Общая информация

Политика конфиденциальности мобильного приложения "Управление IT-отделом 8"

Мобильное приложение "Управление IT-отделом 8" реализовано на мобильной версии платформы "1С:Предприятие 8.3" и предназначено для работы на мобильных устройствах под управлением операционной системы Android.
Совместимо с версией "КОРП" конфигурации "Управление IT-отделом8".

Загрузить мобильное приложение можно с Google Play и App Store.

Мобильное приложение "Управление IT-отделом 8" является готовым решением по учету инцидентов для ИТ-подразделений и компаний. Содержит полный комплекс средств для работы службы технической поддержки: программистов, системных администраторов, техников компьютерных сетей, эникейщиков и ИТ-руководителей. Позволяет организовать учет инцидентов и тикетов. Приложение может работать как самостоятельное решение для одного сотрудника, так и в связке с конфигурацией "Управление IT-отделом 8 редакция 3.1" на платформе 1С, для организации командной работы.

Позволяет автоматизировать обработку инцидентов ITIL.

Установка приложения с помощью APK файла

Иногда появляется нужда установки более старой версии APK мобильного приложения. В этой статье описывается процесс установки APK на android.

Режимы работы приложения

Мобильное приложение поддерживает два режима работы:

• автономный режим работы - в данном режиме работы программа работает как самостоятельное решение для одного пользователя, синхронизация с Центральной информационной базой (ЦИБ) не производится, вся нормативно - справочная информация (НСИ) ведется в мобильном приложении;
• основной режим работы - в данном режиме мобильное приложение является мобильным клиентом для совместной работы с настольной версией программы "Управление IT-отделом 8", мобильное приложение в автоматическом режиме, либо по запросу пользователя выполняет синхронизацию с Центральной информационной базой (ЦИБ), НСИ ведется в ЦИБ (подробнее о настройке совместной работы).

Важно! Обмен между Центральной информационной базой и мобильным приложением

Синхронизация мобильного приложения с центральной базой гарантирована ТОЛЬКО на последней версии центральной базы. Это связано с тем, что формат обмена может меняться (например, в обмен добавляются новые объекты) и если у вас будет устаревшая версия центральной базы, а мобильное обновится на последнюю версию на телефоне в автоматическом режиме, то возможно, что синхронизация не будет производится. Стоит иметь это ввиду и следить за актуальной версией центральной базы.

APK файлы мобильного приложения, таблица совместимости с центральной базой по ссылке: Перейти
Инструкция по установке APK файла: Перейти

Ограничения экранных форм.

На текущий момент экранные формы приложения адаптированы для работы приложения на смартфонах в вертикальном положении, адаптация экранных форм для горизонтального положения смартфона, а также планшетов будет добавлена со временем.

Ограничения по функционалу при использовании основного режима работы программы

Для регистрации и отправки задания в мобильное приложение пользователя, необходимо чтобы данный пользователь (или группа пользователей, в состав которой он входит) был явно указан в задании (например, в качестве "Автора", "Инициатора", "Исполнителя" или "Наблюдателя", при этом, доступ к заданию получают и руководители данных участников задания). В противном случае, задание не будет отправлено в мобильное приложение. Доступность заданий для редактирования в мобильном приложении может отличаться от доступности редактирования задания в настольной версии программы. На текущий момент, ограничение на редактирование (только просмотр) задания имеют пользователи, не имеющие роли «Полные права» и являющиеся "Наблюдателями" в задании.

Объекты доступные для редактирования в мобильном приложении (в основном режиме работы приложения):

• документ «Задание»;
• справочник «Комментарии»;
• справочник «Группы заданий»;
• справочник «Категории заданий»;
• справочник «Контактные лица»;
• справочник «Контрагенты»;
• справочник «Спринты»;
• справочник «Теги»;
• справочник «Физические лица».

Объекты доступные в режиме только просмотра в мобильном приложении (в основном режиме работы приложения):

• справочник «Виды контактной информации»;
• справочник «Группы пользователей»;
• справочник «Организации»;
• справочник «Оценки заданий»;
• справочник «Подразделения»;
• справочник «Пользователи»;
• справочник «Проекты»;
• справочник «Процессы»;
• справочник «Сервисы»;
• справочник «Сотрудники»;
• справочник «Способы создания заданий»;
• справочник «Страны мира»;
• справочник «Линии поддержки»;
• справочник «Этапы процессов».

