Вступление
Виталий Привет, Александр. Рад, что у тебя получилось дать небольшое интервью. У нас в гостях Белых Александр, Заместитель технического директора компании «ВИТТА ЛАБ». Мы с Александром познакомились на конференции Infostart Event 2022 в Питере, он узнал меня по бейджу с фамилией и подошел пообщаться. Пообщаться затянулось и мы потом встречались несколько раз и говорили на темы, связанные с учетом в ИТ и не только. Расскажи о компании в который ты работаешь.
Александр Да, спасибо Виталий. Конечно расскажу.
Предпосылки к автоматизации
Александр Я Заместитель технического директора компании «ВИТТА ЛАБ», которая входит в группу компаний «ВИТТА компани». Мы занимаемся оптовой и розничной торговлей медикаментов, изделий медицинского назначения, БАД и т.д.
«Витта компани» - это оптовое направление, а розница – это аптечная сеть ДИАЛОГ - 78 аптек, расположенных в Москве и в Московской области.
В компанию я пришел в октябре 2020 года и одна из первых задач, которую мне нужно было решить – автоматизация деятельности команды разработчиков 1С.
Виталий Мне показался интересным кейс, как Александр использует ежедневные отчеты, и мы с ним договорились о том, что он расскажет о своем опыте более подробно. Возможно, эта методика поможет многим нашим клиентам для того, чтобы обосновать и увеличить штат разработчиков и первой линии. Расскажи пожалуйста, как наше решение «Управление IT-отделом 8» помогло тебе как руководителю?
Александр Предпосылки установки программы были такие, что нужно было как-то автоматизировать деятельность разработчиков.
Был проведен обзор разных программ, я составил 12 критериев которые мне нужны для автоматизации работы и «Управление IT-отделом 8» КОРП лучше всего подошел к моим требованиям. Внедрение программы проходило довольно болезненно. Два программиста уволилось из-за этого.
Виталий Ничего себе начало!
Александр Да. После внедрения программы, где-то через месяц, я включил ежедневные отчеты в программе для сотрудников и попросил их каждый день в конце дня уделять 15 минут времени для того, чтобы они фиксировали работы за день. Помимо того, что у них в настройках установлен автоматический таймер и при открытии задачи, автоматически начинается вестись учет времени. На основе вот этих данных, разработчики начали каждый день заполнять ежедневные отчеты.
В принципе, заполнение ежедневных отчетов и повлекло за собой эти увольнения. Людям не понравился контроль, но ежедневные отчеты позволили мне показать руководству, что разработчики 1С не валяют дурака. Уже через три месяца я предоставил директору отчет о загрузке сотрудников. В отчете была информация по отработанному времени, по каким задачам сколько времени потратили, пул задач, который у нас был сверху еще не решенных, ориентировочная оценка временных затрат по каждой задаче, ну и соответственно, можно было составить план, когда мы сможем эти задачи решить. Если сроки решения этих задач руководство не устраивает, нужно увеличивать ресурсы. Таким образом, это был первый шаг к тому, чтобы расширить штат программистов.
В дальнейшем, сбор ежедневных отчетов, плюс параллельно разделение задач по трем типам, позволило мне обосновать руководству, что на поддержке одного человека недостаточно.
Типы задач и сложность
Виталий Расскажи пожалуйста о типах задач, которые вы используете.
Александр Как происходило разделение по типам? Я ввел три типа задач:
Первый тип. Простые задачи-инциденты, которые решают сотрудники первой линии. Это программисты-консультанты, у которых минимальные навыки программирования, которые хорошо знают нашу учетную конфигурацию УТ 11, в которой наша компания ведет основной учет.
Задачи второго типа – это задачи, которые требуют каких-то небольших доработок. Работы, направленные на улучшение существующего функционала учетной системы, увеличение быстродействия, оптимизации внутренних механизмов 1С, а так же корректировка существующего функционала или добавление чего-то нового, что не меняет текущие бизнес-процессы системы.
Т.е. это работа уже именно программистов 1С (вторая линия), которые решают вопросы, связанные уже с программированием, уже в конфигураторе или EDT.
Третий тип задач – это запросы на изменение.
Параллельно с внедрением «Управление IT-отделом 8», я написал «Регламент
внесения изменений в корпоративные информационные системы на платформе 1С». Согласовал этот регламент с руководством и довел до сведения всех сотрудников компании.
Раньше все задачи программистам, ставились по телефону или, в лучшем случае, присылали на личную почту. С момента введения в действие регламента связаться с программистом на прямую стало невозможно. Можно позвонить только на первую линию. Любые звонки на номера программистов автоматом переадресовываются на первую линию.
Анализируя ежедневные отчеты в разрезе задач по типам, я построил тепловую диаграмму, где было видно, что задачи первого типа, помимо консультантов еще решают и разработчики, и тот объем часов, который тратили программисты 1С на первую линию он был просто аховый. Этот отчет был предоставлен руководству и мне разрешили взять еще одного программиста-консультанта на первую линию. Сейчас у нас на первой линии работает два человека. Когда они загружены звонки переходят на разработчиков, но сейчас это происходит крайне редко.
