Учет расходных материалов для оргтехники

В мире информационного развития трудно даже представить предприятие, где нет оргтехники или автоматизированного оборудования для организации рабочего процесса. Вряд-ли сейчас можно наткнуться на фирму, в которой до сих пор царит средневековье, и сотрудники сдают отчетность, написанную пером на папирусе. Естественно это в прошлом, ведь сегодня автоматизация стоит на вершине развития бизнеса и отраслевого предпринимательства. В связи с этим у компаний в обязательном порядке в наличии располагается различная оргтехника, которая в свою очередь требует должного обслуживания и своевременную замену расходного материала. При этом первое и второе должно поддаваться учету. Плавно подходя к теме сегодняшней публикации, отмечу, что разговор сегодня будем вести о ведении учета картриджей и прочих расходников печатно-копировальной оргтехники в конфигурации «Управление IT-отделом 8».

Позиция картриджа в бухгалтерском учете

Картридж – это некий сменный блок печатно-копировального оборудования в состав, которого входят узлы проявки и детали, находящиеся в защищенном корпусе. Картриджи заправлены специальным веществом для осуществления печати, это могут быть чернила (используются струйным принтером) или тонер (вещество для лазерного принтера). Виды картриджей подразделяются на огромное количество. Отличия заключаются и в стоимости, и в типах картриджей (цветной\черно-белый), однако это все является расходными материалами, которые используются для работоспособности оборудования. Следовательно, картридж и составляющие в бухучете проводятся расходными позициями или по-другому запасами (запасными частями). Из этого складывается некая схема, которая отражает цепочку расходников, выглядит эта схема следующим образом: 
Схема запасных материалов

Эта цепочка демонстрирует иерархию углубленного учета, то есть для МФУ картридж является запасной частью, а для картриджа тонер будет выступать в роли запасной составляющей. Отмечу, данная взаимосвязь больше продемонстрирована для понимания методики учета расходных материалов в нашей конфигурации, нежели в бухучете. Для бухгалтерии картридж и составляющие картриджа являются запасами, это определили ранее. Разобрав кусочек теоретической части бухгалтерского учета, пойдем дальше и рассмотрим практическую составляющую публикации.

Учет тонера и прочих комплектующих картриджа

Перед началом учета, должны произвести некоторые настройки в конфигурации, которые позволят правильно организовать учет. Запускаем программу и переходим в раздел «Номенклатура и склад». В этом разделе необходимо открыть справочник «Виды номенклатуры» для того, чтобы создать новый вид номенклатуры тонера. В форме создания нового вида тонера для картриджей заполняем наименование, а также указываем тип «расходный материал». Этот тип позволит точнее приблизить учет тонера в конфигурации «Управление IT-отделом 8» к бухгалтерскому учету. В принципе для данного вида номенклатуры больше никаких настроек производить не нужно, так как вести учет по карточкам номенклатуры тонера не нужно, записываем и закрываем форму создания. На этом этапе можно считать, что все необходимое для ведения учета тонеров картриджей готово.

Создание вида номенклатуры

После того, как новый вид номенклатуры создан, можно перейти к созданию номенклатуры тонера. В этом же разделе откроем справочник «Список номенклатуры» и нажмем кнопку «Создать». Из необходимых реквизитов укажем наименование, вид номенклатуры, который только что создали. Так как тонер измеряется в граммах, нужно создать новую единицу измерения. Для этого тут же в форме создания новой номенклатуры на закладке «основные параметры» откроем список единиц измерения и нажмем создать, чтобы добавить единицу граммы. После этого запишем и закроем форму создания новой номенклатуры. Теперь оприходуем тонер на определенное место хранение с помощью документа «Поступление». В разделе «Номенклатура и склад» создадим новое поступление. Предположим, что тонер был в наличии, в связи с этим в поступлении укажем реквизит «Вид» - «Ввод остатков».  Далее устанавливаем место хранение, куда будем оприходовать номенклатуру, например, склад. В табличную часть документа с помощью кнопки «Добавить» укажем тонер картриджа. Один бутыль подобного тонера содержит в себе 1000 грамм, а стоит 1255 рублей, отражаем данные значения в табличной части. В результате заполненный документ «Поступление» выглядит следующим образом:

Ввод остатков

После того как оприходовали тонер, продемонстрируем отражение фактического использования тонера для заправки картриджа. Представим, что была произведена заправка одного из картриджей в бухгалтерии без задействования сторонних контрагентов. То есть, картридж был обслужен на месте сотрудником ИТ-отдела. Чтобы отразить данные манипуляции, перейдем в раздел «Ремонт и обслуживание» и создадим документ «Начало обслуживания».  В шапке документа указываем места хранения, откуда берем картридж, а также, где производим обслуживание. Добавляем статью расходов, которую можно создать прямо из данного документа. И в табличной часть указываем принтер и картридж, требующие проведения заправки тонера. Записываем и проводим документ, после чего на его основании создаем «Окончание обслуживание».