Первый запуск приложения

Сразу после установки и запуска мобильного приложения на мобильном устройстве, пользователю будет предложено выбрать способ подключения мобильного приложения к ЦИБ:

• Прочитать QR-код с экрана компьютера - при выборе данного пункта меню пользователю необходимо будет с помощью камеры мобильного устройства прочитать заранее подготовленный в ЦИБ QR - код, содержащий настройки подключения для текущего пользователя (в приложении будет установлен основной режим работы приложения) (подробнее);
• Настроить подключение вручную - при выборе данного пункта меню пользователю необходимо будет вручную указать "Адрес публикации ЦИБ", "Логин" и "Пароль" пользователя настольной версии программы, которому разрешено использовать мобильное приложение, указать "Максимальный размер файлов" (в приложении будет установлен основной режим работы приложения)
• Автономная работа приложения - в приложении будет установлен автономный режим работы приложения.

Рабочий стол

Рабочий стол мобильного приложения отличается в зависимости от режима работы приложения.

Рабочий стол в основном режиме работы (в режиме синхронизации с ЦИБ).

На рабочем столе расположены следующие элементы:

• Новое задание - кнопка создания нового задания;
• Список заданий - кнопка открытия списка заданий;
• Изменено - кнопка открытия списка заданий с отбором по не просмотренным заданиям (новые задания, полученные из ЦИБ; задания, в которых были изменения в ЦИБ, либо добавлены комментарии).

Далее по группам расположены кнопки открытия списка заданий с предустановленным отбором:

• Мне - кнопка открытия списка новых заданий, где пользователь мобильного приложения (или группа пользователя) является Текущим исполнителем;
• От меня - кнопка открытия списка новых заданий, где пользователь мобильного приложения является Инициатором.

• Мне - кнопка открытия списка заданий, находящихся в работе, где пользователь мобильного приложения (или группа пользователя) является Текущим исполнителем;
• От меня - кнопка открытия списка заданий, находящихся в работе, где пользователь мобильного приложения является Инициатором.

• Мне - кнопка открытия списка заданий, по которым вышел срок, где пользователь мобильного приложения (или группа пользователя) является Текущим исполнителем;
• От меня - кнопка открытия списка заданий, по которым вышел срок, где пользователь мобильного приложения является Инициатором.

В разделе "Синхронизация" расположена кнопка запуска сеанса обмена с ЦИБ.

В разделе "Отчеты" расположена кнопка открытия отчета "Список заданий".

Рабочий стол в автономном режиме работы (синхронизация с ЦИБ не производится).

В данном режиме отсутствуют кнопки переходов, "Мне", "От меня", поскольку Текущим исполнителем в заданиях всегда является текущий пользователь мобильного приложения.

Меню "Функции"

С помощью меню "Функции" пользователь осуществляет переход ко всем разделам мобильного приложения. Состав данного меню отличается в зависимости от режима работы приложения.

В состав данного меню входят следующие команды:

• Начало - команда открывает "Рабочий стол" приложения;
• Поиск - команда открывает форму поиска по меню "Функций";
  
• Задания - команда открывает форму списка документа "Задание";
• Контактные лица - команда открывает форму списка справочника "Контактные лица";
• Контрагенты - команда открывает форму списка справочника "Контрагенты";
• Физические лица - команда открывает форму списка справочника "Физические лица";
• Потенциальные клиенты - команда открывает форму списка справочника "Потенциальные клиенты".
  

В группу команд "Создать" входят следующие команды:

• Задание - команда открывает форму нового документа "Задание";
• Ежедневные отчеты - команда открывает форму списка документов "Ежедневный отчет". 
• Контактное лицо - команда открывает форму нового элемента справочника "Контактные лица";
• Контрагент - команда открывает форму нового элемента справочника "Контрагенты";
• Физическое лицо - команда открывает форму нового элемента справочника "Физические лица".
• Потенциальный клиент - команда открывает форму нового элемента справочника "Потенциальные клиенты".

