Как правильно вести контрагентов в 1С

Есть негласные рекомендации как лучше вести контрагентов и организации в информационных базах 1С.

Вы можете заметить, что во всех конфигурациях 1С в этих справочниках есть два реквизита "Наименование" и "Полное наименование". Зачем два? Спросите вы.
Ответ:
  • реквизит "Наименование" нужен для того, что бы удобно отображать контрагента (организацию) в информационной базе при поиске, отображении в списках, при выборе реквизитов и т.д.
  • реквизит "Полное наименование" нужен для того, что бы определить как отображать при печати этого контрагента. Т.е. во всех печатных формах (Счета, Акты, Накладные и т.п.) контрагент (организация) будут отображаться так и никак иначе.
Т.е. "Наименование" то как вы будете его видеть, "Полное наименование" - то как он будет во всех распечатываемых документах. И как вы могли догадаться это разные реквизиты и наполнять их можно разной информацией. Гораздо удобней просто искать организацию "Ромашка", чем то ли ООО "Ромашка", то ли Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка".

Далее рекомендации на примерах.
Контрагент: ООО "Ромашка".
Для него в наименование лучше помещать первым словом название организации, потом запятая и организационно-правовую форму (ООО, ИП, АО).
В полном же наименовании надо писать то, как отображать в печатных документах эту организацию. Можно написать "Общество с ограниченной ответственностью Ромашка", можно "ООО "Ромашка". Таким образом:
Наименование: Ромашка, ООО
Полное наименование: ООО "Ромашка" или Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка".

Контрагент: ИП Бубликов Петр Семенович
Наименование: Бубликов, ИП
Полное наименование: ИП Бубликов П.С. или Индивидуальный предприниматель Бубликов Петр Семенович.

Теперь, когда мы будет выбирать реквизит с контрагентом, то можно сразу набирать "Бубликов" (или часть этой строки) и контрагент будет в выпадающем списке поиска. Если же будете вести не так, а наименование будет сформировано по другому, то вам нужно будет писать сначала организационно-правовую форму, а уже потом фамилию, но мы можем ведь и не знать ООО это или АО или еще что-то. А это неудобно...

Так же сам список контрагентов будет упорядочен по наименованию (обычно так по умолчанию), что позволит искать их по алфавиту, а не так, что АО вверху, потом ИП, а потом ООО.
Где-то кавычки, где-то еще что-то.

Понятно, что это лишь предложение по улучшению и не обязательно для применения, но тем не менее - так вам будет значительно легче и проще.

Ведите учет правильно и удачи Вам!

 10.05.2017 
 Автор:
 контрагенты, наименование

Системные решения для 1С
Как правильно вести контрагентов в 1С
SoftOnIT.RU
Рассмотрим как правильно именовать контрагентов в информационной базе 1С... 2017-05-10T11:23:37+03:00
Как правильно вести контрагентов в 1С
Как правильно вести контрагентов в 1С
https://softonit.ru

Возврат к списку