Введение
В Agile есть прекрасная штука, которая называется Daily Standup, или «Ежедневный стендап». Короткая ежедневная встреча команды, во время которой каждый сотрудник делится своими достижениями, планами и затруднениями. Эти встречи позволяют держать руку на пульсе процессов и решать возникшие трудности быстро, а также не терять фокус на текущей работе. Меня зовут Виталий, я руководитель компании «Софтонит» и хочу рассказать в этой статье о том, с какими проблемами мы столкнулись при внедрении в команде стендапов (хотя, казалось бы, что в этом сложного), и о том, как мы их решили. Получилось, на мой взгляд, достаточно просто, красиво и функционально.
Начало пути
Уже более 10 лет наша команда занимается разработкой ПО для автоматизации IT-специалистов. Решение называется «Управление IT-отделом 8». Осенью 2021 года мы решили внедрить методологию Agile в свою повседневную деятельность. Часто поступаем так, что берем что-то, чего нам не хватает в работе, и автоматизируем это для себя, а потом масштабируем и предоставляем нашим клиентам функционал, который обкатали на себе и улучшили в процессе тестовой эксплуатации. Этот раз не стал исключением, и одной из первых практик Agile, которую мы решили применять, оказался ежедневный стендап — это короткая встреча, позволяющая каждому участнику поделиться результатами предыдущего дня, планами на сегодняшний день и обозначить возникающие трудности.
Первые шаги
Мы начинали проводить стендапы офлайн. Наша небольшая команда собиралась в кабинете и каждый участник отвечал на три вопроса:
- Что было сделано?
- Какие планы на сегодня?
- Есть ли препятствия?
Встречи оказались полезными, но спустя время, стало заметно, что мы что-то делаем не так. Не нравилась продолжительность этих встреч — около 30–40 минут ежедневно. Для рабочего процесса, на мой взгляд, это много. Основная причина заключалась в том, что каждый член команды вынужден был тратить время на вспоминание выполненных задач и формировать планы на предстоящий день прямо на встрече.
Самое интересное, у нас небольшой коллектив и было так долго, а как проходят стендапы в больших командах, я даже не представляю. Предполагаю, что от длительности и бестолковости таких дейликов у многих подгорает ))) Если у кого-то из читателей есть что сказать по этому поводу, напишите в комментариях про ваш опыт и нюансы. Интересно будет почитать.
Поиск решения
В какой-то момент чтобы минимизировать потери времени и повысить эффективность, мы приняли решение перейти на онлайн-встречи и разработать инструмент для ведения стендапов. Как я уже упоминал, мы ведем разработку ПО для ИТ-специалистов и решили сначала автоматизировать себя, а потом уже предложить этот функционал нашим клиентам с учетом трудностей с которыми столкнемся.
Наша цель: все должно быть просто и визуально не перегружено. Плюс, не должно тратиться много времени на дейли стендап.
Реализация
К июлю 2022 года в нашем решении «Управление IT-отделом 8» была создана подсистема Agile, включающая механизм ежедневных стендапов. Первая редакция оказалась удачной, и мы особо ничего не меняли. Простой дизайн и несложное заполнение:
Суть нововведения заключалась в следующем: перед началом каждого стендапа скрам-мастер создает встречу (или тот кто первый из команды решил это сделать), где участники записывают на виртуальных стикерах:
- Что сделали накануне («Что сделал»).
- Что планируется сделать сегодня («Что буду делать»).
- Какие проблемы возникли («Что мешает»).
Формат встреч
Но инструмент сам по себе на самом деле ничего не дает. Нужно обсудить формат, как будет проводиться, заполняться и что можно, а что нельзя. Сначала обсудим схему, как мы задумывали:
-
Выбрали время проведения — 10:00.
-
Каждый пользователь заполняет карточки в любое удобное время до 10. Это может быть вечер предыдущего дня, или с 9 до 10 перед дейли.
-
За 5 минут до начала встречи скрам-мастер создает ссылку на Zoom, чтобы участники могли подключиться заранее и обсудить отвлеченные темы
-
Далее самое главное: обсуждаются только вопросы, указанные в карточках. Забыл что-то и не указал? Значит будешь искать того, кто тебе поможет уже после дейли, или после созвона можешь попросить кого-то нужного тебе остаться.
-
Если нужен кто-то конкретный для обсуждения каких-то вопросов, но в целом команда не нужна, остаешься с ним на созвоне после дейли, либо договариваешься на какое-то время созвониться или встретиться во время проведения дейли.
Стало гораздо лучше. Дейли-митинги стали четкими, но появились свои нюансы:
-
Созвон за 5 минут обычно не создавался. Часто некогда разговаривать. Лично я, как руководитель, считаю что это нужно делать. Прийти в понедельник и обсудить как прошли выходные за эти 5 минут. Вроде бы мелочь, но такие моменты сближают членов команды, делают атмосферу приятной.
-
Иногда кого-то заносило и начиналось словоблудие. В процессе было решено, что скрам-мастер отвечает за соблюдение регламента и если кто-то вдруг решил не соблюдать правило обсуждения только того, что указано в карточках, а обсудить что-то еще, или углубиться в тему чего-то и это точно можно вынести за рамки дейли и пригласить конкретных членов команды, то скрам-мастер это контролирует.
