда на файловых базах бывает проблема, когда регламентное не выполняется, помогает простое открытие регламентного задания изменение пары реквизитов и его запись.

Уведомление пользователя об изменении задания на e-mail

Для того, чтобы пользователь получал уведомление об изменении задания, в котором он участвует, необходимо:

1. Настроить параметры доступа к почтовому серверу, а так же параметрам писем с оповещением (Администрирование > Настройка параметров учета > Интернет ).


2. Настроить для каждого пользователя e-mail куда будут отправляться оповещения (Справочники > Физические лица )

r5.png

3. Настроить выполнение регламентных заданий для рассылки оповещений в автоматическом режиме (см. ссылку ), либо после каждого изменения задания нажимать на закладке «Выполнение» кнопку «Отправить оповещения». 

Уведомление пользователя об изменении задания по SMS

Для того, чтобы пользователь получал уведомление об изменении задания в котором он учавствует по SMS, необходимо:

1) Настроить параметры доступа к SMS-шлюзу, а так же параметрам писем с оповещением (закладки Оповещение, По SMS) на вкладке Администрирование > Настройка параметров учета.

r79.png

2) Нажмите Настройка провайдера SMS и укажите логин и пароль для авторизации на SMS-шлюзе.

3) Измените формулу оповещения по SMS. Учтите, что длинна текста одного SMS на русском языке достигает 67 символов. Имя SMS-отправителя нужно указать только после того, как оно будет согласовано с SMS-шлюзом (зайдите на сайт SMS-шлюза и укажите какое имя вы хотите использовать и как получили:

r80.png

Пример для сайта sms.ru. Как только Вы согласуете отправителя его можно использовать в нашей конфигурации в соответствующем поле. Если отправлять СМС без поля отправитель, то СМС будут приходить от номера, на котором зарегистрирована учетная запись.

4) После настройки параметров SMS-шлюза перейдем к настройке оповещений для пользователя.

СМС-сообщения будут приходить пользователям на номер, который будет указан в настройках элементов справочника "Пользователи".

r5.png

В частности поле "Телефон, для рассылки оповещений по заданиям SMS". Заполните его для каждого пользователя, который будет получать SMS.

5) Добавить пользователя в Наблюдатели задания. Для этого открыть задание, нажать «Наблюдатели» и добавить туда пользователя и способ оповещения "SMS".

6) Настроить выполнение регламентных заданий для рассылки оповещений в автоматическом режиме (см. ссылка ), либо после каждого изменения задания нажимать на закладке «Выполнение» кнопку «Отправить оповещения».

Заполнение заданий по шаблонам

Часто бывает так, что к нам постоянно приходят одни и те же задания, которые мы как под копирку постоянно используем.
В этом случае имеет смысл использовать шаблоны заданий. Открыть их можно в подсистеме "Справочники > Шаблоны заданий" и работают они аналогично шаблонам, которые создаются по расписанию, за исключением типа шаблона.
Вот пример шаблона, все жизненно:

А вот вкладка чек-лист:


Создадим задание и заполним его по шаблону:


Ну и вот он в списке шаблонов (если снять в шаблоне "Активность", то его не будет видно в списке"). После выбора шаблона документ перезаполняется данными шаблона.

Важно! Если реквизит в шаблоне не будет заполнен, то он не очистится в документе при заполнении. Это позволит частично заполнить задание вручную, а потом выбрать шаблон и заполнить задание полностью. Либо использовать несколько шаблонов для заполнения одного задания.

SLA

Соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement (SLA)) — термин методологии ITIL, обозначающий формальный договор между заказчиком (в рекомендациях ITIL заказчик и потребитель — разные понятия) услуги и её поставщиком, содержащий описание услуги, права и обязанности сторон и, самое главное, согласованный уровень качества предоставления данной услуги.

Это соглашение помогает регламентировать весь спектр услуг, оказываемых IT-отделом как внутри одной компании, так и внешним клиентам.

В конфигурации есть поддержка SLA.

Соглашение SLA

Соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement (SLA)) — термин методологии ITIL, обозначающий формальный договор между заказчиком (в рекомендациях ITIL заказчик и потребитель — разные понятия) услуги и её поставщиком, содержащий описание услуги, права и обязанности сторон и, самое главное, согласованный уровень качества предоставления данной услуги.

SLA используется внутри организации для регулирования взаимоотношений между подразделениями, а также является основным инструментом непрерывной оценки и управления качеством предоставления услуг аутсорсинга специализированной организацией — аутсорсером.

Как правило термин SLA используется применительно к ИТ и телекоммуникационным услугам. В таком соглашении может содержаться детальное описание предоставляемого сервиса, в том числе перечень параметров качества, методов и средств их контроля, времени отклика поставщика на запрос от потребителя, а также штрафные санкции за нарушение этого соглашения. Для того, чтобы соблюсти SLA, поставщик услуг в свою очередь заключает операционное соглашение об уровне услуг (OLA, operational-level agreement) с другими внутренними подразделениями, от которых зависит качество предоставления услуг.

В идеале, SLA определяется как особый сервис. Это позволяет сконфигурировать аппаратное и программное обеспечение для максимизации способности удовлетворять SLA.

В конфигурации данный документ используется для:

1) Ведения списка соглашений с клиентами

2) На основании данных этого документа в документах "Задание", где выбран документ SLA автоматически подсчитывать время реакции и время закрытия задачи оговоренное в SLA

В этом окне производится управление всеми соглашениями об уровне предоставления услуг. К одному ИТ-отделу может относиться несколько таких соглашений. Отсюда же можно создать новое соглашение.


Также мы можем посмотреть подробную информацию по соглашению, щелкнув по нему два раза в списке.


Здесь мы можем выбрать организацию, к которой относится ИТ-отдел, организацию клиента (причем она может быть как внешняя (контрагент), так и внутренняя (организация)), договор в рамках которого будет действовать данное соглашение и период действия соглашения. Также в этом документе есть возможность указать сервисуровень сервиса , график и исполнителя по умолчанию. При желании Вы можете присоединить файл к соглашению.

Сервисы

Сервисами называется комплекс ИТ-услуг оказываемых клиенту.

Допустим под сервисом "Доступ в интернет" можно понимать комплекс услуг: установка Skype, настройка роутера/модема и т.д.



При этом каждая услуга привязывается к определенному процессу.

Эти сервисы (услуги) вытекают из SLA.

Услуги сервиса

Уровни сервиса задают время реакции и время решения задачи.

Эти временные рамки будут использоваться во время создания задания на вкладке Время выполнения при нажатии кнопки Рассчитать время по SLA, а так же при создании заданий на основе входящих писем. Таким образом Вы можете задать разное время реакции и решения для разных уровней приоритета и групп инициаторов.

r137.png

Например, внешних клиентов мы должны обслуживать в приоритете, или на критические инциденты мы должны реагировать в течении получаса, а решать их максимум за 2 часа. Эти уровни сервиса вытекают из SLA .

Установка цен услуг SLA

Документ позволяет зафиксировать стоимость единицы услуги в указанном тарифе.


При этом установленные цены можно посмотреть в отчете "Прайс-лист".


Установленные цены пригодятся нам в документе "Наряд на работы". При выборе сервиса, услуги и тарифа цена в наряде будет установлена автоматически.

Уровни реакции и выполнения

Уровни реакции и выполнения позволяют задать различные варианты расчета времени реакции и времени решения. Есть несколько вариантов расчета:

1. Независимый - можно ввести произвольные значения времени реакции и времени решения.


2. Вычисляемый - время рассчитывается динамически по формулам. Вычисляемые сроки>>


3. Зависит от времени поступившего задания - время рассчитывается в введенном диапазоне.


4. Зависит от дня месяца поступившего задания - время рассчитывается в введенном диапазоне дней.


5. Зависит от приоритета поступившего задания - время рассчитывается в зависимости от приоритета задания, которое пришло.


6. Зависит от дня недели поступившего задания - время рассчитывается в зависимости от приоритета задания, которое пришло.



Тарифы

Справочник предназначен для ведения ценовых групп тарифов для сервисов.
Например тариф "VIP" может быть использован для определения одной категории цены сервисов, а тариф "Стандартный" для другой.
Тариф

Грубо говоря это категории наших цен, которые используется в соглашениях SLA.

Вычисляемые сроки

Справочник позволяет выполнить расчет сроков фактических показателей уровня сервиса. Механизм довольно гибкий, с возможностью вывода примера расчета.


Основные реквизиты:

  • Добавить\Вычесть - выполняет добавление\удаление от указанного значения.
  • Месяцев - добавление\удаление указанного количества месяцев.
  • Недель - добавление\удаление указанного количества недель.
  • Дней - добавление\удаление указанного количества дней.
  • Часов - добавление\удаление указанного количества часов.
  • Минут - добавление\удаление указанного количества минут.
  • Вариант - реквизит, который переводит вычисленную дату к одному из трех значений:
    • Не изменять - не изменяет вычисленную дату.
    • Конец периода - приводит вычисленную дату к концу дня. Пример: 01.09.2019 23:59:59.
    • Начало периода - приводит вычисленную дату к началу дня. Пример: 01.09.2019 0:00:00.
  • Периодичность - может принимать одно из следующих значений периода расчета: месяц, неделя, день, час, минута.

Управление временем сотрудников и работами по заданиям

Планы работ

Планы работ используются для планирования работ на будущее по пользователям информационной базы.

Например, можно распланировать работы на будущую неделю и на основании этого плана создавать наряды на работы.


Список планов

Здесь можно создать новый план, посмотреть движения документа по регистрам с помощью кнопки Дт/Кт, создать план на основании наряда на работы или на основании другого плана (кнопка "Создать на основании").


Документ "План работ"

Из этого окна осуществляется управление конкретным планом. Кратко рассмотрим параметры, которые можно задавать для плана работ:

  • Состояние (запланировано, завершено, отменено) - статус плана на данный момент (меняется всегда вручную).
  • Задание - указывает к какому заданию относится план работ.
  • Пользователь (выбор пользователя) - сотрудник, который будет заниматься выполнением плана.
  • Вид работы - работа, услуга, для которой выполняется задание.
  • Операция (внутренняя, внешняя) - для внешних работ в табличной части плана появляется поле цена. Для внутренних работ это поле отсутствует.
  • Организация (выбор организации) - организация, в которой состоит сотрудник, который будет заниматься выполнением этого плана.
  • Проект - проект по которому создан документ.
  • Подразделение (выбор подразделения) - подразделение, в котором состоит сотрудник, который будет заниматься выполнением этого плана.

В табличную часть заносятся конкретные работы, относящиеся к плану. Для каждой работы можно заполнить следующие поля:

  • Работа - вид выполняемой работы.
  • Описание - произвольное описание работы.
  • День - день, в который планируется выполнить работу. Если Вы предполагаете, что выполнение работы займет больше одного дня, то следует для каждого дня добавить новую запись в табличную часть плана.
  • Время начала
  • Время окончания
  • Длительность - длительность выполнения, заданная в формате ЧЧ:ММ. Поле доступно для изменения. При его изменении автоматически меняется время окончания.
  • Длительность(ч) - длительность  выполнения, заданная в часах. Например если в поле Длительность будет 3:15, то в поле Длительность(ч) мы увидим 3,25. Это поле не доступно для редактирования.
  • Цена (поле доступно только для внешних работ: Операция - Внешняя) - в этом поле указывается стоимость часа работ.
  • Сумма (поле доступно только для внешних работ: Операция - Внешняя) - это поле вычисляется автоматически на основании полей Длительность(ч) и Цена.
  • Объект выполнения - может состоять из трех типов: "Задание", "Наряд на работы", "Проблема".

Внимание! В документе есть возможность менять местоположение реквизитов "Пользователь", "Задание", "Вид работы".
В документе есть кнопка "Настройка документа" (гаечный ключ и отвертка), при нажатии на который можно выбрать где выводить эти реквизиты: в шапке документа, или в табличной части. Так же тут можно указать значения по умолчанию для данных реквизитов.

Наряды на работы

Наряд на работы - документ, который фикисрует фактическое время работы сотрудников.

Наряды на работы обычно используются совместно с планами работ, но может и использоваться сам по себе. Выглядит совместное использование следующим образом: с начала создается "План работ" , а затем на его основании создается "Наряд на работы". Но эта схема не является обязательной. Благодаря гибкости системы Вы можете создать "Наряд на работы" как самостоятельный документ, не привязанный к плану работ. Ведь фактические работы могут быть отличны от запланированных.


Список нарядов на работы

В этом списке документов Вы можете увидеть все наряды на работы и некоторую информацию по ним.


Окно наряда на работы

В окне наряда на работы Вы можете увидеть и изменить подробную информацию по конкретному факту работы пользователей отдела. Наряд на работы может быть создан на основании   "Плана работ" с автоматическим заполнением данных. Этот документ идентичен плану работ, за исключением отсутствия возможности выбрать тип операции (внешняя, внутренняя), а в табличной части поля Цена и Сумма доступны всегда.

Смысловое отличие Плана работы и Наряда на работы заключается в том, что Плана работ отражает запланированные на будущее работы, а Наряд на работы сам факт выполнения этих работ.

Листы учета рабочего времени

Листы учета рабочего времени создаются на основании документа "Наряд на работы" и служит для цели обобщения работ по конкретному клиенту за период.

Документ не дает никаких движение и позволяет на основании создать оплату нарядов "Учет денежных средств", а в форме списка документа будет видно оплачен ли данный лист учета или нет. Так же содержит печатную форму ЛУРВ:

r239.png

Использование Канбан (Kanban) и Скрам (Scrum) в конфигурации

Если вы хотите пользоваться скрамом или канабаном, то эти статьи для Вас.
А пока для примера, канбан-доска:

Как использовать Канбан?

Прежде всего необходимо включить его в настройках.
Идем в Администрирование > Настройки параметров учета > Service Desk > Канбан
Там нажимаем галочку "Использовать канбан" и жмем кнопку "Применить".

После этого будут включены настройки по использованию Канбан-доски.

В частности:
  1. Появится справочник в НСИ: Справочники > Service Desk > Группы канбан-доски.
  2. В подсистеме Техподдержка появится пункт Канбан со спринтами.
  3. В форме документа "Задание" появится реквизит "Спринт".
  4. В форме списка документа "Задание" появится вкладка представления заданий в виде Канбан-доски.
Отредактируем список групп канбан-доски. Т.е. группы, которые выводятся на самой доске.

Принцип вывода на доске следующий: группы канбан-доски содержат список этапов процессов. Каждая задача в определенный момент времени находится на каком-то этапе и соответственно попадает в какую-то из колонок канбан-доски.
Сама группа может как выводиться, так и не выводиться (кнопки поля "Отображать"), так же можно выводить не все задачи, а только их некоторое количество. При этом должна быть включена галочка "Использовать лимит задач и выводить первые N задач". Порядок отвечает за приоритет вывода групп (от меньшей к большей).
После настройки групп, можно переходить к работе с доской.

Создание спринта, добавление заданий в спринт, отчеты по спринтам

Напомним, что же такое спринт:

Спринт[12] — итерация, в ходе которой создаётся функциональный рост программного обеспечения. Жёстко фиксирован по времени. Длительность одного спринта от 2 до 4 недель. В отдельных случаях, к примеру согласно скрам-стандарту компании Nokia, длительность спринта должна быть не более 6 недель. Тем не менее, считается, что чем короче спринт, тем более гибким является процесс разработки, релизы выходят чаще, быстрее поступают отзывы от потребителя, меньше времени тратится на работу в неправильном направлении. С другой стороны, при более длительных спринтах команда имеет больше времени на решение возникших в процессе проблем, а владелец проекта уменьшает издержки на совещания, демонстрации продукта и т. п. Разные команды подбирают длину спринта согласно специфике своей работы, составу команд и требований, часто методом проб и ошибок. Для оценки объёма работ в спринте можно использовать предварительную оценку, измеряемую в очках истории. Предварительная оценка фиксируется в бэклоге проекта.

Для того, чтобы создать спринт необходимо открыть подсистему Техническая поддержка > Канбан > Спринты.
По умолчанию эта форма выводит не завершенные спринты. Если хотите увидеть все спринты нажмите на флажок восклицательный знак в командной панели формы.
Форма отображает: признак закрытия спринта (флаг), название спринта, даты начала и окончания, количество выполненных заданий в спринте и общее количество заданий спринта.
Создаем спринт и заполняем его:


Спринт создан, теперь добавим в него задания, из которых он будет состоять. Это можно сделать двумя способами:
  1. Из формы списка задания, щелкнув правой кнопкой по задаче, которую хотим включить в спринт и выбрав пункт "Добавить в спринт".
  2. В форме канбан-доски. В ней щелкаем на белый кружочек, с подсказкой "Добавить в спринт".
Так же из формы спринта можно сформировать отчеты. Вообще, реквизит спринт доступен во всех отчетах подсистемы "Service Desk", единственное, необходимо настроить вывод спринтов так, как вам это необходимо (в группировках, или отдельными реквизитами).

Работа с канбан-доской

Канбан доска выглядит вот так:



Доска разбита на несколько групп в каждой из которой отображается ее название и количество заданий в группе. Если использован лимит вывода, то отображается только первые задачи, а рядом общее количество.
Каждая карточка - это отдельная задача на доске. Они упорядочены в следующей последовательности:
  1. Сначала не выполненные;
  2. Затем сортировка по критичности (Критический/Высокий/Средний/Низкий/Очень низкий);
  3. Затем по крайней дате завершения (если она есть). Если дата наступила (задание просрочено), то чем больше просрочено, тем выше будет карточка задачи, если дата не наступила, то чем ближе крайняя дата к текущей, тем выше будет задание.
  4. В последнюю очередь сортировка идет по дате задания.
Сама карточка задания содержит следующие реквизиты:
  • Отметка задания (если есть)/ Спец значок, который может быть выведен в задании. На рисунке в группе "Новые" четвертый сверху.
  • Номер задачи (кликабелен) и позволяет открыть документ "Задание".
  • Наименование процесса.
  • Текущий инициатор или признак отсутствия инициатора (кликабелен). При нажатии можно выбрать инициатора.
  • Изображение текущего этапа (картинка) (кликабелен). При нажатии можно перевести на следующий этап и соответственно задание может "переехать" в другую группу на канбан-доске.
  • Далее, тема задания. Выводится в полном виде.
  • Внизу значки включен/не включен в текущий спринт (кликабельно). Если активных спринтов несколько будет предложено выбрать, если же активный всего один, то задание будет включено без вопросов.
  • Если у задания есть описание, то появляется иконка с текстом. При наведении отображается описание в текстовом виде.
  • Признак вложенных файлов. Есть ли в задании вложения.
  • Если в задании прогресс задания изменен и отличен от нуля, то здесь будет отражен процент решения задания.
  • Если в задании была переписка, то будет отражен значок чата и указано количество сообщений в чате.
  • Если задана "Крайняя дата завершения задачи", то она отобразиться в правом нижнем углу.
  • Слева, у карточки задания отображена полоска шириной в 2 пикселя. Ее цветом можно управлять. Для этого необходимо открыть этап процесса и в нем указать цвет рамки канбан-доски.
Так же задания в таком виде отображают просроченные (цветом заданным в настройках) и подсвеченные задачи (цветом заданным в настройках). Еще стоит сказать, что верхняя панель отборов, так же работает и в форме канбан-доски. Можно сделать отбор, например, по текущему спринту, или исполнителю.
Обратите внимание, что подсистема по умолчанию заполняет группы канбан-доски таким образом, что отображаются выполненные задания (когда исполнитель выполнил задание с его точки зрения, но инициатор еще их не принял), а завершенные не отображаются (когда в выполненных заданиях в течении какого-то времени не было изменений), их можно включить в группах канбан-доски.

Телефония

В нашей конфигурации присутствует возможность работать практически с любой телефонией.
Рассмотрим этот механизм поподробнее.

Настройка телефонии

Мы используем в качестве механизма осуществления звонков 1С-Рарус:СофтФон
Достаточно мощное средство для того, чтобы принимать и осуществлять звонки в конфигурации.

Для работы программы необходимо, чтобы уже были установлены и настроены:
  • телефонная станция (например, IP АТС АгатUX или другие рекомендуемые АТС)
  • телефонная сеть
  • компьютерная сеть.

Пример аппаратной системы изображен на схеме. Рабочие места телефонных операторов следует комплектовать телефонами и компьютерами, связанными в единую локальную сеть.


Таким образом телефония может работать как с аналоговыми линиями, так и с IP-телефонией и облачными решениями.

Софтфон является решением с клиент-серверной архитектурой. Сервером выступает серверная часть решения – сервер СофтФона. Клиентской частью выступает рабочее место оператора (ПК), на котором установлена клиентская часть решения «1С-Рарус:СофтФон Панель управления». Важной особенностью корректной работы решения является передача по телефонной линии от поставщика услуг (провайдера) звонков с определением номера (CallerID). Т. е. до телефонной станции от провайдера должно быть цифровое соединение, в дальнейшем рабочие места операторов могут быть и на аналоговых линиях. Это важная особенность, позволяющая определять клиентов по поступающему номеру телефона (CallerID).

Для начала работы необходимо:

  1. Скачать и изучить инструкции, а так же сервер и клиента Софтфона
    Скачать документацию по настройке - комплект документации для начала установки
    Скачать Сервер Софтфона - программа, которая ставится на свой сервер и которая отвечает за связь телефонии с внешним миром.
    Скачать Клиент Софтфона - программа, которая ставится на рабочее место пользователям и является "звонилкой".

    Внимание! Телефония будет работать бесплатно только для одного рабочего места (!) и только в версии КОРП.
  2. После установки и настройки должна появится возможность осуществлять и принимать звонки из клиента Софтфона. На этом этапе необходимо добиться именно этого и только потом переходить к настройкам в 1С. Для демонстрации возможностей приведем свои собственные настройки телефонии Демо-версии. Обратите внимание, что это рабочие параметры подключения облачной телефонии Телфин и живые настройки демо-версии телефонии. Для вашего случая и АТС настройки могут быть другими.
    Сервер телефонии:
    Клиент телефонии: Все остальные настройки не принципиальны и не важны, оставьте их заполненными значениями по умолчанию.
    Еще раз надо подчеркнуть, что после этих настроек, вы уже сможете осуществлять звонки не из 1С. Т.е. до перехода на следующий этап у Вас уже должно все работать с звонилкой.
  3. Переходим в 1С. Открываем под администратором и заходим в подсистему "Администрирование > Настройки телефонии": Активируем галочку.
    Далее откроем настройки нужного пользователя у кого будет настроена телефония (Администрирование > Настройка пользователей и прав > Пользователи) и открываем нужного, а уже в нем щелкаем "Настройки пользователя".
  4. Переходим к следующей главе: как работать с этим в 1С?

Работа с телефонией в конфигурации

После настройки телефонии, которая находится выше рассмотрим как работает механизм телефонии в конфигурации "Управление IT-отделом 8".

При входящем звонке будет происходить вызов внешней звонилки Софтфона и определяться (если номер будет найден в 1С) тот, кто звонит.
Как мы видим звонит номер "101" и это номер Администратора:


Как вы видите по номеру действительно был определен звонящий.
Примем звонок и нажмем на кнопку CRM - это позволит отобразить меню с вариантами дальнейшей работы:


Предположим, Администратор на месте у клиента и хочет сообщить нам о какой-то инциденте у клиента и ему нужно зафиксировать факт приема инцидента.
Выбираем в списке "Новое задание":


Далее, после того, как подставился автоматически инициатор мы можем внести тему со слов звонящего и описание проблемы.
Если же мы хотим увидеть какие задания есть по звонящему, мы можем снова открыть звонилку, нажать на кнопку CRM и в ней выбрать "Список заданий".
В результате будет открыт список заданий, в котором будут отображены все инциденты по звонящему:

Аналогично с остальными действиями.

Автоматическое назначение исполнителя

В конфигурации реализован механизм, который позволяет автоматически назначать исполнителя в документе Задание. Для того, чтобы начать пользоваться им нужно в первую очередь заполнить необходимые реквизиты у пользователя.


Основные реквизиты пользователя для автоназначения

  • Участие в автоназначении исполнителей - включите флажок, для того чтобы определить участвует ли этот пользователь в автоназначении заданий или нет.
  • График - заполните для того, чтобы иметь возможность автоназначения с учетом графиков рабочего времени.
  • Линия поддержки - заполните для автоназначения из фиксированной группы.
  • Местоположение - заполните для автоназначения с учетом того, откуда задание/проблема.
Возможен сценарий автоназначения пользователя по сервисам, в зависимости от компетенции пользователя. В этом случае компетенция должна быть указана у пользователя и сервиса. 

 

После заполнения реквизитов пользователя, нужно создать новое правило событий.


Далее, нужно создать действие правила события.


Правила автоназначения исполнителей

  • Исполнитель с наименьшей нагрузкой - будет назначен исполнитель у которого наименьшая нагрузка.
  • Исполнитель с наименьшей нагрузкой из фиксированной группы - будет назначен исполнитель у которого наименьшая нагрузка в указанной группе.
    • Группа пользователей - справочник Группы пользователей.
    • Линия поддержки - справочник Линии поддержки.
    • Пользователь - справочник Пользователи.
  • Исполнитель с наименьшей нагрузкой из фиксированной линии поддержки - будет назначен исполнитель с наименьшей загрузкой из указанной линии поддержки.
  • Ответственный за сервис - в качестве исполнителя, будет назначен пользователь или группа пользователей, которая указана ответственной за установленный в задании сервис (при его заполнении).
  • Фиксированная группа исполнителей - в качестве исполнителя, будет назначена указанная группа пользователей.
    • Группа пользователей - справочник Группы пользователей.
    • Линия поддержки - справочник Линии поддержки.
    • Пользователь - справочник Пользователи.
  • Фиксированный исполнитель - в качестве исполнителя, будет назначен указанный пользователь.
Настройки завершены.


Создание заданий из электронных писем

Как установить фильтр, чтобы некоторые письма игнорировались при создании комментариев и заданий из электронных писем?

Давайте рассмотрим на примере вопроса:

Столкнулись с такой проблемой, что при закрытии обращения инициатору отправляется письмо с информацией, что его обращение закрыто. У клиента стоит на почтовом ящике автоматический ответ "Письмо получено". В данном случае происходит автоматическое открытие задачи снова и так до бесконечности. Как установить фильтр, чтобы такие письма игнорировались?
В программе стоит защита от такого поведения. Если последний комментарий дублирует предыдущий, то он при загрузке не будет добавлен. Но видимо автоматические ответы отличаются (может быть добавлено текущее время, или еще что-то).

Можно поступить следующим образом.
  1. Открыть Администрирование > Учетные записи электронной почты.
  2. Открыть нужную учетную запись, которая получает письма и перейти в папки электронных писем вверху.
  3. Создать папку "Автоматические ответы по письмам".
  4. Перейти тут же в учетной записи, в Правила обработки электронной почты и создайте условие которые бы складывали автоматически ответы по каким-то признакам в новую папку. Т.е. если отправитель такой-то и тема такая-то то положить в папку "Автоматические ответы по письмам".
  5. Идем в администрирования "Учетные записи электронной почты для создания заданий из писем" и открываем настройку которая создает задания из писем и идем во вкладку "Фильтр электронных писем" и указываем папку Входящие (создавать задания только для писем из папки Входящие, из других не создавать).

Распределение прав доступа

Для реализации ограничения прав доступа предназначены специальные объекты конфигурации - Роли. Роль определяет, какие действия, над какими объектами метаданных может выполнять пользователь, выступающий в этой роли. В процессе ведения списка пользователей каждому пользователю ставится в соответствие одна или несколько ролей. Для ограничения доступа к данным на уровне записей и полей, существуют действия над объектами, хранящимися в базе данных (справочниками, документами и т.д.), отвечающие за чтение или изменение информации.

В подсистеме Service Desk, есть различные варианты работы с заданием. Для того, чтобы пользователь мог работать в упрощенной форме документа и видел только свои задачи необходимо установить следующий набор ролей:

  • Базовые права БСП;
  • Базовые права УФ;
  • Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
  • Запуск веб-клиента;
  • Запуск толстого клиента;
  • Запуск тонкого клиента;
  • Добавление заданий;
  • Чтение заданий.

При таком наборе прав пользователю будет доступен минимальный функционал, который позволит только создавать новое задание.


Так видит документ задание инициатор.

Форма документа задание для инициатора

Для того, чтобы пользователь мог выполнять задания, нужно что бы был следующий набор ролей:

  • Базовые права БСП;
  • Базовые права УФ;
  • Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
  • Выполнение заданий;
  • Добавление заданий;
  • Запуск веб-клиента;
  • Запуск толстого клиента;
  • Запуск тонкого клиента;
  • Чтение дополнительных отчетов и обработок;
  • Чтение заданий.

Так видит документ задание исполнитель.


Для того, чтобы пользователь мог распределять задания, необходимо назначить следующие роли:

  • Базовые права БСП;
  • Базовые права УФ;
  • Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
  • Выполнение заданий;
  • Добавление заданий;
  • Запуск веб-клиента;
  • Запуск толстого клиента;
  • Запуск тонкого клиента;
  • Просмотр не распределенных заданий;
  • Распределение заданий;
  • Чтение дополнительных отчетов и обработок;
  • Чтение заданий.

В этом случае пользователь сможет распределять задания между исполнителями.

Следует учесть, что после того как исполнитель будет назначен и текущий пользователь не будет этим исполнителем, задание пропадет из формы списка. Связано это с тем, что у пользователя недостаточно прав на просмотр чужих заданий.
Очень часто, необходимо распределять задания между подчиненными и при этом видеть его задание в списке. Для этого есть два способа:

1. Пользователю можно добавить подчиненного или группу подчиненных;

В этом случае пользователю будут видны задания подчиненных.


2. Добавить пользователю роль "Просмотр чужих заданий". Список ролей:

  • Базовые права БСП;
  • Базовые права УФ;
  • Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
  • Выполнение заданий;
  • Добавление заданий;
  • Запуск веб-клиента;
  • Запуск толстого клиента;
  • Запуск тонкого клиента;
  • Просмотр не распределенных заданий;
  • Просмотр чужих заданий;
  • Распределение заданий;
  • Чтение дополнительных отчетов и обработок;
  • Чтение заданий.

В этом случае, в форме списка будут отображаться и чужие задания.

Для наблюдателей можно установить следующие роли:

  • Базовые права БСП;
  • Базовые права УФ;
  • Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
  • Запуск веб-клиента;
  • Запуск толстого клиента;
  • Запуск тонкого клиента;
  • Чтение заданий.

Форма документа задание наблюдателя.


Каждому пользователю может быть назначены роли, которые в совокупности образуют его персональные настройки прав доступа. Они могут быть как для чтения, так и для редактирования.

Проектная деятельность и работа с проектами

Проекты в конфигурации используются как для планирования, так и для контроля выполненных работ.


В проекте есть плановые сроки и фактические.
Так же есть возможность указать круг ответственных лиц (инициатор, руководитель, ответственный, клиент) и участников (проектную группу) проекта. Есть возможность фиксировать фактические трудозатраты по проекту.


Чек-лист предназначен для отражения пунктов, которые необходимо выполнить в рамках проекта и это чисто информативная функция.

Табличная часть "Сервисы" отвечает за то, какие сервисы необходимо использовать для выполнения проекта.

В каждом задании (инциденте), есть возможность указать реквизит "Проект", это позволит в дальнейшем смотреть, например, диаграмму Ганта по проекту. Или видеть все задания, которые были выполнены в рамках этого проекта.

Причины отклонения от графика

Документ предназначен для фиксирования отсутствия пользователей или времени, когда сервисы не могут быть оказаны. Найти его можно в разделе: Техническая поддержка - Отклонения от графика.


Документ учитывается при автоматическом назначении исполнителя в документе "Задание".

Управление проблемами

Согласно ITIL: Проблема – это неизвестная причина одного или более инцидентов. Одна проблема может породить несколько инцидентов.
В нашем решении реализован механизм управления проблемами ITIL.

Проблема может быть создана как из формы задания, так и из формы списка заданий (множественная). Проблема стоит НАД заданиями (инцидентами).



После создания открывается форма:



Где мы укажем краткое описание проблемы, список задач (инцидентов), которые участвуют в проблеме. Так же в проблеме может быть Исполнитель, а первоначально проблема имеет статус "Зарегистрирована". При этом статус на "Решена" изменить у проблемы нельзя без выполнения указанных дочерних инцидентов.

Так же есть возможность указать Решение для проблемы, тогда при добавлении задания в проблему, в самом задании появится возможность быстро выбрать решение в решениях так как будет видна связь.

Для дальнейшего анализа проблем есть отчет "Список проблем", который поможет проанализировать проблемы и выявить причины их появления.

Отображение заданий в форме календаря

Одной из возможностей формы списка заданий является отображение заданий в виде календаря (планировщика).

Рис.1.png

Данная форма позволяет одновременно работать как с заданиями, так и с записями календаря пользователя.

Рассмотрим панель управления отображением календаря подробнее.