В группу команд "Сервис" входят следующие команды:

• Настройки - команда открывает форму настроек приложения;
• Что нового - команда открывает информационную форму о новых изменениях приложения.
  

В группу команд "Справочники" входят следующие команды:

• Виды контактной информации - команда открывает форму списка справочника "Виды контактной информации";
• Пользователи - команда открывает форму списка справочника "Пользователи" (команда доступна только в "Основном" режиме работы приложения);
• Проекты - команда открывает форму списка справочника "Проекты" (команда доступна только в "Основном" режиме работы приложения);
• Процессы - команда открывает форму списка справочника "Процессы";
• Сервисы - команда открывает форму списка справочника "Сервисы" (команда доступна только в "Основном" режиме работы приложения);
• Спринты - команда открывает форму списка справочника "Спринты" (команда доступна только в "Основном" режиме работы приложения);
• Этапы процессов - команда открывает форму списка справочника "Этапы процессов".
• Потенциальные клиенты - команда открывает форму списка справочника "Потенциальные клиенты".
  

В группу команд "Отчеты" входят следующие команды:

• Список заданий - команда открывает отчет "Список заданий".

Мобильный терминал сбора данных

Режимы работы мобильного ТСД

Функционал «Мобильный ТСД» доступен, если в базе «Управление IT-отделом 8» на компьютере включена функциональность «Использовать мобильный ТСД» Если использование функционала в базе включено, а на мобильном он так и не появился. Отключите и вновь включите функционал в базе и выполните синхронизацию. Кнопка на главном экране «Терминал сбора данных», показывает доступность функционала и позволяет перейти к нему. Приложение работает в разных режимах   «Множественный выбор» включен – сканирование штрих кодов выполняется непрерывно пока не будет выполнено «назад». Далее открывается документ с отсканированными позициями. выключен – сканирование только одного штрих кода, после этого открывается окно для ввода количества и единиц измерения. Далее открывается документ с добавленной позицией. «По местам хранения» выключен – полученный документ будет с пустым местом хранения, сканирование сразу начнет подбор номенклатуры или карточки номенклатуры с добавление в документ. включен – вначале необходимо выбрать место хранения ручным способом или отсканировав QR код места хранения *. Если место хранения выбрано, можно не выходя из режима сканирования добавлять позиции в документ (номенклатуру или карточку номенклатуры). * В «Управление IT-отделом 8» можно сформировать и распечатать QR код с информацией о месте хранения

Главный экран мобильного ТСД

Разделы для выбора в главном меню:

Список документов – позволяет открыть документы с ранее отсканированными позициями. Документы могут быть "проведенные" и "отложенные", статус указывается нажатием соответствующей кнопки при создании или редактировании документа. Документ со статусом проведенный (готовый к отправки в центральную базу). При первой же синхронизации документ будет отправлен в базу и удален с мобильного приложения. Проведенный документ нельзя дополнить новыми данными.   Документ со статусом не проведённый. Может использоваться для дальнейшего сканирования. При этом достаточно выбрать нужное место хранения и все отсканированные позиции будут добавлены в имеющийся документ с указанным местом хранения или в документ с пустым местом хранения если режим «По местам хранения» выключен.  При отсутствии подходящего документа он будет создан. Ручной выбор – открывает список номенклатуры или карточек номенклатуры для выбора нужной позиции. Ручной ввод шрихкода – если шрихкод на этикетке испорчен, но можно прочитать цифры, тогда используется ручной ввод шрихкода. Место хранения – при включенном режиме "по местам хранения", появляется раздел в основном меню где можно выбрать место хранения в ручную или нажав кнопку сканировать и отсканировать QR код места хранения.