Начало обслуживания

В окончании обслуживания, необходимо на закладке «Дополнительно» обязательно указать место хранение со склада, где хранится оприходованный ранее тонер. В данном случае, это место хранения «Склад». Далее на закладке «Номенклатура» с помощью кнопки «Установить со склада» установим в необходимом количестве тонер. Как правило, для заправки одного картриджа используется 100-250 грамм тонера. Поэтому, добавляя тонер в документ, укажем используемое количество.

Окончание обслуживания

Тонер добавится в табличную часть документа и его можно перетащить в комплект картриджа с помощью drag-and-drop. Отмечу, что вид номенклатуры «Картридж» должен иметь настройку, которая позволяет добавлять комплектующие. Эту настройку можно включить, активировав чек-бокс «Может иметь комплектующие», в настройках самого вида номенклатуры «Картридж». Таким образом получим практическое применение схемы, отраженной ранее в статье.

 Установка тонера в картридж

Записываем и проводим документ «Окончание обслуживания». После проделанных манипуляций учет внутренней заправки картриджа считаем выполненным. Для визуального подтверждения проделанного обслуживания можно перейти в раздел «Номенклатура и склад» и открыть места хранения, дабы убедиться, что тонер установлен в картридж. Также для отчетности можно использовать специальный отчет внутреннего обслуживания «Ведомость по ремонтам», который находится в разделе «Ремонт и обслуживание».  При повторной замене тонера в этом же принтере и картридже, необходимо произвести аналогичные манипуляции, за исключением установки события «Списание» в одноименной колонке табличной части документа «Окончание обслуживание» напротив заменяемого тонера. Учет замены других составляющих картриджа, таких как, например, фотобарабан отражается абсолютно аналогично. Однако, это при условии, что обслуживание осуществляется в организации без задействования поставщиков (для покупки деталей) и контрагентов, которые будут выполнять ремонтные работы.

Отражение ремонта картриджа контрагентом

Следующим шагом хочется затронуть ситуацию, когда для починки картриджа необходима новая деталь, но при этом в наличии на нашем складе ее нет. Заменяемую комплектующую картриджа нужно первым делом заказать у поставщика. Отличие данного способа ремонта заключается в том, что первым делом нужно отразить заказ новой детали, ее приход, а уже потом осуществлять ремонт. В принципе логичная цепочка действий, которая осуществляется фактически.  Сломался картридж, входе проведения диагностики была выявлена неисправность в фотобарабане, который будем заказывать. И так приступим, переходим в раздел «Ремонт и обслуживание» и создаем «Начало обслуживания». Заполняя реквизиты документа, отражаем, что обслуживание производится контрагентом. Далее создаем на основании «Заказ поставщику».

Создание заказа поставщику

В табличную часть заказа автоматически перенесется номенклатура из начала обслуживания. Так как заказ осуществляем исключительно для покупки фотобарабана, очищаем список и с помощью кнопки «Добавить» указываем заранее созданную номенклатуру необходимой детали. Записываем и проводим документ, теперь отразим оплату этого заказа. Для этого на основании заказа поставщику создаем «Учет денежных средств» с помощью, которого осуществляется фиксация доходов и расходов.

Создание учета денежных средств

После того как заказали и оплатили деталь дожидаемся ее поступления, как только это происходит создаем одноименный документ на основании заказа для оприходования фотобарабана.  Заменяющая комплектующая оприходована, теперь возвращаемся к первому документу «Начало обслуживания» и соответственно создаем на основании последний документ «Окончание обслуживания». В результате отражаем покупку и ремонт картриджа принтера контрагентом.

Плюсы и минусы учета картриджей с карточкой номенклатуры

Внимательные читатели успели заметить, что учет самого картриджа осуществляется по карточкам номенклатуры, а тонер и фотобарабан без карточек. Это сделано для того, чтобы можно было видеть историю и анализировать работоспособное состояние картриджа. На основании этой информации делаются выводы о целесообразности проведения регулярных ремонтов и не исключается, что логичнее приобрести новый картридж, чем ремонтировать старый. А фотобарабан и тонер являются конечными расходными материалами, которые используются для ремонта, поэтому учитывать с помощью карточек ненужно. Рассмотрим список положительных и отрицательных сторон подобного учета.

Плюсы:

  • Анализ истории оборудования;
  • Дополнительная информация об оборудовании;
  • Работа со статусами карточек номенклатуры;
  • Отображение бухгалтерской информации;
  • Работа с серийными и инвентарными номерами;
  • Отслеживание показателей изменения оборудования и т.д.

Минусы:

  • Нет возможности указывать количество в документах, всегда равно 1;
  • Требует более внимательного подхода при ведении учета;
  • Занимает больше времени при создании номенклатуры.