Рис.2.png

  • Создать - позволяет добавить новое задание или запись календаря.
  • День, неделя, месяц, расписание - позволяет переключить режим отображения в соответствующий период.
  • Рабочее время, весь день - для периодов отображения "День", "Неделя" позволяет отображать шкалу времени для текущего пользователя в виде продолжительности только рабочего времени (указывается в настройках пользователя), либо целых суток. Например, так будет выглядеть шкала времени при рабочем времени пользователя с 9:00 до 18:00:
  • Рис.3.png

  • Развернуть список - позволяет поменять местами шкалу времени со шкалой дат, например, может быть удобно при отображении периода "День":

  • Рис.4.png

  • С помощью кнопки "Сегодня" указанный период отображения календаря ("День", "Неделя", "Месяц") устанавливается относительно текущей даты. Кнопки "Показать предыдущий период" и "Показать следующий период" служат для быстрой установки просматриваемого периода.
  • Рассмотрим левую панель формы:

    Рис.5.png

    С помощью кнопки "Создать" можно создать новое задание (либо запись календая), при этом дата в задании будет указана из поля "Календарь", расположенного под кнопкой: если выбранная дата больше текущей, то задание будет создано будущей датой, если меньше - то задание будет создано с текущей датой и временем.

    Группа "Мои календари" предназначена для управления календарями пользователя и просмотра записей доступных пользователю календарей в форме (если пользователю доступны календари других пользователей, то при включенном флаге напротив данного календаря, записи календаря будут отражены на форме).

    Для того, чтобы календарь был доступен другим пользователям, необходимо добавить данных пользователей в карточку календаря:

    Рис.8.png

    Записям календаря можно установить свой цвет, для этого необходимо нажать на образец заливки цветом рядом с календарем и выбрать свой цвет:

    Рис.7.png

    Для добавления новой записи календаря необходимо щелкнуть мышью на пересечении требуемой даты и времени (либо даты, если установлен режим просмотра "Месяц") и заполнить соответствующие реквизиты в открывшейся карточке записи:

    Рис.10.png

    При создании записи календаря есть также возможность создать документы "Задание", "Наряд на работы" и "План работ", для этого необходимо в группе "Создать документ" нажать на соответствующую гиперссылку, тогда будет открыта форма создания документа с перенесенными в неё соответствующими заполненными реквизитами, например, документ "Задание":

    Рис.11.png

    В режиме просмотра "Расписание" задания и записи календаря отображаются в форме списка:

    Рис.12.png

    Маркеры выполнения, установки срока и окончания электронных писем, которые используются при создании заданий

    При создании заданий и сообщений в заданиях можно использовать маркеры в письмах.
    Маркеры - это контрольные словосочетания, которые позволяют совершать в заданиях какие-то действия.
    Рассмотрим разные типы маркеров, которые поддерживаются системой:

    Маркеры выполнения задания

    Часто бывают ситуации, когда нет доступа к рабочей базе, или не удобно прям сейчас взять и открыть задание в 1С и выполнить его. На этот случай мы реализовали возможность выполнения задания из электронного письма. Отправляем письмо на ящик службы поддержки со специальным текстом и задание закрывается. Вот список маркеров:

    // Русские словосочетания маркеры
    • Закрыть задание.
    • Закрыть задачу.
    • Задачу выполнил.
    • Задачу выполнила.
    • Задачу решил.
    • Задачу решила.
    • Задача решена.
    • Задание закрыто.
    // Английские словосочетания маркеры.
    • Close task.
    Если в тексте письма, которое будет отправлено на ящик службы поддержки будут встречены эти словосочетания-маркеры, то задание будет закрыто.
    Важно! Обратите внимание, маркеры будут работать только в том, случае, если вы в настройках параметра учета включите галочку "Использование выполнение задания по текстовым фразам в сообщениях".

    Маркеры установки срока

    Аналогично, если мы хотим установить/изменить срок выполнения (крайнюю дату) задания.

     // Русские словосочетания маркеры.
    • Срок [%г]
    • Срок [%г.]
    • Срок [%года]
    • Срок [% г]
    • Срок [% г.]
    • Срок [% года]
    • Срок [%]
    • Срок (%г)
    • Срок (%г.)
    • Срок (%года)
    • Срок (% г)
    • Срок (% г.)
    • Срок (% года)
    • Срок (%)
    • Срок {%г}
    • Срок {%г.}
    • Срок {%года}
    • Срок {% г}
    • Срок {% г.}
    • Срок {% года}
    • Срок {%}
    • Срок - %г.
    • Срок - %года.
    • Срок - % г.
    • Срок - % года.
    • Срок до %г
    • Срок до % г
    • Срок до % года
    где символ "%" - это маска даты. Может быть передана как конкретная дата или дата с временем, так и вычисляемая дата, например, "Срок [+5 дней]", или "Срок (+5 часов)", или "Срок (+1 нед.)", так же поддерживаются и общепринятые сокращения "ч." (часов), "д." (дней), "н." (недель), "м." (месяцев).

    Если же в задании был заполнен реквизит "Выполнить до" (желаемая дата выполнения) датой 25.03.17 12:00:00, а мы (или инициатор) написали письмо следующего содержания "Увеличить время выполнения и установить срок (+5 дней) от текущего времени" (маркер выделен). То в задании автоматически произойдет изменение даты с 25.03.17 12:00:00 >> 30.03.17 12:00:00.

    Эта возможность позволит управлять реквизитом "Выполнить до" в задании не открывая задания. С исполнителем аналогично, если в начале, когда задание было поставлено дата не была установлена, а потом инициатор пишет, "Прошу выполнить задание в срок до 30.03.17г.". То система поймет, что инициатор указал дату.

    Маркеры окончания электронного письма

    Часто так бывает, что переписка по заданию тянет за собой тонну лишнего. Приведем пример, на примере Outlook, мы получаем письмо оповещение об изменении и отвечаем на него, что мы видим:



    Это образец того, как многокилометровая переписка идет в след за одни предложением, что уже само по себе не очень хорошо и в конфигурацию будет загружено в переписку.
    Приведем пример маркеров окончания электронного письма:

    // Русские словосочетания маркеры конца текста письма.
    • С уважением
    // Английские словосочетания маркеры конца текста письма.
    • Best regards
    • Best wishes
    • Yours truly
    • Truly yours
    • Yours very truly
    • Very truly yours
    • Faithfully yours
    • Kind regards
    Если мы встречаем эти маркеры в письме, то считаем, что все что ниже - это старая переписка или лишний текст не относящийся к сути переписки.
    Действительно, почти все сотрудники заканчивают тексты писем именно такими словосочетаниями.

    В результате, в задание попадет текст с сутью сообщения и без переписки.

    Выполнение одной задачи несколькими исполнителями

    Часто бывает так, что задачу нельзя выполнить одному сотруднику, а она групповая.
    Такие задачи тоже можно решать в конфигурации. Для этого необходимо на основании одной задачи создать подзадачи.

    1. Задача изначально:

    2. Разделяем на несколько

    Теперь у каждого сотрудника свое задание. После выполнения двух дочерних заданий, основное задание можно закрыть.

    Анкетирование

    Программа позволяет готовить опросы, проводить их среди респондентов, а также анализировать результаты опросов.

    В общем случае, работа с анкетированием предполагает следующие этапы:

    ■ настройка программы – выполняет администратор программы;

    ■ подготовка вопросов и шаблонов анкет – выполняет сотрудник, ответственный за составление анкет;

    ■ назначение опроса респондентам – осуществляет сотрудник, ответственный за проведение опросов;

    ■ заполнение анкет – во время проведения опроса респонденты могут заполнить свои анкеты;

    ■ контроль хода проведения опроса – осуществляет сотрудник, ответственный за проведение опросов;

    ■ анализ результатов опроса – проводят сотрудники, заинтересованные в результатах опроса.

    Ответственные за этапы подготовки, назначения, контроля и анализа опросов – не обязательно выделенные сотрудники. Выполнение этих этапов может быть поручено и одному сотруднику, который будет заниматься анкетированием в числе прочих своих обязанностей.

    Для того чтобы использовать в программе возможности анкетирования, администратору программы необходимо включить флажок Анкетирование в разделе Администрирование – Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений.


    После включения флажка в разделе Техническая поддержка становятся доступными следующие команды:

    Рис.2.png


    Подготовка анкет осуществляется в два этапа:

    ■ Вначале необходимо подготовить вопросы, из которых будет состоять предполагаемая анкета.

    ■ Затем, используя подготовленные вопросы, нужно составить шаблон анкеты.

    Подготовка вопросов

    Подготовка вопросов осуществляется в списке Вопросы для анкетирования, который открывается соответствующей командой подменю Анкетирование. В списке содержится общий список вопросов, которые могут быть включены в любую анкету. Эти вопросы называются элементарными, т.к. могут использоваться в качестве элементов более сложных конструкций, например, в табличных вопросах.

    Добавим новый вопрос:

    Рис.3.png

    В поле Наименование напишите краткое представление вопроса, которое выводится при подборе вопросов в шаблоны анкет и используется для поиска вопросов. По умолчанию, текст из поля Наименование автоматически подставляется в поле Формулировка.

    Вопрос можно включить в одну из групп списка. Для этого выберите группу в поле Родитель.

    Поле Формулировка может содержать развернутый текст вопроса, который будет отображаться респонденту. При этом в шаблоне анкет формулировку можно поменять.

    Содержание и формы ответов респондента зависят от значения поля Тип ответа.

    Рис.4.png

    Тип ответа может быть одним из следующих:

    Строка – в этом случае от респондента требуется ввести ответ в виде текстовой информации; при этом ограничение по количеству символов строки задается в поле Длина строки;

    Текст – ответ вводится респондентом в текстовом поле неограниченной длины. Длинный ответ можно ввести в отдельном окне;

    Число – при ответе на вопрос этого типа респондент вводит число, параметры которого должны быть заданы в полях Длина и Точность. При попытке ввода респондентом числа, которое больше или меньше ограничения, указанного в полях Минимальное значение и Максимальное значение, будет выдано предупреждение о вводе некорректных данных. Включение флажка Агрегировать сумму в отчетах позволяет в отчете Анализ опроса выводить общую сумму по всем анкетам, в которых заполнен ответ на этот вопрос.

    Дата – при ответе на вопрос этого типа респондент вводит дату;

    Булево – респонденту доступен выбор одного из двух значений: Да или Нет;

    Выбор одного варианта ответа из предложенных – с помощью этого типа ответа можно предложить респонденту выбрать один из вариантов ответа с помощью переключателя. Возможные варианты ответов составитель может задать в списке;

    Выбор нескольких вариантов ответа из предложенных – респондент может отметить произвольное количество вариантов ответа с помощью флажков. Возможные варианты ответов составитель может задать в списке. Если у варианта ответа включить флажок Требует открытого ответа, то респонденту будет предложено пояснить свой выбор в текстовом поле рядом с вариантом ответа.

    Включение флажка Попросить респондента прокомментировать ответ, пояснив характер комментария на этапе подготовки вопроса позволит респонденту при заполнении анкеты в текстовом поле под вариантами ответов разъяснить свой ответ. После включения флажка в поле ниже нужно указать текст, который будет выводиться перед текстовым полем разъяснения респондента.

    Флажок Попросить респондента прокомментировать ответ, пояснив характер комментария недоступен при выборе типа ответа Текст и Выбор нескольких вариантов ответа из предложенных. В ответе типа Текст и так можно дать развернутый ответ. Для ответа типа Выбор нескольких вариантов ответа из предложенных при необходимости предусмотрен вывод поля с комментарием для каждого варианта ответа (см. описание типа ответа выше).

    Создание шаблона анкеты

    Подготовка шаблонов анкеты осуществляется в списке Шаблоны анкет подменю Анкетирование.

    Создадим новый шаблон анкеты:

    Рис.5.png

    Укажите Наименование шаблона.

    На вкладке Заголовки введите Заголовок анкеты.

    Поле Наименование отображается в списке шаблонов, а Заголовок будет отображаться в анкете при ее заполнении респондентом и в списке доступных анкет.

    Анкета может состоять из нескольких разделов, два из которых, Вступление и Заключение, являются обязательными и присутствуют в любой анкете.

    На вкладке Заголовки можно ввести тексты разделов Вступление и Заключение. Например, в разделе Вступление можно поприветствовать респондента, а в разделе Заключение – поблагодарить его за заполненную анкету. Текст разделов Вступление и Заключение будут показаны респонденту в начале и при завершении анкеты соответственно.

    Для перехода к работе над вопросами анкеты нажмите кнопку Записать. Вопросы можно добавить только после сохранения шаблона.

    На вкладке Вопросы можно приступить к формированию списка вопросов анкеты.

    В любой анкете содержится как минимум один раздел с вопросами. Если анкета состоит из большого количества вопросов, то для удобства работы респондента с анкетой рекомендуется сгруппировать вопросы по нескольким разделам. Для комфортной работы респондента с анкетой рекомендуется включать в раздел не более 10-15 вопросов.

    Структура анкеты представляет собой дерево.

    Для добавления нового элемента в шаблон выделите нужное место в дереве (если вводится первый раздел, то необходимо выделить корень анкеты), нажмите кнопку Добавить.

    Для примера создадим один раздел шаблона анкеты:

    Рис.6.png

    В этом разделе добавим созданный нами ранее вопрос:

    Рис.7.png

    После добавления вопроса структура дерева шаблона анкеты должна выглядеть так:

    Рис.8.png

    Назначение опроса респондентам

    Для того чтобы респондент приступил к заполнению анкеты по составленному шаблону, необходимо выполнить ряд подготовительных действий. Сначала необходимо организовать проведение опроса, в рамках которого определить сроки его проведения, состав респондентов и шаблон анкеты, на основании которого будут сформированы анкеты респондентов.

    Назначением опросов занимается сотрудник, ответственный за проведение опросов, в списке Проведение опросов подменю Анкетирование.

    Создадим новый опрос:

    Рис.9.png

    В поле Наименование указывается заголовок опроса, под которым данная анкета появится в списке доступных анкет у респондентов.

    Период проведения опроса задается в полях Действует спо. Поля не обязательны к заполнению. Если период проведения опроса не задан, то такая анкета будет находиться в списке доступных анкет у респондента до тех пор, пока он не ответит на нее.

    В поле Шаблон анкеты указывается ранее подготовленный шаблон анкеты для этого опроса (выбирается из списка Шаблоны анкет).

    Респонденты – это обычные и внешние пользователи программы. Внешние пользователи программы связаны с такими объектами программы как "Контактные лица" и "Контрагенты".

    В поле Тип респондентов необходимо указать, для какого типа пользователей программы предназначен опрос.

    Затем в список Респонденты необходимо Добавить элементы списков программы, которые могут быть респондентами. Если опрос предназначен для всех респондентов указанного типа, то необходимо включить флажок Свободный опрос. Список Респонденты в таком случае будет недоступен для редактирования.

    Если включить флажок Показывать в архиве анкет, то такая анкета будет доступна респонденту в списке архивных анкет. Все свои ранее заполненные анкеты с включенным флажком респондент может посмотреть с помощью ссылки Архив анкет.

    Включив флажок Предварительное сохранение, можно разрешить респонденту заполнять анкету в несколько подходов. Если флажок включен, то респондент сможет сохранить частично заполненную анкету с помощью кнопки Записать. Респондент может вернуться к заполнению анкеты в любое время. При этом анкета не будет считаться окончательно заполненной до тех пор, пока респондент не нажмет кнопку Завершить и закрыть. Если флажок Предварительное сохранение не включен, то респонденту нужно будет заполнить анкету за один подход. В анкете для записи будет доступна только кнопка Завершить и закрыть.

    Заполнение анкет

    Для того, что бы у респондентов была возможность работать с анкетами, им необходимо добавить роль Добавление и изменение ответов на вопросы анкет;а также добавить на начальную страницу форму Список респондента.

    После входа в программу респондента для него открывается список Доступные анкеты.

    Рис.10.png

    Если опрос был запланирован с ограничением по времени проведения, то в списке доступных анкет после названия анкеты будет указан срок, до которого необходимо ее заполнить.

    Ранее заполненные анкеты респондент может посмотреть по ссылке Архив анкет (зависит от настроек при назначении опроса).

    По двойному щелчку мыши в списке Доступные анкеты можно перейти к заполнению анкеты.

    На первой странице анкеты отображается текст из вступительного раздела.

    Для перемещения между разделами анкеты можно использовать кнопки Назад и Далее. Также для перемещения по разделам можно использовать навигационный список разделов, видимость которого настраивается с помощью кнопок Скрыть разделы / Показать разделы.

    Если для анкеты предусмотрена возможность предварительного сохранения, то становится доступной кнопка Записать, по которой можно сохранить частично заполненную анкету, чтобы вернуться к ее заполнению позднее. Если анкета уже заполнялась ранее, но не была завершена, то в списке доступных анкет указывается дата ее последнего редактирования.

    Рис.11.png

    Если составителем анкеты были предусмотрены обязательные вопросы, то при попытке завершить редактирование анкеты будет выполнена автоматическая проверка, и респонденту будет предложено ответить на оставшиеся незаполненные обязательные вопросы.

    После того как даны ответы на все вопросы, нужно нажать кнопку Завершить и закрыть.

    Программа выводит сообщение, что дальнейшее заполнение анкеты будет невозможно. Для подтверждения действия нажмите кнопку Да, для того чтобы сохранить возможность вернуться к заполнению анкеты еще раз, нажмите кнопку Нет.

    Рис.12.png

    После подтверждения анкета пропадает из списка Доступные анкеты, но ее можно посмотреть по ссылке Архив анкет. В списке Архив анкет отображаются анкеты, у которых составитель включил флажок Показывать в архиве анкет. Анкету можно открыть двойным щелчком мыши, также можно выделить нужную анкету из списка и нажать кнопку Выбрать.

    Анализ результатов опроса

    В программе предусмотрена возможность провести анализ результатов опроса при помощи отчетов Анализ опроса, Аналитический отчет по анкетированию. Полный список отчетов, доступ к которым может настроить Администратор системы:

    Рис.13.png


    Удаленное управление

    Подсистема позволяет быстро подключаться к компьютерам пользователей.
    В объектах  "Физические лица", "Места хранения", "Контрагенты", "Пользователи", "Контактные лица", есть дополнительная команда "Удаленное управление":
    Удаленное управление
     При нажатии на нее открывается форма с подключением:
    2016-12-12_18-29-02.png

    Теперь можно нажать на кнопку "Запустить" и запустится внешнее приложение, которое позволит подключиться к конкретному пользователю используя внешнее ПО (LiteManager, RAdmin и т.д.). Это позволяет быстро подключаться к удаленным компьютерам прямо из конфигурации, что сэкономит ваше время.

    Внимание! Для того, чтобы подсистема работала на клиентском компьютере должны быть установлены программы для удаленного подключения (LiteManager, RAdmin и т.д.).

    А вот форма редактирования удаленного подключения:
    Удаленное управление LiteManager

    Можно выбрать параметры запуска и основные параметры. Если не понятно какие параметры можно использовать, нажмите на знак вопроса рядом с параметрами.
    Пути к внешним приложениям предопределены, но их можно изменить для каждого пользователя в его персональных настройках.

    Функционал доступен в редакции КОРП.

    Заказы поставщикам

    Любой склад у нас всегда начинается с закупки оборудования. Опишем как работать с заказами поставщикам.


    Список заказов

    Основной целью ведения блока по заказам поставщикам является, прежде всего, ничего не забыть. Люди, который этим занимаются вынуждены в голове держать 1000 дел и при этом все помнить.

    Конкретно:

    1. Что заказано?
    2. Что оплачено?
    3. Что доставлено?

    Наша конфигурация позволяет все это контролировать. Каждый заказ находится в определенном состоянии:

    • В работе
    • Выполнен
    • Заявка
    • Не согласован
    • Отменен
    • Согласован


    Он отвечает за цветовое оформление заказа поставщику.


    Зачеркнутые строки в списке означают, что установлена галочка "Закрыт". Зеленые - выполнено, серые - отменено, синие - в работе. Цвета можно настроить в справочнике "Состояние заказов поставщикам".

    В списке можно увидеть бело-зеленые круги. В первом столбце с кругами идут оплаты, во втором доставка в нашу организацию. Полностью зеленый кружок означает что шаг выполнен, полностью белый - не выполнен. Частично закрашен - частично выполнен. Эти круги заполняются автоматически, когда на основании документов по заказам вводятся оплаты и поступления.

    r257.png

    Важно! Нужно именно вводить на основании документа "Заказ поставщику" другие документы, иначе программа не поймет, что необходимо отметить, что выполнена оплата или оборудование пришло на склад.

    Причем документы, которые вводятся на основании заполняются автоматически.

    Если круг окрашен в списке заказов в зеленый полностью - это означает, что данный этап полностью выполнен (оплата или доставка заказа). Если частично, то соответственно менее, или более 50%. Если вообще белый то данный пункт не выполнен.

    Например, последний заказ на рисунке указывает на то, что данный заказ еще в работе, он оплачен, но при этом поставщик отдал нам его не полностью и мы привезли его на склад (создан документ "Поступление").

    В списке заказов есть быстрые отборы, которые находятся вверху списка (по контрагенту, по организации и т.п.) и отборы по периоду.

    Заказ поставщику

    r22.png

    Описание:

    • Состояние заказа и флаг закрыт. Более подробно о них можете прочитать в главе список заказов
    • Организация - наша организация куда приобретаем
    • Контрагент - поставщик у которого заказываем
    • Договор - договор между нашей организацией и контрагентом по которому заказываем
    • Вид операции (Тендер/Заказ на закупку) - что это предварительный сбор данных (тендер) или уже заказ поставщику по которому работаем (заказ поставщику). Если установлен в "Тендер", то документ не дает движений.
    • Дата поступления - предварительная дата поступления на склад (не обязательно).
    • Место хранения - куда заказано.
    • Статья затрат - если ведется учет бюджетов, то проставляется на какую статью расходов приобретено.
    • В табличную часть "Номенклатура" добавляется список заказываемой у поставщика номенклатуры.

    На закладке дополнтительно:

    • №  и дата вх. документа - необходим для бухгалтерия в случае сверки
    • Бюджет, подразделение, период бюджетов - реквизиты, которые проставляются автоматически по дате документа. Необходимы для соотнесения расходов на закупку с подсистемой бюджетирование.
    • Ответственный - ответственный за закупку. В случае если закупкой занимается несколько человек

    Проверка закупки: заказано/оплачено/доставлено

    Для проверки цепочки Заказано > Оплачено > Доставлено используйте отчет "Ведомость по заказам поставщикам"


    В нем видно, что было заказано, что поступило на склад.

    Для просмотр что оплачено, а что нет, воспользуйтесь отчетом "Взаиморасчеты с контрагентами":


    Положительный остаток - мы должны, отрицательный - нам.

    Правила событий

    Общая схема работы правил событий

    Определим схему работы подсистемы "Правила событий". Так работает подсистема:

    Схема работы подсистемы "Правила событий

    Под изменением объекта в информационной базе следует понимать любое как интерактивное (сделанное пользователем) так и не интерактивное действие с объектами. Это может быть изменение реквизита, создание объекта, добавление строки в табличной части и т.д.
    Событие, которое срабатывает по времени наступает в определенное время для объектов. Например, задание с определенного времени становится просроченным, или карточка номенклатуры с видом номенклатуры "Лицензия", завершается срок действия.

    Одновременно для этих двух типов событий происходят проверка условий, и если условия выполняются делается набор действий: изменяются реквизиты, отправляются оповещения и т.д.
    Таким образом с подсистемой, мы можем предусмотреть для объектов и по времени выполнения какие-то действия, которые будут выполняться при определенных обстоятельствах.

    Приведем примеры использования.

    1. При изменении этапа задания, отправлять оповещение инициатору задания на e-mail о том,что у задания поменялся этап.
    2. При добавлении сообщения в задание, отправлять уведомления наблюдателям задания.
    3. При создании документа "Заказ поставщику" и установке статуса "В работе" отправлять поставщику письмо с приложенным заказом во вложении.
    4. При изменении статуса "Заказа поставщику" на "Выполнено" отправлять уведомление сотруднику организации, который делал заказ первоначально.
    5. При окончании ремонта и создании документа "Окончание обслуживания" и изменении состояния, отправлять письмо или sms инициатору.
    Как видите применений у подсистемы масса. Это далеко не полный перечень ее возможностей.

    Настройка подсистемы правил событий

    Чтобы начать пользоваться подсистемой, необходимо предварительно её настроить. Для этого нужно перейти на вкладку "Справочники" в раздел "Правила событий".

    Далее открыть справочник "Правила событий". Программа уже содержит определенный набор правил по умолчанию.

    Откроем правило для редактирования.


    Здесь можно установить следующие значения:

    • "Тип правила" - тип срабатывания правила. Может выполняться один раз - "Изменение объекта" или неоднократно - "Периодическое изменение";
    • "Тип условия" - условие, при котором сработает правило. "Проверка реквизитов объекта" - срабатывает при изменении реквизита. "Произвольный алгоритм" - своё условие на встроенном языке 1С;
    • "Наименование" - наименование правила события.

    На вкладке "Условия" можно установить:

    • "Имя объекта" - объект, к которому будут применены условия;
    • "Условие" - при каких условиях будет срабатывать правило событий;
    • "Отбор" - отбор значений, при которых сработает правило событий.

    На вкладке "Действия" указываются действия, которые будут выполнены при срабатывании условий правила.

    Для того, чтобы добавить действие в правило событий, необходимо нажать на кнопку "Добавить", после чего будет открыт справочник "Действия правил событий" (справочник также содержит предопределенный набор действий по умолчанию).

    Действия правила события

    Далее выбрать нужное действие и открыть его для редактирования.

    рис.6.png

    Здесь можно заполнить следующие параметры:

    • "Тип действия" - тип действия для правила события. Это может быть "Оповещение по е-mail", "Оповещение по SMS", "Проверка обязательных реквизитов" , "Произвольный алгоритм", "Создание напоминания", "Установка реквизитов объекта", и в случае, если основанием является документ "Задание" - "Пересчет SLA";
    • "Наименование" - наименование действия.

    Действие с типом "Оповещение по email" отвечает за отправку уведомлений по e-mail. Строка настройки действия может быть заполнена следующими значениями:

    • "Вариант заполнения" получателя - может принимать значения "Реквизит основания" (будет использоваться значение реквизита или значение параметра из основания) или "Указанный" (тогда в поле "Значение" можно указать произвольного получателя);
    • "Значение" получателя - имя реквизита (параметра) из основания, либо указанный пользователем получатель;
    • "Шаблон сообщения" - шаблон сообщения e-mail для создания уведомления;
    • "Шаблон оформления" - шаблон оформления создаваемого уведомления;
    • "Вариант заполнения" учетной записи эл. почты - может принимать значения "Реквизит основания" (будет использоваться соответствующее значение реквизита из основания) или "Указанный" (тогда в поле "Значение" можно указать произвольную учетную запись электронной почты для отправки уведомления);
    • "Значение" учетной записи эл. почты - имя реквизита из основания, либо указанная пользователем учетная запись электронной почты для отправки уведомления.

    В подсистеме можно изменять "под себя" шаблоны сообщений. Для этого нужно открыть справочник "Шаблоны сообщений", выбрать нужный и открыть его для редактирования.


    В шаблон сообщения можно прикладывать печатные формы и вложения.

    После того, как всё настроено можно посмотреть, что получилось. В документе "Задание" изменим этап и сохраним документ.


    Получится такой результат: создано уведомление в виде документа "Электронное письмо исходящее" (раздел "Взаимодействия" - "Исходящие электронные письма").


    Подсистема событий позволяет гибко настроить, а так же охватить все возможные варианты работы.

    Для правила события с типом "Периодическое событие" доступен еще один реквизит: "Выполнить действия до события по условию за" "Количество часов", который отвечает за какое время до наступления события, указанного в условии правила, выполнить действия правила (например, отправить уведомления по e-mail).

    рис.16.png

    Для проверки правил с типом "Периодическое событие" необходимо, чтобы было включено и настроено регламентное задание "Проверка и выполнение правил событий" (раздел "Администрирование" - "Регламентные и фоновые задания").


    Рассмотрим остальные типы действий правил событий.

    Действие с типом "Оповещение по SMS" отвечает за отправку уведомлений по SMS.

    рис.10.png

    Строка настройки действия может быть заполнена следующими значениями:

    • "Вариант заполнения" получателя - может принимать значения "Реквизит основания" (будет использоваться значение реквизита или значение параметра из основания) или "Указанный" (тогда в поле "Значение" можно указать произвольного получателя);
    • "Значение" получателя - имя реквизита (параметра) из основания, либо указанный пользователем получатель;
    • "Шаблон сообщения" - шаблон сообщения SMS для создания уведомления.

    Действие с типом "Проверка обязательных реквизитов" при записи (проведении) объекта правила проверяет заполнение указанных пользователем реквизитов (в дополнение к обязательным реквизитам, которые проверяются программой автоматически).

    рис.11.png

    Строка настройки действия может быть заполнена следующими значениями:

    • "Реквизит" - имя реквизита объекта правила, которое должно быть проверено;
    • "Строка сообщения" - сообщение, которое будет отображено пользователю, если указанные реквизит не будет заполнен пользователем.

    Действие с типом "Произвольный алгоритм" описывает инструкции на встроенном языке 1С, которые должны будут выполнены при выполнении условий правила.

    рис.12.png

    Действие с типом "Создать напоминание" создает напоминания в программе указанным в действии пользователям.

    Рис.13.png

    Строка настройки действия может быть заполнена следующими значениями:

    • "Вариант заполнения" получателя - может принимать значения "Реквизит основания" (будет использоваться значение реквизита или значение параметра из основания) или "Указанный" (тогда в поле "Значение" можно указать произвольного получателя - пользователя программы);
    • "Значение" получателя - имя реквизита (параметра) из основания, либо указанный пользователем получатель;
    • "Вариант заполнения" даты начала отображения напоминания - может принимать значения "Смещение даты" (дата начала отображения созданного напоминания будет смещена относительно указанного в поле "Значение" значения) или "Указанный" (тогда дату начала отображения напоминания пользователь может установить произвольной);
    • "Значение" даты начала отображения напоминания - зависит от указанного "Варианта заполнения" даты (для варианта "Смещение даты" значения могут быть "Дата срабатывания правила", "Через час", "Через день", "Через неделю", "Через месяц" от даты срабатывания правила, либо точная дата, указанная пользователем - для варианта заполнения "Указанный").

    Действие с типом "Установка реквизитов объекта" при записи (проведении) объекта правила заполняет перечисленные реквизиты объекта указанными значениями.

    рис.14.png

    Строка настройки действия может быть заполнена следующими значениями:

    • "Реквизит" - имя реквизита объекта правила, которое должно быть заполнено;
    • "Значение" - значение, которое будет установлено указанному реквизиту.

    Если объектом правила указан документ "Задание", то среди возможных типов действия присутствует действие с типом "Пересчет SLA": при записи (проведении) объекта правила в соответствии с текущими значениями реквизитов объекта выполняется принудительный пересчет (либо заполнение) реквизитов документа "Задание" - "Соглашение SLA", "Крайняя дата реакции" и "Крайняя дата выполнения".

    рис.15.png

    Дополнительных настроек для данного действия не требуется.

    Заполнение реквизитов на основании темы

    Подсистема правил событий позволяет изменять или заполнять по собственному условию реквизиты документа, создавать документы по произвольным условиям. В этом уроке давайте разберем на примере возможность создания нового документа из сообщения отправленного по e-mail. Если в теме письма будет произвольное слово или сочетание слов, тогда документ "Задание" должен будет заполнен инициатором и исполнителем, которых мы укажем в действии правила. Искомой фразой давайте выберем "1С".

    Для начала нужно создать своё правило.


    "Тип правила" оставим без изменений - "Изменение объекта", "Тип условия" тоже не будем изменять - "Проверка реквизитов объекта". Заполним "Наименование". На вкладке "Условия" установим следующие условия:

    • "Имя объекта" в значение "Задание";
    • "Условие" - "Создание задания";
    • "Отбор" - "Тема содержит 1С".


    На вкладке "Действия" добавим новый элемент и в открывшемся окне создадим новое действие правила "Установка реквизитов объекта (Задание)".

    В самом действии "Установка реквизитов объекта (Задание)" установим следующие реквизиты и их значения:

    • "Инициатор" - "Иванов Иван Иванович";
    • "ТекущийИсполнитель" - "Петров".


    После этого сохраним созданное нами правило событий. Далее можно проверить корректность создания задания и заполнения реквизитов. Для этого отправим сообщение с темой, в которой будет "1С" на почтовый ящик, с которого создаются задания.

    После этого можно увидеть результат, конфигурация увидела искомое значение "1С" и заполнила инициатора и исполнителя из действия.


    Как видите, подсистема довольно простая в понимании с одной стороны, а с другой многофункциональна.

    Изменение шаблона оформления электронных писем (e-mail), которые отправляются правилами событий

    Кастомизация электронных писем (e-mail) часто необходима.
    Предположим, требуется добавить свое: логотипы, ссылки на социальные сети, общую подпись отдела после текста письма и т.д. Подсистема правил событий позволяет это сделать. Для этого, откройте справочник "Справочники" - "Оформление оповещений e-mail правил событий". Далее, можно либо изменить стандартный шаблон, либо добавить собственные шаблоны.