Процесс сканирования

Описание процесса сканирования:

⇒ Предположим, что на нашем предприятии реализован учет по карточка номенклатуры. По этому будет удобней включить режимы «множественный выбор», у карточки всегда количество одна штука, и ненужно каждый раз уточнять количество после сканирования. ⇒ Также у нас ведется учет по местам хранения, соответственно включаем режим «по местам хранения». Нажимаем кнопку "сканировать" и в первую очередь сканируем QR код места хранения. Обращаем внимание на надпись в низу экрана, там должно отобразится наименования места хранения, для которого мы производим сканирование. ⇒ Не выходя из процесса сканирования, производим сканирование штрихкодов карточек номенклатуры. После сканирования каждой позиции, обращаем внимание на верхнюю часть экрана, там выводится информация найдена или нет такая позиция, а также если она уже добавлена то нас об это проинформируют. ⇒ После окончания сканирования нажимаем стрелку назад и попадем в полученный документ. Если процесс сканирования полностью закончен, нажимаем кнопку "провести" (но можем "отложить" документ чтобы его дополнить позже. Под дополнением следует понимать возможность ручного добавление новых позиций через кнопку "Добавить"). ⇒ Для попадания документа сканирования в центральную базу, переходим на первый экран мобильного приложения и синхронизируется с центральной базой. Что делать с документом полученных данных на центральной базе, читайте в статье «Инвентаризация и другие складские документы на основании Мобильного ТСД»

Список заданий

Список заданий доступен как с "Рабочего стола" приложения, так и из меню "Функции" по команде "Задания", при этом, если список заданий открыт с "Рабочего стола", то при открытии к нему может быть применен один из предустановленных фильтров.

В списке отображается следующая информация о задании:

• Номер и дата задания;
• Тема задания;
• Состояние просмотра - (только для основного режима работы), не просмотренные задания (новые либо измененные в ЦИБ) выделены жирным шрифтом;
• Текущий этап;
• Инициатор;
• Крайние даты реакции и выполнения;
• Наличие прикрепленных файлов (значок скрепки у задания);
• Наличие комментариев (значок комментария у задания).

В списке заданий доступен поиск по любому полю, отображаемому в списке, с помощью строки поиска (кнопка со значком лупы в заголовке окна списка):

В списке заданий можно быстро установить отбор по периоду:

Форма выбора периода:

Отбор по Инициатору:

Форма выбора типа данных, откуда будет указан Инициатор:

Подменю "Все действия"

Для просмотра доступных команд для списка заданий необходимо вызвать подменю "Все действия" (правый верхний угол приложения, кнопка с тремя вертикальными точками):

В данном подменю расположены следующие команды:

• Обновить - команда для обновления списка заданий;
• Установить период... - команда открывает форму выбора периода для отбора в списке заданий;
• Расширенный поиск - команда открывает форму поиска в списке заданий;
• Отменить поиск - команда отменят отбор, установленный с помощью "Расширенного поиска" в списке заданий;
• Сортировка - подменю настройки сортировки в списке заданий;
• Просмотрено - подменю с командами установки отборов по признаку Просмотрено (только для Основного режима работы приложения);
• Фильтр по статусу - подменю команд установки фильтров по статусу заданий в списке заданий;
• Список заданий - команда открывает отчет "Список заданий".

Сортировка списка заданий

Команды сортировки списка заданий доступны в соответствующем подменю "Все действия" в списке заданий:

Для списка заданий доступно два направления сортировки:

• По дате (Возр) - список заданий будет отсортирован по дате создания по возрастанию;
• По дате (Убыв) - список заданий будет отсортирован по дате создания по убыванию.

Подменю "Просмотрено"

Подменю "Просмотрено" доступно из подменю "Все действия" списка заданий (доступно только для Основного режима работы приложения):

Список команд данного подменю:

• Установить "Просмотрено" всем - команда устанавливает признак "Просмотрено" всему списку заданий (например, после первого подключения устройства к ЦИБ и первой загрузки заданий, все задания считаются приложением "Не просмотренными", и если список заданий достаточно большой, то с помощью данной команды можно установить признак "Просмотрено" сразу всему списку заданий);
• Все просмотренные - команда устанавливает отбор в списке заданий, при котором отображаются только "просмотренные" задания;
• Не просмотренные - команда устанавливает отбор в списке заданий, при котором отображаются только "не просмотренные" задания;
• Все - команда отключает отбор "Просмотрено"/"Не просмотрено".

