У ваших конкурентов давно есть механизмы согласования заявок, когда у заявки можно поставить признак "требует согласование", выбрать согласующего или комитет для согласования и отправить письма для согласования, к которых есть ссылки для принятия решения - согласовать или отклонить. Ссылки эти - примерно как у вас уже сделана оценка по почте.
Согласовывать должен сотрудник клиента, по которому пришла заявка, а не сотрудник ИТ-отдела. Поэтому согласование по почте или через ЛК или по мобильному приложению, чтобы не требовались лицензии на доступ этих людей через тонкий клиент.
В принципе, если сделат ьспециальное правило событий, зацепленное за нужные реквизиты, то реализация механизма не должна стать сложной.
Прошу реализовать, сильно не хватает!