Канбан
Слово известное IT- специалистам, которое пришло из японского языка и обозначало доску объявлений, рекламный щит или вывеску. Канбан, о котором будем говорить, это метод управления, не зависящий от сферы деятельности предприятия или структурного подразделения, использующего его. Применяется в: IT, HR, строительстве, закупке, производство и так далее. Цель метода усовершенствование, оптимизация и управление рабочими процессами. Эффективность Канбан доказана опытом компаний на практике. Если обратится к Википедии, то можно услышать, что это система, организующая производство и снабжение по принципу «точно в строк». Слова, которые хорошо характеризуют данный подход. Когда все задачи закрываются вовремя — это положительно сказывается на рабочем процессе. Но говорить, что методология контролирует только закрытие задач "точно в срок", это не сказать и половины. Методология Канбан дает следующее:- Не срывать сроков;
- Гибко управлять производительностью команды исполнителей;
- Получить системное решение задач, а не хаотично закрывать задания;
- Удалить конфликты между бизнесом и исполнителями;
- Убрать «рассинхрон» между отделами;
- Исключить получение продукта плохого качества;
- Убрать потерю заданий;
- Оптимизировать работу исполнителей;
История появления
Исторически метод зародился, когда мастера разных участков вывешивали свой список выполняемых задач на видном месте рядом друг с другом- на своеобразной доске объявлений. Впервые данную методику разработала и применила компания «Toyota». Громкое имя компании на слуху у многих и ассоциируется с надежностью и качественным продуктом. Благодаря этим характеристикам компания вошла в лидеры на рынке автомобилестроения и методика управления в этом играет одну из важных ролей.Данный метод успешно применяют в интеллектуальной сфере, когда продукт труда невозможно потрогать до завершения работы.
Канбан позволяет построить прозрачно рабочий процесс. Задачи формируются в общий список, потом оттуда могут быть перемещены в список сотрудника, исполняющего ее, и удалены при выполнении.
Принципы работы
Самым простым Канбан является доска с нарисованными колонками: что нужно сделать, какие задачи выполняются каким сотрудником и какие задачи уже выполнены. Если классифицировать данные столбцы, то можно разделить как:
1
«Нужно сделать»
2
«Выполняется»
3
«Выполнено»
Преимущество Канбан — это визуализация того, что происходит на данный момент в рабочем процессе и произвести балансировку, корректировку либо ранжирование задач между исполнителями.
Для получения хорошего эффекта от метода требуется, чтобы каждая задача была визуализирована и своевременно перемещена. Ведь необходимо вовремя оценить загруженность сотрудников и внести необходимые изменения.
Вторым важным моментом, является точное ограничение на количество выполняемых задач. Каким бы хорошим ни был сотрудник, он не может выполнить все и сразу. Необходимо определить лимит и четко его придерживаться.
Оптимизация работы с помощью Канбан
На Канбан визуально отделяются несколько групп заданий:- Срочные- которые имеют критическое значение, решение которых должно быть сделано оперативно и в первую очередь. Они могут, например, блокировать рабочий процесс. Такие задачи выделяются красными или ярко розовыми листом.
- Задания, которые должны выполняться к определенному сроку. Так, например нужно подать отчетность в контролирующий орган до определенного срока, нарушение которого влечет штрафные санкции.
- Стандартные, которые должны выполняться в штатном режиме. Однако, чем быстрее они выполняются, тем больше прибыли получим.
- Задания низкого приоритета. Они могут нести организационный характер и не имеют яркого экономического эффекта. Например, обустройство рабочего места более комфортными инструментами.
- Задания должны обязательно визуализированы. Какой бы незначительной задача не казалась, она должна быть зафиксирована. Неучтенных заданий быть не должно.
- Определить лимит для решаемых задач и соблюдать.
- Оперативно перемещать карточки. Если появилось скопление карточек- устранять.
- Сформировать регламент работы с новыми карточками и при возникновении проблем.
- Вести обратную связь с исполнителями для обсуждения эффективности работы внесения предложений для повышения оптимизации работы.
- Анализ процесса и постоянное улучшение, оптимизация. Использовать в работе новые методы для повышения эффективности.
Так же следует использовать углубленные совещания, например раз в две недели, где подробно обсуждать и подводить итоги работы за период, определяя поставленные цели и их выполнение.