Для установки признаков "Просмотрено" / "Не просмотрено" для отдельно взятого задания необходимо найти его в списке заданий. Далее нужно использовать жест "Сдвинуть" справа - налево, для появления контекстного меню, и выбрать соответствующий пункт меню:

Контекстное меню, которое вызывается долгим нажатием на выбранном задании, также содержит указанные команды:

Фильтр по статусу задания

Подменю "Фильтр по статусу" доступно из подменю "Все действия" формы списка заданий. Состав команд отличается в зависимости от Режима работы программы.

В состав данного подменю входят следующие команды:

• Все - команда отключает ранее установленный фильтр по статусу задания для списка заданий;
• Новые - команда устанавливает фильтр по статусу "Новые" для списка заданий;
• В работе - команда устанавливает фильтр по статусу "В работе" для списка заданий;
• Новые+В работе - команда устанавливает фильтр по статусам "Новые" и "В работе" для списка заданий;
• Выполненные - команда устанавливает фильтр по статусу "Выполненные" для списка заданий;
• Завершенные - команда устанавливает фильтр по статусу "Завершенные" для списка заданий (команда доступна только для "Основного" режима работы приложения);
• Выполненные, но не завершенные - команда устанавливает фильтр по статусу "Выполненные" для списка заданий, при этом в отбор не попадут задания со статусом "Завершенные" (команда доступна только для "Основного" режима работы приложения).

Карточка задания

При создании нового документа "Задание", либо редактировании существующего, будет открыта карточка "Задания". Состав реквизитов в документе "Задание" зависит от Режима работы, установленного в приложении.

Создать документ "Задание" можно следующими способами:

• из формы "Рабочий стол" командой "Новое задание";
• из "Списка заданий" кнопкой "Создать" (кнопка со значком "+" в заголовке формы списка);
• из меню "Функции" командой "Задание" в группе команд "Создать".

Форма имеет пять страниц, на которых расположены реквизиты документа: "Основное", "Комментарии", "Чек лист", "Выполнение", "Прочее".

Страница "Основное" содержит следующие элементы и группы элементов:

• Инициатор - инициатор задания, может быть указан из справочников "Контактные лица", "Контрагенты", "Физические лица", в случае, если установлен "Основной" режим работы приложения, то также из справочников "Подразделения", "Пользователи". Обычно совпадает с автором задания;
• Тема - строка, содержащая тему задания. В случае, если проблему можно описать коротко, например, "Не печатает принтер", возможно, что заполнение Темы будет достаточным для описания всего задания;
• Описание - строка, более подробное описание задания. Если используется "Основной" режим работы приложения, после регистрации задания в ЦИБ (присвоения номера заданию), описание становится недоступным для изменения.

Группа элементов "Процесс, этап, исполнитель". В случае "Автономного" режима работы, группа называется "Процесс, этап", поскольку "Текущим исполнителем" в задании всегда является текущий пользователь программы, а группа "Наблюдатели" отсутствуют.

Для сворачивания/разворачивания групп элементов необходимо прикоснуться к названию группы. На следующем изображении группа "Описание" свернута, группа "Процесс, этап, исполнитель" развернута.

Группа содержит следующие элементы:

• Процесс - процесс, по которому запущено задание;
• Этап - текущий этап в задании (подробнее);
• Текущий исполнитель - текущий исполнитель в задании. Реквизит доступен только для "Основного" режима работы приложения. Может быть выбран из справочников "Пользователи", "Группы пользователей" (подробнее);
• % выполнения - число, обозначающее степень завершенности работ по заданию;
• Наблюдатели - команда, открывающая список наблюдателей по заданию. Команда доступна только для "Основного" режима работы приложения. Список может быть составлен из элементов справочников "Группы пользователей", "Контактные лица". "Контрагенты", "Подразделения", "Пользователи", "Физические лица" (подробнее).

Страница "Комментарии" содержит комментарии пользователей по заданию. В случае "Основного" режима работы приложения, комментарии могут быть как обычные (видимые всем участникам задания), так и приватные (с указанием адресатов комментария и видимые только автору и адресатам комментария) (подробнее).

