Как визуализировать список задач по этапам с помощью канбан доски

Канбан

Слово известное IT- специалистам, которое пришло из японского языка и обозначало доску объявлений, рекламный щит или вывеску. Канбан, о котором будем говорить, это метод  управления, не зависящий от сферы деятельности предприятия или структурного подразделения, использующего его. Применяется в: IT, HR, строительстве, закупке, производство и так далее. Цель метода усовершенствование, оптимизация и управление рабочими процессами. Эффективность Канбан доказана опытом компаний на практике. Если обратится к Википедии, то можно услышать, что это система, организующая производство и снабжение по принципу «точно в строк». Слова, которые хорошо характеризуют данный подход. Когда все задачи закрываются вовремя — это положительно сказывается на рабочем процессе. Но говорить, что методология контролирует только закрытие задач "точно в срок", это не сказать и половины. Методология Канбан дает следующее:

• Не срывать сроков;

• Гибко управлять производительностью команды исполнителей;

• Получить системное решение задач, а не хаотично закрывать задания;

• Удалить конфликты между бизнесом и исполнителями;

• Убрать «рассинхрон» между отделами;

• Исключить получение продукта плохого качества;

• Убрать потерю заданий;

• Оптимизировать работу исполнителей;

Часть задач которые решаются методологией.

История появления

Исторически метод зародился, когда мастера разных участков вывешивали свой список выполняемых задач на видном месте рядом друг с другом- на своеобразной доске объявлений. Впервые данную методику разработала и применила компания «Toyota». Громкое имя компании на слуху у многих и ассоциируется с надежностью и качественным продуктом. Благодаря этим характеристикам компания вошла в лидеры на рынке автомобилестроения и методика управления в этом играет одну из важных ролей.
Данный метод успешно применяют в интеллектуальной сфере, когда продукт труда невозможно потрогать до завершения работы.
Канбан позволяет построить прозрачно рабочий процесс. Задачи формируются в общий список, потом оттуда могут быть перемещены в список сотрудника, исполняющего ее, и удалены при выполнении.

Принципы работы

Самым простым Канбан является доска с нарисованными колонками: что нужно сделать, какие задачи выполняются каким сотрудником и какие задачи уже выполнены. Если классифицировать данные столбцы, то можно разделить как:
Колонка «Нужно сделать» пополняется задачами- стикерами на которых написано конкретное задание. Когда задание берется в работу, стикер переносится в колонку «Выполняется», а после того, как завершено в колонку «Выполнено».
Преимущество Канбан — это визуализация того, что происходит на данный момент в рабочем процессе и произвести балансировку, корректировку либо ранжирование задач между исполнителями.
Для получения хорошего эффекта от метода требуется, чтобы каждая задача была визуализирована и своевременно перемещена. Ведь необходимо вовремя оценить загруженность сотрудников и внести необходимые изменения.
Вторым важным моментом, является точное ограничение на количество выполняемых задач. Каким бы хорошим ни был сотрудник, он не может выполнить все и сразу. Необходимо определить лимит и четко его придерживаться.

Оптимизация работы с помощью Канбан

 На Канбан визуально отделяются несколько групп заданий:

• Срочные- которые имеют критическое значение, решение которых должно быть сделано оперативно и в первую очередь. Они могут, например, блокировать рабочий процесс. Такие задачи выделяются красными или ярко розовыми листом.

• Задания, которые должны выполняться к определенному сроку. Так, например нужно подать отчетность в контролирующий орган до определенного срока, нарушение которого влечет штрафные санкции.

• Стандартные, которые должны выполняться в штатном режиме. Однако, чем быстрее они выполняются, тем больше прибыли получим.

• Задания низкого приоритета. Они могут нести организационный характер и не имеют яркого экономического эффекта. Например, обустройство рабочего места более комфортными инструментами.

Визуально разделив задания таким образом, можно грамотно распределять их. Для получения эффекта от Канбан нужно учитывать следующее:

• Задания должны обязательно визуализированы. Какой бы незначительной задача не казалась, она должна быть зафиксирована. Неучтенных заданий быть не должно.

• Определить лимит для решаемых задач и соблюдать.

• Оперативно перемещать карточки. Если появилось скопление карточек- устранять.

• Сформировать регламент работы с новыми карточками и при возникновении проблем.

• Вести обратную связь с исполнителями для обсуждения эффективности работы внесения предложений для повышения оптимизации работы.

• Анализ процесса и постоянное улучшение, оптимизация. Использовать в работе новые методы для повышения эффективности.

Особое место занимает обсуждение процесса участниками: что было помехой в работе, что помогло быстрее сделать задание, что полезного следует еще применить или поменять в работе. Компаниям следует проводить ежедневные совещания внутри структурных подразделений. Они должны быть короткими и минимальны по времени. В нашей компании начали вести короткие записи, используя конфигурацию «Управление IT- отделом 8», и отвечая четко на вопросы что сделал, что буду делать с какими проблемами столкнулся, после чего совещания стали намного продуктивнее.
Так же следует использовать углубленные совещания, например раз в две недели, где подробно обсуждать и подводить итоги работы за период, определяя поставленные цели и их выполнение.

Канбан сегодня

Помогает эффективно построить работу прозрачность и доступность Канбан для других сотрудников. Замечательно, когда руководитель может визуально просмотреть работу подразделения. Предприятие похоже на живой организм- все взаимосвязано и одно без другого не может нормально функционировать. Ставить доску, расчерчивать колонки и клеить стикеры это здорово, но использовать современное программное обеспечение позволит, во-первых, упростить работу и сделать понятной для сотрудников, во-вторых, даст больше функций. Не пренебрегайте таким благом общества как технологии. Наш продукт «Управление IT- отделом 8» содержит не только Канбан доски, которые гибко настраиваются и могут быть как личными, так и для других пользователей, но и много других инструментов для ведения процесса работы. Для проведения ежедневных совещаний в программе созданы документы «Ежедневные стендапы», которые на личной практике показали  пользу. Процесс работы делится на спринты (промежутки времени, часто это  раз в две недели) в конце, которого подводятся итоги и ставятся цели на новый, набирается пул задач и оценивается их сложность, что так же позволяет вести программа.