Представьте, что вам нужно организовать офисное пространство для нового сотрудника. В этом процессе есть несколько задач: установка компьютера, подключение к интернету, подготовка рабочего места и предоставление доступа к корпоративным системам. Каждая из этих задач важна, но они не обязательно зависят друг от друга в строгом порядке. Например, компьютер можно установить одновременно с подключением к интернету, а подготовка рабочего места может быть завершена параллельно с предоставлением доступа к корпоративным системам. В данном случае строгая последовательность выполнения задач не обязательна. Когда последовательность задач не имеет смысла
Теперь представим другую ситуацию. Вам необходимо провести обновление корпоративной ИТ-инфраструктуры. В этом процессе есть несколько ключевых этапов: закупка нового оборудования, настройка сетевого оборудования, установка серверов и перенос данных. Здесь последовательность выполнения задач становится критически важной. Новое оборудование не может быть настроено до его закупки, серверы не могут быть установлены до настройки сетевого оборудования, а перенос данных невозможен до установки серверов. В этом случае каждая задача логически зависит от предыдущей. Когда задачи зависят друг от друга
Рассмотрим другой сложный процесс, например, разработку нового программного продукта. В этом проекте задействованы разные специалисты: разработчики, тестировщики, дизайнеры и менеджеры проектов. Каждый этап работы имеет свои зависимости: Пример зависимых заданий с разными исполнителями
- FS (Finish-to-Start): Разработчик не может начать написание кода до завершения фазы проектирования.
- FF (Finish-to-Finish): Тестирование функционала не может быть завершено до окончания написания кода.
- SS (Start-to-Start): Анализ требований может начаться одновременно с началом проектирования.
- SF (Start-to-Finish): Подготовка документации может начаться с началом разработки и закончиться с завершением разработки. Учет всех этих зависимостей в простом списке задач или заметках может привести к хаосу и пропущенным дедлайнам.
Хотя полноценное управление зависимостями лучше осуществлять в специализированных инструментах (например, MS Project, Jira), можно попробовать упрощенные методы в примитивных TODO или Excel: Как это можно сделать в примитивном TODO или Exсel
1. Использование цветовых кодов и меток:
- Определите цветовые коды для разных типов зависимостей:
- Красный для критически важных зависимостей (FS - Finish-to-Start).
- Желтый для зависимостей, которые могут быть выполнены параллельно (SS - Start-to-Start).
- Зеленый для зависимостей, которые должны завершиться одновременно (FF - Finish-to-Finish).
- Синий для зависимостей, где одна задача начинается при завершении другой (SF - Start-to-Finish).
- Используйте метки для обозначения ключевых этапов, например: "Этап 1: Закупка оборудования", "Этап 2: Настройка сети".
2. Пример с примитивным TODO
- Включите возможность писать в самой задаче примечания типа: "Не приступать до начала выполнения задачи №...", чтобы ход выполнения зависел от совести исполнителя.
- Например, в вашей задаче может быть запись: "Задача: Установка серверов. Примечание: Не приступать до завершения задачи 'Настройка сети'".
- В приложении для TODO-списков можно использовать метки или теги для обозначения зависимостей.
- Пример:
- Закупка оборудования
- Настройка сети (тег: Зависит от "Закупка оборудования")
- Установка серверов (тег: Зависит от "Настройка сети")
- Перенос данных (тег: Зависит от "Установка серверов")
3. Пример таблицы задач с зависимостями в Excel 1. Создайте таблицу с задачами и зависимостями. Например:
![](/upload/medialibrary/939/15iafwocy1cjwy060zm5i9x6vg944r4n/content_img.png)
В столбце "Статус" используйте следующую формулу для задач, которые зависят от других задач. Например, для задачи "Настройка сети":
=IF(INDEX(C:C, MATCH(B2, A:A, 0))="Выполнено", "Может начаться", "Не начата")Эта формула ищет статус задачи, от которой зависит текущая задача, и обновляет статус на "Может начаться", если предыдущая задача выполнена.
3. Автоматическое обновление сроков выполнения задач
Добавьте формулы для автоматического обновления сроков выполнения задач. Для автоматического обновления дат начала и окончания задач в зависимости от завершения предыдущих задач можно использовать формулы со ссылками на ячейки.