    "Блок шапка" - это то, что будет выведено перед текстом, который будет отправлен. Здесь можно определить свои стили css, свой логотип, который будет идти вверху и т.д. В общем все, что должно идти выше отправляемого текста. Этот блок в обязательном порядке должен содержать два тега: "<html>" и "<body>" (без кавычек).

    "Блок подвал" - это то, что будет выведено после текста, который будет отправлен. Здесь выводим логотип, который будет внизу (если он нужен), ссылки на социальные сети, стандартная подпись и т.д. Этот блок в обязательном порядке должен содержать два тега: "</body></html>" (без кавычек). Так сказать, закрыть открытые системные теги начала HTML-документа (<html>), и начала тела письма (<body>).
    При этом можно посмотреть как будет выглядеть письмо на следующей вкладке "Предпросмотр":


    Если Вы хотите видеть минималистичные письма и Вам не нужно оформление (так кстати было до версии 3.0.36), то можете вернуть старый шаблон.
    В шапку добавьте "<html><body>", в подвал "</body></html>" (без кавычек).
    После этого рассылка будет точно такой же, как и в старых версиях.

    Есть ли ограничения на изменения шаблонов писем? Можно ли, например, вместо ID# указать № и так далее?

    Ограничений особых нет, и да, это возможно.
    Для изменения текстов писем необходим открыть правила событий:
    раздел "Справочники" - "Правила событий".
    Найдем нужное нам правило и отредактируем его.
    Предположим, нам необходимо изменить текст письма, которое отправляется пользователю при загрузке заявки из почты.
    Найдем такое правило:


    На второй вкладке:

    2018-11-02_10-08-11-min.png

    И сам шаблон:


    Тут его и можно править. Можно внести свой текст, можно перетаскивать мышкой переменные и добавлять в письмо свои значения. Причем, это как с телом письма можно сделать, так и с темой.
    Но вопрос то был в другом. А именно: как поменять ID# на
    Первое, что хотим отметить - не нужно менять ID на простой - это связано с тем, что если вдруг в теме будет он не в контексте номера, а в другом, то будет проблема...
    Вместо того, чтобы сделать новую задачу, программа будет пытаться вставить комментарий в уже существующее задание.
    Пример темы: "Просьба проверить план закупки №1 на следующий год".
    Напомним, что наша конфигурация умеет не только загружать письма и создавать на их основании задания, но и понимать, что это не новое задание, а переписка по существующей задаче.
    См. статью Создание заданий на основании электронных писем, которые приходят в службу технической поддержки
    (в конце алгоритм определения, что задача по переписке)
    Программа найдет № поймет, что это маркер номера в теме письма далее прочтет номер задачи (это первый номер), найдет задание с номером 1, оно существует. Программа поймет, что "все звезды сошлись" и не будет создавать новое задание (хотя надо было бы), а добавит в задачу №1 в переписку это письмо.
    Да, оно не относится, да это не правильно. Но в программе, если задать маркер №, то будет именно так.
    Поэтому необходим маркер, который не встретится просто так в тексте. По умолчанию, мы предлагаем маркер "ID#". Но вы можете поменять маркер или добавить несколько.
    Это можно сделать в "Настройках параметров учета" (раздел "Администрирование" - "Настройка параметров учета" - "Service Desk" - "Электронная почта" - "Маркеры" - "Маркеры номера задания в теме электронных писем при ответе"). Там можно изменить маркер ID# и/или добавить свой. По одному маркеру на строке.


    База знаний

    База знаний - специальный инструмент для размещения статей и инструкций, создаваемых для обобщения и накопления знаний в организации. С ее помощью ИТ-отдел будет иметь возможность создавать свои тексты-статьи и сообща работать над ними, а так же предоставлять доступ сотрудникам организации к инструкциям. База знаний идеально подходит для создания статей, технических заданий, документации, инструкций и подготовки различных документов, над которыми происходит совместная работа нескольких пользователей.

    База знаний

    Попасть в базу знаний можно с начальной страницы конфигурации.

    Создать статью можно как в существующей категории, так и создать отдельную. Для наглядности создадим свою категорию, для этого необходимо нажать на кнопку "Добавить" напротив "Категории".

    В открывшемся окне, необходимо добавить наименование категории и краткое описание. Тип категории "Публичная" означает, что она будет отображаться в "Категориях", соответственно "Приватная" не будет. Если установить тип "Приватная" и сохранить, категория пропадет из списка, найти её можно будет в справочнике "Категории базы знаний".

    После сохранения, вновь созданная категория появится в списке категорий.
    Далее переходим в неё нажатием левой кнопки мыши и можем уже в ней создать свою статью или редактировать уже имеющуюся или пометить на удаление. Для создания новой статьи, необходимо нажать на кнопку "Добавить", напротив пункта "Статьи по категории".
    После нажатия откроется форма, в которой можно редактировать статью.
    В открывшейся форме, нужно заполнить "Заголовок" и краткое описание. Информация, введённая в центральное поле, будет отображаться в заголовке статьи так же как "Заголовок" и "Краткое описание". После заполнения, статья будет иметь вид:

    На вкладке "Содержание" размещается основной текст статьи. 
    Каждый раздел можно редактировать, добавляется текст, картинки и т.д.
    РедактированиеСодержания
    Вкладка "Категории" предназначена для определения категории к которой принадлежит статья.
    Вкладка "Использование статьи" предназначена для указания объекта, в котором используется статья.
    Вкладка "Решения" предназначена для краткого описания возможного решения.
    Результат.

    Связь статей базы знаний с объектами ИБ

    Программа позволяет добавлять к объектам информационной базы (справочникам, документам) статьи из базы знаний. В случае работы с Service Desk это может заметно упростить работу, т.к. очень часто пользователи задают однотипные вопросы, а имея под рукой данный инструмент, решать поставленные задачи станет возможным в несколько кликов мышью.

    Рассмотрим, как добавить ранее созданную статью к документу "Задание". В форме документа "Задание" необходимо перейти на вкладку "Решения" и добавить статью:


    В открывшемся окне выбрать существующую статью, кнопкой "Выбрать" или создать новую, кнопкой "Создать":

    Статья в документе может быть одна или несколько.

    Загрузка статей в базу знаний из файлов Word/Excel

    К сожалению, встроенные в платформу средства для работы с текстами не имеют таких возможностей, как скажем, в Word или Excel, но мы постарались решить эту проблему, добавив возможность вести всю документацию в этих файлах, а в программе хранить их HTML-версии. Это позволит сохранить всю мощь редактирования этих программ и вместе с тем вести всю документацию в HTML-виде.

    Важно! Для редактирования подобных статей необходимо наличие на компьютере установленного пакета MS Office.

    Приведем пример, как добавлять подобные статьи.
    Шаг 1. Создадим новую статью. Для этого зайдем в нужный раздел и нажмем кнопку "Добавить".
    Шаг 2. Подготовим файл с инструкцией для примера в Word. В нем могут быть картинки, таблицы, графики и прочее. В общем, все то, что вам нужно для отображения пользователям. Вот пример инструкции по работе:

    Шаг 3. Импортируем файл:
    Обратите внимание! Файл Word/Excel должен быть закрыт при загрузке (импорте), иначе он не загрузится.

     Шаг 4. Спустя пару секунд файл загружается и можно посмотреть, что получается:Как выглядит загруженный файл
    Как видим, загрузка прошла успешно.

    Если необходимо будет изменить эту статью, дополнить ее, или как-то модифицировать - это тоже возможно. Переходим к следующему пункту.

    Шаг 5. Изменение статьи загруженной из Word/Excel

    Заходим в статью и нажимаем "Изменить", а в ней уже "Редактировать".Редактирование статьи
    После нажатия, на "Редактирование" будет открыт файл оригинал, который мы сможем отредактировать.
    Обратите внимание, файл может быть открыт в фоне, на заднем плане, т.е. не активным окном после нажатия на редактирование. Переключаемся на это окно и редактируем файл Word.
    После окончания редактирования, нажимаем "Сохранить" в Word и в этом случае все изменения попадут сразу в 1С.
    Вот как выглядит измененный файл:

    Имеем всю мощь MS Office совмещенную с базой знаний конфигурации "Управление IT-отделом 8"

    Отправка статьи из базы знаний на электронную почту

    Достаточно часто возникают ситуации, когда в базе знаний уже описано какая-то проблема, или есть статья по вопросу, который нам задал автор инцидента и мы не хотим автору писать уже то, что есть в базе знаний, но и автор инцидента по какой-то причине не может (не хочет) заходить в базу знаний и читать там статью.
    Для решения этого вопроса мы реализовали возможность отправки статьи на электронную почту. Причем статья может быть отправлена как во вложении, так и в виде текста с комментарием.

    Для этого необходимо зайти в базу знаний и в меню выбрать:

    При нажатии "Отправить на e-mail"

    При нажатии "Отправить на e-mail во вложении":
    Отправка статьи по email
    При этом все достаточно удобно - пользователь получил описание на почту и сможет его прочесть, а мы не потратили на это действие лишнего времени.

    Вставка в статью изображения или таблицы

    База знаний поддерживает вставку изображений и таблиц, для удобства редактирования.
    Рассмотрим процесс вставки изображения (для таблицы, все абсолютно аналогично).
    Для вставки изображения откройте или создайте новую статью:


    Нажмите (1) для вставки изображения и в появившемся окне выберите нужное изображение, которое вы подготовили для вставки нажав (2).
    После выбора изображения из файла есть два способа вставки картинки в текст:


    Способ 1. Картинка будет автоматически вставлена в текст после нажатия кнопки. Причем будет вставлена туда, куда будет установлен курсор до момента вызова диалогового окна.
    Способ 2. Картинка вставлена автоматически не будет, но встаиваемый текст будет скопирован в буфер обмена и вы вручную используя комбинацию Ctrl + V сможете вставить картинку в любое место, вашей статьи после того как форма закроется. В случае если текст не копируется, необходимо самостоятельно выделить встраиваемый текст и скопировать его содержимое комбинацией кнопок Ctrl + C (либо по выделенному тексту щелкнуть правой кнопкой и выбрать "Скопировать"). Далее нажать кнопку и так же вставить скопированный текст.

    Внимание! В версии платформы 8.3.11 есть ошибка связанная с вставкой текста по способу 1. Поэтому если у Вас он не работает используйте альтернативный способ вставки картинки.

    В статью картинка или таблица добавляется как текст, но после записи они отображаются как надо.

    Номенклатура и склад

    В этом разделе описание работы с номенклатурой и карточками номенклатуры


    Концепция комплектов и комплектующих

    Хотелось бы начать вот с чего. Все мы прекрасно знаем, что компьютерная техника состоит из разных составляющих - комплектующих. Комплекты - это объекты, которые состоят из комплектующих, причем комплекты могут быть как виртуальными (рабочее место, системный блок и т.д.), так и вполне конкретными (серверный шкаф, принтер и т.д.).

    Рассмотрим и приведем примеры, как это реализовано в конфигурации.
    В нашем решении есть два понятия: номенклатура и карточка номенклатуры. Вы можете спросить:  зачем два справочника, если комплектующая у нас одна? Резонный вопрос.

    Дело в том, что зачастую мы хотим увидеть где была та или иная номенклатура, где она стояла, ремонтировалась ли, имеет ли инвентарный номер и т.д. Но так же, у нас много однотипной информации: одинаковые принтеры, мониторы, системные блоки, материнские платы. Если все это вести отдельно, в одном справочнике, то через некоторое время мы получим в номенклатуре кашу из одинаковых названий и невозможно будет нормально сориентироваться в этом. Этот этап нами пройден в далеком 2009 году... Тогда мы придумали концепцию, которая актуальна по сегодняшний день.

    Было разделено все на 2 справочника: номенклатура и карточки номенклатуры. В номенклатуре содержится модель комплектующей, а в карточке, сама комплектующая с инвентарными номерами, историей и т.д.

    Чтобы было понятно приведу пример:
    Номенклатура: ВАЗ 2107
    Карточка номенклатуры ВАЗ 2107 А123АА

    При этом в документах выбирая номенклатуру (определенную модель комплектующей или комплекта), мы выбираем карточку, но выбираем не из всего списка карточек а с отбором по данной номенклатуре:

    r18.png

    Все достаточно просто и не запутано.

    2016-04-22_17-31-42.png

    Как уже было сказано выше: комплекты - это объекты, которые состоят из комплектующих. В конфигурации с ними работать так же просто. На рисунке, который указан выше комплектом является "Компьютер №256" в нем, содержатся другие комплектующие. Для того, чтобы внести комплектующую в комплект, необходимо мышкой перетащить комплектующую в комплект. Не все объекты могут содержать комплектующие, но об этом мы поговорим позже.

    Так же в конфигурации есть возможность не вести учет по карточкам. Это актуально для некоторого вида спец комплектующих и расходных материалов. Например: сетевой кабель, мышки, клавиатуры и т.д. Информация о том где была та или иная мышка, нам зачастую не нужна.

    Остатки на местах хранения

    Весь складской учет строится для единственной цели - иметь возможность узнать в любой момент времени что было/есть на складе, когда купили, установили и т.д.
    Для этих целей в конфигурации есть специальные отчеты, которые позволяют узнать всю эту информацию.
    Одним из главных отчетов в блоке складского учета является отчет "Отчет по складам/рабочим местам" (Номенклатура и склад > Отчет по складам/рабочим местам).

    Остатки по местоположениям

    Рис. 1 Отчет по складам/рабочим местам

    Это очень гибкий отчет, который позволяет получить практически любые данные об остатках в любых аналитических разрезах.
    Можно выбрать вариант отчета:


    Рис. 2. Варианты отчета

    Что бы понять насколько гибок данный отчет. Зададимся целью получить информацию о всех картриджах и посмотрим все картриджи по которым были движения в течении этого месяца. При этом выведем не просто общее число картриджей а распишем все по карточкам.

    Для этого изменим вариант отчета:

    r87.png

    Рис. 3 Как изменить вариант отчета

    Откроется окно с настройками отчета:

    r88.png

    Рис. 4 Настройка варианта отчета

    Видим, что в структуре отчета стоят группировки Организация / Место хранения / Номенклатура, Единица измерения. Т.е. выводится организация, внутри нее места хранения, а внутри каждого из мест хранения список номенклатуры, по которой показаны остатки. Но нам получить отчет без группировки по местам хранения. Для этого необходимо изменить группировки отчета.
    Мышкой перетащим выделенную строку "Номенклатура, Единица измерения" из "Место хранения" в "Организация". Получим:

    r89.png

    Теперь удалим группировку "Место хранения". Далее два раза щелкаем на строку с группировкой "Номенклатура, Единица измерения" и меняем ее на:

    r90.png

    В результате должно получиться следующее в группировках:

    r91.png

    После чего нажимаем "Завершить редактирование" и переходим в отчет. Далее настраиваем его как на картинке ниже и нажимаем Сформировать:

    r92.png

    Получаем результат, который мы хотели получить.

    Если же необходимо получить движения в разрезе мест хранения вернем настройку с группировкой по месту хранения:

    r93.png

    Сформируем отчет снова. Получим:

    r94.png

    При двойном щелчке на количество или сумму в полях начальный, конечный остаток, приход или расход появится окно с вопросом как вы хотите развернуть данные по числу как оно получилось. Т.е. если мы два раза нажмем на выделенную ячейку конечного остатка с количеством 1. То появится окно:

    r95.png

    Это окно Вас спрашивает: "Есть число 1 в остатке, я могу его расшифровать из чего оно получилось и предлагаю поля для расшифровки". При выборе Регистратора мы сможем получить данные по расшифровке в разрезе документов, которые в остатке число 1 получили.

    Вот что получаем:

    r96.png

    Так же мы здесь сможем открыть документ щелкнув на него 2 раза и посмотреть на него.

    Зачем вообще нужны карточки номенклатуры?

    Нам часто задают один и тот же вопрос:

    Зачем придумали эту систему с карточками номенклатуры?
    Есть вполне привычный для 1С:Бухгалтерии механизм оприходования позиций номенклатуры в нужных количествах, а потом уже создать типа основные средства через отдельный документ ввода в эксплуатацию.
    То есть, вести два справочника - номенклатуры и ОС(техники в эксплуатации).
    Но этот вариант тоже может показаться кому-то неудобным. Особенно когда в поступлениях по немного (1-5) штук и проще сразу создать в документе поступление единицы техники с инв.номерами.
    И поэтому, просто непонятно - зачем карточки номенклатуры и сами номенклатуры? Если можно было просто создать один справочник и в нем создавать позиции с разными заданными характеристиками в свойствах. И тоже задать им вариант с возможностью быть индивидуальностью (ПК) или быть множественностью (одинаковые картриджи или мышки).

    Ответим на него. В конфигурации "Управление IT-отделом 8, редакция 1.0" не было карточек номенклатуры, была просто номенклатура и справочник номенклатуры был просто чудовищным!
    Все дело в том, что по умолчанию, любому руководителю IT хочется видеть историю конкретного системного блока или материнской платы, если вести оборудование сводно, например, было 2 системника, первый поставили Иванову, второй Сидорову, потом и Сидоров и Иванов уволились и системники пришли на склад ИТ-отдела понять где чей в такой схеме уже не представляется возможным в программе, так как учет ведется сводно. В версии 1.0 был один справочник, чтобы история была видна, каждая материнская плата, каждый системный блок и вообще людая "комплектующая" заводилась отдельным элементом. У нее был свой серийный и инвентарный номер и в этом случае можно было проследить историю карточки, но появлялись существенные минусы. Представьте вы открываете справочник Номенклатуры и видите тысячи одинаковых позиций, но с разными серийными номерами. Это оказалось жутко не удобно, поиск информации по такому справочнику занимал долгое время и не было прозрачности в работе.

    Дело, конечно же, может спасти учет аналогичный учету по основным средствам (ОС) в бухгалтерии, там каждое ОС имеет свой элемент в справочнике основных средств и историю по каждому ОС можно проследить от и до, но тут в дело вступает такой момент, что, например, материнская плата не является ОС, хотя мы хотим видеть так же историю по этой плате! Как и много из того, по чем хотелось бы видеть историю в ИТ-отделе, но с точки зрения бухгалтерии это не ОС. Так что методологически ввести учет ОС как в бухгалтерском учете, было не верно и мы пошли другим путем.

    Нами был разработан общий универсальный механизм, который впитал в себя все плюсы учета ОС, а так же был гибок и понятен.

    Появилось два справочника Номенклатура и Карточки номенклатуры. Что это такое и зачем это, можно ознакомиться в статье Концепция комплектов и комплектующих. Причем, что важно, номенклатура для однотипных объектов всегда одна, а вот карточек может быть сколько угодно, а уже в карточках указываются серийные номера и именно по карточкам ведется вся история. При этом карточки номенклатуры отвечают за конкретную комплектующую в конкретном системном блоке, который тоже имеет карточку и уже свою историю. Это очень гибко и универсально. Номенклатура не захламлена копиями других записей, карточки имеют владельца, конкретную номенклатуру и по сути отвечают за одинаковую модель, но указывают на конкретную комплектующую.

    Еще хотелось бы отметить, что в этой схеме мы не забыли и про ситуации, когда учет по карточкам вести не нужно. Ну например, мы не хотим вести историю по номенклатуре сетевой кабель, или клавиатура, нам достаточно видеть общее количество. В этом случае можно использовать номенклатуру без учета по карточкам. По сути, это обычный учет по номенклатуре.

    Концепция именования мест хранения

    В нашей конфигурации оборудование "привязывается" к месту хранения, а за этим местом хранения закреплен сотрудник. Т.е. в конфигурации реализована связь:

    Оборудование <-> Место хранения <-> Сотрудник.

    Есть две схемы именования придуманные нами и наиболее оптимальные с точки зрения простоты и удобства.

    1) Обезличенная.

    Создаем место хранения buch1 в организационной структуре мест хранения. Для создания структуры можно перетащить место хранения в другое место хранения и оно станет подчиненным. Это удобно если хочется раскидать всех по кабинетам, этажам и т.д.
    Т.е. в дереве складов будет что то типа.

    Организация, ООО
    --Бухгалтерия
    ----buch1
    ----buch2

    Далее открываем закладку сотрудники на рабочем столе, создаем новый документ "Закрепление сотрудников" и привязываем место хранения buch1 к Иванову. Теперь в отчетах у нас фигурирует Иванов.
    При увольнении Иванова, не забываем создать новый документ "Снятие закрепление сотрудников".
    Такая схема хороша тем, что места хранения "обезличены", т.е. грубо говоря, сотрудники увольняются, но место хранения остается, а затем новому сотруднику назначается это место хранения и все.

    2) По сотрудникам.

    Т.е. структура будет, примерно такая:

    Организация, ООО
    --Бухгалтерия
    ----Иванов Иван Иванович (buch1)
    ----Петров Петр Петрович (buch2)

    Эта схема удобна тем, что можно не привязывать сотрудников. Из наименования места хранения и так понятно у кого находится оборудование. Но тогда, при увольнении оборудование надо куда-то перемещать с этих мест хранения, а затем не забывать выдать его новому сотруднику.

    Какую схему выберите Вы, это уже Ваш выбор.

    Так же поддерживается иерархия мест хранения. Т.е. одно место хранения может содержать несколько других, например:

    Склад ИТ-отдела
    --Полка 1
    ----Ячейка 1.1
    ----Ячейка 1.2
    --Полка 2

    При первоначальной настройке конфигурации следует уделить этому шагу время и для себя выбрать схему, которая Вам подходит и распределить вложенность мест хранения.


    Импорт данных из сторонних программ

    Для облегчения работы с программой в части введения данных по составу компьютерного оборудования в конфигурации есть специальный механизм, который позволяет экспортировать данные о составе оборудования из Everest (Aida 64) , а так же используя WMI.

    Важно! Поддерживается работа только с программой AIDA64 Business, которая позволяет выгрузить данные в INI-формате (для Everest версия Business).

    Обработка находится Администрирование > Импорт данных из сторонних программ . Вот как она выглядит:

    r97.png
    Рис. 1 Как выглядит обработка загрузка с помощью AIDA64

    Импорт из AIDA64 осуществляется из каталога загрузки в котором может находится сразу несколько INI-файлов полученные из AIDA64. Так же можно снять/установить флаг "Загружать программное обеспечение и лицензии".
    При загрузке с использованием WMI настройки следующие:

    r98.png
    Рис. 2 Загрузка данных с использованием WMI

    В самом низу есть общие настройки, которые отображаются вне зависимости от способа загрузки данных.

    После того, как выбран вариант импорта и установлены все настройки можно приступить к следующему шагу - загрузке данных. Нажимаем кнопку "Обновить данные".
    Будет показан прогресс загрузки, после чего отображена форма:

    r99.png
    Рис. 3 Результат импорта.

    Пока ничего не загружено в информационную базу. Просто конфигурация отобразила данные, которые были найдены при поиске для каждого компьютера.
    Далее необходимо заполнить "Место хранения" в табличной части. Если места хранения уже созданы выбираем их, если нет, мы можем их создать нажав на кнопку "Создать места хранения". После нажатия на "Создать места хранения" будут созданы места хранения имена которых будут дублировать наименования из загружаемых данных, при этом тип такого места хранения будет "Рабочее место".

    В правой части результата импорта отображены данные о составе компьютера, при щелчке на строку с комплектующей будет отображена информация о характеристиках комплектующей. На данном этапе необходимо убрать из загрузки данные, которые не нужно загружать (снимите с не нужных галочки).

    Далее можно создать по загружаемым данным либо документ "Поступление", либо "Инвентаризацию".
    Создадим для примера "Поступление". Нажмем Создать > Поступление. При этом будут созданы документы только по тем местам хранения, которые отмечены в табличной части "Результата импорта" и только по той номенклатуре, которая отмечена. После создания "Поступления" будет предложено открыть созданные документы для просмотра.

    r100.png
    Рис. 4.

    r101.png
    Рис. 5

    Открываем документы и устанавливаем реквизиты. Если компьютер пришел от контрагента, то проставляем его, если нет и это первоначальные остатки, то реквизит контрагент оставляем пустым.

    r102.png
    Рис. 6

    Перетаскиваем мышкой комплекты в комплектующие, добавляем при необходимости комплект, в который перемещаем комплектующие. Должно получиться примерно следующее:

    r103.png
    Рис. 7

    Для инвентаризации действия аналогичны и будут рассмотрены отдельно.

    Учет номенклатуры без карточек

    Существует номенклатура, для которой не требуется вести учет по карточкам. Например, сетевой кабель, мышки, клавиатуры, коннекторы, тоннер и т.п. позиции, по которым нам не нужно знать где была эта номенклатура и что с ней происходило. Это необходимо в основном для расходных материалов. Которые пришли, их сразу свалили в кучу и выдают без разбору. И самое главное в данной куче необходимо лишь знать общее количество.

    Но есть и спорные позиции, некоторые организации по ним ведут учет по карточкам, а некоторые нет. К этим позициям относятся картриджи.

    Приведем пример, что если бы картриджи велись не по карточкам. Методика учета картриджей уже была приведена.

    Например, у нас на складе есть 100 картриджей для лазерных принтеров, пришло еще 50. Допустим картриджи у нас используются один раз (без заправки), и учет по карточкам будет излишним. Нам не нужно знать где установлен конкретный картридж. Мы хотим знать только, что у нас имеется в наличие 150 картриджей. Для ведения таких номенклатур и используется учет без карточек. Давайте пройдем весь процесс ведения номенклатуры без карточек на конкретном примере начиная с создания вида номенклатуры.

    r145.png

    Создание вида номенклатуры

    Откроем вид номенклатуры "Картридж" и снимаем галочку Вести учет по карточкам номенклатуры.

    r146.png

    Виды номенклатур

    Как мы видим в поле Учет карточек для нашего вида номенклатуры галочка не установлена - это означает что учет по карточкам вестись не будет.

    Теперь создадим саму номенклатуру.

    r147.png

    Создание номенклатуры

    Обратите внимание, что вкладка Карточки номенклатуры есть, но работать с ней по сути мы не можем.

    r148.png

    Вкладка Карточки номенклатуры

    Теперь у нас есть номенклатура картриджа. Настало время рассмотреть сам процесс ведения номенклатуры без карточек.

    Сделаем поступление наших картриджей на склад.

    r149.png

    Поступление

    Мы сформировали поступление 50 картриджей. Обратите внимание, что в табличной части находится всего одна запись. Если бы мы вели учет этих картриджей по карточкам, то нам пришлось бы создать 50 записей, по одной на каждый картридж, и присвоить каждой уникальную карточку номенклатуры. Но, к счастью, это можно сделать без лишних движений - достаточно нажать кнопку "Заполнить", в впадающем списке выбрать "Групповое добавление номенклатуры", заполнить форму и нажать кнопку "Добавить", снова нажать кнопку Заполнить и выбрать Карточки номенклатуры.

    Но повторимся, это необходимо делать если бы велся учет по карточкам, но так как его нет, добавим всего одну строку и укажем нужное количество.

    r150.png

    Места хранения

    До поступления в основном месте хранения у нас было 100 картриджей canon 725, сейчас 150. Количество и сумма (формируется складыванием сумм всех поставок по данной номенклатуре) - это единственные показатели номенклатуры, доступные нам.

    На нашем складе есть принтер и 150 картриджей. Появилась задача укомплектовать рабочее место пользователя принтером. Перед этим создадим комплект из принтера и картриджа. Создаем новый документ Сборка (комплектация)(Номенклатура и склад - Создать - Сборка(комплектация))

    r151.png

    Организация заполнилась автоматически, так как она указана в настройках пользователя для текущего пользователя (в нашем случае это Администратор). Место хранения тоже может заполняться автоматически, если его указать в настройках пользователя. В нашем случает придется заполнить его вручную.

    Нажмем кнопку Подбор.

    r155.png

    Давайте создадим комплект из принтера Canon LBP6000 и одного картриджи canon 725. Для этого отметим их галочкой. В поле "Выбрано", изначально подставляется максимальное количество - в нашем примере это 150. Изменим его на 1 (для редактирования щелкните по нему два раза).

    r152.png

    Нажимаем кнопку Подбор и возвращаемся в документ Сборка (комплектация).

    r153.png

    Теперь в нашей комплектации есть принтер и картридж. Все как мы и планировали. Но, обратите внимание, картридж не находится внутри принтера, он находится рядом с ним. Перетащите картридж на принтер левой кнопкой мыши.

    r154.png

    Должно получиться как на скриншоте выше. Для завершения сборки осталось нажать кнопку "Провести и закрыть".

    Теперь наш склад выглядит так.

    r156.png

    Один картридж ушел в комплект с принтером, а свободных картриджей осталось 149.

    Переместим только что созданный комплект на Рабочее место, для этого создадим документ "Перемещение" (Номенклатура и склад - Создать - Перемещение).

    r157.png

    Этот документ может использоваться как для перемещений между организациями, так и для перемещений внутри одной организации. Если Вы делаете перемещение внутри организации просто укажите ее в качестве Организации расхода и Организации Прихода.Также заполните Место расхода и Место прихода . Выберем наш принтер, для этого нажмем кнопку Подбор.

    r158.png

    В окне Подбор мы видим все номенклатуры, которые находятся в указанном Месте расхода. Поставим галочку возле принтера или картриджа, возле второй части комплекта галочка установится автоматически. И нажмем кнопку Подбор .

    В итоге мы получим такой документ. Осталось нажать Провести и закрыть .

    r159.png

    В итоге принтер с картриджем внутри перейдет со склада на Рабочее место .

    Все отлично, пользователь работает. Но в один прекрасный момент в картридже заканчивается тонер. Что делать? Есть два варианта: отправить картридж на заправку или списать его. Действия для обоих вариантов почти не отличаются, поэтому рассмотрим их вместе. Создадим в Основном месте хранения группу Пустые картриджи, в которую мы будем складывать картриджи для заправки. зайдем в места хранения (Номенклатура и склад - Места хранения). Щелкнем правой кнопкой мыши на Основное место хранения и выберем пункт Создать .

    r160.png

    Заполним интересующие нас пункты и нажмем Записать и закрыть. Теперь мы можем поместить пустой картридж в эту группу, и установить пользователю заправленный со склада. Эти две операции мы можем реализовать в одном документе, а именно в Окончании обслуживания (Ремонт и обслуживание - Окончание обслуживания).

    r161.png

     Мы уже заполнили все поля и выбрали наш комплект для обслуживания. Теперь самое интересное. Два раза щелкаем на поле Событие картриджа и выберем На склад или Списание .

    Нажимаем кнопку Установить со склада и выбираем наши картриджи, устанавливаем количество равное одному, нажимаем кнопку Подбор .

    r163.png

    Картридж добавился в список, но не внутрь принтера, перетащим его на принтер, чтобы сделать это.

    r162.png

    На вкладке Дополнительно заполним Место хранения на склад и Место хранения со склада как показано ниже.

    r164.png

    Не забудьте установить правильное состояние обслуживания: для нашего случая, если физическая замена картриджи уже проведена целесообразно выбрать Выполнен .

    В заключении давайте проверим количество наших картриджей на местах хранения.

    На Основном месте хранения осталось 148 картриджей: один мы взяли для укомплектования рабочего места, а второй - для его замены.

    r165.png

    Пустой картридж у нас всего один.

    r166.png

    В принтере у нас тоже один картридж.

    r167.png

    В общей сумме у нас 150 картриджей как и было в начале примера.

    Таким образом, хотя мы не можем сказать где находится конкретный картридж, мы всегда можем точно определить, где и сколько однотипных картриджей находится. При этом документы получаются существенно короче, что актуально при печати, ведь при ведении номенклатур по карточкам, одна единица номенклатуры в документе занимает одну строку. А также сокращается пространство, занимаемое базой данных, и уменьшается нагрузка на сервер. Поэтому к вопросу - вести номенклатуры по карточкам или нет нужно подходить обдуманно.

    Описание документов

    Описание складских документов:


    Поступление

    При прочтении описания документа Вам необходимо ознакомиться с концепцией комплектов и комплектующих.

    Документ "Поступление" предназначен для оприходования Номенклатуры от контрагентов, и необходим при введении первоначальных остатков.

    1) При заведении первоначальных остатков.

    Ввести первоначальные остатки можно двумя способами: вручную, с помощью документа "Поступления" и с помощью обработки Импорт данных из сторонних программ. Если создавать остатки то у Вас должно получиться для каждого места хранения следующее:

    r106.png 
    Рис. 1

    Данный документ просто оприходует на место хранения "ZAMBUCH30_217" организации "Наша фирма" все комплектующие в количественном выражении.

    2) При оприходовании от контрагентов.

    При работе с контрагентами лучше использовать связку документов  Заказ поставщику Поступление в этом случае Поступление можно создать на основании "Заказа поставщику", а далее просто заполнить карточки номенклатуры и провести документ. При этом, используя заказы Вы еще получаете механизм контроля, что приехало от поставщика, а что нет, что оплачено, а что нет.
    Для создания на основании "Заказа поставщику" зайдите в заказ, нажмите "Создать на основании > Поступление".