На основе ежедневных отчетов, я раз в квартал подаю отчет руководству о количестве затраченного времени в разрезе задач по разным подразделениям. Т.е. на какое подразделение сколько времени разработчиков было потрачено в разрезе типов задач.
Мы видим, что бухгалтерия «съедает» довольно большой кусок задач первого и второго типа, маркетинг – задачи третьего типа и т.д. Наш финансовый директор анализирует задачи и видит какие бухгалтера сколько используют времени и на кого тратится больше всего и принимает меры: подготавливает инструкции, проводит дополнительное обучение сотрудников и т.д. В общем оптимизируем работу и других подразделений для того, чтобы они писали меньше в техподдержку.
Плюс к этому в июне мы зарегистрировали ООО «ВИТТА ЛАБ» как отдельную IT компанию, которая оказывает услуги другим юридическим лицам, входящим в группу «ВИТТА компани», каждый месяц мне нужно готовить отчет об оказанных услугах в разрезе юридических лиц группы компаний. Благодаря ежедневным отчетам у меня есть вся необходимая информация и в случае любой проверки я обосную каждую затраченную минуту.
Так же мы активно пользуемся инструментом «Канбан-доска». У нас есть процедура закрытия месяца, в рамках которой бухгалтерия выполняет определенные задачи и в случае каких-то нарушений пишет нам заявки. Финансовый директор, просматривая эти заявки своего подразделения ставит тег «закрытие месяца». Соответственно, по задачам с этими тегами формируется канбан-доска. У нас есть определенный график закрытия месяца и таким образом, мы смотрим в рамках этого графика и контролируем выполнение определенных задач для закрытия месяца. Очень удобный инструмент. Финансовый директор в восторге! До этого она все это контролировала вручную. В личном кабинете Канбан-доски, к сожалению, пока нет, поэтому пришлось докупить еще одну лицензию , и финансовый директор в десктопной версии все контролирует.
Если говорить, про личный кабинет, то это вообще «бомба». Как только мы внедрили УИТ первая проблема, которая у нас появилась – это обратная связь от пользователей. Раньше они постоянно спрашивали: «Мы вам написали задачу, а как узнать, когда вы нам ее сделаете?», «Как написать комментарий к задаче?» и т.д. Я подключил им личный кабинет, сделал рассылку, объяснил, как им пользоваться и все. Единственное, что при обновлении платформы, для меня больная тема с повторной публикацией личного кабинета.
Виталий. К сожалению, это необходимость. Платформа просит это сделать повторно.
Александр. Да, я как-то обновил платформу и забыл опубликовать повторно личный кабинет и у меня сразу шквал звонков и заявок что у нас ничего не работает. Пользователи на столько привыкли работать с личным кабинетом, что по-другому не мыслят работы со своими задачами. Каждый день, заходят, отслеживают и звонят на первую линию.
Иногда пишут мне письма, что мол Александр, задача такая и такая - у них приоритет и сроки вот такие. Для этого в программе есть удобный инструмент – планирование выполнения заданий, с его помощью меняю очередность заданий, программист заканчивает текущую задачи и берет в работу следующую из очереди.
Перспективы
Александр. Сейчас мы начали использовать в программе ежедневные стендапы, у нас они по-другому назывались –«пятнадцатиминутки», но то, что мы обсуждали, мы нигде не фиксировали. Когда я узнал, что они есть в системе, сообщил ребятам – они с удовольствием стали тоже пользоваться этим функционалом!
Да, на основе ежедневных отчетов я создал определенную мотивацию для разработчиков и теперь ежедневные отчеты – это инструмент для учета затрат и учета определенных KPI-показателей для системы мотивации разработчиков.
Помимо этого, мы сейчас уже начали использовать спринты, у нас есть план задач на месяц, которые мы помещаем в спринт, а в конце месяца проводим ретроспективу. Ребята программисты, которые работают с этими инструментами очень довольны.
В ближайшее время планируем начать использовать «покер планирование». Ну в общем, все здорово, все нравится. Большое спасибо всем ребятам, которые трудятся над улучшением и развитием этой программы и большое спасибо ребятам из техподдержки, которые помогают решать какие-то вопросы, в которых мы еще не до конца разобрались.
Спасибо большое за обновление 3.1.14.9, которое вышло 13-го числа, потому что задачи, которые были закрыты тоже обязательно нужны в личном кабинете, наши пользователи были очень расстроены, когда они пропали)).
Виталий Интересный опыт. Честно говоря, мы со своей стороны не думали, что документ «Ежедневный отчет» может быть применен таким образом. Спасибо большое Александр за интервью.
Уже сейчас, в «ВИТТА ЛАБ» использую «Управление IT-отделом 8» довольно широко. Думаю, мы еще не раз будем интересоваться у Александра как идут дела и что нового. Как они используют систему. Возможно появится какой-то дополнительный опыт, который будет полезен другим.
