Зависимости между задачами

Когда последовательность задач не имеет смысла

Представьте, что вам нужно организовать офисное пространство для нового сотрудника. В этом процессе есть несколько задач: установка компьютера, подключение к интернету, подготовка рабочего места и предоставление доступа к корпоративным системам. Каждая из этих задач важна, но они не обязательно зависят друг от друга в строгом порядке. Например, компьютер можно установить одновременно с подключением к интернету, а подготовка рабочего места может быть завершена параллельно с предоставлением доступа к корпоративным системам. В данном случае строгая последовательность выполнения задач не обязательна.

Когда задачи зависят друг от друга

Теперь представим другую ситуацию. Вам необходимо провести обновление корпоративной ИТ-инфраструктуры. В этом процессе есть несколько ключевых этапов: закупка нового оборудования, настройка сетевого оборудования, установка серверов и перенос данных. Здесь последовательность выполнения задач становится критически важной. Новое оборудование не может быть настроено до его закупки, серверы не могут быть установлены до настройки сетевого оборудования, а перенос данных невозможен до установки серверов. В этом случае каждая задача логически зависит от предыдущей.

Пример зависимых заданий с разными исполнителями

Рассмотрим другой сложный процесс, например, разработку нового программного продукта. В этом проекте задействованы разные специалисты: разработчики, тестировщики, дизайнеры и менеджеры проектов. Каждый этап работы имеет свои зависимости:

• FS (Finish-to-Start): Разработчик не может начать написание кода до завершения фазы проектирования.
• FF (Finish-to-Finish): Тестирование функционала не может быть завершено до окончания написания кода.
• SS (Start-to-Start): Анализ требований может начаться одновременно с началом проектирования.
• SF (Start-to-Finish): Подготовка документации может начаться с началом разработки и закончиться с завершением разработки. Учет всех этих зависимостей в простом списке задач или заметках может привести к хаосу и пропущенным дедлайнам.

Как это можно сделать в примитивном TODO или Exсel

Хотя полноценное управление зависимостями лучше осуществлять в специализированных инструментах (например, MS Project, Jira), можно попробовать упрощенные методы в примитивных TODO или Excel:

1. Использование цветовых кодов и меток:

• Определите цветовые коды для разных типов зависимостей:
  • Красный для критически важных зависимостей (FS - Finish-to-Start).
  • Желтый для зависимостей, которые могут быть выполнены параллельно (SS - Start-to-Start).
  • Зеленый для зависимостей, которые должны завершиться одновременно (FF - Finish-to-Finish).
  • Синий для зависимостей, где одна задача начинается при завершении другой (SF - Start-to-Finish).
• Используйте метки для обозначения ключевых этапов, например: "Этап 1: Закупка оборудования", "Этап 2: Настройка сети".

2. Пример с примитивным TODO

• Включите возможность писать в самой задаче примечания типа: "Не приступать до начала выполнения задачи №...", чтобы ход выполнения зависел от совести исполнителя.
• Например, в вашей задаче может быть запись: "Задача: Установка серверов. Примечание: Не приступать до завершения задачи 'Настройка сети'".
• В приложении для TODO-списков можно использовать метки или теги для обозначения зависимостей.
• Пример:
  • Закупка оборудования
  • Настройка сети (тег: Зависит от "Закупка оборудования")
  • Установка серверов (тег: Зависит от "Настройка сети")
  • Перенос данных (тег: Зависит от "Установка серверов")

3. Пример таблицы задач с зависимостями в Excel

    1. Создайте таблицу с задачами и зависимостями. Например:    2. Добавьте формулу для автоматического обновления статусов задач
В столбце "Статус" используйте следующую формулу для задач, которые зависят от других задач. Например, для задачи "Настройка сети":

=IF(INDEX(C:C, MATCH(B2, A:A, 0))="Выполнено", "Может начаться", "Не начата")

Эта формула ищет статус задачи, от которой зависит текущая задача, и обновляет статус на "Может начаться", если предыдущая задача выполнена.

     3. Автоматическое обновление сроков выполнения задач

Добавьте формулы для автоматического обновления сроков выполнения задач. Для автоматического обновления дат начала и окончания задач в зависимости от завершения предыдущих задач можно использовать формулы со ссылками на ячейки.

Например, для задачи "Настройка сети":

Дата начала:

=IF(INDEX(C:C, MATCH(B2, A:A, 0))="Выполнено", INDEX(E:E, MATCH(B2, A:A, 0))+1, "")

Эта формула устанавливает дату начала задачи "Настройка сети" на день после даты окончания задачи "Закупка оборудования", если она выполнена.

