Проведение инвентаризации важная и неотъемлемая часть в жизни предприятия. Википедия определяет инвентаризацию следующим образом:
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на конкретную дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это главный способ контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Иными словами, инвентаризация — это сличение учетной информации с информацией реальной. Кроме этого инвентаризация выполняет следующие функции:
1. Контроль за условиями хранения товаров;
2. Проверка свободного места для новых поступлений;
3. Заказ недостающего товара в вовремя;
4. Выявление недостач и пересортицы по товару;
Это не полный список полезных свойств инвентаризации. Инвентаризацию могут проводить комиссии, а могут материально ответственные лица (МОЛ).
Проверяющему легко сделать ошибку, когда много номенклатуры, которая имеет схожее название, вид или маркировку, а это, в свою очередь, влечет ошибки в учете.
Автоматизированная инвентаризация
Как ускорить, упростить и защитить себя от ошибок в данном случае? Для проведения инвентаризации современные методики работы на складе предлагают использовать специальное оборудование. Для этого каждой единице товара присваивают в учетной программе и наносят штрихкод, который будет идентификатором. Сегодня существуют линейные или 2D штрих коды, разница в количестве символов, которые помещаются в штрихкод. Обычно штрих коды печатают с помощью принтеров этикеток, которые упрощают и ускоряют процесс присвоения этикеток номенклатуре. Когда штрих коды присвоены и расклеены по номенклатуре становится доступно использование сканеров штрих кода для быстрого поиска в учетной программе или же Терминалами Сбора Данных (или ТСД). Чем они отличаются друг от друга? Сканер привязан к компьютеру и сам никак не обрабатывает штрих кода, а передает их для обработки на компьютер. ТСД же автономен и принцип работы построен на обмене информацией с учетными программами. Иными словами, можно загрузить информацию о номенклатуре на терминал и дальше с ней работать. Например, считав штрихкод с товара можно получить информацию о количестве или цене. ТСД может создать документ инвентаризации и, считывая штрих коды, вести счет каждой единицы товара на складе, а после отправить результаты инвентаризации в учетную программу. Преимущества использования оборудования очевидны. Техника сама определяет по штрих коду что это за предмет, подтягивает старые учетные данные по нему, позволяя ввести коррекцию.
Давайте поговорим об оборудовании, которое помогает упростить проведение инвентаризации.
Технические средства инвентаризации
Принтер этикеток — это принтер, печатающий на специальной ленте для этикеток. Принцип печати построен на термическом нанесении информации. Бумага, используемая для этикеток, при термическом контакте меняет цвет. Минус данного нанесения-это выгорание этикеток при долгом хранении. Для того, чтобы избежать этого, используют термотрансферные принтеры этикеток, где печать покрывается еще одним защитным слоем краски, предотвращающим выгорание. К другим характеристикам относят: скорость печати, поддерживаемый размер этикеток (это некий диапазон) и ресурс.
Сканер штрихкода — устройство, которое считывает штрихкод, и передает на компьютер или другое устройство. Сканеры могут быть проводными и беспроводными. Беспроводной сканер работает на расстоянии не больше десяти метров и дальность работы сокращается при наличии препятствия в виде металлических полок, стен и других предметов. Беспроводные сканеры должны уметь, при потере связи с принимающим устройством, сохранять в себя штрих коды и после восстановления связи передать. Сканеры бывают линейными и 2d, поддерживающими QR-коды, DataMatrix и др. Скорость считывания, углы и прочее зависит от модели и технических решений производителей для конкретных моделей и смысла на этом останавливаться нет.
Теперь перейдем к Терминалам Сбора Данных. Еще недавно, были распространены устройства, работающие на операционной системе Windows (Windows mobile, Windows Phone и т.д.), но с появлением моделей на Android, ситуация изменилась: на рынке больше моделей ТСД с ОС Android. Эта операционная система более открыта для написания ПО, и разные компании сегодня предлагают решения для складской работы и обмена с учетными программами. Это влияет на разнообразие устройств, а так же цен. Ассортимент ТСД сегодня предлагает найти аппарат под конкретные задачи и потребности. Чтобы купить терминал сбора, обратите внимание на удобство экрана, корпуса, клавиатуры (если предполагается длительная работа с аппаратом учесть эти факторы важно), защищенность от внешних повреждений, время работы аккумулятора. Сегодня ТСД оснащаются модулями для обмена через wifi, Bluetooth, usb. При этом есть свобода при использовании программного обеспечения.
Это базовые средства инвентаризации, которые сокращают время и предостерегают от ошибок, связанных с человеческим фактором. На этом я с Вами прощаюсь. До новых встреч.
Предлагаем Вам ознакомиться с программой для ведения учета в IT отделах и организациях "Управление IT-отделом 8"
