Учет первичных документов

Первичный документ — это документ, который включает в себя исходную информацию полученную на этапе, завершенной человеческой деятельности.

Данный документ сдается в бухгалтерию или там же составляется в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после окончания и является первичным свидетельством, о произведенных фактах работ. Бухгалтерия требует первичные документы у сотрудников IT-отдела, которые в свою очередь не всегда могут контролировать их наличие. В связи с этим для облегчения контроля данного процесса и была создана подсистема "Первичные документы". Подсистема позволяет вести учет первичных документов (актов, накладных и т.д.), контролировать наличие оригиналов документов, оплату документов, передачу документов в архив, планировать создание документов в будущих периодах.

Перед началом работы необходимо проверить, что в «Настройках параметров учета» в разделе «Функциональность», установлена галочка «Использовать первичные документы».

Рис 1.png

Для автоматического создания периодических первичных документов нужно убедиться, что включено регламентное задание «Создание периодических первичных документов».

Рис 2.png

А также важно проверить, что установлено расписание регламентного задания, например, «Каждый день; c 6:00:00 один раз в день».

Рис 3.png

Рис 4.png

В форме первичного документа на вкладке «Основное», есть следующие реквизиты:

Статус: состояние, в котором находится «Первичный документ». Может принимать следующие значения:

- Запланирован (означает, что планируется работа поданному объекту);

- В работе (ведется активная работа и ожидаем оплаты или договора от поставщика);

- Архив (все работы по документу выполнены, и он передан в бухгалтерию);

- Отменен (документ отменен по определенным причинам).

Вид: указывается вид документа (например, акт, договор, дополнительное соглашение, накладная, соглашение о конфиденциальности, спецификация, счет, счет-фактура, УПД). Значения для данного реквизита могут быть дополнены.

Организация: указывается наша организация.

Контрагент: указывается контрагент с кем составлен первичный документ.

Договор: договор, по которому ведется работа с контрагентом (по данному реквизиту заполняются: сумма, ставка НДС, сумма без НДС, сумма НДС. Мы рекомендуем их заполнение).

Ответственный: сотрудник, который создал первичный документ в конфигурации.

Произвольный комментарий: позволяет описать, что, это за документ и зачем он нужен.

Оригинал: очень важный реквизит. Имеет две позиции: есть оригинал (значит, что поставщик передал оригинал документа и можно его отдать в бухгалтерию) и нет оригинала (говорит о том, что оригинал от поставщика не получен).

Номер и дата: номер и дата первичного документа.

Наименование: произвольное поле, которое позволит кратко описать документ.

Период: период, к которому относится документ (месяц, квартал, год). Рекомендуем создавать периоды именно в таком варианте.

Рис 5.png

Реквизиты: "Передан в оплату", "Оплачен", "Передан в архив" имеют две позиции «да» и «нет», соответственно интуитивно понятно, что, к примеру, счет передан в оплату и оплачен, но не передан в архив. Дата будет заполнена автоматически, текущей датой при изменении реквизита.

Рис 6.png

В форме списка «Первичные документы» можно будет контролировать состояние данного документа. Передан ли в оплату? Оплачен? 

Рис 7.png

Вкладка «Связанные объекты» позволяется установить связь между первичным документом и объектом информационной базы, например, договор или заказ поставщику и т.д. Другими словами, первичный документ будет связан с основным договором и заказом поставщику (как показано на скриншоте). Заполнение «Связанные объекты» не является обязательным, но рекомендуемо, так как облегчит мониторинг ситуации по первичному документу.

Рис 8.png

В подсистеме «Первичные документы», можно создавать документы автоматически. Например, имеется договор с поставщиком, в котором оплата производится с некой периодичностью. 

Рис 9.png

Указав «Периодичность первичных документов», появляется флажок «Автосоздание». Этот флажок позволит в начале каждого периода, регламентным заданием создавать первичные документы, согласно указанным шаблонам.

Рис 10.png

Первичные документы, также можно выводить с помощью отчета «Список первичных документов». Настроив, вывод по определенным отборам наглядно сможем проконтролировать, например, наличие оригинала.

Рис 11.png

Рис 12.png 


 Проверка закупки: заказано/оплачено/доставлено | Описание курса | База знаний