    Если же Вы хотите внести документ вручную, то опишем реквизиты документа:

    Организация - организация за которой будут закреплены данные комплекты и комплектующие.
    Место хранения - то, куда будут оприходованы комплекты и комплектующие (см. Концепция именования мест хранения
    ).
    Контрагент- поставщик, от которого поступило оборудование (может быть не заполнено).
    Договор  - договор между нами и контрагентом по которому пришло оборудование.
    Объединить все строки верхнего уровня в комплекты - эта важная настройка позволяет в остатках увидеть только строки верхнего уровня в дереве номенклатуры. Если галочка стоит, то в остатках будут отражены только: BenQ G925HDA, Canon LASER SHOT, Компьютер №2 на Рис.1, все остальные комплектующие будут объединены в родительские комплекты (их при желании можно восстановить документом Разбиение комплектации).
    Закладка "Номенклатура" предназначена для внесения комплектов и комплектующих, которые будут оприходованы на место хранения. При заполнении документа мышкой можно перетащить комплектующие в другие комплектующий для создания дерева комплектующих, т.е. что во что входит, а так же заполнить количество и цену с некоторыми дополнительными реквизитами. На этом этапе может возникнуть вопрос: В документе "Поступление" поле Количество нельзя изменить, оно равно 1. В чем может быть дело?
     
    Закладка "Услуги" предназначена для внесения дополнительных расходов при поступлении например Доставка или Перевозка эти данные тоже можно контролировать. Они влияют на бюджеты
    , а так же на взаиморасчеты с контрагентами.
    Закладка "Дополнительно"

    Если в организации активно ведется бюджетирование и хочется знать сколько было потрачено по той или иной статье затрат, то данная закладка поможет разносить дополнительную аналитику по затратам. Поле Бюджет и Период бюджета заполняются автоматически от даты и выбранной организации. Подразделение - куда покупалось оборудование.

    Так же обратите внимание на кнопку Ещё > Настройка документа .

    rm2.png

     Это настройки в документе. Можно сделать так, чтобы статья затрат была общим реквизитом для документа или для каждой комплектующей отдельно, положение заказа поставщику общим реквизитом или, аналогично, для каждой комплектующей.

    Перемещение

    Документ "Перемещение" предназначен для перемещения оборудования между организациями и местами хранения.

    r258.png

    Для быстрого перемещения между местами хранения используйте кнопку "Подбор".

    Списание

     Документ предназначен для списания оборудования с места хранения.

    r259.png

    Для быстрого заполнения номенклатуры используйте кнопку "Подбор".

    Продажа

    Документ позволяет произвести продажу оборудования.

    Список документов продажи.

    r136.png

    Форма создания документа Продажа.

     r135.png

    Реквизиты Организация и Место хранения будут заполняться автоматически, если они указаны в настройках пользователя. После заполнения этих реквизитов, при нажатии Кнопки подбор мы увидим окно, где показано все оборудование, закрепленное за указанным местом хранения. В нем галочками выбираются элементы, которые мы хотим продать. Если Вы хотите продать оборудование, являющееся частью комплекта, но не комплект полностью, то перед этим необходимо провести Разбиение комплекта.

    Инвентаризация

    Документ "Инвентаризация" позволяет произвести инвентаризацию по местам хранения (либо ответственным сотрудникам).

    r243.png

    Рассмотрим один из возможных сценариев проведения инвентаризации.

    Выбираем свою организацию в поле "Организация". Указываем место хранения (применяемые отборы в документе "складываются", например, при указании и места хранения и МОЛ, в документ попадет только та номенклатура, которая находится на данном месте хранения и ответственным лицом для неё является МОЛ). Переключатель "С учетом подчиненных мест хранения" используется для иерархической структуры мест хранения, если переключен в "Да", номенклатура будет отобрана в документ и по подчиненным местам хранения.

    После заполнения отборов, в группе команд "Заполнить" нажимаем "Заполнить по остаткам":

    r244.png

    Табличная часть будет заполнена остатками номенклатуры. В том числе, столбцы "Количество" и "Сумма", показывающие фактическое наличие номенклатуры.

    Дальше возможны варианты развития сценария.

    Если есть сканер штрих-кода, мы можем соответствующей командой "Обнулить количества и суммы" очистить фактические показатели по всему списку номенклатуры, и сканером ШК заполнить их обратно (при сканировании, если номенклатура уже есть в табличной части, её фактическое количество увеличится, если нет - будет добавлена в табличную часть).

    Если сканера ШК нет, можно распечатать записанный документ, уточнить количество на месте хранения, и откорректировать фактическое количество номенклатуры в документе.

    Отдельно хочется обратить внимание на то, что при подборе номенклатуры в документ сканером ШК, если номенклатура является частью комплекта , то в документ будет добавлен весь комплект целиком, либо увеличено фактическое количество у этого комплекта, если он был добавлен в документ ранее. 

    Методики учета

    Описание различных методик учета номенклатуры.

    Методика учета картриджей

    В нашем решении - конфигурации Управление IT-отделом 8, можно вести учет картриджей. Рассмотрим каждый пункт по порядку.

    1) Покупка картриджей

    При покупке картриджей, с точки зрения учета, не меняется ничего. Мы аналогично делаем те же документы, как если бы мы покупали что-то другое. Делаем документ "Заказ поставщику", на его основании вводим "Поступление". Если покупка без заказа, то "Поступление" делаем сразу (Номенклатура и склад > Поступления ).

    r35.png

    В результате данного действия на складе "Основное место хранения" на остатке появится данный картридж.

    2) Перемещение картриджей

    Тут возможны варианты. Если картридж просто перемещается на новое место хранения без установки в принтер(копир), то мы делаем обычный документ "Перемещение" и перемещаем его на новое место хранения. В таком случае не будет комплектации с принтером. Если же мы хотим установить картридж в принтер, нам необходимо создать документ "Окончание обслуживания".

    Если рассмотреть на примере, то пусть картридж, который изображен выше на рисунке мы хотим поставить в принтер, который находится в месте хранения "Buh1". В таком случае заполним документ (Ремонт и обслуживание > Окончание обслуживания ).

    Заполним место хранения "Buh1" (где стоит принтер). Место хранения со склада "Основное место хранения" (откуда будем брать Картридж). Реквизит "Обслуживание" равен "Внутреннее обслуживание произведено сразу" (т.е. собственными силами).

    r37.png

    Потом подбором добавим принтер "HP 1020" на вкладке "Номенклатура". Затем нажмем на кнопку "Установить со склада" и выбрали картридж, после вставки в документ перенесем его внутрь принтера. Получим следующее:

    r36.png

    При проведении данного документа Картридж будет списан с "Места хранения со склада" и установлен как комплектующая по отношению к принтеру.

    На этом заправка картриджа собственными силами завершена.

    3) Ведение подсчета заправок картриджей

    Данный пункт не обязателен, но возможность вести учет количества заправок возможен. Для этого воспользуйтесь документом (Ремонт и обслуживание > Изменение показателей оборудования)   "Изменение показателей оборудования"

    r38.png

    С его помощью можно вести учет числовых показателей оборудования, таких как: количество заправок картриджей, количество отпечатанных листов и т.д. Т.е. это какой то числовой показатель, который будет накапливается со временем. Для просмотра сколько всего раз был заправлен картридж воспользуйтесь отчетом " Показатели оборудования "

    4) Списание картриджей.

    Списание картриджей ничем не отличается от обычного списания оборудования. Воспользуйтесь документом "Списание".

    5) Замена картриджа, который установлен в принтере (пустой) на другой, который находится на складе (заправленный)

    Данная операция похожа на то, что описано в п.2. Единственное изменение, мы так же заполняем реквизит "Место хранения со склада" (куда отправить после смены пустой картридж). И добавляем подбором в документ пустой картридж с событием "Со склада". Получаем следующее:

    r40.png

    В рисунке, который приведен верхний картридж пустой и был установлен в принтере, мы его перемещаем на "Место хранения на склад" (вкладка Дополнительно). Указывая событие "На склад". Новый картридж добавляем нажав на кнопку "Установить со клада", событие "Со склада".

    6) Картридж заправляет подрядная организация.

    Если заправкой занимается другой контрагент, то все, что указано выше необходимо повторить, единственное отличие - это необходимо измнить реквизит обслуживание на "Обслуживание контрагентом", или "Обслуживание контрагентом произведено сразу" .

    7) Увеличиваем количество заправок картриджа (не обязательно).

    Если вы ведете учет количества заправок картриджей, то Вам необходимо создать документ "Изменение показателей оборудования", в которому указать в поле значение "1", которая соответствует одной заправке картриджа. В дальнейшем если вести учет количества заправок можно проанализировать сколько раз заправлялся картридж.

    Учет лицензий и программного обеспечения

    Учет лицензий ничем не отличается от обыкновенного складского учета. Т.е. для лицензий порядок работы такой же, как и для обычных комплектующих. Заявка поставщику, Поступление, Перемещение, Списание. Для номенклатуры с типом "Лицензия" или "Программное обеспечение" в карточках появляется дополнительная вкладка "Лицензия", в которой указывается, ограничена ли лицензия по сроку действия и если да, то задается период действия лицензии.

    Вот номенклатура с лицензией:

    r30.png

    А вот карточка номенклатуры с лицензией:

    r29.png

    Для удобства для лицензий был создан специальный отчет, который позволяет быстро определить, где стоит та или иная лицензия, как скоро она закончится, период ее действия.

    r31.png

    Причем при истечении срока действия лицензии за 30 дней до окончания начинает подсвечиваться синим, когда срок действия лицензии истекает подсвечивается красным.

    Как указать для картриджей заправлен он, или нет?

    В процессе ведения учета возникает много вопросов по учету картриджей:
    - А как на складе узнать что картридж заправленный или нет  (сколько пустых сколько заправленных картриджей)?
    - Есть ли у картриджей статус какой-то заправлен или нет?
    - Чтоб допустим при отборе можно было сразу видеть какой пустой?

    Мы предлагаем следующий вариант ведения учета, который по нашему мнению является самым простым для конечного пользователя.

    Вам необходимо для картриджей сделать отдельные места хранения следуюзей структуры:

    r124.png

    И перемещать картриджи, документом "Перемещение" из одного места хранения "Заправленные картриджи" в другое "НЕ заправленные картриджи", если картридж стал не заправленным, и, наоборот, если не заправленный картридж - заправили.

    Вместе с тем, Вы всегда сможете узнать общее число картриджей сформировав отчет по остаткам по месту хранения "Картриджи", который объединяет как заправленные так и не заправленные. Вот настройки для отчета для просмотра всех картриджей:

    r125.png

    Сформировав по месту хранения "Заправленные картриджи" увидим только то, что есть в наличии заправленное и наоборот.

    Это что касается картриджей, которые есть в наличии IT-отдела на складе в запасе и на заправке.

    Учет программного обеспечения с многократной активацией

    Рассмотрим ведение учета, на примере:

    Каким образом следует оприходовать ОДИН ключ продукта многократной активации (MAK) от офисного пакета Microsoft Office 2013 Professional, рассчитанный на 10 ПК (10, можно смело заменить другим числом от этого суть не изменится)

    Итак. У нас есть лицензия на Microsoft Office 2013 Professional, для дальнейшего удобства работы с данным продуктом можно пойти следующим путем

    1) Создадим номенклатуру и ключ активации так как он одинаков для всех ПК добавим в наименование, так будет в будущем проще понимать о чем идет речь. Пусть ключ активации будет: АААА-АААА-АААА-АААА. Получим:

    Карточка ПО

    2) Оприходуем ПО от поставщика (либо на основании "Заказа поставщику", либо просто отдельным документом "Поступление"). Мы просто сделаем Поступление. Заметьте вбивать сразу 10 карточек можно, но не очень удобно. Если их будет 200 то это будет еще и долго.
    В конфигурации, есть групповое добавление в документе "Поступление". В номенклатуру "Заполнить > Групповое добавление номенклатуры":


    Групповое добавление карточек ПО

    Нажимаем кнопку "Добавить". Получаем вот такое:

    Добавили карточки

    Добавлено 10 строк, но карточки пустые. Есть еще один момент с ценой. Если ведется учет по карточкам такой лицензии, то лучше оприходовать ее без цены, либо разбить ее на равные из покупной (10 лицензий стоит 20 000 руб, значит одна 2000 руб. при заполнении можно цену указать 2000 руб.). Мы сделали в примере без цены.

    3) Далее, заполним карточки номенклатуры, аналогично:

    Заполнение карточек номенклатуры

    4) Зададим серийные номера для каждого ПО, что позволит отличать каждую активацию от другой:

    Установка серийного номера

    Серийный номер нужен для того, что бы могли лицензии при необходимости переносить между компьютерами да и вообще отделять их друг от друга. Так проще работать.
    После установки серийного номера в документе в каждой из карточек автоматически поменяется наименование.
    Важно! Вы можете сразу не увидеть изменение наименования, но после обновления кэша данных наименование каждой номенклатуры будет вида:

    Microsoft Office 2013 Professional (АААА-АААА-АААА-АААА) №1
    Microsoft Office 2013 Professional (АААА-АААА-АААА-АААА) №2
    ...
    Microsoft Office 2013 Professional (АААА-АААА-АААА-АААА) №10

    Пример:

    Карточка

    При этом поля, которые есть в этой карточке, могут быть заполнены дополнительной информацией такие как срок действия и т.д.
    Сроки действия можно посмотреть отчетом по ПО, а остальные реквизиты играют информативную роль.

    При этом эту карточку теперь можно передавать между местами хранения как обычное оборудование, видеть его на остатках и за кем она закреплена.

    Вот таким образом ведется учет продуктов многократной активации.

    Ответственное хранение у закрепленного сотрудника и сотрудника IT-отдела

    Итак, все оборудование, как мы выяснили ранее закрепляется за ответственным сотрудником, кому оно выдается, но как задать и увидеть зоны ответственности сотрудника IT-отдела?
    Часто оборудование делят еще и по зонам ответственности сами ИТ-шники. Например, за техником Николаем закрепляется Бухгалтерия и Приемная, а техник Сергей отвечает за обслуживание Отдела продаж. Как быть в таком случае и можно ли так сделать?
    Отвечаем: можно!
    Для этого откроем место хранения, которое мы хотим закрепить за сотрудником IT-отдела:

    Закрепление сотрудников

    Как видим тут две вкладки:
    1) Ответственные - это те, кто по факту принимает оборудование на ответственное хранение
    2) Ответственные IT-отдела - те, кто обслуживание со стороны IT-подразделения это рабочее место и это его зона ответственности.

    Понятное дело, если вы хотите закрепить ответственного это делаете на одной вкладке, если назначить ответственного со стороны IT - на другой.

    Следующий вопрос: как посмотреть, все оборудование за которое отвечает IT-шник?
    Все так же как и в любом другом случае. Открываем отчет "Отчет по складам/рабочим местам" и настраиваем его:

    Сотрудник ИТ и сотрудник МОЛ

    В этом отчете видно и отвественного со стороны IT-отдела и место хранения

    Скрывать комплектующие у комплектов или нет?

    Часто, в начале ведения учета встает вопрос о том, как надо вести комплектующие.
    Дело в том, что здесь есть варианты...

    1. Учет по комплектующим ведется

    Этот пункт означает, что всю дочернюю номенклатуру, что мы приходуем в Поступление, мы хотим потом видеть на остатках.
    К нам пришел системный блок "X7000B / ULTIMATE (X7352PRi): Core i7-3970X / 16 Гб / 256 Гб SSD + 2 Тб / 3 Гб RADEON HD7970 / DVDRW".
    Мы внесли его в документ "Поступление", в котором получилось несколько строк:
    1. Корпус ASUS X7000B ULTIMATE (X7352PRi): 
      1. Процессор Core i7-3970X
      2. Память Kingston 16 Гб
      3. Жесткий диск 256 Гб SSD
      4. Жесткий диск HDD WD 2 Тб
      5. Память 3 Гб RADEON HD7970
      6. DVDRW
    Т.е. корпус в себе все содержит, все комплектующие.
    В документе "Поступление" есть галочка "Объединить все строки верхнего уровня в комплекты" - она должна быть снята.

    В этом случае при формировании отчета по остаткам, вы увидите все эти позиции в наличии. Т.е. все будет ложиться на остатки. В этом случае у позиции Корпус (карточки номенклатуры) не будет заполнена закладка "Комплектующие", она заполняется только в том случае, если учет ведется по пункту 2, иначе все хранится на остатках.

    Плюсы такого подхода:
    • В остатках видно все, что есть и комплекты и комплектующие;
    • В форме "Места хранения" видно иерархию, что во что входит;
    Минусы:
    • Если много номенклатуры будет видно всё, что нужно и не нужно;

    2. Учет ведется по комплектам, но с возможностью просмотра информации о комплектующих

    Следующий пример. Мы внесли его в документ "Поступление", в котором получилось несколько строк.
    Первая строка (содержит объединенный комплект), далее что в нем.
    1. X7000B / ULTIMATE (X7352PRi): Core i7-3970X / 16 Гб / 256 Гб SSD + 2 Тб / 3 Гб RADEON HD7970 / DVDRW
      1. Корпус ASUS X7000B ULTIMATE (X7352PRi): 
      2. Процессор Core i7-3970X
      3. Память Kingston 16 Гб
      4. Жесткий диск 256 Гб SSD
      5. Жесткий диск HDD WD 2 Тб
      6. Память 3 Гб RADEON HD7970
      7. DVDRW
    В документе "Поступление" есть галочка "Объединить все строки верхнего уровня в комплекты" - она должна быть установлена.
    В этом случае, сформировав отчет по остаткам, вы увидите всего одну позицию "X7000B / ULTIMATE (X7352PRi): Core i7-3970X / 16 Гб / 256 Гб SSD + 2 Тб / 3 Гб RADEON HD7970 / DVDRW", а открыв эту карточку, вы увидите на закладке "Комплектующие", все те позиции, которые были скрыты в комплекте.
    Если через время Вам необходимо будет разбить этот комплект, т.е. заменить какую-то позицию, или разобрать комплект полностью, такая возможность будет доступна используя документ "Разбиение комплектации".

    Плюсы такого подхода:
    • На остатках нет ничего лишнего;
    • Все компактно.
    Минусы:
    • Необходим лишний шаг - разбор комплектации, для получения на остатках того, что внутри.
    • Не видно сразу всех остатков. Есть или нет, что-то на остатках трудно определить. На остатках только виртуальные комплекты.
    • Посмотреть, что внутри можно только открыв карточку номенклатуры.

    Исходя из описания всех нюансов, выберите для себя то, что Вам нравится больше, скрывать комплектующие или нет.

    Номенклатура

    В этом разделе описание работы с номенклатурой и карточками номенклатуры


    Виды номенклатуры

    Вид номенклатуры является реквизитом справочника номенклатуры и отвечает за все "настройки" конкретной номенклатуры и подчиненным ей карточек.
    Список видов номенклатуры заполняется по умолчанию при установке конфигурации (Справочники > Виды номенклатуры ). Вот как выглядит справочник:

    r43.png

    Тип вида номенклатуры отвечает за тип (Комплектующая, Комплект, Оборудование, Программное обеспечение, Услуга, Расходный материал, Прочее).
    Группа записи номенклатуры необходима для обработки по импорту оборудования из Everest (AIDA 64) и WMI. В зависимости от того какого вида будет загруженное оборудование туда в такую группу и будет записываться новая номенклатура из обработки.
    Может иметь штрихкод. Оборудование данного вида будет иметь возможность иметь штрихкод.
    Может иметь инвентарный номер. Актуальна для оборудования с инвентарными номерами.
    Может иметь серийный номер . Актуальна для оборудования с серийными номерами.
    Вести учет по карточкам номенклатуры. О данной настройке подробнее можно прочесть по 
    ссылке 
    Может иметь комплектующие. Может содержать в себе другое оборудование или нет.
    Иконка вида номенклатуры. Находится в правом, нижнем углу, отвечает за отображение номенклатуры данного вида в списках документов, остатках. Иконку можно выбрать как предопределенную так и из файла.

    Закладка "Характеристики" нужна для добавления предопределенных характеристик номенклатуры, которые потом можно перенести одной кнопкой в характеристики номенклатуры.

    Как определить по какой номенклатуре вести учет по карточкам?

    Что такое учет по карточкам? Ответ на этот вопрос проще понять на примерах.

    Пример 1. Пусть у нас есть 100 метров сетевого кабеля. Если мы купим еще 50 метров кабеля нас не будут интересовать те 100 и эти 50 метров отдельно друг от друга! У нас должно быть на складе 150 метров кабеля. И мы должны будем исходить именно из этого. Т.е. в данном случае мы должны весь сетевой кабель вести "сводно". Так же для этой номенклатуры нас не интересует где был конкретно вот этот метр кабеля такого-то числа. В этом случае весь кабель должен храниться скопом.

    Иначе обстоит дело с другим оборудованием, рассмотрим следующий пример:

    Пример 2. Пусть у нас есть материнская плата. Нас через время будет интересовать сколько раз она была в ремонте, у кого стояла эта материнская плата и т.д. Т.е. в любой момент нам может понадобится информация о конкретной материской плате. Для того, чтобы иметь подобную информацию мы должны вести материнские платы "по-штучно", чтобы видеть историю каждой. И ни в коем случае не вести учет "сводно".

    Как мы видим, это два совершено разных подхода к ведению учета комплектующих и расходных материалов. В первом, все сваливается в одну кучу, во втором должна вестись история по каждой комплектующей или комплекту.

    Для того, чтобы в конфигурации умела решать оба примера, был разработан специальный механизм  карточек номенклатуры и учета по карточкам номенклатуры.

    Если у номенклатуры в ее  виде стоит галочка "Вести учет по карточкам номенклатуры", то для каждой номенклатуры будет создана и использоваться отдельная карточка, что позволит вести учет "по-штучно". Если же она стоять не будет, то в поле карточка номенклатуры в документах будет отображаться "<Учет по карточкам не ведется>" и все учет по данной номенклатуре будет вестись сводно.

    Вести учет по карточкам нужно именно для оборудования: материнские платы, мониторы, ноутбуки, жесткие диски, видео-карты, корпусы, лицензии на ПО, картриджи, принтеры, МФУ  и т.д.

    Не нужно вести учет по карточкам для: расходных материалов, мышек, клавиатур, тонера и т.д. Т.к. по ним история не нужна.

    Номенклатура

    Номенклатура - это все товары и услуги, которые есть в конфигурации.

    r44.png

    Вид номенклатуры  отвечает за основные настройки номенклатуры. Кнопка "Заполнить" переносит все характеристики вида номенклатуры в характеристики самой номенклатуры.

    Группа - родительская папка номенклатуры.

    Значение всех остальные реквизитов понятны из названия.

    Так же изображение номенклатуры можно загрузить из интернета. Из номенклатуры можно перейти в дочерние карточки номенклатуры .

    Карточка номенклатуры

    Карточка номенклатуры наряду с самой номенклатурой является одним из главных элементов конфигурации. Карточка имеет владельца - номенклатуру. Одна номенклатура может являться родителем для нескольких карточек. Например, номенклатура "Монитор BenQ G925HDA". а дочерние карточки "Монитор BenQ G925HDA №1", "Монитор BenQ G925HDA №2" ... (Номенклатура > Карточки номенклатуры)

    r45.png

    Из карточки можно посмотреть всю информацию о оборудовании: серийный и инвентарный номер, бухгалтерскую информацию, когда купили, состояния карточки (ремонты), все документы, где карточка использовалась, штрихкоды, характеристики. Наименование карточки, строится автоматически по формуле, которая задается в настройках конфигурации.

    Изображение номенклатуры из сети Интернет

    Для каждой номенклатуры можно установить персональное изображение, которое можно загрузить из сети Интернет.
    Для этого необходимо открыть номенклатуру:

    r110.png

    Если щелкнуть на "Изображение из интернета" будет загружена первая картинка в поиске. Аналогично при щелчке на "Выбрать первую".
    Если щелкнуть "Выбрать из списка", откроется окно выбора:

    r111.png

    В форме можно щелкнуть на изображение и оно будет установлено в качестве изображения номенклатуры.
    Если щелкнуть "Загрузить изображение из файла", изображение можно выбрать самостоятельно из локального файла.

    При поиске можно возникать ошибка "Класс не зарегистрирован". Вот  статья на решение данной проблемы.

    Важно знать!

    В этом разделе приведем ВАЖНЫЕ вопросы, которые могут возникнуть при использовании подистемы складского учета.


    В документе "Поступление" поле Количество нельзя изменить, оно равно 1. В чем может быть дело?

    Все верно, это нормальное поведение системы для некоторой категории номенклатуры. Скажем больше - для некоторых типов номенклатуры это просто обязательно!
    Если Вы хотите увидеть всю историю по той или иной комплектующей и в документах Поступления вы бы поставили количество 10, то как бы вы потом просмотрели историю каждой отдельно взятой материнской платы или процессора? Для этих целей используются карточки номенклатуры.

    Карточка номенклатуры  - это как паспорт для каждой комплектующей, который однозначно выделяет ее из себе подобных.

    Если в  виде номенклатуре стоит "Вести учет по карточкам", то в документах Вы НЕ сможете управлять количеством - это всегда будет 1. Если учет по карточкам не ведется, например, для сетевого кабеля, клавиатур или мышек нам достаточно знать общее количество без истории, то в виде номенклатуры отключите учет по карточкам Вы сможете вести количественный учет и ставить любое количество в документах. Но учтите Вы теряете возможность детализации истории, если учет по карточкам не ведется.

    Но как же быть если нужно знать историю комплектующей (т.е. ведется учет по карточкам) и необходимо оприходовать, например, сразу 10 материнских плат?
    Выход тоже есть! В документе "Поступление" есть групповое добавление "Заполнить > Групповое добавление номенклатуры", что позволит Вам добавить в документ сразу несколько однотипных карточек.
     
    Это особенность, которая делает продукт уникальным и позволяет вести учет вплоть до комплектующей. А потом открыв любую карточку Вы сможете видеть в каких документах карточка была использована, когда ремонтировалась, какой инвентарник, распечатать этикетку и т.д. и т.п.

    Как сделать комплектацию

    Многие в самом начале задают этот вопрос.

    Как сделать комплектацию: сначала "Поступление", а потом "Сборка (комплектация)"? Или Поступление отдельно и сборку отдельно?

    Тут все достаточно просто... "Поступление" оприходует комплекты и комплектующие на место хранения. "Сборка (комплектация)" - комплектующие, которые находятся на месте хранения объединяет в комплекты. Т.е. сначала "Поступление", а потом, если необходимо - "Сборка (комплектация)".
    По сути сборка на месте хранения "тосует" комплектующие в комплекте, т.е. она не предназначена для оприходования номенклатуры.

    Важно! Для удобства работы функции сборки может выполнять и сам документ "Поступление". Для этого необходимо перетащить мышкой комплектующие в комплекты и провести документ поставив если необходимо галочку "Объединить все строки верхнего уровня в комплекты". После этого создавать документ сборки не нужно.

    Отчет по заданным характеристикам номенклатуры

    В конфигурации есть возможность формировать отчет по остаткам только по заданной характеристике номенклатуры. Это нужно когда, хочется увидеть, сколько той или иной номенклатуры есть в организации с заданными характеристиками.

    Покажем на примере, как узнать сколько в организации есть флешек размером 16 Гб.

    Для этих целей возьмем отчет "Отчет по складам/рабочим местам" и изменим вариант отчета:

     r129.png

    При открытии перейдем на закладку "Отбор":

    r130.png

    Слева как мы видим мы развернули "Номенклатура или карточка номенклатуры", а внутри содержатся характеристики. Найдем интересующую нас характеристику, в нашем примере, это "Размер жесткого диска":

    r131.png

    Добавим ее в отбор справа и выберем нужную характеристику 16 Гб. После этого завершим редактирование и сформируем отчет заново. Получим отчет по характеристикам:

    r132.png

    Как закрепить нескольких сотрудников за одним местом хранения

    В нашей конфигурации НЕТ возможности закрепить нескольких сотрудников за одним местом хранения, это важно! Сделано это специально, для избежания разногласий в спорных ситуациях.
    Действительно, отвечать за оргтехнику в каждый момент времени, может ТОЛЬКО один сотрудник.

    Если вдруг действительно за оргтехникой закреплено несколько сотрудников, или они работают посменно, то в этом случае в качестве альтернативного решения данной задачи, мы рекомендуем Вам закреплять оборудование за начальником отдела , в который входят эти сотрудники. На крупных предприятиях за частую именно так и поступают.

    Как изменить вид номенклатуры в справочнике номенклатуры



    Для изменения некоторых реквизитов уже существующей номенклатуры, например, вид номенклатуры, необходимо открыть карточку номенклатуры и нажать в меню кнопку "Еще > Разрешить редактирование реквизитов", после этого нажмите на кнопку "Проверить и разрешить". Далее все реквизиты станут доступными.

    Как разобрать комплект

    Для того, чтобы разобрать комплект нужно открыть документ "Разбиение комплектации".
    Разбиение комплектации
    Далее нужно заполнить документ. Выбрать организацию и место хранения, где хранится комплект. Особое внимание следует уделить реквизиту документа "Тип разукомплектации". Если в документе "Сборка" не установлена галочка "Объединить все строки верхнего уровня в комплекты", тогда в документе "Разбиение комплектаций", в "Тип разукомплектаций" нужно установить значение "Разбить объединенные комплектующие". При установленной галочке, следует выбирать значение "Разбить комплект". После этого выбрать карточку комплекта, которую нужно разбить.
    Разбиение
    После этого комплект будет разобран.

    Почему после сборки комплекта, комплектация не отображается на месте хранения

    Часто возникает вопрос: "Почему после сборки комплектации, номенклатура пропадает на месте хранения"? Ответ довольно прост, чтобы избежать данной ситуации, необходимо оприходовать номенклатуру верхнего уровня. Например, у нас есть документ "Поступление" в котором есть комплектующие для сборки компьютера.

    На следующем шаге, мы создадим документ "Сборка", в котором соберем комплект. Обратите внимание, что номенклатура верхнего уровня, а именно "Компьютер №10" не был оприходован.

    В этом случае, вся номенклатура оприходованная документом "Поступление" пропадет с места хранения.

    Если же номенклатуру "Компьютер №10" оприходовать вместе со всей номенклатурой, тогда номенклатура не пропадет.

    Перепроведем документ "Сборка".

    Результатом будет место хранения с созданным комплектом.

    Так же, если не оприходовать номенклатуру верхнего уровня и создать комплект, он не будет отображаться в отборах.
    Обратите внимание, что если комплектующие для сборки компьютера оприходуются одним документом "Поступление", собрать комплект можно сразу, без использования документа "Сборка".

    Печать этикеток

    В нашем решении можно вести учет этикеток оборудования для последующего быстрого поиска и идентификации.

    Зачем это нужно?

    Тут все просто... Этикетка - это как паспорт оборудования. Определенному оборудованию присваивается штрихкод, который является уникальный в пределах информационной базы и позволяет отделить оборудование одно от другого. Потом когда вы увидите этот номер, Вам сразу будет понятно, что это за оборудование и что с ним было до текущего момента.

    С чего начать?

    Шаг 1. Для начала присвойте номенклатуре штрихкоды. При оприходовании номенклатуры или в процессе использования присвойте карточкам штрихкоды. Их можно создать автоматически:

    r262.png

    Нажимая кнопку "Сгенерировать штрихкод" система сама создаст необходимый уникальный номер. После всех манипуляций запишите штрихкод.

    Шаг 2. Откройте обработку для печати этикеток. Номенклатура и склад > Сервис > Печать этикеток

    Шаг 3. В открытой обработке найдите кнопку "Шаблоны этикеток", нажмите ее, откроется список шаблонов. Настройте шаблон этикетки для вашего принтера. Обработка работает с ЛЮБЫМ принтером, причем печатать этикетки можно и не на принтере этикеток (есть и такие), а вообще на ЛЮБОМ принтере. Мы можем в шаблоне задать внешний вид этикетки и количество строк и столбцов при печати. Измените шаблон или создайте свой.

    r263.png

    Тут можете изменить размер и вставить переменные, которые бы вы хотели видеть в этикетке (перетащите их на шаблон). При этом имейте ввиду, что прерывистая штрихпунктирная линия - это ограничения вывода ОДНОЙ этикетки, не удаляйте их! В принципе, можно использовать как свой шаблон, так и оставить тот, который по умолчанию.
    Важно! Если у Вас есть этикетки с определенным размером (например, Avery Zweckform L6009-20) и Вам необходимо подогнать шаблон по миллиметрам, используйте следующий трюк: Откройте в конфигураторе нужный шаблон и при изменении размеров строк и колонок внизу отображается размер в миллиметрах: Размер в мм Используя этот прием, можно в конфигураторе на пустом макете получать значения в мм, потом правой кнопкой мыши по щелкнуть по изменяемой колонке и получаем размеры в 1С-единицах и уже в режиме предприятия вставлять размеры в 1С-единицах. 1С-единицах Увеличить масштаб в табличном документе можно нажав Ctrl + крутить колесо мыши.
    Так же вот необходимые сведения для конвертации из 1С-единиц в мм:
    Ширина ячейки: 1 мм = 0,534759358 в единицах измерения 1с
    Длина ячейки: 1 мм = 2.857142857 в единицах измерения 1с

    Важно! Если при сохранении шаблона этикетки возникают ошибки "Максимальное количество по горизонтали: N" или "Максимальное количество по вертикали: N":

     Ошибка при сохранении.png

    необходимо убедиться, что параметры страницы установлены верно. Для настройки параметров страниц из формы настройки шаблона вызовем окно "Предварительный просмотр":

     Параметры страницы 01.png

    и в нем уже окно "Параметры страницы":

    Параметры страницы 02.png

    Укажем "Ориентация": "Портрет". В этом же окне можно уменьшить поля и указать остальные настройки:

    Параметры страницы 03.png

    После этого можно сохранять настроенный шаблон этикетки и переходить к следующему шагу.