Страница "Чек лист" содержит список пунктов чек листа. Признак выполнения отдельного пункта в чек листе (флажок) можно устанавливать без открытия отдельной формы редактирования пункта чек листа.

Страница формы "Выполнение". Группы элементов "Организация, подразделение", "Спринт, проект, сервис", "Оценка, тип, способ создания" доступны только в "Основном" режиме работы приложения.

Страница формы "Прочее" (реквизит "Автор корректировки" доступен только в Основном режиме работы приложения).

В самом низу формы расположена группа элементов "Вложения" (подробнее).

Перевод задания на этап

Подробнее о том, что такое этапы в процессе можно посмотреть тут.

Для перевода задания на этап (изменении этапа), необходимо нажать на Текущий этап, либо кнопку с правой угловой скобкой:

Будет открыта форма перевода задания на этап:

Состав этапов в данной форме зависит от Процесса, который указан в задании. В открытой форме необходимо нажать на требуемый этап, и выбранный этап будет установлен в задании.

Выбор исполнителя

Только для Основного режима работы приложения.

"Текущий исполнитель" в задании указывает, кто сейчас работает с текущим заданием. Текущим исполнителем можно назначить как пользователя (из справочника "Пользователи"), так и группу пользователей (из справочника "Группы пользователей"). Для изменения "Текущего исполнителя" необходимо нажать на кнопку с правой угловой скобкой рядом с реквизитом:

Будет открыта форма выбора исполнителя:

Основные элементы формы выбора Исполнителя:

• кнопка "Из справочника" - при нажатии будет предложен выбор, из какого справочника требуется выбрать Исполнителя: справочников "Группы пользователей" или "Пользователи";
• кнопка "Не выбран" - Текущий исполнитель в документе будет очищен;
• список "Возможные исполнители" - данный список содержит как исполнителей на предыдущих этапах, так и возможных исполнителей, указанных для данного этапа в настройках Процесса.

После выбора Исполнителя, он будет указан в карточке задания, а данная форма будет закрыта.

При включении флажка "Эскалация" в списке останутся только пользователи с большей компетенцией в рамках линии поддержки (подробнее).

Наблюдатели

Только для Основного режима работы приложения.

Список "Наблюдатели" предназначен для для информирования указанных в нем участников задания об изменениях, сделанных в рамках текущего задания. В список могут быть включены элементы, указанные в следующих справочниках:

• Группы пользователей;
• Контактные лица;
• Контрагенты;
• Подразделения;
• Пользователи;
• Физические лица.

Для доступа к списку наблюдателей необходимо нажать на соответствующую кнопку в карточке задания:

После этого будет открыт список "Наблюдатели":

Работа с комментариями

Только для Основного режима работы приложения.

Переписка в рамках задания между участниками может происходить посредством комментариев. Комментарии могут быть как обычными, доступными к просмотру всем участникам в задании, так и приватными, доступными к просмотру только указанным участникам (адресатам) комментария.

Комментарии участников в карточке задания доступны на странице "Комментарии":

Комментарий может быть добавлен двумя способами:

• кнопкой "Ответить", расположенной под каждым комментарием, при добавлении комментария данным способом, он будет отображаться в "ветке" переписки;
• кнопкой "Добавить", расположенной под списком комментариев, при этом комментарий будет добавлен без "ветки" переписки.

При добавлении комментария, будет открыта форма комментария:

При добавления комментария есть возможность добавления фото и видео с камеры мобильного устройства, звука с микрофона мобильного устройства, а также прикрепления произвольных файлов, хранящихся в памяти устройства (подробнее).

Флажок "Приватный" необходимо использовать в случае, если требуется добавить приватный комментарий. После включения данного флажка будет отображена страница "Адресаты комментария", на которой можно добавить требуемых адресатов. Стоить отметить, что адресатами могут быть только участники текущего задания: автор, инициатор, исполнитель или наблюдатели.

В форме выбора адресата указаны, также, и роли участников задания. После выбора адресатов приватного комментария, до записи самого комментария, список адресатов можно отредактировать:

В заголовке приватного комментария перечислены все, кому он виден: