GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель (не важно, куда: бумага, компьютер). Таким образом, мозг человека, освобождается от лишней информации, от того, что должно быть сделано, а это позволяет сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее.
Грубо говоря GTD - это конвейер дел, где вся рутина уходит в механику и мы не задумываемся о «не нужных делах», которые на данный момент не важны, а работаем исключительно с делами насущными. Кроме того, GTD - это целая система использую которую нам становится легче работать и жить. Многие используют эту систему не только в работе, но и в личной жизни.
Так, а в чем разница между GTD и просто списком дел?
Разница огромна! Список дел - это простой список, а GTD - это целая система.В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, иногда цели, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И очень зря.
Часто мы упускаем мелочи, которые влияют на результат и на выполнение целого проекта в целом. Часто забываем о чем-то очень важном, пока важное не напомнит о себе в самый не подходящий момент. В GTD все, что нужно сделать фиксируется и продумывается заранее.
А мне подойдет, я ведь простой руководитель/администратор/техник и т.д.?
Можно с уверенностью сказать, что подойдет! GTD актуальна для людей разного возраста, профессий и социального положения. Вы не исключение.Что конкретно я получу, если буду использовать GTD?
- Вы ничего не упустите из виду. Любая мелочь должна быть зафиксирована, а раз так, то вы получаете систему, где есть все.
- Получите систему, где следующее действие, будет выбрано быстро и правильно.
- Вы станете более продуктивным, а не просто больше успевающим. Это разные вещи.
- Вы избавитесь от стресса. Конечно, полностью избавиться не удастся, но то, что у Вас перед сном не будет мыслей вида: "Ой, как же я мог это забыть!..." - это гарантируется.
- Научитесь и полюбите планировать свою жизнь вместо того, чтобы позволять это делать обстоятельствам или другим людям, которые за вас решают, как Вам жить и какие жизненные цели иметь.
- Получите полный контроль над проектами.
- Научитесь концентрироваться на результате.
Отлично. Что мне сделать, чтобы так работать?
Как таковых строгих мантр и правил нет. Но есть основные принципы, которым необходимо следовать. Давайте перечислим их:- Собирайте информацию и фиксируйте все, что может понадобиться. Записывайте ВСЕ задачи, идеи, повторяющиеся дела (ниже мы приведем, что для этого есть в нашем решении). При этом список этих дел всегда должен быть под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас. Это действие забирает больше времени, но за то, Ваш мозг попадает в ловушку, того, что все записано и он уже не реагирует на то, не забыл ли я что-то.
- Пишите подробно и с пояснениями. Дела вида «Подготовить проект автоматизации» - это не дело - это цель. Когда вы будете ее выполнять, то будете долго и упорно вспоминать, что же нужно сделать. Разбивайте большие дела на конкретные действия, которые необходимо выполнить (обсудить с руководством список участников проекта, скачать и установить последние обновления для конфигурации "Конвертация", создать правила обмена (справочники, документы, константы и т.д.). Задачи должны быть сформулированы точно и при прочтении должно быть точно известно, что надо делать. В обычном списке задач часто люди тратят даже больше времени на расшифровку, чем непосредственно на выполнение дела. Если можете делегировать дело - делегируйте, но запишите, о том, когда надо проконтролировать выполнение (если надо).
- Правильно определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретный срок. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у Вас должна появиться уверенность, что точно ни о чём не забудете и все подготовили.
- Актуализируйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то становится не актуальным, что-то переносится на будущее, а что-то выполняется. Система должна работать вместе с Вами. Поэтому следите, чтобы у Вас всегда был список конкретных действий и Вы могли приступить к работе без промедления.
- Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от Вас требуются и работайте. Так Вы сможете реализовать большие проекты.
- Это должна быть системная работа. Любая система продуктивности не будет работать, если применять ее бессистемно. Не забывайте все фиксировать и не ленитесь. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте все под себя и всё получится. И да, никакая, даже самая лучшая система не выполнит все дела за Вас. Работа со списками — это хорошо, но не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает Вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как распорядитесь своим временем, зависит от Вас.
