Немного общих сведений
Компания распределена по нескольким городам Свердловской области. У них два завода, офис продаж и даже магазин. IT-отдел обслуживает около 300 рабочих мест и десятки серверов. Работают в полностью изолированной сети, без доступа в интернет, только через собственный VPN и каналы связи между площадками. В штате 10–12 специалистов, часть работает удалённо. До внедрения решения учёты вели в Excel. Но с ростом числа площадок стало понятно: таблицы больше не подходят.
Вот такой разговор у нас получился
— До использования нашего решения, вы вели учёт в Excel?
Сергей Владимирович: Да. Но когда я пришёл на завод, сразу сказал: «Дайте мне что-то нормальное. Не хочу на ваш Excel смотреть». Через три месяца мы его бросили. Развернули базу в системе — и назад не вернулись.
— База, это "Управление IT-отделом 8"?
Сергей Владимирович: Да.
— А давайте ее будем называть по простому УИТ
Сергей Владимирович: Хорошо.
— С чего начали внедрение?
Сергей Владимирович: Со склада. Это была главная задача — навести порядок с учетом IT-оборудования. Сначала просто завели учёт всей нашей техники, потом разделили по площадкам. Сейчас у нас четыре основных склада и куча дополнительных.
— Что именно важно для вас в складском учёте?
Сергей Владимирович: Чтобы всё можно было посмотреть в одном месте: расходники, лицензии, оборудование. Чтобы можно было быстро понять, что где лежит и когда пора закупать. Ну и гибкость: техника переезжает между заводами, офисом и магазином, всё это нужно отслеживать.
— Правда, что вы даже магазин подключили на базе УИТ?
Сергей Владимирович: Было дело. Надо было срочно запустить строительный магазин. Никакой товароучётной системы под рукой не оказалось. Мы взяли то, что было - УИТ. И этого хватило, чтобы запустить магазин.
— А как у вас построена работа с бухгалтерией? Часто спрашивают про интеграцию, между УИТ и программой бухгалтерии.
Сергей Владимирович: Да нет. Мы сделали проще. Всё IT-оборудование в программе бухгалтерии числится за нами, за IT-отделом. Мы — материально-ответственные лица. А внутри системы ведём свой учёт: у кого какой компьютер, где сервер, что списать. Для бухгалтерии всё просто — им не нужно вникать в каждую мышку и монитор.
— Значит, их все устраивает?
Сергей Владимирович: Конечно. У нас нет конфликтов.
Взаимодействие с бухгалтерией: как разделить ответственность и не поссориться
— Вот вы немного рассказали о взаимодействии с бухгалтерией, но давайте поговорим об этом подробней. Как строятся ваши взаимоотношения?
Сергей Владимирович: На первый взгляд всё выглядит просто, но на самом деле у нас чётко выстроенный процесс. Мы его формализовали внутренними регламентами и приказом. Суть в разделении зон ответственности: бухгалтерия отвечает за финансовый учет, IT — за оперативный учёт и сохранность активов.
Ключевой документ — приказ по компании. Им закреплено, что вся техника, от мышек до серверных стоек, числится за IT-отделом. Мы — материально-ответственные лица. Начальник отдела подписывает все акты приёма, передачи и списания.
— А как это выглядит на практике?
Сергей Владимирович: Мы ведём весь жизненный цикл техники в УИТ. Для нас это «единая точка истины». Вот как это работает:
Поступление: Бухгалтерия получает накладные от поставщика, ставит технику на баланс и сразу оформляет акт передачи в IT-отдел. Для них на этом этапе всё закрыто.
Учёт и распределение: Мы получаем технику, заводим каждую единицу в систему: модель, серийный номер, конфигурацию, стоимость и текущее место хранения (склад, IT-сотрудник).
Выдача конечному пользователю: Сотруднику нужен ноутбук — он подаёт заявку в наш отдел. Мы выдаём технику, а в базе делаем перемещение на место хранения сотрудника и фиксируем её за пользователем. Формально оформляем акт приёма-передачи, подписанный сотрудником. Бухгалтерия в этот процесс не вовлечена.
Если сотрудник увольняется: Мы принимаем от него технику назад. В УИТ делаем обратное перемещение на IT склад. Сотруднику подписываем "бегунок" для кадровиков. И вновь бухгалтерия в этом процессе не участвует.
Списание: Когда техника устаревает или ломается, мы инициируем списание. Составляем акты о неисправности и списании, а бухгалтерии передаём служебную записку с обобщённой позицией: «Списать 5 единиц оргтехники на сумму X рублей». Все необходимые документы прилагаем.
— Значит, бухгалтерия действительно довольна?
Сергей Владимирович: Да. Мы говорим с ними на их языке — акты и суммы. Им не нужно знать, что «На сервере Supermicro 6029R, критический износ жесткого диска WD Ultrastar DC HC550 16 ТБ (SAS) и требуется его замена». Им важно, что есть акт от материально-ответственного лица, и они могут спокойно провести операцию в учёте. Так у нас просто не возникает поводов для конфликтов.
— А пользователи? Для них тут нет подводных камней?
Сергей Владимирович: Для пользователей всё еще проще. Они подают, подписанную у своего руководителя, заявку: «нужен ноутбук» или «сломалась мышь». Получают оборудование. Подписывают один акт при получении — и всё. Дальше вся бумажная часть остаётся на нашей стороне. Для них процесс быстрый и понятный, для нас и бухгалтерии — точный и контролируемый.
— И последний вопрос, возможно самый больной. Как ваши коллеги из IT отдела относятся к тому, что на них «весит» оборудование, которое где-то там стоит у энергетика, а они за него отвечают?
Сергей Владимирович: Тут всё зависит от того, как выстроен процесс. Если хаоса нет — то и «болезненности» нет. Мы изначально закрепили приказом: IT-отдел — материально-ответственное лицо. Значит, всё оборудование числится за нами. Да, часть техники физически стоит в подразделениях, но в учёте она всё равно проходит через нас.
Конечно, бывают случаи, что какое-то оборудование теряют. Но у нас есть подписанный акт передачи. И тут нам помогает руководство и бухгалтерия, которая «наказывает» не нашего сотрудника, а виновника. Да и не так часто это случается, если честно. В общем все решается положительно, и мои коллеги к такому подходу относятся вполне лояльно.
— Сергей Владимирович, спасибо вам за интересный разговор. Надеемся это не последняя наша встреча и вы нам расскажете другие интересные факты из вашей работы.
Выводы, которые мы сделали
Из общения с Сергеем Владимировичем мы вынесли несколько ключевых моментов:
- Склад — это очень важно. Если здесь порядок, IT-отделу проще справляться с остальными задачами.
- IT и бухгалтерия могут жить в мире. Достаточно разделить формальный и фактический учёт. Необходимо чётко разделить зоны ответственности: бухгалтерия ведёт финансы в своей системе, IT — оперативный учёт в УИТ. Все процессы формализованы приказами, что исключает споры. Пользователи получают оборудование по простой заявке, а вся бюрократия остаётся на стороне IT. Оборудование централизованно закреплено за IT, но при этом поддержка руководства и бухгалтерии позволяет решать спорные случаи без конфликтов.
- Гибкость системы нужна нашим клиентам. Одним и тем же инструментом можно вести завод, офис и магазин.
История Сергея — пример того, как IT-отдел без громких слов выстраивает порядок в сложной, распределённой компании.