Дата окончания:

=IF(D2<>"", D2 + 2, "")

Эта формула устанавливает дату окончания задачи "Настройка сети" на два дня после даты начала.

   
     4. Итоговая таблица. Результат: 

Итоги

Теперь статусы задач и их сроки выполнения будут автоматически обновляться в зависимости от выполнения предыдущих задач. Это позволит вам лучше управлять зависимостями между задачами даже в примитивных инструментах, таких как Excel.

Почему учет сложных задач невозможен в обычных заметках

1. Отсутствие визуализации зависимостей:
• Обычные списки дел и заметки не предоставляют возможность визуализировать связи между задачами.
• В результате сложно увидеть, какие задачи зависят друг от друга и как изменения в одной задаче повлияют на остальные.
2. Риск пропущенных сроков:
• Вручную управлять сроками выполнения связанных задач крайне трудно.
• Высокая вероятность упустить важные дедлайны, что может привести к задержкам в проекте.
3. Проблемы с распределением ресурсов:
• Не видно, какие ресурсы и когда будут задействованы в зависимости от выполнения предыдущих задач.
• Это может привести к неэффективному использованию ресурсов и увеличению затрат.
4. Отсутствие автоматизации:
• В заметках невозможно настроить автоматические оповещения или обновления статусов задач.
• Всё приходится делать вручную, что увеличивает риск ошибок и потерь информации.
5. Сложности с изменениями в проекте:
• Если в проект вносятся изменения, трудно оперативно обновить все зависимости и сроки выполнения задач.
• Это может вызвать путаницу и дезорганизацию в команде.
6. Ограниченные возможности для командной работы:
• Простые заметки не предоставляют инструментов для совместной работы над задачами.
• Это осложняет коммуникацию и координацию внутри команды.

Таким образом, учет сложных задач с множеством зависимостей в обычных заметках или списках дел приводит к хаосу и снижению эффективности работы. Для таких целей необходимы специализированные инструменты управления проектами, которые могут учитывать все аспекты и автоматизировать многие процессы.

Как управлять зависимостью задач с помощью «Управление IT-отделом 8»

Функционал зависимости задач, встроенный в «Управление IT - отделом 8» позволяет гибко планировать и управлять задачами, устанавливая взаимозависимости между ними.
Зависимые элементы позволяют установить, что работу над одной задачей можно начинать только после завершения другой задачи. 
Зависимости — это взаимосвязи между задачами, определяющие их порядок выполнения. Командный участник, работающий над проектом, четко видит, какие задачи должны быть выполнены другими специалистами, чтобы он мог приступить к своей работе.

Основные возможности

• Создание зависимостей: можно создавать зависимости между задачами - блокировать одну задачу другой.
• Инверсия блокировки: возможность быстро изменять состояние блокировки задачи - либо задача выступает как блокер, либо как блокируемое.
• Отображение зависимостей: все зависимости отображаются на форме задачи во вкладке "Выполнение" и в окне быстрого просмотра задачи в списке задач.
• Интерактивное управление: изменение статуса и типа зависимости в реальном времени - оперативное изменение типа зависимости задач без проводок документов.

Как использовать

1. Откройте форму задачи.
2. Перейдите во вкладку "Выполнение".
3. В разделе "Зависимые задания" нажмите на кнопку "+Зависимость задания".
4. Выберите одну или несколько задач, от которых зависит текущая задача, либо задачи, которые блокирует ваша открытая задача.
   

• Зависимости отображаются по шаблону: «СтатусЗависимости (ТипЗависимости)  СсылкаНаЗадание.»
• Статусы и цвета зависимостей:
  • Красный: Задача блокирует другую задачу.
  • Оранжевый: Задача заблокирована зависимой задачей.
  • Серый: Зависимость неактивна (задача уже начата или завершена).

1. Нажмите на текущий статус зависимости.
2. Откроется окно, в котором можно изменить СтатусЗависимости и ТипЗависимости.
3. Подробное описание каждого типа зависимости доступно в окне изменения.
   
   

• Изменения в зависимости оперативно обновляются во всех связанных задачах.
• Перерисовка зависимостей происходит сразу во всех открытых формах задач и списках.

• Если у вас нет прав на доступ к задаче, зависимость будет отображаться с надписью "Нет доступа".
• Попытка изменить или удалить зависимость без прав вызовет ошибку.
  
  

• В списке задач добавлено новое поле с признаком блокировки.
• "Замочек" указывает на наличие активной блокировки.
• При выполнении условий зависимости "замочки" исчезают автоматически.