    Шаг 4. После настройки шаблона проверьте на своих данных как будут печататься этикетки.

    Важно! Учтите, что выводится номенклатура по которой есть остатки! Нет смысла распечатывать этикетки для номенклатуры, которой нет. Так же имейте ввиду, что этикетки печатаются не для всего. Действительно, зачем печатать этикетку, скажем, для процессоров? Настройка выводить ли для данной карточки этикетку или нет зависит от того, может ли иметь данный вид номенклатуры штрихкод.

    r266.png

    Нажмите кнопку "Заполнить" и при необходимости можете заполнить все по отбору.

    r264.png

    Шаг 5. Нажмите кнопку "Печать". Вот, что получается:

    r265.png

    Обратите внимание в шаблоне было указано количество столбцов 2 и количество строк 5, мы собственно и видим это при выводе на печать.

    Шаг 6. Распечатать полученные результаты очень просто, нажмите на кнопку предварительного просмотра на скриншоте выше, в открывшемся окне выберите принтер печати этикеток, на котором вы хотите распечатать этикетки. После того, как вы настроите здесь все один раз, все настройки на вашем рабочем месте сохранятся. Распечатайте на принтере этикетки.

    Шаг 7. Если вы недовольны выводом этикеток исправляйте шаблон, т.е. повторите действия Шаг 3. - Шаг 6. Добейтесь результата, когда шаблон этикетки максимально подходит под бумагу принтера этикеток по размерам.

    Шаг 8. Прикрепите шаблоны на ваше оборудование. Если используется принтер этикеток, то бумагу на которой вы распечатаете этикетки можно будет приклеить.

    После того, как оклеите всю технику удобно быстро искать карточки в рабочем месте кладовщика (РМК) и в любом документе с помощью сканера штрихкода.

    Видео демонстрирующее работу с РМК

    https://youtu.be/_pE7t5800jw

    Статусы карточек номенклатуры

    Статусы карточек номенклатуры - это механизм, который позволит каждой карточке назначать свой статус, отображать этот статус в форме мест хранения, при просмотре статусов, а так же возможность вести историю изменения статусов.
    Для чего это нужно?
    Есть такие карточки, по которым статус вести обязательно, пример, ведение учета фискальных накопителей.
    У фискального накопителя, может быть несколько статусов, например, таких: не активизирован, активизирован, активизирован (осталось менее месяца), архив закрыт.
    Исходя из этого мы можем назначить каждой карточке этого вида номенклатуры свой статус.
    Для начала работы создадим вид номенклатуры для статусов карточек:

    Обратите внимание, при активации галочки "Может иметь статус" появляется вкладка "Статусы".


    Для карточек номенклатуры с этим видом, будет возможность работать с указанными статусами в виде номенклатуры.
    Приведем карточку:

    А теперь закладка статусы:

    Ну и как эта карточка выглядит в справочнике "Места хранения":


    Таким образом статусы позволяют вести учет карточек в каком-то состоянии в определенный момент времени.
    Также конфигурация позволит вам автоматически менять статусы, для этого необходимо использовать правила событий.

    Как быть если за местом хранения необходимо чтобы числилось несколько МОЛов?

    Этот вопрос задают нам часто, поэтому мы решили вынести его в базу знаний.
    Действительно, часто так бывает когда за одним компьютером, а стало быть на одном рабочем месте, работают 2 и более сотрудника (складские работники, сотрудники с графиком работы 2 через 2 и т.д.). Программа не позволяет привязать 2 сотрудников к одному рабочему месту. Как поступить правильно?
    Наше решение очень простое и продиктовано несколькими вещами. Возьмем для примера бухгалтерию. По бухгалтерскому учету не может быть нескольких ответственный в принципе. Даже если материал, инвентарь и т.д. используется всеми сотрудниками компании, но ответственный всегда один. Почему так? Потому что невозможно разграничить сферу ответственности если несколько материально-ответственных лиц (МОЛ) на складе. Там где несколько МОЛ, там нет порядка и никто не виноват в том, что что-то может случится с оборудованием, соответственно никто ни за что не отвечает. МОЛы будут только обвинять друг друга. Отчасти, именно в связи с этим в бухгалтерском учете только один ответственный.
    Наше решение пошло тем же путем.

    Как быть в том случае, если их несколько? Очень просто:
    1. Если у таких сотрудников есть руководитель, то необходимо назначить ответственным его предварительно объяснив то, что мы написали выше по поводу бухгалтерского учета. Руководитель будет заинтересован в том, что бы с оборудованием все было в порядке и будет контролировать своих подчиненных. Подчиненные будут знать, что в случае чего, их непосредственный руководитель вынужден будет переложить ответственность на них, поэтому будут стараться не подвести его и себя.
    2. Если руководителя нет, то выбирается один из таких сотрудников и назначается ответственным. Тут все аналогично пункту выше.
    В обоих случаях из нашей конфигурации подготавливается печатная форма "Акт передачи" (или какая-то другая) из документа "Закрепление сотрудников" и дается на подпись единственному МОЛу. После подписания этой формы сотрудник становиться ответственным и отвечает за принятое на ответственное хранение оборудование.

    Учет номенклатуры клиентов для аутсорсинговых компаний

    Для аутсорсинговых компаний будет полезной возможность ведения учета оборудования, которое принадлежит клиентам.
    Т.е. вы как бы ведете учет чужих остатков.
    Для активации этой возможности необходимо перейти в "Администрирование > Настройка параметров учета > Функциональность".
    А там активировать флаг "Складской учет клиентов".
    Внимание! Данная возможность доступна только для пользователей версии КОРП.
    После этого для всех своих клиентов по которым вы хотите вести подобный учет необходимо проставить флаг "Учет остатков" (как на рисунке ниже):



    Ну а дальше практически нет никакой разницы при ведении учета, как для собственных номенклатурных позиций, так и для клиентских.
    Необходимо во всех документах клиентов выбирать в поле Организация нужного клиента (если учет клиентского оборудования), или собственную организацию (если учет собственного оборудования).


    Обратите внимание на цветность. Синими записями отражены наши организации, черными клиенты.
    Ну а далее, по клиентам можно теми же отчетами смотреть остатки, перемещать оборудование и т.д. Тут все без изменений как для собственных организаций, так и для клиентов.

    Работа со спецификациями и накладными

    Довольно часто, нужно оприходовать большое количество системных блоков, ноутбуков. Причем необходимо сделать это со всеми комплектующими. Раньше, необходимо было создавать номенклатуру, карточку номенклатуры для каждой позиции, что приводило к значительным временным затратам. Теперь, в конфигурации появилась возможность заполнения документа "Поступления" шаблоном, в котором описана вся необходимая номенклатура. В роли этого шаблона выступает справочник "Спецификация".
    В документе "Поступление", на вкладке "Накладная" необходимо заполнить номенклатуру, выбрать спецификацию, по которой будет заполняться табличная часть "Номенклатура". Так же на основании "Накладной" может создаваться номенклатура без спецификации.

    После того, как "Накладная" заполнена, нужно выполнить команду "Заполнить По накладной номенклатуру".

    Итогом будет дерево номенклатуры построенное согласно спецификации. 

    Номенклатура без спецификации так же создается.

    Данный механизм существенно упростит внесение большого количества номенклатуры в конфигурацию, а так же сократит количество выполняемых действий.

    Учет сотовой связи и SIM-карт в конфигурации

    Поставим перед собой следующую задачу:

    Задача по учету SIM-карт

    Для учета сотовой связи хотелось бы добавить к сотрудникам сотовые номера с учетом у кого какой тариф, что бы можно было сделать отчет у кого какой тариф: сколько минут, SMS, гигабайт, стоимость тарифа, лимиты по тарифу и т.д. А так же у нас есть потребность в анализе этих самых минут, кому куда и сколько раз звонил сотрудник.

    Итак, начнем.
    1. Создадим в справочнике "Виды номенклатуры" элемент и назовем его SIM-карта: Вид номенклатуры В поле серийный номер мы будем хранить номер телефона и контролировать уникальность по нему будем там же (чтобы не было дублей номеров). Так же обратите внимание, что этот вид номенклатуры может иметь карточки номенклатуры.
    Теперь настроим характеристики у вида: Добавление характеристики мобильный оператор Далее, заполняем список мобильных операторов: Добавляем список мобильных операторов Таким макаром добавляем необходимые характеристики. На этом этапе необходимо все хорошо обдумать и добавить все характеристики, иначе потом необходимо будет у уже созданных характеристик заполнять недостающие. Если же какие-то сим-карты абсолютно разные и необходимо учитывать совершенно разные характеристики, то создайте два и более видов номенклатуры по SIM-картам. Обратите внимание, что характеристики могут быть разных типов. Например, у абонентской платы имеет смысл поставить число 10 знаков и 2 знака после запятой. Абонентская плата Можно добавить строку, галочку, число, выбор из списка и дату.

    2. Идем дальше и создадим карточку номенклатуры, которая будет определять SIM-карту и закрепим ее за сотрудником Ивановым. Создадим документ "Поступление" и создадим номенклатуру с созданным видом SIM-карта и карточку номенклатуры. После записи в карточке нажмем на закладке "Характеристики" "Заполнить > По виду номенклатуры". Получим следующее: Карточка SIM-карты Ну и в документе: Документ Поступление

    3. Ну а дальше, все как с обычной карточкой номенклатуры. Ее можно перемещать, списывать и т.д. Все это будет отображаться на остатках. В любой момент можно открыть карточку и изменить ее указав верные параметры (тариф, оператор и т.д.)

    4. Теперь перейдем к следующему пункту - это анализ звонков и просмотр статистики. Если нам анализ не нужен, то можно пропустить этот шаг. Для целей анализа есть специальный инструмент в подсистеме "Ремонт и обслуживание", документ "Изменение показателей оборудования". Заполним его: Документ Важно! Понятное дело, сейчас мы тестируем этот механизм, в реальной жизни вносить вручную эти данные никто не будет. Необходимы специальные обработки, которые будут загружать эти данные автоматически. И увы, мы не можем автоматизировать эту часть, так как форматы файлов и необходимые данные у всех разные.
    Если вам нужна автоматизация загрузки этих данных, вы должны реализовать ее самостоятельно или мы можем Вам помочь и по вашему техническому заданию сделаем загрузку. Свяжитесь с нами (эта услуга предоставляется платно).
    Мы же сейчас покажем, что получается в общем случае и как будет выглядеть нужные нам данные. Отчет по изменениям показателей оборудования При необходимости настройки этого отчета можно изменить и поставить/снять нужные отборы/группировки/сортировки.


    Загрузка характеристик из AIDA 64 и принцип работы и что делать, если не все данные загружаются?

    Программа поддерживает импорт данных об оборудовании и его характеристиках из файлов AIDA64  в формате INI.
    Обработка выглядит вот так:

    Рис. 1

    При нажатии вверху "Обновить данные":

    Рис. 2

    Часто бывает так, что нам не хватает данных при загрузке, ну например:

    Рис. 3

    Как видим, операционной системы нет в подгружаемых данных. Кому то это не нужно, и он ОСы оприходовал раньше отдельным документом, а кому то нужно грузить именно отсюда.
    Добавим возможность загрузки данных ОС, для этого необходимо поработать с характеристиками.

    Ремонты и обслуживание

    Подсистема "Ремонты" позволяет производить обслуживание и ремонт оборудования собственными силами или силами сторонних организаций (контрагентов).

    Подсистема состоит из трех документов и нескольких отчетов.

    r69.png



    Начало обслуживания

    Документ "Начало обслуживания" предназначен для фиксирования факта переноса оборудования для ремонта или обслуживания в место ремонта или передачу контрагенту, который делает ремонт (обслуживание).

    Рассмотрим сквозной пример работы подсистемы.

    Пример. Допустим на компьютере MY-ПК сгорела видео-карта, необходимо ее заменить на новую, которая есть на складе.

    Для решения поставленное задачи в конфигурации необходимо забрать системный блок с места хранения MY-ПК и отнести на склад ремонта. Т.к. ремонт будет проходить не на рабочем месте сотрудника, закрепленного за MY-ПК, то необходимо системный блок перенести на место ремонта.

    Создаем документ "Начало обслуживания"

    r70.png

    • Организация - это наша фирма за которой закреплено оборудование для ремонта;
    • Обслуживание - может иметь два значения: внутреннее обслуживание или обслуживание контрагентом. В зависимости от выбранного реквизита оборудование будет перемещено либо на склад, либо контрагенту для ремонта (соответственно будет показано либо место обслуживание, либо контрагент с договором);
    • Место хранения - место, с которого перемещается оборудование;
    • Дерево "Номенклатура" содержит всю номенклатуру, которую необходимо отдать в ремонт;
    • На закладке "Услуги" необходимо выбрать дополнительные платные услуги. Например доставку до контрагента, если ремонт осуществляет контрагент;

    • На закладке "Дополнительно" размещены дополнительные сведения по бюджетам и подразделению.

    Видим, что на компьютере стоит NVIDIA GeForce GTS 450, которую необходимо заменить.

    Так же выбрали в реквизите обслуживание "Внутреннее обслуживание", т.к. ремонт собственными силами. Если обслуживание будет контрагентом, то необходимо выбрать другой вид. Но об этом чуть позже. На закладке "Номенклатура", нажимаем "Подбор" и выбираем то, что будет перемещено на место обслуживания. из места хранения "MY-ПК".

    После создания и заполнения документа проведем его. Теперь системный блок "Компьютер №3" с остатков места хранения "MY-ПК" убран и перемещен на место хранения "Место ремонта".

    Первый шаг сделан, мы забрали системный блок для ремонта. Переходим ко второму шагу.

    Перейти далее >>

    Окончание обслуживания

    Документ "Окончание обслуживания" предназначен для фиксирования факта ремонта оборудования или его обслуживания или возврат от контрагента, оборудования, которое он ремонтировал(обслуживал).

    Продолжим решать поставленную задачу рассмотренную на предыдущем этапе.

    Итак, мы переместили системный блок со сгоревшей видео-картой на место ремонта, теперь необходимо заменить видео-карту на другую.

    Для этого на основании документа "Начало обслуживания" создаем документ "Окончание обслуживания"

    r71.png

    Это операция позволит в документе "Окончание обслуживания" не заносить данные по новой. Будет создан документ следующего содержания:

    r72.png

    Теперь необходимо в нем заменить сгоревшую видео-карту. Для этого в поле событие необходимо выбрать "Списание" - если надо списать комплектующую в процессе ремонта, или "На склад", в случае, если мы позже попытаемся выяснить причину поломки и кто знает, может починим комплектующую. Выберем "На склад".

    При этом Вы должны понимать, что комплектующие с видом события "На склад", будут помещены на место хранения, которое указано на закладке "Дополнительно": "Место хранения на склад".

    r73.png

    В нашем случае мы поместим ее на "Место ремонта".

    Так же есть реквизит "Место хранения со склада", он предназначен для указания с какого места хранения будут устанавливаться комплектующие. И в этом случае это тоже "Место ремонта".

    Выбрали место хранения со склада, теперь добавим новую видео-карту:

    r74.png

    Понятное дело, что новая видео карта должна находиться на "Место хранения со склада".

    После подбора, необходимо перетащить установленную комплектующую мышкой в тот комплект, в котором она будет укомплектована. В нашем случае это "Компьютер №3".

    Вот, что получилось:

    r75.png

    Т.е. в данном документе видно, что мы перемещаем на склад "Место ремонта" (указан на закладке "Дополнительно") видео-карту NVIDIA GeForce GTS 450 и ставим новую со склада "Место ремонта" (указан на закладке "Дополнительно") NVIDIA GeForce 6600. После нужно отнести системный блок на то место, куда его необходимо вернуть.

    Проводим документ и вот, что получилось:

    r76.png

    Как видим вместо старой сгоревшей видео-карты, у нас NVIDIA GeForce 6600, что, собственно, нам и нужно было.

    Важно! Хотелось бы еще добавить следующее... Мы сделали этот пример с использованием двух документов: "Начало обслуживания" и "Окончание обслуживания". Очень часто бывают такие ситуации, при которых ремонт или обслуживание происходят на месте. Например принесли картридж и просто поменяли его. Для таких случаев можно не делать документ "Начало обслуживания". В реквизите обслуживания документа "Окончание обслуживания" выберите "Внутреннее обслуживание произведено сразу" или "Обслуживание контрагентом произведено сразу" в таком случае можете сразу произвести ремонт.

    Изменение показателей оборудования

    Очень часто хочется получать информацию о комплектующих, которые имеют показатели изменяющиеся со временем.
    Например, количество заправок картриджей, количество отпечатанных листов бумаги и т.д.

    С помощью данного документа можно вести учет числовых показателей оборудования, таких как: количество заправок картриджей, количество отпечатанных листов и т.д. Т.е. это какой то числовой показатель, который будет накапливается со временем. Для просмотра сколько всего раз был заправлен картридж, отпечатано листов и т.д. воспользуйтесь отчетом "Показатели оборудования"

    r38.png

    Документ "Изменение показателей оборудования"

    r39.png

    Отчет "Показатели оборудования"

    Денежные средства

    Раздел посвящен работе с бюджетами и денежными средствами.

    Взаиморасчеты с контрагентами

    Взаиморасчеты с контрагентами это отчет, позволяющий быстро и наглядно получить информацию о состоянии финансовых обязательств между Вашей организацией и контрагентами. Вы можете сделать отбор по периоду, организации и контрагенту.

    r170.png

    Учет денежных средств

    Учет денежных средств используется для отражения факта движения финансов при покупке или продаже техники, оплате услуг и т.д.

     

    r168.png

    Бюджетирование

    Конфигурация позволяет вести план/фактный учет расходов.

    Для начала ведения такого учета, необходимо заполнить справочник "Бюджеты", подсистемы "Денежные средства":

    r23.png

    На закладке "Организации" содержатся данные по организациям, которые входят в бюджет. Бюджеты можно вести как по конкретной организации так и сквозным методом, при указании нескольких организаций. Так же выбирается период ведения бюджета (обычно год) и наименование. Идем на вкладку "Периоды":

    r24.png

    Бюджеты прежде всего интересны в каком то временном "срезе" (помесячно, поквартально и т.д.)

    По кнопке "Заполнить", мы можем заполнить бюджеты в соответствии с необходимым сроком.

    Так же не мало важным "срезом" является статьи затрат (или статьи расходов). Этот справочник тоже необходимо заполнить в соответствии с Вашими потребностями.



    Планирование расходов

    Для того, чтобы получить плановые затраты необходимо заполнить плановые суммы затрат, которые выделены подразделению. Для этого на закладке "Денежные средства" находим и открываем "Планирование бюджетов":

    r25.png

    Заполняем документ. Нажав на кнопку r26.png мы можем управлять где необходимо заполнить Подразделение и статью затрат (в шапке - одно значение реквизита на целый документ, в табличной части - для каждой строки свое значение).

    Документ отражает план затрат, которые являются плановыми показателями.

    Фактические расходы

    Во всех документах, которые влияют на бюджеты есть реквизиты: Бюджет, период бюджета, подразделение, статья затрат.

    Бюджет и период бюджета проставляются автоматически. В зависимости от даты документа и организации ищется бюджет, который соответствует данному документу, а так же период бюджета. Подразделение и статью затрат необходимо установить самостоятельно.

    r27.png

    Данные по расходам (что было приобретено) попадают в описание расходов

    План/фактный анализ расходов

    Для сравнения плановых и фактических затрат есть отчет: "Бюджетная ведомость".

    r28.png

    Для просмотра информации в других аналитических разрезах воспользуйтесь кнопкой "Выбрать вариант" или измените вариант отчета самостоятельно (Все действия > Изменить вариант).

    В документе "Планирование бюджета" перенести реквизит из табличной части в шапку и наоборот

    Почти в любом документе есть значок с ключиком и отверткой:



    Там можно отметить, что показывать в шапке, а что в табличной части. Переключите что бы показывался период бюджета в табличной части и будет то, что вы хотите. По умолчанию, для документов вы можете тут же это сохранить нажав "Запомнить выбор", чтобы для новых документов, всегда показывалось все в табличной части.
    Это очень удобно. Если вы разносите за один период, период бюджета в шапку и разносим документ, меньше реквизитов вносим, если за несколько периодов, период в табличную часть и так же разносим.

    Сотрудники

    Научимся закреплять сотрудников за местами хранения.


    Перемещение сотрудников

    Документ Перемещение сотрудников позволяет закрепить новое место хранения вместо старого.


    Закрепление сотрудников

    Закрепление сотрудников приписывает их к определенному месту хранения, например при приеме на работу.


    Снятие закрепления

    Снятие закрепления позволяет снять закрепление сотрудника с места хранения, например, при увольнении.


    Логины и пароли

    Этот модуль позволяет упорядоченно хранить логины и пароли пользователей, а также отслеживать срок их действия и генерировать новые.


    Ниже изображено окно создания логина и пароля. Если вы хотите сгенерировать пароль случайным образом, то не заполняйте его на этом шаге, а воспользуйтесь кнопкой Сформировать пароль в основном окне.

    r174.png

    Окно формирования пароля позволяет задать параметры пароля и сформировать его.

    r175.png

    Управление доступом к информационным ресурсам

    Согласование прав доступа

    При создании задания можно выбрать предопределенный процесс Согласование прав доступа к программам и информационным ресурсам. При этом сам процесс создания задания не меняется. Отличие заключается в другом наборе этапов (новый, согласование, разрешено, отказано).  Также есть возможность создать документ Права доступа к информационным ресурсам на основании задания.

    Вот так выглядит фиксирование у кого и куда есть доступ и с какими правами:

    r237.png

    Просмотр доступных информационных ресурсов

    Иногда возникает необходимость узнать какими правами доступа к информационным ресурсам обладает тот или иной сотрудник. Например у сотрудника вышел из строя жесткий диск, и мы не можем узнать, какие программы у него были установлены, а самое главное с какими правами. Чтобы долго и нудно это не выяснять, мы можем просто посмотреть к каким информационным ресурсам у пользователя был доступ. Для этого мы сформируем отчет Доступ к информационным ресурсам, которы находится в подсистеме Сотрудники. Для формирования отчета нажмем кнопку Сформировать. Также можно воспользоваться сортировкой по периоду, организации, сервису, сотруднику и программному продукту.

    r184.png

    Если же мы щелкнем "Настройки" можно выбрать вариант "Матрица доступа":

    r238.png

    Процесс согласования доступа

    Процесс согласования доступа к информационным ресурсам начинается с подачи пользователем заявки на предоставление этого доступа. Процесс указывается Согласование доступа к программам и информационным ресурсам.

    r179.png

    Далее переводим задание на этап Согласование. Это означает что предоставление доступа находится на рассмотрении у начальства.

    r180.png

    Если согласование с начальством прошло успешно - переходим на этап Разрешение. В противном случае переходим на этап Отказано.

    r181.png

    Теперь мы можем создать на основании нашего задания Права доступа к информационным ресурсам.

    r182.png

    Выбираем сотрудника, виды доступа (можно создавать свои собственные виды доступа с разными наборами прав), отмечаем галочками Права доступа.

    r183.png

    Загрузка из 1С (ЗУП 3.1, Бухгалтерия 3.0 и других конфигураций поддерживающих формат обмена данными Enterprise Data) данных по сотрудникам

    В конфигурации Управление IT-отделом 8 ограничен функционал по выгрузке информации в другие учетные системы, поэтому выгрузить информацию нельзя.

    Загрузка данных реализована с помощью универсального формата обмена данными - "Enterprise Data" и позволяет загружать информацию по следующим справочникам:
    • Должности;
    • Контрагенты;
    • Организации;
    • Подразделения;
    • Сотрудники (при наличии дополнительной настройки);
    • Физические лица;
    Настройку начинаем на стороне конфигурации Управление IT-отделом 8. Необходимо включить синхронизацию данных. Найти настройку можно в разделе Администрирование => Синхронизация данных => Синхронизация данных. После установки галочки, нужно заполнить префикс информационной базы.
    Включение синхронизации данных
    После того, как синхронизация включена и заполнен префикс, переходим к настройке обмена, нажав на кнопку Новая синхронизация данных.
    Настройка синхронизации
    Настройка синхронизации
    В открывшемся окне, поэтапно будет выполняться настройка обмена. На первом этапе нужно настроить параметры подключения.
    Настройки параметров подключения
    Для настройки подключения к другой программе мы рекомендуем использовать вариант: Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе. При выборе данного варианта, можно дополнительно контролировать данные, открыв файлы для просмотра.
    Вариант настройки подключения
    На следующем шаге настройки нужно указать каталог, в который будет выгружены настройки синхронизации, а так же файлы с данными.
    Выбор каталога выгрузки
    После того, как каталог указан, переходим на следующий шаг и заполняем префикс информационной базы, с которой будет выполняться синхронизация данных.
    Заполнение префикса программы-корреспондента
    Настройки подключения в конфигурации Управление IT-отделом 8 завершены и сохранены в папку-каталог, указанный ранее.
    Завершение настройки подключения в конфигурации Управление IT-отделом 8
    Переходим к настройке синхронизации данных в другой конфигурации, поддерживающей формат обмена "Enterprise Data". В нашем случае: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. Включение синхронизации, а так же её настройка находится как в и конфигурации Управление IT-отделом 8, в разделе администрирования.
    Настройка синхронизации в программе-корреспонденте
    Добавляем новую синхронизацию данных и выбираем вариант Синхронизация данных через универсальный формат
    Настройка синхронизации в программе-корреспонденте
    На первом шаге настройки необходимо настроить параметры подключения.
    Настройки параметров подключения в программе-корреспонденте
    Выбираем вариант подключения: Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе. Для удобства настройки, устанавливаем галочку: Загрузить параметры подключения из файла и выбираем файл настроек из папки-каталога, созданного на этапе настройки в конфигурации Управление IT-отделом 8.
    Вариант настройки подключения в программе-корреспонденте
    Файл настроек синхронизации данных
    При переходе на следующий шаг, каталог уже заполнен из файла настроек.
    Каталог обмена в программе-корреспонденте
    Аналогично заполнен из файла настроек и следующий этап настройки.
    Настройка префикса в программе-корреспонденте
    На следующем этапе конфигурация информирует о том, что настройки подключения сохранены.
    Завершение настройки подключения в программе-корреспонденте "Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1"
    После того, как настройки подключения сохранены, нужно настроить правила отправки и получения данных.
    Настройка правил отправки и получения данных в программе-корреспонденте
    Запишем и закроем форму без дополнительных настроек.
    Настройка правил отправки и получения данных в программе-корреспонденте
    ВАЖНО!!! При нажатии на гиперссылку: Выполнить начальную выгрузку данных, произойдёт выгрузка всей информации из программы-корреспондента, поэтому рекомендуем пропустить этот шаг, закрыв настройку обмена.
    Завершение настройки синхронизации в программе-корреспонденте
    Настройка синхронизации почти завершена. Необходимо определить состав объектов для обмена (Справочники: Должности, Контрагенты, Организации, Подразделения, Физические лица).
    Состав отправляемых данных в программе-корреспонденте
    Состав отправляемых данных в программе-корреспонденте
    Настройка завершена, можно выполнить обмен.
    Выгрузка информации из программы-корреспондента
    В конфигурации Управление IT-отделом 8 откроем настройки правил отправки и получения данных.
    Настройка правил отправки и получения данных в конфигурации Управление IT-отделом 8
    ВАЖНО!!! Формат обмена данными "Enterprise Data" не позволяет обмениваться справочником сотрудники, поэтому этот функционал был доработан нами. Сотрудники создаются на основании физических лиц. Для включения данного функционала, необходимо установить галочку: Создавать сотрудников по данным физических лиц.
    Создавать сотрудников по данным физических лиц
    После этого можно выполнить сопоставление и загрузку данных.
    Получение данных
    Получение данных
    Результат синхронизации.
    Результат синхронизации
    Результат синхронизации
    Выполнять синхронизацию данных можно по расписанию. Для этого нужно открыть настройки синхронизации данных.
    Настройки синхронизации данных
    На вкладке: Сценарии синхронизации добавить свой сценарий.
    Добавление сценария синхронизации
    В сценарии синхронизации устанавливаем расписание и сохраняем.
    Сценарий синхронизации по расписанию
    В конфигурации есть возможность быстрой загрузки информации без создания планов обмена. Для этого нужно открыть: Администрирование => Синхронизация данных => Загрузка данных EnterpriseData. В открывшемся окне выбрать файл выгрузки и выполнить операцию загрузки. Быстрая загрузка информации
    Внимание! Данный функционал доступен только в редакции КОРП

    Учет времени

    Табель учет рабочего времени

    Табель формируется по данным ежедневных отчетов и представляет собой отчет следующего вида:

    Табель

    Документ "Ежедневный отчет"

    Документ формируется для одного пользователя за один день его работы. Позволяет сделать фотографию рабочего дня пользователя от начала рабочего дня до окончания.

    Ежедневный отчет

    Учет трудозатрат сотрудников

    На примере документа "Задание" рассмотрим возможность указания пользователем своих трудозатрат. В форме документа расположена панель "Затраты времени", разберем её более детально:



    Группа "Указанные трудозатраты" отображает показатели времени по хронометражу (если пользователь его включил) и время, которое пользователь уже отразил как затраченное время.
    Группа "По календарному времени" отображает фактичекски прошедшее время по заданию в целом (с момента начала работы над заданием до текущего момента; если задание уже завершено, то до момента завершения работ по заданию) и время, с момента начала текущего этапа до текущего момента (если задание завершено, то это время не отображается). Показатели времени обновляются каждую минуту.
    При нажатии на кнопку "Ввести показатели трудозатрат" (кнопка с зеленым карандашом), пользователю открывается форма ввода показателя времени:

     

    В форме необходимо указать "Затраты времени". При использовании хронометража, это поле заполняется автоматически, а сама форма отображается пользователю при остановке хронометража (старт хронометража осуществляется по кнопке с секундомером).
    После внесения трудозатрат, просмотреть ранее указанные трудозатраты можно в разделе "Учет времени" - "Мои трудозатраты".

     

    На основе внесенных данных в дальнейшем можно создать документ "Ежедневный отчет".



    Если в настройках пользователя включить настройку "Автохронометраж в документах", то при открытии документа "Задание", в котором текущий пользователь является текущим исполнителем, то хронометраж будет запущен автоматически, а при закрытии формы документа остановлен.

    Взаимодействие

    Позволяет вести протоколирования взаимодействий сотрудников ИТ отдела с другими отделами либо организациями.

    Оформлять взаимодействия можно по самому факту, либо распланировать их на будущее.



    Встречи

    Документ предназначен для регистрации информации о прошедших встречах, для планирования и отражения факта встреч - совещаний, семинаров и т.п. Например, в этом документе можно отразить результаты обсуждения с клиентом нового коммерческого предложения.

    Какие реквизиты можно указать в документе?

    Как указать участников встречи?

    Какие взаимодействия можно создать на основании встречи?

    Как просмотреть взаимодействия, созданные на основании встречи?

    Заполните необходимые поля:

    • Начало - дата и время начала встречи.
    • Окончание - дата и время окончания встречи.
    • Предмет - то, чему посвящена встреча, например, обсуждению претензии клиента. Нажмите  Выбрать, укажите Тип данных, затем из соответствующего списка выберите документ взаимодействий или какой-либо документ программы. Если предмет встречи не определен, то в качестве предмета выступает текущий документ, который представляет собой первое взаимодействие цепочки. При выполнении команды Взаимодействия во вновь созданном документе автоматически проставляется предмет, указанный в исходном документе, при этом основные поля будут также скопированы. Так можно создать цепочку взаимодействий.
    • Место - укажите адрес (номер) помещения, в котором происходила встреча.
    • Тема - краткое описание того, чему была посвящена встреча.
    • Ответственный - выберите ответственного за данное взаимодействие из списка пользователей. По умолчанию программа указывает в качестве ответственного для большинства документов взаимодействия текущего пользователя.
    • Рассмотрено - признак того, что данное взаимодействие рассмотрено и не требует дальнейшего внимания. С рассмотренных документов программа снимает выделение. Использовать флажок Рассмотрено рекомендуется при коллективной работе с документами взаимодействия.
    • Рассмотреть после - необходимо заполнить дату и время, если рассмотрение данной встречи планируется отложить до определенной даты. Выберите из списка нужное значение: Через 15 минЧерез 30 минЧерез 1 час, Через 3 часаЗавтра. Помимо этих значений можно указать произвольную дату и время с помощью кнопки .
    • Важность - выберите из списка признак необходимости уделения данному взаимодействию дополнительного внимания, или наоборот, признак несущественности. Может принимать значения НизкаяОбычнаяВысокая. Отображается в списке специальными значками.
    • Описание - подробное описание хода и итогов встречи. Поле является обязательным. Располагается на специальной вкладке.
    • Комментарий - произвольный текстовый комментарий. Располагается на специальной вкладке.
    • Создана - дата и время создания документа. По умолчанию в этом поле программой автоматически проставляется текущая дата и время записи документа. Поле недоступно для редактирования.
    • Автор - пользователь, который создал документ. Указывается программой автоматически. Поле недоступно для редактирования.

