Ошибки внедрений ПО в крупных организациях

Что это

Для начала вкратце обозначим, что такое внедрение. Это комплексное мероприятие, которое состоит из установки и настройки той или иной программы и дальнейшей подготовки пользователей для работы в этой утилите. Подобное определение относится и к другому рода нововведениям, идеям, методологиям и т.п., которые раньше не использовалось, но по итогу инновации принесут практическую пользу.

Для чего это нужно

Количество сотрудников в компаниях варьируется с 10 до 1000, тем не менее общим для этих компаний будет наличие инфраструктуры. Бизнес не будет расти и масштабироваться без улучшения и развития каждого элемента предприятия.
Автоматизация процессов приходит на помощь как неотъемлемый атрибут для достижения желаемых показателей в работе отделов и каждого сотрудника. Под автоматизацией подразумевают передачу выполнения легких, рутинных, цикличных задач специализированному ПО или использование новой методики работы.

Пример: задача оповестить сотню человек о выходе нового обновления продукта, стандартов, регламентов, приказов. Связь с каждым по телефону или отправлять сообщение вручную - время затратно. Гораздо легче уведомить через использование чат-бота, где уже будут нужные адресаты.

Часто попытки такой оптимизации работы заканчиваются плачевно. В результате остается: время, которое сотрудники провели в пустую, руководители потратили бюджет попусту, не правильное представление об инструменте, и к этому списку добавляется горький опыт попытки попробовать новое. Причина: грубые ошибки, которые допускаются при внедрении.

Цель статьи - помочь избежать преграды, которые мешают на пути к желаемому результату при попытках использовать новые программы, методологии, и т.п.

Ошибки

Ошибка 1. Попытка самостоятельного внедрения

Топ 1 в нашем списке занимает - попытка самостоятельного внедрения.
Удивляет, когда руководитель без компетенций разработчика продукта внедрения уверен, что удастся без сторонней помощи автоматизировать бизнес-процессы. В таком случае, заказчик не сомневается в количестве знаний - опыт становится гарантом результата. Такой вариант не исключается, но на практике редко встречаешь сотрудника с полными знаниями инфраструктуры предприятия и способностью интуитивно понять новый инструмент.
Ошибка 1
Пример
Программа обрабатывает почту автоматически и по содержанию тела письма назначает исполнителя. Заказчик не знает об этом, что вынуждает дополнительно назначить диспетчера для распределения заявок. Появляется дополнительная нагрузка на сотрудника и еще одно лишнее промежуточное звено в работе.

Решение
Привлечь помощь со стороны тех, кто умеет работать с программой и знает функционал программы. Таким образом карта потребностей заказчика покрывается с учетом доступных механик ПО. Так же дело будет обстоять и с методологиями - без опытных пользователей не приживутся.

Ошибка 2. Отсутствие предпроектного обследования

Следующая популярная ошибка - отсутствие предпроектного обследования.
Бездумный подход приведет к тому, что заказчик попадет мимо цели. После решения о способе внедрения, важно провести анализ организации - аудит. Понимание в каком состоянии предприятие появляется после проведения аудита, выявления сильных и слабых сторон.
Без исследования непредсказуемость результата ровняется 100%. Фронт работ формируется из: построения задач, описания желаемого результата и обозначения потребностей. Исполнитель проекта не добьется успеха без интересов заказчика - какие у него цели, также отсутствия представления о текущем состоянии бизнеса.

Пример
Компания торопится и отказывается провести обследование, потому что дорого и сроки поджимают. Результат: переход на новую программу не принес желаемого результата, т.к. опыт использования выявил некое количество критичных функциональных разрывов между текущей методологией работы фирмы и механиками программы. Полумеры или полу автоматизация привела к замедлению работы, а не ускорению.

Решение
Руководитель проекта совместно с интегратором работает над аудированием и моделированием. Функционал программы накладывается как матрица на бизнес организации, таким образом становятся видны расхождения, отклонения процессов фирмы и нового инструмента. Превентивные меры формируют список будущих доработок или дают понимание, что нужен другой продукт. Профилактика вне времени оставалась дешевле лечения и на 100% полезнее.