Например, для задачи "Настройка сети":
Дата начала:
=IF(INDEX(C:C, MATCH(B2, A:A, 0))="Выполнено", INDEX(E:E, MATCH(B2, A:A, 0))+1, "")Эта формула устанавливает дату начала задачи "Настройка сети" на день после даты окончания задачи "Закупка оборудования", если она выполнена.
Дата окончания:
=IF(D2<>"", D2 + 2, "")Эта формула устанавливает дату окончания задачи "Настройка сети" на два дня после даты начала.
4. Итоговая таблица. Результат:
![](/upload/medialibrary/a20/jbsrtu0s7ou5mc8vy11ohaf8qnn9mknn/content_img.png)
Теперь статусы задач и их сроки выполнения будут автоматически обновляться в зависимости от выполнения предыдущих задач. Это позволит вам лучше управлять зависимостями между задачами даже в примитивных инструментах, таких как Excel.
Почему учет сложных задач невозможен в обычных заметках
- Отсутствие визуализации зависимостей:
- Обычные списки дел и заметки не предоставляют возможность визуализировать связи между задачами.
- В результате сложно увидеть, какие задачи зависят друг от друга и как изменения в одной задаче повлияют на остальные.
- Риск пропущенных сроков:
- Вручную управлять сроками выполнения связанных задач крайне трудно.
- Высокая вероятность упустить важные дедлайны, что может привести к задержкам в проекте.
- Проблемы с распределением ресурсов:
- Не видно, какие ресурсы и когда будут задействованы в зависимости от выполнения предыдущих задач.
- Это может привести к неэффективному использованию ресурсов и увеличению затрат.
- Отсутствие автоматизации:
- В заметках невозможно настроить автоматические оповещения или обновления статусов задач.
- Всё приходится делать вручную, что увеличивает риск ошибок и потерь информации.
- Сложности с изменениями в проекте:
- Если в проект вносятся изменения, трудно оперативно обновить все зависимости и сроки выполнения задач.
- Это может вызвать путаницу и дезорганизацию в команде.
- Ограниченные возможности для командной работы:
- Простые заметки не предоставляют инструментов для совместной работы над задачами.
- Это осложняет коммуникацию и координацию внутри команды.
Как управлять зависимостью задач с помощью «Управление IT-отделом 8»
Функционал зависимости задач, встроенный в «Управление IT - отделом 8» позволяет гибко планировать и управлять задачами, устанавливая взаимозависимости между ними.
Зависимые элементы позволяют установить, что работу над одной задачей можно начинать только после завершения другой задачи.
Зависимости — это взаимосвязи между задачами, определяющие их порядок выполнения. Командный участник, работающий над проектом, четко видит, какие задачи должны быть выполнены другими специалистами, чтобы он мог приступить к своей работе.
Основные возможности
- Создание зависимостей: можно создавать зависимости между задачами - блокировать одну задачу другой.
- Инверсия блокировки: возможность быстро изменять состояние блокировки задачи - либо задача выступает как блокер, либо как блокируемое.
- Отображение зависимостей: все зависимости отображаются на форме задачи во вкладке "Выполнение" и в окне быстрого просмотра задачи в списке задач.
- Интерактивное управление: изменение статуса и типа зависимости в реальном времени - оперативное изменение типа зависимости задач без проводок документов.
Как использовать
- Откройте форму задачи.
- Перейдите во вкладку "Выполнение".
- В разделе "Зависимые задания" нажмите на кнопку "+Зависимость задания".
- Выберите одну или несколько задач, от которых зависит текущая задача, либо задачи, которые блокирует ваша открытая задача.
- Зависимости отображаются по шаблону: «СтатусЗависимости (ТипЗависимости) СсылкаНаЗадание.»
- Статусы и цвета зависимостей:
- Красный: Задача блокирует другую задачу.
- Оранжевый: Задача заблокирована зависимой задачей.
- Серый: Зависимость неактивна (задача уже начата или завершена).
- Нажмите на текущий статус зависимости.
- Откроется окно, в котором можно изменить СтатусЗависимости и ТипЗависимости.
- Подробное описание каждого типа зависимости доступно в окне изменения.
- Изменения в зависимости оперативно обновляются во всех связанных задачах.
- Перерисовка зависимостей происходит сразу во всех открытых формах задач и списках.
- Если у вас нет прав на доступ к задаче, зависимость будет отображаться с надписью "Нет доступа".
- Попытка изменить или удалить зависимость без прав вызовет ошибку.