    Реквизиты Рассмотрено и Рассмотреть после доступны для указания, если это предусмотрено настройками программы. Изменить данные настройки можно в разделе Администрирование - Органайзер.

    Участники

      Для фиксирования контактов, которые участвовали в мероприятии, используется список Участники. Перейдите на соответствующую вкладку. Информация об участниках вводится в табличную часть документа. Нажмите Добавить. В списке указывается имя участника и информация о том, как с ним связаться. Список является обязательным - хотя бы один участник должен быть указан.

      • Список состоит из колонок:
        • Представление контакта - полное наименование контакта;
        • Как связаться - контактная информация (телефон, адрес электронной почты и т.п.);
        • Контакт - поле выбора участника.
      • Если участник уже зарегистрирован в программе, то информация о нем указывается в поле Контакт. С помощью кнопки  Выбрать найдите контакт в окне Выбор контакта. После выбора контакта поля Представление контакта иКак связаться будут заполнены автоматически.
      • Если информацию о участнике встречи не планируется хранить, то достаточно указать Представление контакта и Как связаться. В этом случае в документе появляется информационное сообщение Не все контакты подобраны.
      • Зарегистрировать контакт можно после сохранения документа, нажав Создать контакт. Для выбора предлагаются списки программы. Заполните необходимые поля. 

      Создание взаимодействий на основании встречи

      Нажмите Взаимодействия, для того чтобы:

      Просмотр взаимодействий, созданных на основании встречи

      • Нажмите Взаимодействия на панели навигации для перехода к списку взаимодействий, созданных на основании данного документа.

      r185.png

       

      r186.png

      Предмет встречи выбирается из списка. На основании этого выбора будет предложено указать конкретный документ.

      r187.png

      Электронные письма

      Предназначен для работы с документами Входящее электронное письмо и Исходящее электронное письмо. Этот документ можно только получить, ввести его невозможно.

      В списке выводится:

      • Отправлено - дата отправки письма;
      • Отправитель - адрес электронной почты отправителя входящего письма.
      • Тема - поле заполняется отправителем;

      Отбор по периоду

      • С помощью соответствующей команды меню Все действия (в интерфейсе Такси Еще) можно Установить интервал дат.

      Создание исходящего электронного письма на основании входящего электронного письма

      Воспользуйтесь одной из кнопок или командами меню Все действия (в интерфейсе Такси Еще):

      • Ответить - в созданном исходящем письме в качестве получателя будет указан отправитель письма. Исходящее письмо при этом входит в цепочку взаимодействий.
      •  Ответить всем - в созданном исходящем письме в качестве получателей будут указаны отправитель и все получатели данного письма (в полях Кому и Копии).
      •  Переслать - получатели не заполняются. Будет сформировано исходящее письмо, включающее в себя текст и вложения входящего письма.

      Распечатка письма

      • Нажмите Печать;
      • в окне Печать укажите необходимые настройки для принтера - количество копий, размер бумаги и т.п.

      Создание взаимодействий на основании входящего электронного письма

      Выделите нужный документ. Нажмите Взаимодействия, для того чтобы:

      r188.png

      Ниже мы видим входящее письмо. Мы можем ответить на него, переслать, привязать к заданию и ответственному сотруднику.

      r189.png

      Окно Исходящие электронные письма отличается только тем что из него можно создать и отправить исходящее письмо.

      Телефонные звонки

      Предназначен для выбора документа Телефонный звонок.

      Открывается по кнопке ... после выбора типа данных Телефонный звонок (например, при заполнении поля Предмет в каком-либо документе взаимодействий).

      В списке выводится:

      • Дата регистрации - дата создания документа;
      • Номер - присваивается автоматически;
      • Описание - в поле указывается, какие действия необходимо выполнить в рамках взаимодействия;
      • Предмет - то, чему посвящен документ взаимодействий, например претензии клиента. Предметом могут быть документы программы идокументы взаимодействий. Если предмет взаимодействия не определен, то в качестве предмета автоматически проставляется значение текущего документа, т.е. такой документ взаимодействия начинает цепочку взаимодействий;
      • Абонент - контакт, который указан в телефонном звонке.

      Выбор документа

      • Выделите документ, нажмите Выбрать.
      • Также можно использовать двойной щелчок мыши.

      Отбор по периоду

      • С помощью соответствующей команды меню Все действия (в интерфейсе Такси Еще) можно Установить интервал дат.

      Ввод документа Телефонный звонок

      Нажмите Создать. Заполните нужные поля.

      Создание взаимодействий на основании телефонного звонка

      Выделите нужный документ Телефонный звонок. Нажмите Взаимодействия, для того чтобы:

      r192.png

      Так выглядит окно телефонного звонка.

      r193.png

      SMS сообщения

      Предназначен для выбора документа Сообщение SMS. Документ используется для отправки сообщения SMS одному или нескольким адресатам.

      Открывается по кнопке  после выбора типа данных Сообщение SMS (например, при заполнении поля Предмет в каком-либо документе взаимодействий).

      В списке выводится:

      • Дата - дата создания документа;
      • Номер - номер присваивается автоматически.

      Выбор документа

      • Выделите документ, нажмите Выбрать.
      • Также можно использовать двойной щелчок мыши.

      Отбор по периоду

      • С помощью соответствующей команды меню Все действия (в интерфейсе Такси Еще) можно Установить интервал дат.

      Ввод документа Сообщение SMS

      Нажмите Создать. Заполните нужные поля.

      Создание взаимодействий на основании сообщения SMS

      Выделите нужный документ Сообщение SMS. Нажмите Взаимодействия, для того чтобы:

      r190.png

      Так выглядит окно самого сообщения. Можно указать несколько адресатов для отправки.

      r191.png

      Запланированные взаимодействия

      Документ предназначен для планирования взаимодействия с одним или несколькими контактами. Документ вводится в том случае, если необходимо запланировать взаимодействие, однако как именно будет производиться взаимодействие (телефонный звонок, встреча, электронное письмо, сообщение SMS), еще не известно.

      r194.png

      Окно создания взаимодействия.

      r195.png

      Общие вопросы

      Общие вопросы, которые могут возникнуть при работе с конфигурацией.


      По работе в конфигурации

      Как снять документ с проведения?

      Для снятия документа с проведения необходимо в любом документе нажать на кнопку:

      r15.png

      Как пометить документ на удаление?

      Для пометки документа на удаление необходимо снять его с проведения (если он проведен), а затем нажать на кнопку:

      r16.png

      Если Вы хотите полностью удалить этот элемент, Вам необходимо пометить данный элемент на удаление, а затем запустить процедуру удаления помеченных объектов.

      Как удалить помеченные на удаление документы?

      Для удаления помеченных документов необходимо иметь административные права (Администрирование > Поддержка и обслуживание > Удаление помеченных объектов ).

      r17.png

      Включить возможность редактирования конфигурации

      Вы должны понимать, что изменение конфигурации может негативно сказаться на дальнейшем обновлении конфигурации и ее поддержке.
      Мы настоятельно не рекомендуем Вам изменять конфигурацию, но если такая необходимость все таки есть для включения  возможности редактирования просмотрите видео:

      http://youtu.be/br4Gs2rt_q8

      Если Вы хотите добавить в конфигурацию отчет или обработку используйте внешние обработки и отчеты. Которые помогут Вам без изменения конфигурации добавить собственные отчеты и обработки, а также добавить к документам свои печатные формы.

      Если не работает загрузка изображений и возникает ошибка "Класс не зарегистрирован"

      Ошибка при загрузке возникает и сообщается в строке "Состояние".

      Для 32-битных систем попробуйте использовать команду:

      regsvr32 msscript.ocx

      Для 64-битных. Проблема в том, что 64-битные приложения не могут запускать 32-битные DLL, которые, например, инициализируются системой при создании COM-объекта. Решить данную проблему можно с помощью создания 64-битного приложения COM+. Данное приложение способно взаимодействовать с 32-приложениями.

      1. На сервере запускаем консоль "Службы компонентов" (Пуск - Администрирование - Службы компонентов).
      2. В ветке "Приложения COM+" добавляем новое приложение. Выбираем "Создать новое приложение".
      3. Имя приложения: V8ComConnectorApp, способ активации: серверное.
      4. Учетная запись для запуска: выбираем учетную запись под которой работает сервер 1С.
      5. Роль: "CreatorOwner", далее в ветке пользователей добавляем учетную запись, под которой работает сервер 1С.
      6. В ветке созданного приложения переходим на ветку "Компоненты" и создаем компонент.
      7. Выбираем "Импорт уже зарегистрированных", ставим галочку 32-разряда и в списке находим MSScriptControl.ScriptControl.1.
      8. Заходим в свойства установленного компонента и на вкладке "Безопасность", списке "Явно установленные для выделенных объектов роли" включаем флажок напротив роли CreatorOwner.

      После этого должно все работать. 

      Не могу обновить конфигурацию на новую версию. Пишет, что данное обновление предназначено для другой версии.

      Иногда возникает такая ситуация, когда конфигурация не может быть обновлена на новую версию.
      Установленные обновления платформа "не видит". Это может быть следствием не правильной установки прошлого обновления.

      Первым делом необходимо проверить, какая версия действительно у Вас установлена. Для этого запустите конфигурацию в режиме конфигуратора и проверьте версию в двух местах. Действительно ли та версия установлена.

      1. Посмотрите как версия в "О программе":

      r116.png

      Рис. О программе

      2. Посмотрите какая версия в поддержке:

      В конфигураторе Меню > Конфигурация > Поддержка > Настройка поддержки.

      r117.png

      Рис. Настройка поддержки

      Действительно. Мы убедились, что версия и там и там стоит 3.0.14.1, но при установке следующего обновления, конфигурация пишет:

      "Данное обновление предназначено для версий 3.0.14.1"

      Но ведь и так установлена данная версия! Верно?
      Если у Вас все как на картинке (понятное дело номер версии может отличаться), то только после этого необходима последовательность шагов, которая поможет Вам обновить конфигурацию.

      Причины такого поведения

      Почему система не может найти обновление? Дело в том, что в следствии неправильного обновления такая ошибка может возникнуть, конфигурация внутри, при последнем обновлении, обновилась, но по прежнему считает, что она предыдущей версии. Поэтому при следующем обновлении Вы можете наткнуться на подобную ошибку. Лечится эта ошибка так: конфигурацию необходимо заставить насильно изменить версию "внутри".

      Как решить эту проблему

      Внимание! Все что указано ниже Вы выполняете на свой страх и риск!

      1. Необходимо сделать бэкап конфигурации, чтобы избежать в будущем "головной боли" (Конфигуратор > Меню > Администрирование > Выгрузить информационную базу)
      2. Конфигуратор Меню > Конфигурация > Поддержка > Настройка поддержки. Щелкаем кнопку "Включить возможность изменения".

        r118.png 
        Рис. Настройка поддержки

      3. После этого закрываем окно "Настройка поддержки" и нажимаем на кнопку "Обновить конфигурацию базы данных" (или F7)

        r119.png

      4. Снова открываем настройку поддержки:

        r120.png

      5. И снова как и пункте 3 нажимаем "Обновить конфигурацию базы данных" (или F7)

      6. Таким образом мы "отвязали" конфигурацию от поставщика, теперь необходимо ее снова привязать. Для этого Вам необходимо написать в службу поддержки в личном кабинете с просьбой предоставить cf-файл, для обновления конфигурации, т.к. конфигурация не может обновиться. Мы Вам вышлем "нормальный" cf-файл и Вы его снова привяжите к конфигурации.

      7. Итак у Вас есть cf-файл с конфигурацией поставщика. Необходимо его загрузить. Для этого нажмите "Конфигуратор > Меню > Конфигурация > Сравнить, объединить с конфигурацией из файла" и выберите файл, который мы Вам прислали с нормальной конфигурацией поставщика. После этого Вам будет выдано предупреждение.

        r121.png

      8. Щелкаем "Да", а затем "Выполнить" и нажимаем в открывшемся окне "ОК".

      9. После этого необходимо снова как и в пункте 3 нажать "Обновить конфигурацию базы данных" (или F7).

      Теперь в конфигурации восстановлена возможность обновления. Конфигурация теперь "думает", что у нее правильная версия и она нормально обновится на следующую версию.

      Результаты обновления программы - Выполняются дополнительные процедуры обработки данных.

      Если после обновления версии программы наблюдается такое окно:

       

      r251.png

      то предлагаем сделать следующее:

      в разделе "Администрирование" - "Регламентные и фоновые задания" запустить регламентное задание "Отложенное обновление ИБ":

      r252.png

      Изменить активационные данные продукта

      Такая потребность часто возникает в результате реорганизации холдингов, когда организация, которая приобрела продукт ликвидируется и создается другая в рамках этого же холдинга.
      Для изменения активационных данных конфигурации "Управление IT-отделом 8" необходимо:
      1. Написать нам на наш контактный e-mail письмо на фирменном бланке организации с просьбой о перерегисистрация. За подписью и печатью руководителя организации. Письмо должно быть отправлено со старого e-mail адреса контактного лица.
      2. После одобрения Вы получите от нас новый активационный комплект на новую организацию.
      3. Сохранить вложенный файл с активационными данными на локальным компьютер.
      4. На этом же компьютере войти в конфигурацию под пользователем с административными правами и перейти в раздел Администрирование > Настройка параметров учета
      5. На закладке "Заголовок главного окна" в поле заголовок укажите слово "тест" и нажмите ОК.
      6. Снова откройте Настройку параметров учета и перейдите на закладку "Активация", удалите все активационные данные.
      7. Перезапустите конфигурацию.
      8. После перезапуска активируйте конфигурацию новыми активационными данными.
      9. Снова откройте Настройку параметров учета и измените заколовок либо на Ваш, либо сделайте его пустым. Нажмите ОК.
      Конфигурация перерегистрирована.

      База на данный момент файловая. Почему не отрабатывают по расписанию регламентные задания?

      В файловой базе есть ограничения работы с регламентными заданиями, а именно они не запускаются автоматически если в конфигурации никто не работает, а если даже и работает, то регламентные стартуют от пользователя, который вошел первым с минимальным приоритетом. Причем не всегда будет понятно как они запускаются.
      Для файловых баз выход есть!
      Необходимо создать пользователя ServiceDesk и запускать конфигурацию с помощью планировщика Windows из командной строки используя этого пользователя. 
      Это позволит автоматически запускать создание заданий по электронным письмам. Пример запуска с помощью командной строки:
      "c:\Program Files (x86)\1cv8\common\1cestart.exe" ENTERPRISE /F"D:\1C_base\IT" /N"ServiceDesk" /P"12345"
      Где
      "D:\1C_base\IT" путь к информационной базе
      "12345" пароль пользователя ServiceDesk

      Как открыть форму "Все функции"

      Форму можно открыть следующим образом:

      1. Сначала активируем видимость в меню (если она не видима)


      Далее:


      2. Теперь в меню видно пункт "Все функции". Открываем его:


      Используя этот пункт можно изменить или открыть любой объект конфигурации

      Как добавить в формах списка контактную информацию?

      Для добавления контактной информации в форме списка необходимо сделать следующее:
      Откройте форму списка, например для мест хранения, далее Еще > Изменить форму и станьте на элемент Ссылка и нажмите "Добавить поля":
      Далее добавим нужные нам поля из контактных данных:

      Получаем результат:

      Теперь список отображается вместе с контактной информацией.

      Как перенести конфигурацию на другой компьютер/сервер?

      Для переноса информационной базы необходимо иметь доступ к административной учетной записи в ИБ (информационной базе).
      Далее, входим в конфигуратор

      Введем данные администратора ИБ, после попадем в конфигуратор.
      В конфигураторе совершим следующее и сохраним этот файл в нужную нам папку:



      Итак, мы сохранили резервную копию ИБ.
      Запоминаем путь, куда сохранили. После сохранения копируем этот файл на другой компьютер (если это необходимо), или сохраняем на флэшку и переносим на другой компьютер.

      Разворачивание на другом компьютере:


      Далее:

      Третий шаг:


      Подробнее об этом можете прочесть в интернете, чем отличается файловая база от серверной.
      Для примера выберем базу файловую, файловая база может быть как на локальном компьютере, так и в сети в расшаренной папке.


      Будет создана в указанной папке пустая информационная база.
      Снова открываем ее в конфигураторе.


      После загрузки конфигурации, будет задан вопрос о перезапуске, и после перезапуска вы получите копию информационной базы.

      При использовании IIS и работе в 1С получаем ошибку [HttpException (0x80004005): Обнаружено потенциально опасное значение Request.Path, полученное от клиента (:).]

      Ошибка примерно такая:

      [HttpException (0x80004005): Обнаружено потенциально опасное значение Request.Path, полученное от клиента (:).] 
      System.Web.HttpRequest.ValidateInputIfRequiredByConfig() +9914812 
      System.Web.PipelineStepManager.ValidateHelper(HttpContext context) +53

      Алгоритм следующий: 
      1. Открываем IIS.
      2. Открываем наш сайт-публикацию в браузере.
      3. Идем в сопоставления обработчиков.
      4. Ищем ISAPI-dll и выделяем строку.
      5. Справа нажимаем "Добавить сопоставление сценария".
      6. Путь запроса - "*", Исполняемый файл - "C:\....\wsisapi.dll".
      7. Нажимаем "Да".
      Если это не поможет, то можно попробовать следующее:

      Как добавить в любую форму динамического списка документов (журнала) свой столбец из документа?

      Очень часто возникает необходимость добавить реквизиты, которые нет в списке, но они есть в документах. Например, для документа "Окончание обслуживания" хочется вывести текущий статус:

      Видим, что поля в динамическом списке не хватает.

      Добавим нужное поле. Для этого нажмем в форме "Еще" и найдем в списке "Изменить форму..." ну и далее как на рисунке ниже:


      Выберем нужный реквизит из списка (5) и после его добавления нажмем ОК и применим все настройки. Получим следующий список:

      Вопросы покупателей

      Если я покупаю конфигурацию с обновлением теряются ли полгода, которые даются бесплатно?

      Какое оборудование (печать этикеток, сканеры штрихкодов, ТСД и т.д.), поддерживает конфигурация "Управление IT-отделом 8"?

      Используйте официально сертифицированное оборудование, которое рекомендуем фирма "1С".
      Его список можно найти по адресу:

      http://v8.1c.ru/libraries/cel/index.htm

      Прочие возможности

      В этой главе описаны прочие возможности конфигурации.


      Схемы зданий, помещений, сетей

      В конфигурации есть возможность ведения схем зданий, помещений, сетей и т.д.

      Для этого необходимо заполнить справочник "Помещения". При этом есть возможность визуально привязать места хранения к схеме:

      r68.png

       

      Возможность прикрепления произвольных файлов

      Часто бывает необходимо прикреплять файлы к объектам конфигурации. Например, счет от поставщика очень удобно прикрепить в заказ, или договор с контрагентом к элементу справочника "Контрагенты" или "Договоры контрагентов" в конфигурации. Такая возможность в конфигурации есть, это вкладка присоединенные файлы.

      r46.png

      В любом документе или справочнике, где есть вкладка присоедененные файлы выделенная на скриншоте, возможно использовать прикрепление других файлов.

      Дополнительные реквизиты и сведения объектов

      В конфигурации реализован механизм дополнительных реквизитов и свойств.
      Данный механизм позволяет дополнить типовые объекты своими свойствами в зависимости от Ваших потребностей. Таким образом, можно без изменения конфигурации добавить в функционал дополнительные реквизиты в объекты.

      Пример, необходимости доп. реквизитов. Допустим документ "Заказ поставщику" в вашей организации согласовывают Иванов, Петров и Сидоров. Как не запутаться в том, кто согласовал заявку а кто нет? Легко, скажите Вы. Я запомню! А если таких заявок 100 одновременно? Это надо как-то фиксировать в программе, чтобы не запутаться. Добавлять в комментарий заявки? Не информативно... В данном случае необходимо добавить дополнительные реквизиты: Согласовано Ивановым, Согласовано Петровым, Согласовано Сидоровым типа Булево (Да/Нет). Тогда в заказе на дополнительной вкладке появятся эти реквизиты и Вы с легкостью можете их изменять, как обычные реквизиты.

      Для добавления и редактирования дополнительных реквизитов и свойств перейдите в:

      Администрирование > Общие настройки > Дополнительные реквизиты и сведения и установите галочки

      r113.png

      В данной форме можете добавить дополнительные реквизиты или сведения.

      Дополнительные реквизиты и дополнительные сведения используются в наборах свойств. Практически все дополнительные реквизиты и сведения объектов можно вывести в отчетах и списках.

      При выборе вида дополнительного свойства нужно руководствоваться следующими соображениями:

      • Дополнительные реквизиты являются неотъемлемой частью «объекта со свойствами». Они хранятся в табличной части объекта и доступны тем же пользователям, которым доступен и сам «объект со свойствами». Дополнительные реквизиты редактируются в форме объекта наряду с его остальными реквизитами.
      • Дополнительные сведения предназначены для хранения сведений об объекте, которые не являются неотъемлемой частью объекта. Дополнительные сведения, как правило, доступны для просмотра и/или редактирования пользователям, которые не имеют доступа к самому «объекту со свойствами». Дополнительные сведения редактируются в отдельной форме, которую можно открыть из формы «объекта со свойствами».

      При выборе типа значения Значения свойств объектов или Значения свойств объектов (иерархия), можно задать список возможных значений дополнительного реквизита или сведения. Для этого нужно воспользоваться командой на панели навигации дополнительного реквизита или сведения.

      Для удобства, дополнительные свойства могут быть объединены в группы свойств.

      После добавление данных для нашего примера в документе "Заказ поставщику" появятся дополнительные реквизиты, на закладке "Дополнительные реквизиты":

      r114.png


      Календарь

      Предназначен для планирования как своих работ, так и работ подчиненных сотрудников:

      Календарь

      Комиссии

      В конфигурацию добавлена возможность использовать различные комиссии по списанию и инвентаризации. 

      Данный механизм реализован в виде справочника, в котором можно гибко назначать или изменять членов комиссии.

      Пользователю добавлена настройка "Основная комиссия", которая подставляет комиссию для пользователя по умолчанию.

      Список членов комиссии используется в некоторых печатных формах.

      Личный кабинет пользователей через браузер

      Для начала как это все выглядит

      Личный кабинет

      Справочник "Личный кабинет" предназначен для хранения информации о логике работы личного кабинета по протоколу HTTP. Доступ к личному кабинету пользователь имеет по ссылке http://адрес_сервера_1с.ru/имя_публикации/hs/lk/
      Где адрес_сервера_1с - это имя сервера где установлен сервер 1С, либо HTTP-адрес сервера
      имя_публикации - имя под которым вы опубликовали конфигурацию. Так же необходимо, чтобы у пользователя были права Чтение личный кабинет

      Алгоритм работы личного кабинета


      Пользователи входят в браузере по ссылке выше, вводят свой логин и пароль, попадают в личный кабинет и работают в личном кабинете, причем алгоритм работы, страницы и прочее вы можете добавить/изменить самостоятельно.
      HTML-страницы формируются автоматически, анализируя запрос от пользователя. Т.е. если пользователь введет адрес или перейдет в личном кабинете по ссылке, например: http://адрес_сервера_1с.ru/имя_публикации/hs/lk/folder1/folder2/file.html?param=1
      То для построения страницы пользователю система выполнит следующий алгоритм:
      Все, что после lk, т.е. /folder1/folder2/file.html?param=1 будет разбито на блоки и по шагам выполнено:

      1. В справочнике "Личный кабинет" будет предпринята попытка найти папку folder1 в корне справочника, далее если это путь длинный, то будет попытка найти следующую папку.
      2. Путь длинный, встретили folder2 в пути, ищем внутри папки foler1 папку folder2.
      3. Если папка folder2 будет найдена, то далее в этой папке будет попытке найти элемент file.html
      4. Если на шагах 1-3 не будет что-то найдено, то пользователю будет показана страница с кодом 404 (страница не найдена), которая находится в разделе "Настройки" справочника "Личный кабинет" и при этом процесс будет остановлен. Если же файл будет найден в иерархии, то этот шаг игнорируется.
      5. С найденным элементом на шаге 3  - если этот файл картинка, то она будет отправлена пользователю по HTTP с кодом 200 (страница найдена) и процесс остановлен, если это страница html, то возьмем текст с вкладки "Основные данные" справочника "Личный кабинет" - этот текст будет основой для будущей странички, назовем этот текст "шаблон". А текстовые данные с закладки "Алгоритм заполнения" назовем "алгоритм".
      6. Берем шаблон и проверим его на наличие фрагментов вида <!---include(path/to/file.html)--->. Этот фрагмент означает, что необходимо вместо него вставить файл, который находится по адресу в справочнике личный кабинет "path/to/file.html". Полученный после замены текст будет новым шаблоном.
      7. Берем из
      8. Проверяем шаблон на то, что он содержит фрагменты текста вида <!---MY_TEXT--->, если такие фрагменты содержатся, то будет предпринята попытка поиска переменной на вкладке "Локализация" в настройках строки вида MY_TEXT=Это текст. Если MY_TEXT будет найдена, в настройках локализация, то вместо <!---MY_TEXT---> будет вставлено то, что будет указано в локализации. Полученный после замены текст будет новым шаблоном.
      9. Теперь возьмем алгоритм и выполним его встроенной командой Выполнить(Алгоритм) на языке 1С. В этом алгоритме можно использовать переменные:
        1. Тело - HTML-шаблон страницы, если он не используется берется алгоритм;
        2. Переменные - глобальная структура, куда могут быть помещены свои значения и использоваться при построении страниц;
        3. Запрос - объект HTTP-запрос, который выполнил пользователь в браузере;
        4. Ответ - ответ, который мы можем переопределить;
        5. ОтносительныйURL - путь вида folder1/folder2/file.html?param=1 из примера;
        6. ОтносительныйURLПеренаправления - если определить эту переменную, то вместо вывода чего-то пользователю будет дан ответ с кодом 302 (перенаправление на другу страницу) и в этой переменной указывается адрес страницы перенаправления;
        7. ИмяФайла - имя файла из примера (т.е. file.html);
        8. Путь - путь к файлу из примера (folder1/folder2/);
        9. ЯзыковыеДанные - глобальная структура с языковыми константами;
        10. POST - структура, где хранятся данные переданные через HTTP (например файлы).
      10. После выполнения алгоритма можем получить обновленное шаблон документа, который далее автоматически будет проанализирован.
      11. Повторно проверяем шаблон на то, что он содержит фрагменты текста вида <!---MY_TEXT--->, которые могли быть внесены выполнение алгоритма и если такие фрагменты содержатся, то будет предпринята попытка поиска в глобальной структуре Переменные или в языковых данных в настройках строки вида MY_TEXT=Это текст. Если MY_TEXT будет найдена, то вместо <!---MY_TEXT---> будет вставлено то, что будет указано либо в Переменные либо в локализации. Полученный после замены текст будет готовым HTML-документом.
      12. Готовый HTML-документ будет показан пользователю. Это и будет готовая страничка.

      Важно понимать, что если в теле HTML-документа вы добавите, например, картинку вида <img src="/path/to/picture.png">, то текст будет показан, а браузер при следующем обращении увидит, что надо показать картинку и запросит у вас по пути "/path/to/picture.png" эту картинку, но это уже будет следующим запросом! Т.е. отдавать что-то другое отличное от ОтносительныйURL не надо! Это будет сделано автоматически.

      Если вы не поняли принцип из описания, посмотрите в примеры и описания к ним в справочнике. Следующие страницы делайте по аналогии, и вы поймете принцип работы.

      Это алгоритм действий, которые будут выполнены для вывода HTML-документа пользователю и самое замечательное в этом то, что можно добавлять свои страницы и менять поведение системы в зависимости от того, что необходимо именно Вам!

      Свой функционал

      Для создания своих страниц нет никаких препятствий. Необходимо добавить страницу с какой-то информацией? Есть новости, которыми можно было бы поделиться с пользователями? Не вопрос! Добавляйте новые элементы в справочник "Личный кабинет", оформляйте логику работы, добавляйте ссылки на эти страницы в меню и пользователи будут все видеть.

      Внимание! функциональность личного кабинета через браузер доступна начиная с версии 3.1.2.1

      Метрики

      Использование метрик

      Требования:

      • версия программы 3.1.3.1 и выше;
      • редакция программы КОРП.

      Подсистема "Метрики" (наряду с отчетами других подсистем) предназначена для сбора и анализа различных статистических показателей в разрезе периодов: например, количество выполненных или просроченных заданий, распределение новых заданий по дням недели, сервисам, способам создания или проектам и т.д. Программа поставляется с несколькими предустановленными метриками, но пользователь может как использовать (изменить "под себя" ) поставляемые, так и создать и использовать собственные метрики. Показатели метрик могут рассчитываться как автоматически (регламентным заданием), так и вноситься в программу вручную пользователем. Подсистема "Метрики" используется совместно с настраиваемым рабочим столом:

      Рис.0.png

      Список метрик, присутствующих в программе по умолчанию:

      • Количество выполненных заданий;
      • Количество нераспределенных заданий
      • Количество открытых заданий
      • Количество просроченных заданий
      • Общее количество заданий.

      Прежде всего, для работы с метриками необходимо убедиться, что в программе включена соответствующая функциональная опция. Для этого необходимо перейти в раздел "Администрирование - Настройка параметров учета - Функциональность" и включить опцию "Использовать метрики" в случае, если она выключена:

      Рис.1.png

      Далее, для автоматического расчета показателей метрик необходимо убедиться, что включено и настроено расписание регламентного задания "Расчет метрик" (раздел "Администрирование - Регламентные и фоновые задания"):

      Рис.2.png

      Для работы с подсистемой пользователю доступны следующие объекты (раздел "Техническая поддержка - Метрики"):

      • справочник "Метрики" - предназначен для настройки используемых метрик;
      • документ "Установка значений метрик" - предназначен для установки как плановых, так и фактических (ручной ввод) показателей рассчитываемых метрик.

      Рис.3.png

      Поскольку используемые на рабочем столе по умолчанию показатели однотипные, рассмотрим работу подсистемы на примере получения количества просроченных заданий (заданий, в которых крайняя дата выполнения меньше фактической даты выполнения).

      В справочнике "Метрики" откроем карточку метрики "Количество просроченных заданий":

      Рис.4.png

      Рассмотрим реквизиты карточки метрики:

      • Группа метрики - группа, в которую входит метрика;
      • Наименование - наименование метрики;
      • Идентификатор - служебный реквизит, заполнен только у предопределенных элементов, используется для обращения к метрике на встроенном языке 1С;
      • Единица измерения - значения могут быть выбраны из "Классификатора единиц измерения", по умолчанию используются "шт";
      • Значение по умолчанию - значение, которое будет использоваться при заполнении документа "Установка значений метрик".

      Табличная часть "Измерения" может содержать дополнительные аналитики, в разрезе которых, в дальнейшем, возможно получение развернутой информации по метрике. Количество измерений одной метрики может быть не более 5. Каждое измерение может быть описано следующими реквизитами:

      • Тип измерения - тип аналитики (справочник либо документ) - ключевой реквизит аналитики, указывающий, значения какого типа могут использоваться в качестве аналитики;
      • Представление - строка - заголовок колонки в документе "Установка значений метрик" текущей аналитики;
      • Подсказка - строка - подсказка, отображающаяся при вводе аналитики в документе "Установка значений метрик";
      • По умолчанию - значение аналитики по умолчанию, которое будет установлено для аналитики при заполнении документа "Установка значений метрик";
      • Обязательное - признак, указывающий, что заполнение аналитики обязательно для данной метрики (только для документа "Установка значений метрик");
      • Назначение - может принимать значения "Пользователь" или "Проект" и указывает, к какому пользователю (или проекту) отнести данную аналитику для дальнейшего анализа. Важно отметить, что для одной метрики, допускается заполнение реквизита "Назначение" только по одной аналитике на каждое "Назначение".

      Значения реквизитов строк "Измерения" метрики "Количество просроченных заданий" по измерениям:

      Исполнитель

      • Тип измерения:
        Справочник.ГруппыПользователей;Справочник.Пользователи;
      • Представление - "Исполнитель";
      • Подсказка - "Исполнитель задания";
      • Назначение - "Пользователь".

      Клиент

      • Тип измерения:
        Справочник.КонтактныеЛица;Справочник.Контрагенты;Справочник.Организации;Справочник.Подразделения;Справочник.Пользователи;Справочник.Сотрудники;Справочник.ФизическиеЛица;
      • Представление - "Клиент";
      • Подсказка - "Исполнитель задания".