-
На стикере надо писать по каждой задаче прогресс от 0 до 100. Это относительно новое правило, которое появилось у нас в этом году. Оказалось нужным для того, чтобы если кто-то застрял и в течении длительного времени процент не двигается, можно было этот вопрос поднять отдельно. Ну и против злоупотреблений. Если ты пишешь три дня подряд один и тот же процент (или минимальное увеличение) и нет внятного объяснения, то появляются вопросики. Это также дисциплинирует участников и повышает их ответственность за выполнение задач.
Результат изменений
Теперь о том, что стало после изменений в самом формате проведения…
Переход на новые рельсы и жесткий регламент привел к значительному снижению временных затрат. Вместо прежних длительных обсуждений, теперь встречи занимают всего 5–10 минут. Причем 10 минут — это максимум.
Почему произошло такое сокращение времени?
Причины успеха:
-
Нет необходимости запоминать. Каждый участник заранее готовит отчет, заполняя соответствующие поля в инструменте. Таким образом, не приходится тратить время на припоминание сделанного или планируемого.
-
Детальная информация доступна сразу. Во время доклада не нужно подробно рассказывать обо всех аспектах своей деятельности, поскольку остальные участники видят полную картину на экране. Достаточно озвучить лишь ключевые моменты.
-
Проблемы рассматриваются целенаправленно. Предварительно просмотрев отчеты, скрам-мастер может решить некоторые вопросы отдельно, вовлекая только заинтересованных лиц. Остальным же участникам не придется отвлекаться на обсуждение вопросов, не относящихся к ним лично.
-
Оптимальная трата времени. Часто daily meeting превращают в длительные планерки, обсуждение проблем вообще не связанных с целью таких митингов. Для многих сотрудников это пытка, когда это мероприятие скатывается в ту сторону, где твое присутствие вообще не нужно. Этот момент раздражает людей. Если время сократить и оставить только «концентрат» беседы, то это даже становится интересно.
Дополнительные преимущества
Помимо сокращения времени на встречи, мы обнаружили еще ряд положительных сторон нового подхода:
- Улучшенное планирование: Структура отчета помогает участникам четче структурировать свои рабочие дни.
- Доступность старых записей: Заполненные ранее стендапы остаются доступными для последующего изучения, позволяя повторно обратиться к полезным ресурсам, тикетам и другой важной информации.
Может показаться, что это мелочи, но на практике они оказываются очень полезными.
Дальнейшее развитие
В этом году стал инициатором добавления еще одной интересной возможности - заполнения ежедневных стендапов через Telegram-бота. Я подумал, что было бы удобно заполнять отчеты в те моменты, когда есть под рукой телефон и свободное время, или когда нет желания открывать рабочую программу.
Предложил команде эту доработку, и вместе с коллегами решили реализовать.
Поскольку стендапы традиционно проходят в начале рабочего дня, многие сотрудники сталкиваются с необходимостью спешно заполнять стикеры (и я в том числе). Едва успев прийти на работу надо открыть программу, найти нужный стендап и заполнить его своими карточками. С появлением бота этот процесс упростился: теперь любой сотрудник может внести данные заблаговременно, находясь в дороге или дома.
Как это работает на практике?
Представим ситуацию: пришли на работу, торопливо вводим данные стендапа на компьютере и рискуем забыть что-то важное. Либо делаем это в последний момент.
С ботом всё стало иначе! Заходя в метро или сидя в машине, можно легко взаимодействовать с Telegram-ботом:
Отправляем команду «стендап» своему боту.
Бот предлагает варианты действий: «Просмотреть стендап», «Создать стендап».
Допустим, выбираем вариант «Заполнить на завтра». Тогда бот последовательно запрашивает информацию:
- Что вы делали вчера? (например, «Совещание с руководителями отдела маркетинга»).
- Какие задачи планируете выполнить сегодня? (например, «Встреча с клиентом "Инвест Рус" (13:00)»).
- Есть ли препятствия? (можно пропустить, если затруднений нет).
После завершения внесения данных, ваши заметки будут сохранены в базе и отображены на самом стендапе.
И вот что получается в программе:
Таким образом, задача выполнена, и можно уверенно приступать к рабочему дню, зная, что уже всё подготовили к участию в стендапе.
Дальше напрашивается доработка, которая позволит боту напоминать о том, что надо бы заполнить дейли, если он не добавлен, скажем, в 9:50. Но тут, конечно, вопрос. Нужно ли это? И без этого оно работает отлично. Не знаю, как у остальных, но лично у меня в Telegram для 95% всех ботов / чатов отключены уведомления :) Добавлять лишнюю надоедливую штуку — такое… Кстати, для желающих есть возможность доработать Telegram-бота самостоятельно.
Вместо заключения
Конечно, ты читатель можешь сказать: «Фи, тоже мне… Кого можно удивить Telegram-ботом или стендапом в 2025-ом? Бери, да хоть в Google Docs заполняй и будет тебе счастье», и будешь абсолютно прав! Эти задачи можно решить абсолютно по разному. Однако «Управление IT-отделом 8» — это не просто инструмент для стендапов, это комплексное решение, которое включает в себя управление спринтами, задачами, правилами событий (автоматизация), ретроспективами, учет оборудования и многое другое. Наше решение разработано специально для IT-отделов и учитывает все особенности их работы. Подробнее ознакомиться с возможностями нашего решения можно на нашем сайте. Рекомендуем также запросить демо-версию, чтобы изучить все функции и возможности
P.S. Дополнительно было бы интересно узнать про опыт проведения стендапов / ретро и прочих активностей Agile в других компаниях. Это интересная тема. Всё ли мы учли или есть еще какие-то моменты, которые надо бы добавить? Давайте обсудим в комментариях.
Статья написана для блога на habr
