В проектной деятельности распределение прав, ролей и обязанностей является неотъемлемой частью работы менеджера проекта. Главная задача менеджера состоит в точном составлении списка ожиданий сотрудников, которые принимают участие со старта проекта. Проектная составляющая диктует собственные критерии в состав, которых входит априори обязательное участие большого количества сотрудников. Однако, как избежать падких ситуаций, когда участники проекта стараются противодействовать друг другу в части выполнения проектных задач. Как быть, когда никто из участвующих в проекте не хочет и не берет на себя ответственность за принятие решений? По какому принципу каждый сотрудник, который задействован в проекте должен понимать границы своей деятельности и ответственности? У кого можно проконсультироваться при возникновении определенных обстоятельств при выполнении той или ной задачи? К счастью, выход есть. Использование менеджерами проектов модели матрицы RACI поможет дать ответы на эти и остальные вопросы, которые могут возникнуть в процессе работы с проектом.
RACI – это инструмент, предназначенный для скоординированного делегирования ролей, прав и обязанностей сотрудников, чтобы уйти от недопонимания и путаницы при выполнении проекта. Распространенно применяется при работе с проектами. Модель RACI представляет собой некий способ решения вопросов, касающихся функциональных задач, установки границ деятельности, принятия решений, в тех моментах, когда возникает недопонимание. Разногласия, появляющиеся в процессе работы должны выносится на совещание, где общим рассуждением будут выдвинуты конкретные решения проблемы.Такой метод работы дает менеджеру шанс принять активное участие в циклическом процессе, который определяет границы рабочего «пространства», устанавливает цели и обязанности всех сотрудников с учетом их навыков в области проектной деятельности. Таким образом приходит ясность задачи и внутри группы участников проекта. Серьезным плюсом RACI является, налаживание понимания и взаимодействия не только отдельных участников, но также внутри проектных групп. Что в свою очередь не дает повода для ослабления командного духа и командной атмосферы, как следствие не фиксируется упадок продуктивности. Поэтому скоординированное распределение прав, ролей и обязанностей участников, положительно влияет на общий результат. Следующий плюс модели заключается в невозможности дублирования одинаковых составляющих матрицы. То есть, несколько сотрудников не могут обладать одинаковым набором прав, ролей и обязанностей, это улучшает внутренний уровень взаимодействия.
Список предназначений модели RACI
- Распределение прав. Улучшает понимание рамок должностных полномочий, а также внутренний уровень коммуникабельности.
- Границы ответственности. Вносит ясность в подчинении и подотчетности каждого участника.
- Обязанности. Снимает вопросы по поводу выполнения назначенной задачи.
Советы для правильного проектирования модели
Перед тем как приступить к созданию модели, знакомимся с регламентирующей составляющей для верной расстановки обязанностей и ролей. Стоит также понимать, что гарантия успешного выполнения проекта является поощрительная часть, которая будет служить дополнительным стимулом для сотрудников. Поэтому обязательно регламентируем поощрительную часть. Нельзя забывать о том, что необходимо исключать длинную цепь взаимосвязи типа: «проверяемые – проверяющие – проверяемые», так как это ведет к усложненному процессу отчетности. Лучше упростить таким способом: Accountable (утверждающий) и Responsible (ответственное), которые располагаются максимально близко к подразделениям, отвечающим за наукоемкость и функциональность. Беря в условие тот факт, что Accountable (утверждающий) должен быть в единичном экземпляре для каждого из подразделений. Такой метод близкой коммуникации квалифицированных отделов и утверждающего сотрудника входит в состав эталонных внутригрупповых взаимоотношений. При этом Консультантов (Consultant) и Информируемых (Informed) не должно быть в большом количестве, это рекомендованный совет, но это понятие не жестко приурочено к правилам построения матрицы. Результирующим шагом является официальное утверждение установленных ролей и прав соответствующим документом. Далее для создания модели RACI необходимо ознакомиться с условными обозначениями, которые используются в матрице.
- «R» Исполнитель (Responsible) – участник проекта, который является ответственным за выполнение поставленного задания. За каждой задачей закрепляется минимум по одному исполнителю, это количество может быть больше, но никак не меньше. При участии в задании нескольких исполнителей, границы их ответственности распределяются «Утверждающим».
- «A» Утверждающий (Accountable) – участник, наделенный руководящими привилегиями, перед которыми отчитываются исполнители. В список ролей входят: принятие и отказ отчетов по выполненной работе, а также установка вето. Эти же роли справедливы для решения по внесенным предложениям. В проекте не может быть более одного утверждающего.
- «С» Консультант (Consultant) – участник на плечи, которого ложится роль консультирования и согласования решений выполнения. Имеет обратную связь в обе стороны между отделами.
- «I» Информируемый (Informed) – участник принимающий результирующую информацию о выполнении поставленной задачи, которого информируют при полном выполнении задачи. Имеет обратную связь между подразделениями в одностороннем порядке.