      Инициатор

      • Тип измерения:
        Справочник.КонтактныеЛица;Справочник.Контрагенты;Справочник.Организации;Справочник.Подразделения;Справочник.Пользователи;Справочник.ПотенциальныеКлиенты;Справочник.Сотрудники;Справочник.ФизическиеЛица;
      • Представление - "Инициатор";
      • Подсказка - "Инициатор задания".

      Соглашение SLA

      • Тип измерения:
        Документ.СоглашениеSLA
      • Представление - "Соглашение SLA";
      • Подсказка - "Соглашение SLA".

      Для автоматического расчета метрик необходимо, чтобы было настроено и включено соответствующее правило событий. Для этого необходимо перейти в раздел "Справочники - Правила событий" (подробнее о подсистеме "Правила событий" можно посмотреть тут) и открыть предопределенное правило "Расчет метрик для документа Задание (запись документа)":

      Рис.5.png

      Рассмотрим действие правила. Для этого необходимо перейти на закладку "Действия" и открыть "Действие правила событий" "Расчет метрик (документ Задание)":

      Рис.6.png

      В карточке действия правила событий в списке метрик выберем метрику "Количество просроченных заданий" и рассмотрим формулы расчета (формулы могут быть заполнены только на встроенном языке 1С):

      Рис.7.png

      Для любой метрики, указанной в списке метрик, присутствуют следующие реквизиты для ввода формул расчета:

      • Формула - формула расчета значения метрики;
      • План/факт - признак, где будет учитываться вычисленное значение метрики;
      • Период регистрации - формула расчета периода (даты), в котором будет учитываться значение метрики.

      Остальные реквизиты для ввода формул расчета зависят от указанных в самой карточке метрики аналитик. Например, в карточке метрики "Количество просроченных заданий" были указаны 4 измерения (аналитики), теперь в карточке действия правила можно указать, как данные аналитики могут быть вычислены.

      Рассмотрим приведенные формулы подробнее. В общем случае, шаблоном формулы может выступать следующее выражение:

      Результат = Источник.<ИмяРеквизита>;

      где переменной Результат необходимо присвоить какое-либо значение, например, значение указанного реквизита Источника. В приведенном примере, в качестве Источника выступает документ "Задание".

      Для реквизита "Формула" указан следующий код:

      Результат = ?(Источник.ПометкаУдаления = Ложь И Источник.КрайняяДатаВыполнения <> Дата(1, 1, 1) И Источник.Выполнено = ЛОЖЬ И Источник.КрайняяДатаВыполнения < ТекущаяДатаСеанса(), 1, 0);
      

      Результатом выполнения данной формулы (т.е. значением для метрики в целом) будет "1" в случае, если документ "Задание" не помечен на удаление, в документе заполнен реквизит "Крайняя дата выполнения", задание еще не выполнено, и эта дата меньше текущей даты. В любом другом случае, результат выполнения данной формулы будет равен "0" и данный результат расчета не будет учитываться при анализе результатов значений данной метрики. Расчеты аналитик метрики производятся только в случае, если результатом вычисления формулы будет "1".

      Для реквизита "План/факт" указано значение "Факт". Это означает, что полученное ранее значение метрики (в случае, если Результат = 1) будет отнесено к фактическому значению данной метрики.

      Для реквизита "Период регистрации" указана следующая формула:

      Результат = Источник.ДатаСоздания;

      Это означает, что значение метрики должно быть отражено датой документа (Источник.ДатаСоздания), и, в дальнейшем, при анализе результатов, отнесено к соответствующему периоду.

      Аналогичным образом получаем значения аналитик метрики.

      Для соответствующих реквизитов документа "Задание":

      реквизит "Исполнитель"

      Результат = Источник.ТекущийИсполнитель;

      реквизит "Клиент"

      Результат = Источник.Клиент;

      реквизит "Инициатор"

      Результат = Источник.Инициатор;

      реквизит "Соглашение SLA"

      Результат = Источник.SLA;

      На этом описание настройки автоматического расчета метрики закончена. В процессе работы с заданиями, при записи документа, если задание оказывается просроченным, будет произведен расчет данной метрики, и информация будет отражена в соответствующем периоде.


      Практика

      В этой главе содержатся практические и методические приемы работы с конфигурацией.


      Изменяем рабочий стол

      В конфигурации есть возможность изменить рабочий стол, который отображается по умолчанию, например, на список заданий. Для этого необходимо открыть форму настройки:

      r41.png

      В открывшейся форме можем изменить рабочий стол формами в конфигурации по своему усмотрению из доступных форм.

      r42.png

      Какие права назначать пользователям, чтобы у них был доступ только к заданиям?

      Достаточно следующих прав:

      ПраваПользователя.png


      Скопировать настройки оформления и отборов от другого пользователя

      Скопировать настройки другого пользователя можно следующим образом:

      r115.png

      Пример по закупке картриджей

      Рассмотрим следующую задачу:

      1. В течении месяца от разных подразделений собираются заявки на расходные материалы для принтеров (например 20 картриджей). По мере того как заявки собираются, по ним выдаются картриджи из наличия на складе.
      2. В конце месяца на основании собранных заявок формируется заказ поставщику. Один заказ на 20 картриджей.
      3. Поставщик выставляет 1 счет на 20 картриджей. Его оплачивают.
      4. Получаем товар и он попадает на общий склад.
      5. А дальше все повторяется.
       
      Основная задача учитывать расходы по подразделениям.
       
      На основании полученной заявки создаём документ "Окончание обслуживания" (это избавит нас от оформления накладных перемещения).
       
      r245.png
       
      Важно  в документе на закладке "Дополнительно" заполнить "Место хранения на склад" и "Место хранения со склада" (в нашем случае это одно и тоже место хранения картриджей):
       
      r246.png
       
      В конце месяца формируем документ "Заказ поставщику" (указав в настройках документа "Положение подразделения: в табличной части" можно сразу отметить какому подразделению сколько картриджей требуется):
       
      r247.png
      Результат:
       
      r248.png
       
      Факт оплаты счета поставщика отражаем созданным документом "Учет денежных средств" (также указав в настройках документа "Положение подразделения: в табличной части"):
       
      r249.png
       
       
      Сформируем отчет "Бюджетная ведомость" в варианте "Подразделение, статья затрат (без иерархии) по периодам бюджета":
       
      r250.png
       
      О том, как запланировать бюджет можно прочитать в статье.

      Как узнать номер текущей версии конфигурации

      Номера версий можно узнать в информации "О программе" нажав на кнопку "i" (information, информация)

      Номера версий

      Как видите здесь указан номер версии платформы 1С:Предприятия и номер версии используемой конфигурации.

      Мобильное приложение "Управление IT-отделом 8"

      Политика конфиденциальности мобильного приложения "Управление IT-отделом 8"

      Политика конфиденциальности мобильного приложения "Управление IT-отделом 8"

      Приложение "Управление IT-отделом 8" для мобильной работы (далее "мобильное приложение") не собирает и не передает никакую личную информацию пользователя (персональные данные) без санкции пользователя. Мобильное приложение способно работать как без подключения к Интернет (т.е. в автономном режиме, при этом некоторые пользовательские функции могут работать менее эффективно), так и в режиме синхронизации с настольной программой "Управление IT-отделом 8" (в данном режиме работы для идентификации пользователя используется логин и пароль, установленные для пользователя в настольной программе "Управление IT-отделом 8").

      Хранение данных: данные, которые создаются в процессе работы с мобильным приложением или появляются в результате синхронизации приложения с настольной программой (задачи), хранятся в базе данных в памяти устройства. База данных является частью мобильного приложения и недоступна для сторонних приложений, установленных на устройстве. Доступ к данным, которые появляются в настольной программе в результате обмена с мобильным приложением, ограничивается согласно настройкам прав, установленным в программе "Управление IT-отделом 8".

      Подключение к Интернету: мобильное приложение работает без постоянного подключения к Интернету (офлайн). Подключение к Интернету или локальной сети требуется только для синхронизации с базой данных настольной программы "Управление IT-отделом 8". Пользователь может запускать синхронизацию вручную или настроить автозапуск. Для автоматического запуска в настройках приложения предусмотрена соответствующая настройка. Без подключения к сети мобильное приложение работает с загруженными ранее данными либо в автономном режиме.

      Использование камеры: мобильное приложение может использовать камеру устройства для сканирования QR-кода при автоматической настройке синхронизации с настольной программой "Управление IT-отделом 8", а также для создания фото- и видеоматериалов, прикрепляемых пользователями к задачам. Мобильное приложение может использовать камеру устройства только явно по указанию самого пользователя.

      Использование микрофона: мобильное приложение может использовать микрофон устройства для создания аудиоматериалов, прилагаемых к задачам пользователя. Мобильное приложение может использовать микрофон устройства только явно по указанию самого пользователя.

      Состояние устройства: мобильное приложение получает информацию о типе подключения устройства к сети (мобильная сеть или Wi-Fi), а также о его скорости для оптимизации процесса синхронизации с настольной программой "Управление IT-отделом 8". Мобильное приложение получает информацию о модели устройства и версии операционной системы и передает эту информацию в настольную программу при синхронизации с целью обеспечения технической поддержки.

      Установка мобильного приложения "Управление IT-отделом 8" в Google Play

      Установка мобильного приложения осуществляется либо по ссылке из Google Play, либо в строке поиска Google Play найти приложение Управление IT-отделом 8 и установить на мобильный телефон.

      Работа мобильного приложения "Управление IT-отделом 8" в автономном режиме
      Работа мобильного приложения "Управление IT-отделом 8" совместно с конфигурацией

      Работа мобильного приложения "Управление IT-отделом 8" в автономном режиме

      Мобильное приложение можно использовать в автономном режиме, для этого нужно выбрать соответствующий пункт меню. В этом режиме работы, приложение не будет синхронизироваться с центральной базой.

      Для начала работы в этом режиме нужно создать нового пользователя.

      После того, как пользователь создан, мобильное приложение перезапустится и можно приступать к работе.

      В данном режиме работы можно создавать как новые задания, так и новые элементы справочников.

      Возможен переход из автономного режима работы, в режим работы при котором будет выполняться синхронизация с центральной базой. При этом вся информация будет удалена.

      Работа мобильного приложения "Управление IT-отделом 8" совместно с конфигурацией

      Для начала работы с мобильным клиентом, необходимо подготовить центральную базу. Первым шагом необходимо опубликовать центральную базу на веб-сервере и убедиться, что база доступна из веб клиента.

      Публикация базы:

      Внимание! Для работы мобильного приложения необходимо так же опубликовать веб-сервисы. Публикация веб-сервисов

      Проверить на заполнение настройку "Адрес в интернете".


      Включить возможность использования мобильных клиентов. Настройка находится в разделе Администрирование > Мобильные клиенты > Использовать мобильных клиентов.

      После того, как галочка установлена необходимо создать нового пользователя мобильного приложения.

      Следует обратить внимание на настройку обмена файлами. Если в конфигурации большое количество приложенных файлов, то процесс загрузки в мобильное приложение может занять длительное время, так же возможна нехватка памяти на мобильном устройстве. В настройках есть возможность ограничивать максимальный размер передаваемых файлов, либо загружать только заголовки. При этом файлы будут передаваться на мобильный клиент только по запросу пользователя.
      Для удобства подключения мобильного клиента есть возможность использовать QR - код, который присваивается пользователю мобильного приложения.

      ВАЖНО! После того как пользователь создан, необходимо проверить регламентные задания: "Регистрация изменений для мобильных клиентов", "Удаление старых записей журнала работы с мобильными клиентами", "Удаление сообщений обмена с мобильными клиентами", они должны быть включены.

      В мобильном приложении есть возможность подключиться к центральной базе используя ранее полученный QR - код или же настроить подключение вручную.

      После ввода данных о пользователе начнётся синхронизация.

      После синхронизации откроется рабочий стол.


      Администрирование

      В этой подсистеме сосредоточены все функции по настройке и управлению конфигурацией.

      r196.png



      Учетные записи электронной почты


      Предназначен для ведения учетных записей электронной почты, которые используются для получения и отправки электронных сообщений.

      Список можно открыть соответствующей командой в разделе Администрирование - Учетные записи электронной почты

      В списке выводится:

      • Наименование учетной записи;
      • Имя пользователя - указывается имя отправителя писем, оно может отличаться от имени пользователя в программе;
      • Адрес электронной почты учетной записи в формате пользователь@почтовыйсервер. 

      Для учетных записей, получение и отправка с которых выполняется автоматически без участия пользователя, должен быть обязательно введен пароль. Также для корректной работы программы обязательно должна быть настроена системная учетная запись электронной почты.

      Системная учетная запись электронной почты

      Программа поставляется с предопределенной учетной записью - системной учетной записью электронной почты. Она используется по умолчанию для рассылки различных уведомлений из программы, например, для автоматической отправки сообщений администратору по завершению обновления программы. Перед использованием этих возможностей необходимо настроить системную учетную запись.

      • Настройка системной учетной записи производится по соответствующей команде в разделе Администрирование - Учетные записи электронной почты.. Также можно Изменить ее в списке.

      Ввод учетной записи электронной почты

      При попытке сохранения программа проверяет введенные учетные записи электронной почты (пытается отослать пробное сообщение). Учетные записи, не прошедшие проверку, не сохраняются.

      • Нажмите Создать, введите необходимые поля:
        • Укажите Адрес электронной почты учетной записи в формате пользователь@почтовыйсервер;
        • Введите Пароль учетной записи. Для системных учетных записей рекомендуется запомнить пароль, для того чтобы программа могла рассылать сообщения от такой учетной записи без участия пользователя. Тем не менее, решение о хранении паролей в информационной базе принимается в каждом случае индивидуально;
        • Установите с помощью флажков, как Использовать учетную запись:
          • Для отправки писем;
          • Для получения писем;
        • Установите с помощью переключателя, Для кого учётная запись:
          • Для всех;
          • Только для меня;
        • Укажите Имя отправителя (Ваше имя или название организации);
        • С помощью переключателя определите способ создания учетной записи:
          • Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется);
            • Нажмите Создать. Программа предпримет попытку автоматической настройки и проверки учетной записи. Следуйте указаниям программы. При этом если при автоматической настройке произошел сбой, можно попытаться настроить параметры вручную (см. ниже). 
          • Настроить параметры подключения вручную;
        • Укажите Дата начальной загрузки;
        • Нажмите Далее для заполнения остальных параметров, при этом программа проставляет рекомендуемые параметры для большинства почтовых серверов. Их требуется только проверить и попытаться сохранить учетную запись заново.

      Настройка учетной записи электронной почты

      • Нажмите  Изменить, с помощью программы произведите необходимые настройки.

      Проверка учетной записи электронной почты

      • Откройте на редактирование учетную запись, нажмите Проверить настройки для проверки введенных параметров учетной записи. При этом проверяется возможность соединения с сервером входящих почтовых сообщений (если учетная запись используется для получения почты).
      • Если в учетной записи не прописан пароль, программа его запрашивает. При необходимости введите пароль.

      Создание первого пользователя в конфигурации

      Для того, чтобы создать первого пользователя в конфигурации нужно перейти на вкладку "Администрирование", "Настройки пользователей и прав", "Пользователи". Обязательно нужно стоять на строке "Все пользователи".


      Так же первого пользователя нужно создавать с полными правами. После того, как пользователь создан, его можно переместить в группу.

      Управление доступом и ограничение видимости по организациям, подразделениям, местам хранения и контрагентам

      Управление доступом

      Программа позволяет настроить доступ пользователей к различным функциям, спискам и документам. Предусмотрены предопределенные наборы ролей. Кроме этого, имеется возможность самостоятельной настройки доступа. Для управления доступом необходима роль Полные права.

      Для ведения списка пользователей и настройки их прав предназначены списки Пользователи и Группы доступа (раздел АдминистрированиеНастройка пользователей и прав). Группа доступа определяет совокупность действий с данными программы, которые могут выполнять участники этой группы. Как правило, группы доступа соответствуют различным должностным обязанностям (или видам деятельности) пользователей программы. Пользователь может входить одновременно в одну или несколько групп доступа, которые в совокупности образуют его персональные настройки прав доступа.

      Примечание: для настройки прав доступа следует использовать только пользовательский режим 1С:Предприятия.


      Настройка программы

      Для того чтобы максимально гибко настраивать права доступа пользователей, необходимо включить режим ограничения прав доступа пользователей на уровне записей. Для этого необходимо включить флажок Ограничивать доступ на уровне записей в разделе Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа. Включить этот режим рекомендуется в тех случаях, когда он действительно востребован (например, с программой работает много пользователей), т.к. это в значительной степени повлияет на производительности системы.

      В этом случае становятся доступными следующие возможности:

      • Флаг "Группы доступа контрагентов" – разрешить настройку доступа к данным по группам контрагентов, в этом случае становится доступной команда:
      • Группы доступа контрагентов – создание групп партнеров для разграничения доступа к справочникам, документам и другим данным.
      • Флаг "Группы доступа мест хранения" – включите флажок, для того чтобы разрешить настройку доступа к данным по группам мест хранения. После этого становится доступной команда:
      • Группы доступа мест хранения – создание дополнительных групп доступа мест хранения для разграничения доступа к данным.
      • Флаг "Группы доступа категорий базы знаний" – включите флажок, для того чтобы разрешить настройку доступа к категориям базы знаний. После этого становится доступной команда:
      • Группы доступа категорий базы знаний – создание дополнительных групп категорий базы знаний для разграничения доступа к категориям статей базы знаний.

      Например, в карточке места хранения после включения флажка "Группы доступа мест хранения" появится обязательный к заполнению реквизит "Группа доступа".


      Включение режима ограничения прав доступа пользователей на уровне записей может занять длительное время в зависимости от объема данных, введенных в программу. Если в программу до включения этого режима был введен большой объем данных, программа выводит предупреждение.


      Подготовка служебных данных, необходимых для работы в этом режиме, выполняется в фоне с помощью регламентного задания Заполнение данных для ограничения доступа. Если в программу введен большой объем данных, то рекомендуется предварительно настроить его запуск в то время, когда с программой не работают пользователи.

      Настройка групп доступа

      С помощью групп доступа можно задавать и администрировать общие настройки прав доступа для некоторой группы пользователей, выполняющих однотипные функции в программе, например: Техники центрального офиса или Администраторы филиалов. Права на редактирование списка Группы доступа имеются только у администраторов программы, перечисленных в предопределенной группе доступа Администраторы. Кроме того, пользователь, указанный в группе доступа как Ответственный, может изменять состав участников данной группы.

      Группа доступа всегда связана с одним из имеющихся профилей групп доступа, которые, как правило, объединяют в себе несколько ролей. При включении пользователя в группу доступа ему назначаются все роли, заданные в профиле группы доступа. Например, предопределенная группа доступа Администраторы связана с профилем Администратор, в состав которого входит роль Полные Права. Эта роль предоставляет неограниченный доступ ко всем данным и назначается всем администраторам программы, перечисленным в группе доступа Администраторы.

      Для создания новой группы доступа необходимо перейти в список Группы доступа раздела Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа.


      Нажмите кнопку Создать.

      Заполните поле Наименование.

      Рекомендуется называть группу доступа во множественном числе таким образом, чтобы ее имя содержало указание на используемый в ней профиль (в поле Профиль) и однозначно характеризовало определенный в ней состав настроек прав доступа. Например, на базе профиля Сотрудник ремонта могут быть введены группы доступа Сотрудники ремонта Главного офиса и Сотрудники ремонта Филиал 1.

      В карточке группы доступа нужно выбрать один из имеющихся Профилей групп доступа.


      На вкладке Участники группы перечислите список пользователей (и групп пользователей), на которых должны распространяться настройки прав доступа.

      Для быстрого перечисления пользователей можно нажать кнопку Подобрать. Подберите нужных пользователей.

      Открывшийся список выбора состоит из двух частей.

      В левой части окна выберите нужную группу пользователей (можно выбрать всю группу сразу), выберите нужных пользователей из этой группы, затем нажмите кнопку Завершить и закрыть для возврата к настройке группы доступа.


      В поле Ответственный выберите пользователя, который будет ответственным за состав участников группы доступа.

      Затем на вкладке Ограничения доступа необходимо указать дополнительные настройки прав доступа. Примечание: вкладка может быть недоступна для тех групп доступа, в которых такая настройка не предусмотрена (зависит от настроек выбранного профиля).

      На этой вкладке с помощью поля Вид доступа можно задать границы области данных, с которой разрешено работать участникам группы доступа. Под видом доступа подразумевается некоторое правило, по которому «разрешается» доступ к данным программы. Например, с помощью вида доступа Организации можно разрешить работать пользователям только с документами по конкретным организациям; или наоборот, скрыть от них документы некоторых организаций. Состав видов доступа, перечисленных на вкладке Ограничения доступа, зависит от профиля, выбранного в поле Профиль. Кроме того, профиль также определяет, как именно действует настройка вида доступа: она разрешает только просмотр или также включает возможность редактирования данных. Например, в случае если профиль групп доступа включает в себя роль для чтения документов, то пользователи получают возможность просматривать документы по заданным организациям. Если же в профиле содержится роль для добавления и изменения, то появляется возможность редактировать такие документы.


      Для каждого вида доступа можно указать либо список разрешенных значений, либо наоборот, список тех значений, которые не должны быть доступны. Первый способ настройки подходит в тех случаях, когда стоит задача предоставить доступ только к определенной области данных. Второй способ настройки удобен тогда, когда требуется закрыть доступ к заранее известной области данных, а для всех новых значений, вводимых в программу, должны по умолчанию действовать разрешительные правила. Например, если с помощью вида доступа Организации задано правило, запрещающее работать с документами по организации Наша фирма, то на новую организацию Торговый дом, введенную в программу позднее, эти ограничения распространяться не будут. При этом следует учитывать, что разрешающие настройки имеют приоритет над запрещающими. Так, если в приведенном выше примере пользователю будет разрешен ввод документов по организации Наша фирма в какой-либо другой группе доступа с тем же профилем, то в итоге он получит доступ ко всем документам по этой организации.


      В ряде случаев для упрощения настройки прав доступа, в списке разрешенных или запрещенных значений можно указывать не отдельные элементы, а целые группы элементов. Например, для вида доступа Группы мест хранения (см. Рис.3) можно ограничить доступ в разрезе групп доступа мест хранения, а не по каждому месту хранения в отдельности. Для этого необходимо определить список групп доступа мест хранения, и у каждого места хранения задать принадлежность к той или иной группе. Эти действия могут быть выполнены не только администратором, но и любым пользователем с соответствующими правами на редактирование списка мест хранения. Аналогичным образом действует запрещающая настройка.

      Пользователь может быть включен сразу в несколько групп доступа. В этом случае его совокупные права доступа складываются (объединяются по «или») из прав доступа каждой группы. Например, в группе доступа Сотрудники ремонта пользователю разрешено добавление/изменение документа Начало обслуживания по организации Наша фирма. В группе доступа Сотрудники склада ему разрешено добавление/изменение документа Поступление по организации Торговый дом. В результате у него появляются права на добавление/изменение документов Начало обслуживания по организации Наша фирма и Поступление по организации Торговый дом. При этом следует учитывать, что объединяются не списки разрешенных значений, указанные в группах, а именно права доступа. Т.е. ошибочно считать, что в приведенном примере пользователь получит доступ на добавление/изменение обоих видов документов одновременно по обеим организациям.

      Настройка прав доступа отдельных пользователей

      Для просмотра и настройки состава групп доступа интересующего пользователя (или группы пользователей; далее просто «пользователя») можно воспользоваться командой Права доступа в панели навигации карточки пользователя.

      С помощью кнопки Включить в группу на вкладке Группы доступа администратор может добавить пользователя в состав участников любой из имеющихся групп доступа.

      С помощью кнопки Исключить из группы можно удалить пользователя из выделенной группы доступа.

      Также эту настройку могут выполнять ответственные за состав участников группы доступа для своих групп доступа.

      С помощью кнопки Изменить группу можно перейти к карточке группы доступа, выбранной в списке.



      На вкладке Разрешенные действия (роли) справочно выводится совокупный список ролей, которые назначены пользователю. Список ролей складывается из всех ролей, входящих в состав групп доступа, в которые включен пользователь. Этот же список можно увидеть в Конфигураторе, в свойствах пользователя информационной базы. При этом не следует редактировать этот список в режиме конфигурирования 1С:Предприятия, настройка прав доступа пользователей должна выполняться только с помощью групп доступа.

      Рис.11.png

      С помощью кнопки По подсистемам можно соответственно сгруппировать разрешенные действия.

      Рис.12.png

      Отчет по правам доступа

      Для того чтобы увидеть полный список прав доступа пользователя, можно воспользоваться аналитическим отчетом Отчет по правам доступа пользователя.

      Отчет можно открыть из карточки пользователя (группы пользователя) со страницы Права доступа с помощью соответствующей кнопки.

      Рис.13.png

      Для того чтобы получить подробный отчет, включите флажок Подробные сведения о правах доступа, нажмите кнопку Сформировать.

      В отчете отражены все сведения о правах доступа пользователя:

      • Свойства пользователя информационной базы;
      • доступ к информационной базе, имя для входа, имя пользователя операционной системы и другие сведения;
      • Группы доступа пользователя;
      • Наименование группы, ответственный, профиль;
      • Роли пользователя по профилям;
      • Просмотр объектов;
      • Включает таблицу из 3 колонок: Объект/Права/Ограничения, Группа доступа/Профиль/Роли, Ограничения на уровне записей/Виды и значения доступа;
      • Редактирование объектов;
      • Включает таблицу из 3 колонок: Объект/Права/Ограничения, Группа доступа/Профиль/Роли, Ограничения на уровне записей/Виды и значения доступа;
      • Права на объекты: Папки.

      Рис.14.png

      Отчет с помощью стандартных кнопок можно распечатать или сохранить на компьютере в нужном формате.

      Создание нового профиля для групп доступа

      В ряде случаев предустановленных профилей групп доступа оказывается недостаточно для осуществления требуемой настройки прав доступа пользователей. В таких случаях администратор имеет возможность добавить новые или изменить предустановленные профили групп доступа.

      Профиль групп доступа объединяет в себе несколько ролей, а также содержит описание видов доступа, в разрезе которых администратор может настраивать права с помощью групп доступа. Таким образом, профиль представляет собой определенный шаблон, в соответствии с которым администратор ведет группы доступа.

      С одним профилем может быть связана одна или несколько групп доступа. Например, на базе профиля Сотрудник ремонта могут быть настроены группы доступа Сотрудники ремонта "Наша фирма" и Сотрудники ремонта "Торговый дом", которые отличаются друг от друга разрешенными организациями "Наша фирма" и "Торговый дом" соответственно.

      Список Профили групп доступа можно открыть по соответствующей команде в разделе Администрирование – Настройка пользователей и прав – Группы доступа.


      С помощью поля Показать в списке можно отобрать профили групп доступа:

      • Все профили;
      • Поставляемые;
      • Непоставляемые;
      • Устаревшие.


      Для ввода нового профиля групп доступа воспользуйтесь кнопкой Создать.


      При добавлении нового профиля сначала необходимо определить состав его ролей, исходя из потребностей целевой группы пользователей.

      Роль определяет некоторую совокупность действий над объектами программы, которые может выполнять пользователь. Роли могут соответствовать как различным должностным обязанностям (или видам деятельности) пользователей программы, так и могут соотноситься с более мелкими функциями. Зачастую, роли либо разрешают просмотр, либо дают возможность редактирования тех или иных данных в программе.

      Каждому пользователю, посредством профилей и групп доступа, может быть назначена одна или несколько ролей, которые в совокупности образуют его персональные настройки прав доступа.

      Как правило, различают основные и дополнительные профили.

      Основной профиль описывает некоторую совокупность прав доступа, достаточную для выполнения в программе определенного участка работ.

      С помощью дополнительных профилей пользователям могут быть выданы какие-либо вспомогательные права дополнительно к основному профилю.

      В основных профилях важно предусмотреть такой набор ролей, который с одной стороны, не будет давать избыточного (нежелательного) доступа к функциям и данным программы, а с другой – будет достаточным для работы пользователей в рамках их круга задач и обязанностей. В частности, в основном профиле следует предусмотреть ряд вспомогательных ролей, которые напрямую не связаны с основной деятельностью пользователей, но, тем не менее, необходимы для нее.

      Например, для сотрудника склада помимо роли на добавление и изменение складских документов нужно также не забыть включить в профиль следующие роли:

      • роль для входа в программу с помощью тонкого, толстого или веб-клиента;
      • предопределенные роли Базовые права и Базовые права УФ;
      • роли для просмотра справочников, элементы которых требуется выбирать в полях документов и т.п.

      При вводе нового профиля групп доступа введите его Наименование.

      Если профилей групп доступа много, то их можно группировать по разным признакам, например, можно выделить в отдельные группы основные и дополнительные профили групп доступа, также можно сгруппировать профили групп доступа и по другим признакам.

      На вкладке Разрешенные действия (роли) с помощью флажков выберите одну или несколько ролей. Роли обычно выводятся в алфавитном порядке.

      С помощью команды По подсистемам меню Еще можно увидеть роли, сгруппированные по подсистемам.

      С помощью соответствующей кнопки можно вывести в список Только выбранные роли.

      Рис.18.png

      Затем на вкладке Ограничения доступа необходимо принять решение по поводу состава видов доступа, которые должны быть определены в профиле. Под видом доступа подразумевается некоторое правило, по которому «разрешается» доступ к данным программы. С их помощью можно более точно настраивать границы области данных, с которой разрешено работать участникам тех или иных групп доступа. В простейшем случае, если в профиль не включено ни одного вида доступа, то права доступа к данным определяются только ролями. Например, в случае если профиль включает в себя роль чтения складских документов, то участники групп доступа получают возможность просмотра всех складских документов. Но если в дополнение к этой роли в профиль добавить вид доступа Организации, то появляется возможность разрешать пользователям работу с документами только по конкретным организациям; или наоборот, скрывать от них документы некоторых организаций. Таким образом, если список ролей в профиле отвечает на вопрос, «что должно быть доступно, а что – нет» (какие функции и данные программы), то виды доступа уточняют, как именно они должны быть доступны (в разрезе каких разрешенных и запрещенных значений). Состав видов доступа в профиле рекомендуется определять, исходя из соображений гибкости настройки прав доступа.

      Для каждого вида доступа, заданного в профиле, можно указать один из четырех вариантов настройки:

      • Все запрещены, исключения назначаются в группах доступа – применяется в тех случаях, когда по умолчанию доступ ко всем данным должен быть закрыт, но для отдельных объектов в группах доступа могут быть настроены разрешения;
      • Все разрешены, исключения назначаются в группах доступа – аналогично предыдущему варианту, но по умолчанию все данные разрешены, а для отдельных объектов в группах доступа могут быть установлены исключения – запрет;
      • Все запрещены, исключения назначаются в профиле – используется тогда, когда в группах доступа не предполагается предоставлять возможность настройки для вида доступа; т.е. вся настройка должна быть выполнена непосредственно в самом профиле и не может быть изменена в группах доступа. Такие виды доступа скрыты в группах доступа;
      • Все разрешены, исключения назначаются в профиле – аналогично предыдущему варианту.


      Если данная возможность в программе отключена, то вид доступа будет неактивен и в нижней части окна программа выводит об этом сообщение.

      Для быстрого перехода к списку групп доступа, созданных на базе данного профиля, можно воспользоваться командой Группы доступа на панели навигации.

      В данном списке с помощью кнопки Создать можно добавить новые группы доступа, с помощью соответствующих команд меню Еще также можно Скопировать, Изменить, Пометить к удалению существующие.


      Состав профилей групп доступа

      Для настройки прав доступа пользователей в распоряжении администратора имеются следующие профили:

      • Администратор - настройка прав доступа пользователей и администрирование программы. Включает в себя роль Полные права, которая предоставляет неограниченный доступ ко всем данным.
      • Бухгалтер - включает в себя набор функций, необходимых для работы бухгалтера(выписка документов по учету денежных средств);
      • Внешний поставщик - включает в себя набор функций, позволяющих работать контрагентам - поставщикам ( Внешний контрагент);
      • Сотрудник ремонта - включает в себя набор функций для работы специалистов - техников отдела IT (работа с документами по обслуживанию и ремонту);
      • Сотрудник склада - включает в себя набор функций для кладовщиков (работа со складскими документами).

      Копирование настроек пользователей

      Копирование настроек между учетными записями удобный и простой механизм для ввода нового пользователя, который сэкономит много времени. Для копирования необходимо создать нового пользователя. После этого перейти на вкладку "Администрирование", "Настройки прав и пользователей" и найти пункт "Копирование настроек".

      Копировать настройки нужно от пользователя у которого уже они созданы.
      рис.2.png
      Далее выбрать пользователей кому будут копироваться настройки.
      рис.3.png
      После этого, можно копировать все настройки, либо выбрать отдельные. При выборе отдельных настроек, можно копировать настройки внешнего вида, настройки отчетов, персональные настройки, настройки печати табличных документов и т.д.

      Для копирования настроек отчетов, следует помнить, что при сохранении варианта отчета, настройка "Доступен" должна стоять "Всем пользователям".


