Забытая мышь у заказчика: Как я поборол хаос учета IT-имущества с помощью автоматизации

Работа системным администратором в крупной международной строительной компании – это всегда вызов. Особенно когда ваш "офис" развернут посреди поля, а ответственность за все IT-оборудование лежит на вас. Моя история – о боли, знакомой многим IT-шникам, и о найденном решении.

Проблема: Оборудование "уходит", а ответственность остается

Представьте: приезжает важный заказчик, и у него внезапно "умирает" мышь. По доброте душевной (и с разрешения руководства) я выдаю ему замену из наших запасов. Казалось бы, мелочь? А если это ноутбук? Вставал острый вопрос: Как это учесть?

Бухгалтерия лишь разводила руками: "Извините, до свидания". Их системы могли учитывать перемещения только между сотрудниками компании. Оборудование формально оставалось на мне. И если заказчик уезжал, «прихватив» мышку, отвечать за потерю – материально и морально – приходилось мне.

Я изворачивался как мог: писал бумажные расписки о передаче. Но в потоке задач (серверы, сети, пользователи) легко забыть, что у г-на Персин И.С. из компании "СтройГигант" до конца недели находится мышь, которую нужно вернуть. Даже списки в Excel и календари Windows не спасали – что-то терялось, что-то пропускалось. Бумажка-расписка благополучно тонула в ворохе других документов. 

Встреча с "Управлением IT-отделом 8"
Перейдя позже в компанию "Софтонит", я познакомился с продуктом "Управление IT-отделом 8". Изучая программу, я вспомнил свою старую проблему и у меня возник вопрос: "А смогла бы эта система решить мою прошлую проблему учета оборудования у заказчиков?" 

Решение: 
Я решил смоделировать свой больной кейс прямо в системе. И результат меня порадовал! Вот что я сделал:
1. Виртуальные склады 
• Контрагенты = Организация: Включил функционал "Складской учет клиентов". Заказчика (ту самую стороннюю организацию) внес как контрагента, указав ему тип «Учет остатков». Теперь его можно было воспринимать как условную "организацию на обслуживании".
• Виртуальный склад для заказчика: Для этого контрагента создал место хранения – его собственный "склад" в системе. И на нем поставил ответственным контактное лицо от заказчика.
• Передаем в использование: При передаче оборудования заказчику делал не выдуманную "расписку", а перемещение в системе: со моего склада на склад контрагента. 
Теперь в любой момент я мог видеть: конкретная мышь находятся не "где-то у заказчика", а на складе контрагента "СтройГигант". 
На скиншоте я для вас отметил:
(1) Склад заказчика, который я создал для контрагента «СтойГигант»;
(2) Контактное лицо от заказчика «Персин Иван Сергеевич», ему мы и передаем мышь;
(3) Информация о самой мыши (название, количество и т.п.);
(4) Ссылка на документ перемещения мыши на склад контрагента.
 
2. Но как не забыть забрать?
И здесь система тоже смогла помочь.
Опишу что я сделал:
• Определил срок возврата: При передаче оборудования всегда нужно определить срок (дата окончания командировки или примерная дата возврата). Если дата плавающая – ставим контрольную проверочную дату.
• Создал автоматическое напоминание: Используя шаблон задания с типом регламентное, я настроил автоматическое создание задачи. Задача ("Забрать оборудование у [Имя] из [Контрагент]") генерировалась в моем списке дел заранее (например, за сутки до контрольной даты).
• И как итог вернул мышку: Увидев задачу в списке своих дел, я шел забирать оборудование. После возврата, делал обратное перемещение в системе (со склада контрагента на мой склад) и закрывал задачу. 
Все зафиксировано, оборудование на месте, совесть чиста и можно спать спокойно.

Результат: Инструкция на будущее
Отработав это решение на своем опыте, я зафиксировал его. Позже, участвуя во внедрениях и обучениях клиентов "Управления IT-отделом 8", а также общаясь с коллегами из других компаний, я убедился: моя история – не уникальна. Проблема учета имущества, переданного внешним подрядчикам, заказчикам или партнерам – распространенная головная боль IT-специалистов, особенно на крупных предприятиях (да и не только).
Поэтому мы подготовили детальную пошаговую инструкцию со всеми настройками в нашей Базе Знаний по этому кейсу: Ссылка на статью в БЗ: Как учитывать оборудование, переданное сторонним организациям.

Теперь этот кейс входит в программу внедрения. Конечно я обращаю внимание своих коллег, что не все так гладко. Чтобы экономит нервы и время, сначала нужно поработать. Ввести в систему всех контрагентов и при передаче оборудования создать документ перемещения и регламентную задачу. Если этого не делать, то и эффекта не будет. Но если уделить этому время, то в будущем это снимает реальные финансовые проблемы и риск получить выговор от начальства.

Коллеги, которым я рассказал об этом кейсе при внедрении, через полгода поделились со мной цифрам из своей практики. «Раньше нам ежемесячно приходилось списывать до 15 единиц различного оборудования, которое нам не возвращали, что выливалось в десятки тысяч потерянных рублей для фирмы. Теперь списываем 1-2 штуки (можно сказать копейки) и то потому, что они приходят в негодность.». Вот такой профит!

Если вы узнали в этой истории свои собственные "мышиные бега" за заказчиками или подрядчиками – знайте, решение существует. Автоматизация учета и контроля с помощью специализированных инструментов "Управления IT-отделом 8" способна побороть хаос в учете и вовремя напомнить про каждую мышь.

Автор: Бушин Алексей, руководитель отдела внедрения и сопровождения.