Учет ремонта компьютерной техники

Описание проблемы

Компьютерная и оргтехника стала настолько обыденной, что сегодня не найти ни одну компанию, где ни использовалось бы это оборудование. В состав компьютерной техники на одно рабочее место обычно входит системный блок, монитор, клавиатура, компьютерная мышь и принтер (есть исключения). Иногда состав может быть перекомпонован или дополнен дополнительным оборудованием (модемом, сканером или МФУ и т.д.). Срок полезного использования данного оборудования составляет больше двенадцати месяцев и стоимость наверняка превышает 40 000 рублей, в связи с этим эта техника отражается на основных средствах. Встает вопрос, как отразить компьютерную технику в составе основных средств – целым обособленным объектом или отдельно. Ответ на этот вопрос дан в прошлой статье, а сейчас поговорим о другом. Так как это оборудование рассчитано на достаточно продолжительное использование, то естественно рано или поздно по нему будут произведены работы по ремонту. А также не исключена дальнейшая модернизация, которая в свое время будет просто необходима. Понятное дело, что в организациях учитывается любого вида номенклатура, в том числе ремонт и модернизация компьютерной и оргтехники. Для этого бухгалтера используют специализированный программный продукт, который помогает в ведении учета. А как быть, когда учитывать ремонт компьютерного оборудования приходится ИТ-отделу? Выход есть, это конфигурация управление «Управление IT-отделом 8», которая позволит учитывать обслуживание техники. Теперь для сотрудников ИТ задача учета ремонтных работ компьютерного оборудования не вызовет затруднений. Давайте рассмотрим поближе, чтобы в этом наглядно убедиться.

Учет услуг ремонта в конфигурации

В конфигурации за отражение ремонтов отвечает одноименная подсистема «Ремонт и обслуживание», в которой предусмотрены виды обслуживания, внутреннее и внешнее. Эти виды также подразделяются на подвиды, о которых речь пойдет чуть позже. И так процедура ремонтов подразделяется на два этапа, начало и окончание обслуживания. Первый этап начло обслуживания предназначен для того, чтобы зафиксировать перенос техники в место, где будет отремонтирована или обслужена. Перейдем в раздел «Ремонт и обслуживание», откроем документ «Начало обслуживание». В верхней части отображены следующие реквизиты:

• Состояние (в работе, выполнен, открыт, отменен) – реквизит отражает в каком состояние, на котором в текущий момент находится документ;
• Флаг «Закрыт» - отражает факт завершенных манипуляций;
• Организация – указывается наше предприятие;
• Обслуживание – ключевой реквизит, который подразделяется на следующие виды: внутреннее обслуживание (внутри организации), внутреннее обслуживание произведено сразу (произведено в организации без перемещения оборудования), обслуживание контрагентом (ремонт произведен на стороне контрагента), обслуживание контрагентом произведено сразу (произведен ремонт контрагентом без перемещения). При выборе каждого из перечисленных видов в документе открываются дополнительные реквизиты. Например, если выбрать внутреннее обслуживание подразумевающее перемещение техники, то тогда появится дополнительный реквизит «Место обслуживание»;
• Статья доходов расходов – указывается статья бюджетирования согласно, которой будут учитываться затраты на ремонт;
• Место хранения – место, где числилась на остатках техника, которая отправляется контрагенту;
• Место обслуживание – указывается место, куда перемещается оборудования для произведения ремонта;
• Контрагент – реквизит, который появляется при выборе вида обслуживания «Обслуживание контрагентом» и в нем указывается контрагент, ремонтирующий технику;
• Договор - указывается договор, заключенный с контрагентом.

Указав выше перечисленные реквизиты, с помощью кнопки «Подбор» выбираем номенклатуру, которую будет отремонтирована на стороне контрагента.  

Так как ремонт будет производится на стороне контрагента, что влечет предоставление платных услуг, необходимо вести их учет. Для этого перейдем на закладку «Дополнительно» и активируем флаг «Распределять услуги», который позволит отражать услуги, как дополнительные расходы по номенклатуре. Предварительно должна быть заведена номенклатура вида «Услуги», которая будет отражена на одноименной закладке. После добавления расходных услуг по номенклатуре последовательно нажмем кнопки «Записать» и «Провести», а далее создадим на основании «Окончание обслуживание». 

Далее на закладке «Номенклатура» с помощью кнопки «Распределить услуги» отразим потраченные расходы на ремонт, но уже новосозданном документе «Окончание обслуживания». Стоит отметить, что этот функционал разделен на следующие варианты выбора отражения распределений услуг.

• По количеству – этот способ распределяет услуги пропорционально количеству оборудования;
• По сумме – этот способ распределяет услуги между номенклатурой пропорционально сумме сумме расходных услуг;
• По карточкам (количеству) – при выборе данного способа, распределение происходит по номенклатуре, которая имеет карточку номенклатуры (ведется учет по карточкам);
• По карточкам (сумме) – при этом способе, распределение происходит по номенклатуре, которая учитывается по карточкам номенклатуры, пропорционально стоимости оборудования.

Используя механизм «Ремонт и обслуживание» подобным способом, можно вести учет расходов при ремонте компьютерного оборудования. Использование этого функционала важно для отслеживания рентабельности ремонта, которая наглядна отражена в соответствующем отчете «Дополнительные расходы». Другими словами, помогает оценивать целесообразность осуществления ремонтных работ, если ремонт не оправдывает расходы, то тогда лучше приобрести новое оборудование, нежели бесконечно ремонтировать старое. В целом полезность этой подсистемы каждый определит сам для себя, но факт остается фактом. Автоматизация рабочего процесса, включая учет расходов на ремонт и обслуживание компьютерной техники, облегчит жизнь. Удачи и успехов в работе!!!