Процесс проектирования матрицы RACI подразделяется на следующие этапы:
-
Вводная составляющая, характеризующая получение необходимого объема информации для определения менеджером главных целей и требований к проекту.
-
Проведение анализа, создание и объединение списка обязанностей, ролей в справочник принятия решений.
-
Организация и проведение совещаний приближенных к полноценным семинарам, на которых проводилось бы согласование обязанностей и происходило распределение ролей каждого сотрудника. Окончанием подобных совещаний является составленная матрица RACI.
-
Каждая созданная матрица должна быть строго документирована и в соответствующем порядке отправлена для ознакомления сотрудникам и организациям, которые являются участниками проекта.
-
Изменения в составе коммуникации, а также редактирование или добавление новых ролей и прав обязательно должны обсуждаться на общем совещании в состав, которого входят, участвующие сотрудники и подразделения.
-
Будущие совещания проводятся исключительно для осуществления контроля, мониторинга выполнения, чтобы удостовериться в том, что участники соблюдают ранее указанные правила. А также для оказания поощрений при положительной динамике хода работы.
Создание матрицы.
Рассматривая теоретическую часть публикации, покажется, что это слишком сложно и не понятно, но это не так. Сейчас на визуальном представлении и практическом создании матрицы убедимся, что все не так трудно как кажется. Для примера возьмем обыденную повседневную ситуацию, поездка на природу. Отличный пример, который своей простотой поможет разобраться с матрицами RACI. И так, определяем главную задачу (проект) – поездка на природу. Далее обозначим список участников проекта:
- Папа;
- Мама;
- Старшая дочь;
- Младший сын;
- Собака.
После определения участников, переходим к установке списка дочерних задач, которые необходимо выполнить для достижения основной цели. Список задач, согласно примеру будет выглядеть следующим образом:
- Купить продукты;
- Приготовить закуски;
- Подготовить шашлык;
- Собрать вещи;
- Взять игрушки питомца;
- Загрузить машину.
Для построения матрицы практически все готово, осталось пройтись по списку участников и дочерних задач, и распределить роли, которые будут закреплены за каждым членом семьи. Первое задание «купить продукты», мама лучше всех знает какой именно список продуктов понадобиться, поэтому роль Accountable (A) достается именно ей. Пойдет за продуктами папа и сын, соответственно присваиваем роль Responsible (R). Сообщать, что закупка прошла успешно будем старшей дочери, ей достается роль Informed (I). Следующее задание «приготовить закуски», в качестве Accountable (A) будет выступать папа. Исполнение на себя возьмет дочь Responsible (R), а в качестве консультанта Consultant (C) будет мама. Далее по списку задач идет «подготовка шашлыка», которая заключается в мариновании. Роль утверждающего (A) возьмет мама, готовить шашлык будет сын (R), давать ценные советы будет отец (C) ну, а информировать о готовности будем дочь (I). В задании «собрать вещи» утверждающим будет папа (A), сбором займутся дочь и сын (R), сообщать о завершении сбора вещей будем маме (I). Координировать сбор игрушек питомца будет папа (A), собирать игрушки будет сын (R), мальчик будет просить совета у своей старшей сестры (C). О том, что любимые игрушки собраны проинформируем питомца «Шарика» (I). Заключительной задачей является «загрузить машину», в качестве утверждающего возьмем дочь (A) на исполнение поставим папу и сына (R), а о завершении проинформируем маму (I). В результате, выполнив каждое задание списка, семья отправится на природу, следовательно, главная задача (проект) будет выполнена. Из распределения ролей и обязанностей данного примера видно, как любые задачи могут выполняться координировано в командном духе. А еще лучше это отражается в матрице RACI, которая продемонстрирована ниже с учетом входной информации из примера.
Из созданной матрицы RACI видим, что каждый участник четко скоординирован на своих задачах, где у него имеются определенные полномочия и обязанности. Визуальное представление, также облегчает непосредственное восприятие информации. Как оказалось, все проще, чем кажется, а если для делегирования и распределения прав и обязанностей внутри проекта использовать специализированные программы, задача упрощается в разы. Наша конфигурация как раз, располагает набором необходимого функционала для работы с проектами по описанному принципу в данной публикации. Программа позволяет отображать в табличном виде ход выполнения заданий по проекту.
Функционал "Управления проектами" устанавливает участников проектной группы. Распределяет роли и ответственность внутри проекта на основании, которых будет происходить утверждение в задачах.
Доступна возможность указания полного перечня сервисов, используемых в ходе работы над основным проектом.
Используя подобный скомбинированный подход для работы с проектами, менеджер перестанет ломать голову над вопросом проектирования, делегирования и распределения внутри проекта. Подходящие кстати подручные помощники в виде матрицы RACI и специализированного ПО помогут в закрытии данных вопросов. На этом статья подошла к концу, желаю удачи и успехов в работе!
