Описание проблемы
Думаю в каждом IT-отделе есть сотрудник, который ежедневно выполняет проверку остатков расходных материалов, оборудования, создает заказы поставщикам в случае недостаточного количества или отсутствия той или иной номенклатуры. Давайте сегодня поговорим о возможности упрощения работы сотрудников IT-отдела.
Наиболее часто в организации заканчиваются расходные материалы, поэтому давайте рассмотрим работу на примере картриджей.
Каждый день «Вася Иванов» приходя на работу должен смотреть на складе / в отчетах / по факту и т.д., а достаточно ли этих самых картриджей у нас на данный момент? Не закончатся ли они завтра и не прилетит ли нагоняй от глав буха Марьи Ивановны за то, что бухгалтерам не чем печатать и отгрузка стоит? А это смерти подобно!
Но ежедневный просмотр и контроль это рутина, и Вася тратит на это время, которое он мог бы уделить на более важные задачи. В один «прекрасный» день, «Вася» может заболеть или просто забыть проверить остатки или сделать заказ. И если на складе нет замены, работа может остановиться. И это происходит, как назло, в самый не подходящий момент... А потом штрафы, плохое отношение со стороны руководящих сотрудников и самая крайняя мера - увольнение. Она крайняя, но и такое бывает, к сожалению. Что же делать???
Возможно ли работу по контролю остатков выполнять с минимальными трудозатратами, а еще лучше, переложить ее на кого-нибудь другого, кто был бы заинтересован в этом?В конфигурации Управление IT-отделом 8 реализована возможность благодаря которой эту работу может выполнять наш поставщик. Это его хлеб, пусть он и тратит своё время, ежедневно проверяет НАШИ остатки и делает заказы от нашего имени себе, Вам останется лишь оплатить счет, да и то не вам, а бухгалтерии. Тем самым Вы экономите свое время или время своих сотрудников.
Не стоит боятся того, что малознакомый пользователь что-то испортит или узнает, что не положено, ему это не позволит этого сделать сама программа. В программе можно настроить доступ пользователей к различным функциям, спискам и документам таким образом, чтобы не было ничего лишнего. В ней предусмотрены предопределенные наборы ролей, которые позволяют гибко настраивать права доступа. Благодаря этому, поставщик может видеть только то, что ему можно видеть. Если же поставщик недобросовестно выполняет свою работу, можно отказаться от его услуг, закрыв доступ к конфигурации и прервав работу с ним. Действительно, что нам мешает это сделать? Честно предупредить поставщика: "Хотите зарабатывать на нас? Следите и контролируйте! Будут задержки или перебои - мы откажемся от Ваших услуг...". Для поставщиков, как правило, лишних заказов не бывает. Они будут следить и понимать, что если не до следят, мы откажемся от них, а если же все таки так случилось и произошла задержка, то мы подстрахованы - это ведь не мы допустили задержки, а поставщик! На все претензии, отвечаем - виноват поставщик и мы сейчас в процессе смены обслуживающей организации и предпринимаем все возможные и не возможные меры.
Как это работает
Для внешнего поставщика, в конфигурации создается пользователь с ограниченными правами, которые позволяют просматривать только определенные места хранения (виртуальные места хранения с пустыми картриджами и заправленными картриджами) и создавать документы необходимые для заказа (заказ поставщику). Дальше внешний поставщик сам контролирует остатки на складе. Как только у нас появился не заправленный картридж, мы его перемещаем на место хранения "Пустые картриджи" к которому есть доступ у поставщика. Он видит остатки, которые меняются нами и если остаток ниже определенного количества, о котором мы договариваемся заранее, то он создает документ «Заказ поставщику», заполняет его и на его основании этого документа создает документ «Задание», которое в свою очередь проинформирует ответственного о том, что необходимо оплатить счет. После этого останется только оплатить его.
Далее, поставщик сам привозит картриджи (если мы договорились с ним об этом) и передает его на место хранения "Заправленные картриджи" и либо мы их туда приходуем, либо опять же это делает поставщик в нашей программе. Нам остается лишь время от времени это все контролировать и проверять как работает поставщик и все ли правильно отражено. Как показывает практика, если поставщик будет внимательным и добропорядочным, то все будет хорошо и у него и у Вас. Он получает клиента, вы снимаете головную боль по контролю картриджей. И да: это абсолютно для вас безопасно, поставщик видит остатки только по картриджам.
Более подробно о том как настроить пользователя в конфигурации "Управление IT-отделом 8" можно узнать здесь:
Управление доступом и ограничение видимости по организациям, подразделениям, местам хранения и контрагентам
Важным преимуществом такого подхода, является сэкономленное время, а так же появляется внештатный, заинтересованный "сотрудник". Научитесь управлять своим временем и правильно расставлять акценты в работе.