Учет без карточек номенклатуры позволяет минусы обратить в плюсы, но при этом потерять положительные составляющие учета по карточкам. Имею в виду, что в документах для номенклатуры без карточек можно указывать любое количество, при заполнении требуется меньше внимания, так как отрицательный остаток по позиции не будет выявлен. И в добавок создание подобной номенклатуры занимает меньше времени. Это небольшое отступление сделано, так скажем для общего развития понимания принципа работы в нашей конфигурации.  Далее хочется рассмотреть еще один интересный прием, который пользуется популярностью в работе.

Запасные картриджи на непредвиденные обстоятельства

Зачастую печатно-копировальная техника выходит из строя именно тогда, когда это некстати и приходится решать проблему восстановления работоспособности в кротчайшие сроки. В принципе подобную закономерность можно наблюдать со всей техникой, но к счастью это не более, чем просто случайность и о закономерности даже думать не стоит. Эникейщикам или системным администраторам это чувство знакомо, когда к примеру, у главного бухгалтера ломается картридж или закончился тонер. Тут же нужно бросать все на свете и бежать исправлять неисправность. При проведении анализа причины неисправного состояния, сотрудник ИТ приходит к выводу, что картридж необходимо ремонтировать и простой заменой тонера здесь не обойтись. Нужно заказывать новые детали, ждать поступления и только после осуществлять ремонт, а это займет один два дня, что недопустимо. В подобных случаях выходом из сложившейся ситуации будет запасной картридж, который находится в рабочем состоянии. Однако появляется следующий вопрос, каким способом быстро найти такой картридж? Сейчас рассмотрим, как конфигурация «Управление IT-отделом 8» поможет быстро закрыть вопрос. При ведении учета картриджей рекомендую воспользоваться подходом штрихкодирования. Для этого необходимо перейти в раздел «Номенклатура и склад» и открыть справочник «Шаблоны этикеток», где создать свой шаблон этикетки штрих кода. С подробной инструкцией создания шаблонов этикеток можно ознакомиться в обучающей статье. После создания шаблона этикетки переходим к генерированию и присваиванию штрих кода в карточку номенклатуры картриджа.

Генерация штрих кода

Подобные действия проделываем с каждым картриджем, который находится в наличии и оприходован в конфигурации. После распечатываем штрих коды и расклеиваем по каждому картриджу (это понадобится при инвентаризации), а также распечатываем отдельный лист (список всех штрих кодов), который позволит сканировать, не бегая по кабинетам. Что в итоге получаем? Под рукой есть отдельный список штрих кодов картриджей, отсканировав, который в специальном функционале РМК (рабочее место кладовщика) быстро можем найти расположение данного картриджа. Это в разы сокращает затраты времени на поиски свободного картриджа, который сможем использовать в качестве замены неисправному. В результате главбух за короткий срок получает исправно работающий принтер.

Поиск картриджа в РМК

Еще один полезный прием работы с картриджами при появлении непредвиденных обстоятельств, это хранение резервов. Имею в виду, что все свободные и неиспользуемые картриджи необходимо хранить в одном определенном месте. Это позволит также быстро находить подходящие запасные картриджи принтеров и не бояться высказывания «завтра война, а картриджа для бухгалтера нет». Для этого в конфигурации заводится отдельное место хранение, например, резервное хранение, куда приходуются новые или перемещаются свободные картриджи.

Резервное хранение

Заключение

Подводя итоги публикации, подытожим. Картридж и составляющие элементы, тонер, барабаны и т.д., являются запасными частями в бухгалтерском учете. В конфигурации их можно учитывать, опираясь на бухучет, но также предусматривается возможность альтернативного (углубленного) вида учета. Ремонт и обслуживание картриджей, а также замена комплектующих осуществляется при определенных обстоятельствах своим набором документов. Конфигурация позволяет использовать несколько методик учета картриджей, которые придутся по душе каждому пользователю программы. На этом статья подошла к концу, желаю удачи и успехов в работе!   


Попробовать бесплатно конфигурацию "Управление IT-отделом 8"

 19.11.2020 
 Автор:
 учет картриджей, картридж, картриджи, заправка картриджей, учет заправок картриджей, детали картриджа, запасные части, запасы, расходные материалы, расходники, бухучет, бухгалтерский учет, учет тонера, тонер картриджа, тонер, фотобарабан, фотобарабан для


Учет расходных материалов для оргтехники
Учет основных средств является важной составляющей бухгалтерского учета, однако также немаловажно учитывать... 2020-11-19T15:42:04+03:00
Учет расходных материалов для оргтехники
Учет расходных материалов для оргтехники
https://softonit.ru/articles/uit/uchet-raskhodnykh-materialov-dlya-o/

Возврат к списку