Ошибка 3. Нежелание тратить время и деньги

Нежелание тратить время и деньги, на сотрудников - занимает почетное третье место.
Заказчик принимает решение, что будущие пользователи программы или методологии самостоятельно разберутся в практическом применении. Без должного предварительного знания опытная эксплуатация выльется в непонимание и отсутствие представления о полном объеме механик, не правильное представление взаимосвязей и зависимостей ПО.
Время деньги
Пример
Работник делает заказ у поставщика на типовую расходную позицию по регламенту, при этом не инвентаризирует и не узнает количество остатков на складе за период. Из-за этого, компания несёт лишние траты, т.к. оперативная информация некорректна. Сотрудник не знал, что цикл учета теперь автоматизированный, а стикер с последним количеством номенклатуры потерялся.

Решение
Менеджер проекта соглашается с необходимостью обучать сотрудников, закладывает время и бюджет, формирует фокус группу, с которой в дальнейшем будет взаимодействовать интегратор. Исполнитель внедрения разрабатывает методологию учета и обучает будущих пользователей с учетом специфики бизнес-процессов заказчика.

Вывод

Покупка программы выступает началом решения вопроса масштабирования и оптимизации работы, но без закладки правильного фундамента: начальная настройка, правильное использование документации, методов - автоматизация не оправдает ожиданий. Внедрение закончится достижением результата, если команда заказчика и интегратора наладят общение и открыто будут обсуждать проблемные вопросы.
2111.i105.015.P.m005.c33.isometric house construction set.jpg
Статья представляет главные ошибки в процессе ввода нового функционала, но рассмотреть можно и другие, по сути - не столь критичные в сравнении с базовыми.

Попробуйте «Управление IT-отделом 8» бесплатно
Автоматизация работы технической поддержки, управление IT-командой, учёт оборудования и многое другое
Попробовать бесплатно
Изображение автора статьи

Специалист технической поддержки компании Софтонит

Будь вкурсе!

Сообщим о новых материалах, важных событиях и предложениях

Email заполнен не корректно
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных и получения рассылок
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных и получения рассылок
Подписка на email рассылку
Поделитесь статьей
Рекомендуем почитать
Статьи Решение проблемы "Обнаружено нарушение целостности системы 1С"

На сегодняшний день любой, пользующийся популярностью у пользователей программный продукт подвергается "пиратским" взломам и соответственно нелегальному использованию. Не исключением будут и программы от всеми известной в России фирмы 1С. Каждый разработчик старается бороться с подобным незаконным использованием своих продуктов по-разному. Так, например, разработчики 1С с 1-ого февраля 2021 года, массово запустили механизм, который определяет легальность использования программы 1С. В случае, если программа была взломана и используется незаконно конечные пользователи получают ошибку "Обнаружено нарушение целостности системы". Сегодня в публикации разберем причины появления данной ошибки, а также расскажем как решить возникшую проблему. 

Статьи Ошибка HTTP 500.0 - Internal Server Error после публикации базы 1С на веб-сервере IIS

Рассмотрим ошибку, которая может возникать при публикации информационной базы 1С на web-сервере IIS Windows.
Попытаемся ее решить. Ошибка HTTP 500.0 - Internal Server Error.

Статьи Синий экран и ошибка Windows aksfridge.sys при установке драйвера защиты HASP 1С

Не так давно мы столкнулись с проблемой, когда при установке 1С (в частности в конце, когда устанавливаются драйвера защиты HASP), появляется синий экран ошибки Windows и где указано:
Код остановки: PAGE_FAULT_IN_NONPAGET_AREA
Вызвало проблему: aksfridge.sys
Давайте разберемся как эту проблему решить.

Статьи Exсel − журнал учета обращений в службу поддержки

Любая компания, которая занимается предоставлением услуг сервисного обслуживания имеет в своем составе службу технической поддержки. А та в свою очередь выполняет важнейшую роль в обработке и учете обращений клиентов. Но зачастую для выполнения своих обязанностей сотрудники технической поддержки вынуждены пользоваться подручными средствами, такими как Excel. Это показатель неправильного подхода к построению рабочего процесса, который нужно искоренять. Поэтому сегодня постараюсь раскрыть минусы подобного подхода к работе и предложить альтернативное решение.  

Статьи 50+ бесплатных и полезных сервисов и программ для IT специалиста

Мы подготовили для Вас список бесплатных сервисов и программ на все случаи жизни

Статьи Exсel как средство учета обращений в службу поддержки

Подойдет ли Excel в работе службы поддержки как основной инструмент Service Desk?
Вопрос интересный и необычный. Мало кто задумывается о том, что можно ли вести все обращения пользователей в одном xls-файле и получить все те блага, которые нам сулит Service Desk-система.

0 / 0