      рис.5.png

      Использование HTTP-сервиса "Установка оценок по заданию"

      Для работы механизма оценок по заданиям необходимо: 1.1. Если используется веб - сервер Apache: выполним дополнительную настройку сервера Apache, которую начинали при публикации конфигурации ранее в уроке "Публикация конфигурации на веб - сервере Apache".
      После публикации ИБ необходимо внести изменения в конфигурационный файл Apache и создать вторую публикацию ИБ. Для этого идем в папку, куда был установлен Apache (у меня это d:\www\Apache22\), далее ищем папку conf и в ней правим файл httpd.conf, а именно находим строки, добавленные при публикации базы:

      # 1c publication
      Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
      <Directory "D:/www/ITDemo/">
          AllowOverride All 
          Options None 
          Order allow,deny  
          Allow from all
          SetHandler 1c-application 
          ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
      </Directory>		
      
      Копируем и вставляем этот блок ниже, должно получиться так:

       # 1c publication
      Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
      <Directory "D:/www/ITDemo/"> 
          AllowOverride All
          Options None
          Order allow,deny
          Allow from all
          SetHandler 1c-application
          ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
      </Directory>
      
      # 1c publication
      Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
      <Directory "D:/www/ITDemo/">
          AllowOverride All
          Options None
          Order allow,deny
          Allow from all
          SetHandler 1c-application
          ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
      </Directory>		
      
      В добавленном блоке меняем следующие строки на свои: 

       Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"     ->    Alias "/itocenka" "D:/www/ITDemoOcenki/"   
      - этим мы добавляем еще одну публикацию ИБ по имени «itocenka», которая будет расположена по следующему пути D:\www\ITDemoOcenki

      <Directory "D:/www/ITDemo/">     ->    <Directory "D:/www/ITDemoOcenki/">   
      - сам каталог файлов новой публикации;

      ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"      ->    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemoOcenki/default.vrd" 
        - файл описания параметров подключения.

      В результате должно получиться так:

       # 1c publication
      Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
      <Directory "D:/www/ITDemo/">
          AllowOverride All
          Options None
          Order allow,deny
          Allow from all
          SetHandler 1c-application
          ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
      </Directory>
      
      # 1c publication 
      Alias "/itocenka" "D:/www/ITDemoOcenki/"
      <Directory "D:/www/ITDemoOcenki/">
          AllowOverride All
          Options None
          Order allow,deny
          Allow from all
          SetHandler 1c-application
          ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemoOcenki/default.vrd"
      </Directory>
      
      Далее необходимо создать каталог, который мы только что описали (у меня это D:\www\ITDemoOcenki) и скопировать в него файл default.vrd из ранее опубликованной базы. Откроем его на редактирование: 

      <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
      <point xmlns="http://v8.1c.ru/8.2/virtual-resource-system"
      		xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
      		xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
      		base="/itdemo"
      		ib="File=&quot;D:\Рабочие базы\IT_Демо&quot;;"
      		enableStandardOData="true">
      	<ws>
      		<point name="AddressSystem"
      				alias="AddressSystem.1cws"
      				enable="true"/>
      		<point name="EnterpriseDataExchange_1_0_1_1"
      				alias="EnterpriseDataExchange_1_0_1_1.1cws"
      				enable="true"/>
      		<point name="EnterpriseDataUpload_1_0_1_1"
      				alias="EnterpriseDataUpload_1_0_1_1.1cws"
      				enable="true"/>
      		<point name="EquipmentService"
      				alias="EquipmentService.1cws"
      				enable="true"/>
      		<point name="Exchange"
      				alias="exchange.1cws"
      				enable="true"/>
      		<point name="Exchange_2_0_1_6"
      				alias="exchange_2_0_1_6.1cws"
      				enable="true"/>
      		<point name="InterfaceVersion"
      				alias="InterfaceVersion.1cws"
      				enable="true"/>
      		<point name="KnowledgeDB"
      				alias="kdb1.1cws"
      				enable="true"/>
      	</ws>
      	<httpServices>
      		<service name="kb"
      				rootUrl="kb"
      				enable="true"/>
      		<service name="УстановкаОценокПоЗаданиям"
      				rootUrl="score"
      				enable="true"/>
      	</httpServices>
      </point> 
      Необходимо в новом файле заменить следующее:

      base="/itdemo" - > base="/itocenka"

      В строку подключения добавим пользователя, от имени которого инициаторы смогут выставлять оценки не заходя в саму ИБ (т.е. оценки могут выставлять и те инициаторы, которые даже не работают в конфигурации):

      ib="File=&quot;D:\Рабочие базы\IT_Демо&quot;;Usr=&quot;OcenkaZadania&quot;;Pwd=&quot;112233123&quot;;"

      Пользователя «OcenkaZadania» с паролем «112233123» (тут Вы указываете своего "служебного" пользователя) добавим в ИБ позже.
      Блок веб - сервисов, а также блок описания http - сервиса «kb» можно удалить. В результате должно получиться так:

      <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
      <point xmlns="http://v8.1c.ru/8.2/virtual-resource-system"
      		xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
      		xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
      		base="/itocenka"
      		ib="File=&quot;D:\Рабочие базы\IT_Демо&quot;;Usr=&quot;OcenkaZadania&quot;;Pwd=&quot;112233123&quot;;"
      		enableStandardOData="true">
      	
      	<httpServices>		
      		<service name="УстановкаОценокПоЗаданиям"
      				rootUrl="score"
      				enable="true"/>
      	</httpServices>
      </point>
      

      После внесенных изменений необходимо перезапустить Apache и можно переходить к настройкам конфигурации.

      1.2. Если используется веб - сервер IIS: после публикации ИБ (см. Публикация конфигурации на веб - сервере IIS) в каталоге c:\inetpub\wwwroot\ создадим новый каталог itocenka, скопируем в него содержимое каталога первой публикации c:\inetpub\wwwroot\itdemo\, а именно 2 файла: default.vrd и web.config. Откроем файл default.vrd на редактирование и внесем следующие изменения:

      base="/itdemo" - > base="/itocenka"

      - имя второй публикации ИБ;
      В строку подключения добавим пользователя, от имени которого инициаторы смогут выставлять оценки не заходя в саму ИБ:
      ib="File=&quot;D:\1CBase\ITdemo&quot;;Usr=&quot;OcenkaZadania&quot;;Pwd=&quot;112233123&quot;;"

      Пользователя «OcenkaZadania» с паролем «112233123» (тут Вы указываете своего "служебного" пользователя) добавим в ИБ позже.
      Блок веб - сервисов, а также блок описания http - сервиса «kb» можно удалить. В результате должно получиться так:

      <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
      <point xmlns="http://v8.1c.ru/8.2/virtual-resource-system"
      		xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
      		xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
      		base="/itocenka"
      		ib="File=&quot;D:\1CBase\ITdemo&quot;;Usr=&quot;OcenkaZadania&quot;;Pwd=&quot;112233123&quot;;"
      		enableStandardOData="true">
      	
      	<httpServices>		
      		<service name="УстановкаОценокПоЗаданиям"
      				rootUrl="score"
      				enable="true"/>
      	</httpServices>
      </point>
      

      Для вновь созданной папки c:\inetpub\wwwroot\itocenka\ необходимо дать полные права для пользователя "IUSR" и группы пользователей "IIS_IUSRS" аналогично, как это было сделано при публикации ИБ.
      Далее, открываем "Диспетчер служб IIS", раскрываем ветку "Default Web Site" и находим добавленную нами новую папку itocenka. В контекстном меню этой папки необходимо выбрать "Преобразовать в приложение":
      21.png
      22.png
        После внесенных изменений необходимо перезапустить веб - сервер.

      2. Настройка программы: в самой программе выполним следующее:

      1. Создаем нового пользователя «OcenkaZadania»:


      Роль у этого пользователя только одна:

      23.png

      2. В настройках параметров учета («Администрирование» - «Настройки параметров учета» - «Service Desk» - «Электронная почта» - «Оповещения») в разделе «Service Desk» укажем адреса публикации ИБ:


      Адрес публикации ИБ – адрес, по которому ИБ доступна пользователям программы через веб клиент, этот адрес будет использоваться для формирования ссылки на документ «Задание» в электронном письме – уведомлении;

      Адрес публикации ИБ для оценки задания – второй адрес этой же базы, необходимый при формировании ссылок, используемых для установки оценки за выполненное задание.

      При окончании работы по заданию, инициатор получает письмо – уведомление:


      При нажатии на одну из оценок будет выполнен переход и выставлена оценка (установим оценку «Отлично»):


      Если по каким-либо причинам инициатор считает, что задание не выполнено, при клике по следующей ссылке в письме - уведомлении:

      25.png

      в окне браузера будет отображена форма ввода комментария:


      После отправки комментария в здании будет установлена оценка «Повторное открытие»:

      27.png

      Обратите внимание, что бы пользователь получил письмо с ссылками для установки оценок (Отлично, Хорошо и т.д.) необходимо, чтобы в шаблоне писем в правилах событий при выполнении задания была специальная переменная:

      Шаблон письма


      Изменение макета печатной формы

      Пример изменения макета печатной формы документа.

      В документе «Начало обслуживания» в табличной части есть поле «Описание», которое можно использовать, например, как описание неисправности (рис.1):


      Однако, в печатной форме «Заявка на ремонт (обслуживание)» это поле не выводится (рис.2):

      Рис.2.png


        Добавим вывод этого поля в печатную форму, для этого перейдем «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» - «Макеты печатных форм» (рис.3):



        В списке макетов найдем наш макет (рис.4):
        

      Рис.4.png


        Нажмем на кнопку «Изменить». Откроется форма редактирования макета (рис.5):
        

      Рис.5.png


        В заголовке колонки с инвентарным номером (колонка 4) вызовем контекстное меню (правой кнопкой мыши) и выберем команду «Раздвинуть» (рис.6):

      Рис.6.png


        В результате между колонками с видом номенклатуры и инвентарным номером будет добавлена пустая колонка (рис.7):

      Рис.7.png


        В заголовке таблицы введем заголовок «Описание». Для вывода самого описания необходимо добавить параметр «Описание», для этого в ячейке таблицы в строке с другими параметрами вызовем контекстное меню, в котором выберем команду «Свойства» (рис.8):

      Рис.8.png


        Откроется палитра свойств ячейки, в которой для свойства «Заполнение» необходимо указать значение «Параметр» и ввести имя параметра «Описание» (рис.9):

      Рис.9.png


        Тут же можно настроить и другие свойства ячейки: размещение текста, положение текста и т.д. Далее, закрываем палитру свойств, результат должен стать таким (рис.10):

      Рис.10.png

       
        В макете печатной формы нажимаем кнопку «Записать и закрыть». В форме списка макетов напротив нашего макета появился значок, указывающий на то, что в макет были внесены изменения (рис.11):

      Рис.11.png


        В этой же форме можно управлять этим и другими макетами с помощью команд (рис.12):

      Рис.12.png

         

      1.       Открыть макет в режиме просмотра;

      2.       Открыть макет в режиме редактирования;

      3.       Использовать измененный макет (при печати будет использоваться измененный макет);

      4.       Использовать стандартный макет (при печати будет использоваться стандартный макет);

      5.       Удалить измененный макет (если после редактирования Вам не понравился результат или при печати получаете ошибку, то всегда можно удалить отредактированный макет, стандартный при этом останется).

      Для просмотра результата вернемся в форму документ и нажмем кнопку «Заявка на ремонт (обслуживание)», добавленное поле выводится на печать(рис.13):

      Рис.13.png

                 


      Сервис

      Проверка наличия обновлений

      Эта форма сама проверяет наличие обновлений


      Настройка параметров учета

      В этой панели собраны общие настройки программы.














      Даты запрета изменения данных


      Предназначена для установки даты запрета изменения (загрузки) данных.

      Запреты загрузки данных могут не использоваться. В этом случае доступно только окно настройки дат запрета изменения данных.

      Установка даты запрета изменения данных и различные настройки, связанные с ней, выполняются по соответствующей команде в разделе Администрирование - Настройка пользователей и прав - Дата запрета изменения.

      Установка даты запрета загрузки данных выполняется по соответствующей команде в разделе Синхронизация данных.

      Также можно найти эти команды в разделе Интегрируемые подсистемы.

      О запрете изменения (загрузки) данных

      • Иногда при работе с программой требуется установить запрет изменения каких-либо данных до определенной даты. Например, после сдачи квартальной бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию обычно устанавливается запрет изменения тех данных, которые использовались для формирования этой отчетности, то есть данных по последний день отчетного периода.
      • Запрет загрузки, в отличие от запрета изменения, может быть установлен для данных, которые должны редактироваться только в одном узле информационной базы, а также по правилам, которые следуют из требований синхронизации данных, а не из типовых бизнес-процессов организации. Например, решение редактировать данные по некоторым организациям только в центральном офисе (в центральном узле), для того чтобы технически обеспечить закрепление ответственности за эти данные за конкретным сотрудником центрального офиса, является основанием запрета загрузки данных из других узлов.

      Проявление установленного запрета

      • Если дата запрета изменения данных установлена, то при попытке внести изменения в программу до даты запрета изменения выводится сообщение о невозможности изменения данных.
        • Если в закрытом периоде есть объекты, помеченные на удаление, то их удаление будет невозможно.
        • Если дата запрета изменения не установлена, то ограничения не действуют.
      • Если дата запрета загрузки данных установлена, то при попытке получить данные в программу до даты запрета загрузки все запрещенные для получения данные будут пропущены, сведения о них будут записаны в журнал регистрации, а разрешенные данные будут получены.

      Установка даты запрета

      • В программе предусмотрена возможность установить или отключить дату запрета изменений (дату запрета загрузки данных). Для этого в поле Установка даты запрета выберите соответствующее значение:
        • Нет запрета изменения (загрузки) данных - в этом случае отключаются все установленные ранее даты запрета.
        • Для всех пользователей (Для всех информационных баз). При этом становятся доступными поля Способ указания даты запрета и Дата запрета.
        • По пользователям (По информационным базам). Эту возможность можно использовать, если дату запрета необходимо установить для конкретного пользователя или группы пользователей (для конкретной информационной базы), или разным пользователям (информационным базам) необходимо установить разные значения даты запрета.
          • При этом становится доступным список, в который можно добавлять пользователей/группы пользователей  (информационные базы) и настраивать для каждого из них свое значение даты запрета.
          • Список состоит из колонок:
            • Пользователь, группа пользователей (Программа: информационная база - наименование программы и информационной базы для этой программы).
            • Комментарий - напишите дополнительную информацию о пользователе (об информационной базе).
          • В списке по умолчанию всегда присутствует элемент <Для всех пользователей> (<Для всех информационных баз>). Элемент нельзя удалить или изменить. Настройки даты запрета, выполненные для этого элемента, будут использоваться для всех пользователей (информационных баз), кроме тех, которые содержатся в списке. 
          • При необходимости добавьте в список нужных пользователей /группу пользователей (информационные базы):
            • Нажмите Подобрать, для того чтобы выбрать из списка несколько пользователей (информационных баз).
            • Нажмите Все действия (в интерфейсе Такси Еще) - Добавить над списком, для того чтобы Выбрать пользователя/группу пользователей (программу и информационную базу для этой программы. Для каждой программы можно также выбрать элемент <Все информационные базы>).
      • Для того чтобы выполнить настройку даты запрета, необходимо выделить в списке нужного пользователя/группу пользователей (информационную базу) или элемент <Для всех пользователей> (<Для всех информационных баз>), а сами настройки выполнить ниже в полях Способ указания даты запрета и Дата запрета.

      Способы указания даты запрета

      Программа позволяет задавать различные Способы указания даты запрета изменений:

      • Общая дата – при этом способе одна дата запрета задается для всех элементов данных программы.
      • По разделам – для каждого раздела программы устанавливается своя дата запрета. 
        • Когда дата запрета задается по разделам, становится доступным список, в который можно добавлять Разделы (соответствующей командой) и указывать для каждого раздела свое значение даты запрета. Список состоит из колонок:
          • Раздел, объект - в данном случае в колонке перечисляются разделы программы;
          • Дата запрета - выберите из списка тип значения даты запрета (можно выбрать произвольную дату или одну из относительных дат);
          • Запрет изменения по - для произвольной даты напишите или  выберите значение, для относительной даты значение проставляется программой автоматически.
        • В списке по умолчанию присутствует элемент <Общая дата>. Значение даты запрета для этого элемента будет использоваться для всех разделов по умолчанию, кроме тех, которые уже содержатся в списке.
        • Если в поле Установка даты запрета  указано Для всех пользователей (Для всех информационных баз), то удалить элемент <Общая дата> и разделы нельзя, при этом по умолчанию доступны все разделы, их можно только Изменить - указать Дату запрета.
        • Если в поле Установка даты запрета указано По пользователям (По информационным базам), то удалить элемент <Общая дата> и разделы можно. Если дата запрета изменений устанавливается для определенного пользователя/группы пользователей (информационной базы), то необходимо выбрать один или несколько разделов.
          • Для добавления раздела выполните команду Разделы, выберите нужные с помощью флажков, затем нажмите кнопку ОК.
      • По объектам – даты запрета задаются в разрезе объектов программы. Для каждого объекта устанавливается своя дата запрета. Если выбрано это значение, то становится доступным список, в который можно добавлять объекты (соответствующей командой) и указывать для каждого объекта свое значение даты запрета. Так же, как и в предыдущем способе, в списке для аналогичных целей содержится элемент <Общая дата>.
      • По разделам и объектам – даты запрета задаются и в разрезе разделов, и в разрезе объектов. 
        • При этом становится доступным список, в который можно добавлять разделы и объекты, указывая для каждого раздела и каждого объекта свое значение даты запрета. Так же, как и в предыдущих способах, в списке содержится элемент <Общая дата> для аналогичных целей.  
          • Для выбора разделов выполните команду Разделы.
            • Для выбора нескольких объектов в выделенном разделе выполните команду Подобрать.
            • Также в нужном разделе можно выполнить команду Добавить контекстного меню по правой кнопки мыши, затем указать объект с помощью кнопки Выбрать. Также можно воспользоваться аналогичной командой меню Все действия (в интерфейсе Такси Еще).

      Для того чтобы установить дату запрета изменения нужного раздела (объекта) или изменить общую дату, в нужной строке в колонке Дата запрета выполните команду Изменить контекстного меню по правой кнопке мыши или дважды щелкните по ней мышью. Для задания даты запрета нажмите кнопку Выбрать. После выбора даты для возврата к дальнейшим настройкам нажмите кнопку ОК.

      Дата запрета

      • При установке даты запрета можно задавать не только произвольную дату , но и относительную.
      • Значения относительных дат:
        • Конец прошлого года;
        • Конец прошлого квартала;
        • Конец прошлого месяца;
        • Конец прошлой недели;
        • Предыдущий день.
      • Для относительных дат (кроме значения Предыдущий день) можно задать количество дней «отсрочки» до установки даты запрета, в течение которых изменение данных все еще будет разрешено.
        • Для этого необходимо включить флажок Разрешить изменение данных до даты запрета. Затем задайте количество дней "отсрочки", например, в течение 10 дней после даты запрета.
      • Если установлена относительная дата, то для того, чтобы дата запрета изменения в будущем изменялась по заданным правилам автоматически, в программе используется регламентное задание "Пересчет текущих значений относительных дат запрета изменения".
      • Если по каким-либо причинам использование регламентных заданий невозможно (например, в файловом варианте работы программы и в других случаях может потребоваться выполнить пересчет текущих значений относительных дат запрета вручную), то перерасчет текущих значений относительных дат запрета можно выполнять с помощью команды Все действия (В интерфейсе Такси Еще- Пересчитать даты. При этом команду необходимо выполнять периодически в соответствии с установленной относительной датой. Например, если установлено значение Предыдущий день, то команду необходимо выполнять ежедневно; если установлено значение Конец прошлого месяца, то команду необходимо выполнять ежемесячно.

      Отчеты по датам запрета

      Отчеты доступны по соответствующей команде. В отчетах возможна группировка данных:

      • по разделам/объектам: выберите отчет Даты запрета по разделам и объектам для пользователей (Даты запрета по разделам и объектам для информационных баз);
      • по пользователям (по информационным базам): выберите отчет Даты запрета по пользователям (Даты запрета по информационным базам).

      Отчеты позволяют увидеть результирующие даты запрета, установленные для пользователей/групп пользователей (информационных баз) с учетом приоритетов.

      Дополнительные обработки

      Позволяет запускать дополнительные обработки. Сами обработки добавляются в разделе Печатные формы, отчеты и обработки

      r218.png

      Импорт данных из сторонних программ

      Эта форма позволяет импортировать характеристики компьютеров из AIDA64 и используя WMI.


      Персональные настройки

      Персональные настройки текущего пользователя.

      • Настройки пользователя - персональные настройки параметров текущего пользователя.
      • Сведения о пользователе - настройка всех параметров текущего пользователя.
      • Настроить доступ к Интернету - настройка прокси-сервера.
      • Настройки работы с почтой - детальная настройка работы с почтой.
      • Установить расширение работы с файлами - для выполнения некоторых операций в веб-клиенте требуется установка и подключение расширения работы с файлами.
      • Установить авто-режим форм - применяет ранее измененные для данного пользователя параметры форм.
      • Обновить параметры системы - применяет ранее измененные для данного пользователя параметры системы.
      • Запрашивать подтверждение при завершении программы - вывод диалогового окна подтверждения при завершении работы в программе.
      • Изменить пароль - изменение текущего пароля пользователя.

      • Выбор режима открытия при выборе файла - открытие файла для просмотра или редактирования.
      • Показывать подсказки при редактировании файлов (только веб клиент) - включение отображения подсказок при редактировании.
      • Показывать занятые файлы при завершении работы - показывать файлы, занятые программой при завершении работы.
      • Показывать колонку "Размер" в списках файлов - включает отображение колонки размера файлов.
      • Сравнить версии при помощи - позволяет выбрать программу для сравнения файлов
      • Настройка основного вида рабочего каталога... - выбор временного каталога для работы с файлами из программы
      • Настройка сканирования... - настройки для сканирования изображений.
      • Настройка ЭЦП - настройка электронной цифровой подписи.
      • Установить расширение работы с криптографией - установка расширения работы с криптографией.

      Работа с файлами

      • Задать действие при выборе макета печатной формы... - позволяет выбрать как будет открываться макет печатной формы - только для для просмотра или еще и для редактирования.


      • Показывать запрос комментария при переходе на этап - запрос для ввода комментария при переходе на этап.
      • Заполнять из последнего задания - заполнение реквизитов из последнего задания.


      Поиск и удаление дублей

      В данной панели осуществляется поиск и удаление дублирующихся данный один из дублирующихся объектов вы можете отметить как оригинал, а остальные дубли просто удалить.

      • Искать в - позволяет выбрать справочник, в котором будет производиться поиск дублей.
      • Отбирать - задает условия отбора для поиска.
      • Сравнить - выбор свойства, по которому будут сравниваться элементы.
      • Отметить как оригинал - позволяет отметить выбранный элемент как оригинал (останется после удаления дублей). В списке он отмечается стрелкой, а дубли галочками.
      • Открыть - открывает выбранный элемент.
      • Свернуть группы дублей - сворачивает все группы дублей.
      • Развернуть группы дублей - разворачивает все группы дублей.
      • Повторить поиск - производит повторный поиск дублей.

      r215.png

      Универсальный подбор и обработка объектов


      Обработка "Универсальные подбор и обработка объектов" предназначена для поиска объектов в справочниках и документах по произвольному условию и дальнейшей обработки найденных объектов.

      Для подбора объектов необходимо в поле выбора "Объект поиска" выбрать искомый объект, задать необходимые условия поиска по кнопке "Настройки отбора" на закладке "Найденные объекты" и нажать кнопку "Найти ссылки".

      Для поиска по строке во всех строковых полях объекта необходимо ввести искомую строку в поле ввода "Строка поиска"  на закладке "Найденные объекты" и нажать кнопку "Найти ссылки" (клавиша F9). При этом будут учтены и все условия, заданные в настройках отбора.

      Результат поиска выводится в табличное поле, расположенное на закладке "Найденные объекты". Для включения объекта в обработку необходимо включить флажок в соответствующей строке.

      Для обработки объектов необходимо перейти на закладку "Обработки".

      В дереве "Доступные обработки" на первом уровне отображаются все доступные обработки.  При двойном щелчке мыши или нажатии Enter на первом уровне дерева доступных обработок открывается форма новой настройки обработки с возможностью сохранения текущей настройки (кнопка "Сохранить настройку") и непосредственного выполнения обработки (кнопка "Выполнить"). Настройки обработок отображаются на втором уровне дерева доступных обработок. При добавлении новой строки создается новая настройка обработки, которую в дальнейшем можно изменять, удалять, копировать и выбирать для выполнения. Сохранение и добавление настроек возможно только для обработок, в которых предусмотрена и необходима пользовательская настройка.

      В табличном поле "Выбранные обработки" отображаются настройки доступных обработок, участвующие в групповой обработке объектов. Заполнение списка осуществляется выбором настройки в дереве доступных обработок и перетаскиванием их мышкой в поле "Выбранные обработки". Для добавления обработки, не предусматривающей пользовательских настроек, необходимо при добавлении выбирать непосредственно обработку. При двойном щелчке мыши или нажатии Enter в строке табличного поля выбранных обработок открывается форма редактирования настройки обработки с возможностью сохранения текущей настройки (кнопка "Сохранить настройку") и непосредственного выполнения обработки (кнопка "Выполнить"). Групповая обработка объектов выполняется нажатием кнопки "Выполнить" панели "Выбранные обработки". Для включения настройки в групповую обработку необходимо включить флажок в соответствующей строке.


      Поиск и замена значений


      Универсальная обработка "Поиск и замена значений" предназначена для поиска и замены ссылочных значений в различных объектах информационной базы 1С:Предприятия.

      Необходимость в выполнении такой операции может возникнуть, например, если в процессе работы в справочник контрагентов по ошибке один и тот же контрагент введен дважды, и оба значения уже использовались в различных документах. В этом случае, прежде чем удалить один из элементов справочника следует исправить все документы (и  другие объекты, если таковые существуют), в которых используется этот элемент. Данная обработка позволяет выполнить такую процедуру автоматически.

      ВНИМАНИЕ!!!
      Обработка выполняет замену значений в объектах информационной базы универсальным образом. При этом не учитываются особенности конкретной конфигурации. Использование обработки может нарушить логическую взаимосвязь значений объектов, которая поддерживается конфигурацией при ручной корректировке значений. Рекомендуется перед использованием обработки сделать архивную копию информационной базы. После использования обработки следует убедиться в том, что изменения произведены корректно и не вызвали логических нарушений в данных тех объектов, в которых производилась замена значений. При необходимости следует вручную изменить те данные, значения которых, зависят от измененных обработкой значений.

      Для выполнения замены следует заполнить список пар значений "Замещаемые объекты". В качестве значения  "Что заменять" можно выбрать тот элемент справочника, который  введен ошибочно, а в качестве значения "На что заменять" - тот элемент, который реально должен использоваться в документах, справочниках и других объектах.

      В списке "Замещаемые объекты" двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter 
      можно открыть значение, на котором установлен курсор.

      Далее следует нажать кнопку "Найти ссылки". Программа будет выполнять поиск объектов (документов, справочников и т.д.) в которых использовались значения выбранные в колонке "Что заменять". Поиск может занять продолжительное время.

      В списке найденных ссылок можно отменить замену текущей пары значений для отдельных объектов. Для этого следует отключить соответствующие флажки в списке.

      Для выполнения замены значений следует нажать кнопку "Выполнить замену значений". Программа будет выполнять замену значений в тех объектах, замена в которых не отменена.

      Выгрузка данных из ТСД

      Позволяет выполнить выгрузку данных в ТСД для учета и последующей загрузкой обратно в 1С.

      r216.png

      Включение редактирования конфигурации

      Для включения возможности редактирования конфигурации зайдите под учетной записью администратора информационной базы в режиме работы "Конфигуратор".

      Далее откройте конфигурацию:


      Если эта кнопка не доступна и дерево метаданных открыто, значит конфигурация уже открыта.

      Далее в меню: "Конфигурация > Поддержка > Настройка поддержки" и нажать на кнопку "Включить возможность изменения".


      После этого нажать ОК и закрыть форму настройки поддержки, далее необходимо нажать кнопку в меню "Конфигурация > Обновить конфигурацию базы данных".

      После этого конфигурацию можно редактировать.

      Выгрузить данные в ТСД

      В данной панели осуществляется выгрузка данных в ТСД (терминал сбора данных). Кнопка Заполнить заполняет форму номенклатурами, находящимися в справочнике номенклатур.

      Обработка выгружает данные по остаткам в ТСД из конфигурации

      r211.png

      Учетные записи электронной почты для создания заданий из писем

      Форма позволяет настраивать разное поведение для разных учетных записей электронной почты.


      Так выглядит окно настройки учетной записи. Как вы видите здесь можно задать параметры, которые будут подставляться в задание при его генерировании по входящим письмам.


      Письмо разработчикам конфигурации

      Если у Вас возникли вопросы или пожелания связанные с конфигурацией, то вы можете написать нам письмо прямо из 1С:

      r197.png

      Удаление помеченых объектов

      В нашей конфигурации существует запрет на прямое удаление некоторых объектов для сохранения целостности данных, их можно только пометить на удаление. Само удаление осуществляется с помощью менеджера Удаление помеченных объектов .

      Выбрав Автоматическое удаление всех отмеченных объектов, менеджер попытается удалить их.

      r198.png

      Если какие-то объекты используются в каких либо документах или других объектах, то Вы увидите окно показанное ниже. Чтобы все-таки провести удаление, нужно пометить на удаление все места использования удаляемого объекта и повторите удаление.

      r200.png

       

      Если вы хотите выборочно удалить помеченные объекты, то выберите Выборочное удаление объектов. После этого вы сможете отметить галочками объекты, которые вы хотите удалить.

      r199.png

      Подключаемое оборудование


      Данная форма предназначена для подключения и настройки внешнего оборудования, подключенного в справочнике "Внешнее оборудование".
      Чтобы подключить и настроить оборудование необходимо выполнить описанные ниже шаги:

      • Установить необходимые драйверы
      • На соответствующих закладках в табличных полях задать строки, соответствующие необходимому оборудованию
      • Активизировать строку, содержащую информацию о внешнем оборудовании и нажать кнопку «Настроить»
      • Произвести настройку параметров экземпляра оборудования

      Регламентные и фоновые задания


      Предназначен для администрирования регламентных и фоновых заданий.

      Ряд действий в программе может выполняться автоматически в фоновом режиме, по определенному расписанию. Такие действия называются регламентными заданиями, например, это ежедневная загрузка курсов валют, регулярная рассылка отчетов, отложенное проведение документов и т.п. Регламентные задания облегчают работу в программе, позволяя перенести выполнение рутинных задач в саму программу, и в то же время они снижают человеческий фактор (например, можно забыть загрузить курсы валют в один из перегруженных другими задачами дней).

      Открывается по команде Регламентные и фоновые задания в разделе Администрирование - Обслуживание - Регламентные операции.

      Список предоставляет следующие возможности: 

      • Регламентные задания;
      • Фоновые задания;
      • Контроль выполнения регламентных заданий.

      Регламентные задания

      В списке можно включить (или отключить) то или иное регламентное задание и поменять расписание.

      В списке выводится:

      • Флажокфлажок в колонке означает, что регламентное задание Включено и выполняется в соответствии с заданным расписанием;
      • Наименование - полное наименование регламентного задания;
      • Состояние - информация о выполнении регламентного задания;
      • Дата окончания - дата и время завершения регламентного задания.

      Обновление списка

      • С помощью кнопки Обновить можно актуализировать информацию в списке регламентных заданий, а также на вкладке Фоновые задания, т.к. списки связаны, при этом будет произведен отбор в соответствии с указанными ранее настройками.

      Настройка расписания

      • Для каждого регламентного задания может быть задано расписание, в соответствии с которым регламентное задание будет автоматически запущено на исполнение. В программе поддерживаются однократные и периодические расписания.
      • Нажмите Настроить расписание.

      Выполнение регламентного задания

      • Для того чтобы начать выполнение регламентного задания сразу же, нажмите Выполнить сейчас
      • В файловом режиме работы программы оно будет выполнено в текущем сеансе.
      • В клиент-серверном режиме работы программы выполнение произойдет в фоновом задании на сервере. При выполнении процедуры в фоновом задании на сервере не меняется дата последнего выполнения, используемая для запуска по расписанию.
      • Одновременное выполнение двух версий одного и того же регламентного задания невозможно. Если запустить то же самое регламентное задание, которое выполняется в данный момент, то программа выведет сообщение о невозможности вторичного запуска регламентного задания.

      Ввод нового регламентного задания

      • В некоторых случаях бывает необходимо задать два разных расписания для одного регламентного задания. Тогда в список можно добавить новое регламентное задание по одному из предопределенных шаблонов, предусмотренных в программе.
      • Нажмите Добавить, выберите из списка шаблон, нажмите кнопку ОК. Заполните необходимые поля.

      Фоновые задания

      Технически, в соответствии с зад