Описание проблемы
Большинство работающих людей сталкивались с такой проблемой, как нехватка времени на выполнение поставленных задач руководством. Одни из этого большинства продолжают работать в привычном ритме и ничего не меняют в рабочем процессе, другие пытаются что-то изменить, но для этого не всегда хватает знаний. В принципе не только в рабочем процессе случаются подобные ситуации, но и в повседневной жизни часто сталкиваемся с подобным. Например, поход в магазин, когда стараемся удержать в голове весь список покупок, которые необходимо сделать, при этом каждый пункт из списка важен и забыть никак нельзя. Но как на зло по пути к нашей цели «Купить необходимые продукты» что-то отвлекает и обязательно забываем какой-либо пункт из списка, который держали в голове, по причине «Ой, да запомню». Как следствие это влечет за собой трату времени на чесание головы и попытки вспомнить, что именно забыли приобрести. В итоге, поход в магазин занимает гораздо больше времени, чем планировалось. Но это всего лишь обыденная ситуация, на которую еще можно закрыть глаза. Однако, когда подобное случается на работе и речь не о походе в магазин, а о нерациональных затратах времени, тогда с этим стоит и нужно бороться. И так перед тем, как решить проблему нужно понять, какие составляющие факторы влияют на ее появление.
Проблема заключается в нехватке времени на выполнение работы.
Хорошо с проблемой определились, теперь попробуем открыто для себя обозначить, почему выделенного времени не хватает?
В примере с магазином приводится фактор отвлекания на вещи, не связанные с задачей, что мешает концентрироваться и выполнять свою работу. Наверно подобное чувство знакомо каждому, представим стандартную ситуацию. Весит сдача квартального отчета, но вместо того, чтобы вовремя сделать и сдать отчет, открываем одну из популярных социальных сетей и листаем смешные картинки в ленте. Парадокс заключается в том, что делаем это сознательно, зная, что до сдачи отчета еще целая неделя. Однако, при таком раскладе могут появиться непредвиденные проблемы, которые отнимут часть запасного времени, и тогда придется в экспресс-режиме выполнять задачу.
Подобная ситуация хорошо описывается в обучающем пособие Максима Дорофеева «Джедайские техники» и имеет формулировку «Нелинейная зависимость длительности от сложности». Проще говоря, задача, которую можно выполнить за пару часов сконцентрированной работы выполняется гораздо дольше, например, пару дней. Поэтому, чтобы не следовать нелинейной зависимости длительности, рассмотрим настройку программы MS Outlook для выполнения продуктивной работы, используя технику пустого инбокса. Почему именно Outlook? Ответ очевиден, эта программа очень популярна в офисной среде, а также имеет полезный функционал, не используемый пользователями, или используемый, но неправильно. Определились с рабочим программным продуктом, теперь разжуем, что из себя представляет техника пустого инбокса? Все очень просто. Представьте пример, мысленно в голове ежедневно складываем в так называемую коробку задачи, которые получили от руководства, имеющие в свою очередь определенный срок выполнения и пытаемся не забыть, что и когда должны выполнить. Естественно рано или поздно будут потеряны в памяти определенные нюансы задания, да и в принципе, держа в голове лишнее, труднее выполнять работу. В связи с этим, этот пример описывает неправильный, но к сожалению, часто встречающийся подход. Данная техника ориентирована на полную разгрузку нашего мышления с целью сохранения мыслетоплива для направления этих ресурсов в решение задачи. И основным инструментом для этого послужит правильно настроенный Outlook, который будет той самой коробкой входящих задач.
Настройка MS Outlook
Первое, что необходимо сделать, это отключить всплывающие уведомления о новых входящих письмах, так как это один из отвлекающих факторов нашего мышления. Тем более, когда входящие письма сыплются большими стопками и половина из них имеют сомнительное содержание вида: «Привет, у Вас работает принтер?». Это входящее, которое по большому счету не требует пристального внимания на текущий момент. Поэтому, обязательно отключаем уведомления. Для этого в верхнем меню программы нажмем «Файл»-«Параметры». В открывшемся окне, выбираем раздел «Почта» и в подразделе «Получения сообщения» отключаем все активированные флажки.
Быстрые действия
Следующий шаг в настройке, это создание быстрых действий, которые будем использовать в момент так называемой очистке инбокса. Быстрые действия нужны для того, чтобы сэкономить, временя на разборе входящей почты. То есть выделяем определенный временной промежуток, когда можно очистить(просмотреть) входящие, а после все остальное время посвящаем выполнению поступивших задач. Согласно рекомендациям джедайских техник необходимо в обязательном порядке создать, как минимум три подобных действия. По желанию, к этому списку можно добавить еще действия, которые считаете необходимыми. В верхнем меню в разделе «Быстрые действия» нажимаем кнопку «Управление быстрыми действиями». Далее, в появившемся окне раскрываем список кнопки «Создать» и выбираем пункт «Настраиваемое». Перед нами откроется еще одно окно, в котором необходимо настроить параметры нового быстрого действия. В поле «Имя» вводите название, например, чек-лист, после переходим к настройке конкретных действий. Первым установим письму пометку «Прочтено», далее переместим письмо в нужную папку, чтобы очистить «Входящие» и последний параметр действия — это создание задачи с вложением на основании письма. Это весь список команд, которые будет выполнять данное быстрое действие. Для удобства пользования действием, установим сочетание клавиш, к примеру «Ctrl+Shift+1».
Теперь перейдем к созданию второго быстрого действия. Помните ранее говорили о списке сообщений, которые не требуют незамедлительной реакции на них? Другими словами, сообщения, не требующие от нас никаких действий кроме, как взглянуть краем глаза в свободное время. Для подобных входящих и будет создано второе быстрое действие. Назовем действие, например, в корзину. Далее пометим письмо, как прочтенное и последней командой переместим в одноименную папку. Сочетание клавиш, установим «Ctrl+Shift+2». На этом создание второго быстрого действия заканчивается.
Последним быстрым действием из списка обязательных будет действие, которое позволит уточнить не воспринятую информацию во входящем письме. Это позволит лишний раз не напрягать мышление и не затрачивать мыслетопливо на разбор формулировки задания. Пришло письмо с потенциальной задачей, но содержимое письма не формирует конкретную постановку, то есть попросту не понятно, что требуется. В этом случае будет работать третье быстрое действие. Назовем его «Уточнить», первой командой пометим входящее статусом «Прочтено», второй командой переместим в соответствующую папку. Последняя команда произведет отправку подготовленного шаблона ответа. Выбираем команду «Ответить» и разворачиваем параметры, в которых устанавливаем следующие тонки настройки. В поле «Текс» укажем сообщение, например, «Добрый день! К сожалению, мне не понятно, что именно от меня требуется сделать, пожалуйста уточните. Спасибо.» и незабываем активировать флаг «Автоматически отправлять после 1 минуты задержки», чтобы письмо отправлялось автоматически. Что касается заполнения реквизитов: тема, отметка, важность, то тут их стоит заполнять пожеланию. Сочетания клавиш установим «Ctrl+Shift+3».
На практике, использование этих трех быстрых действий на порядок ускорят ежедневную чистку инбокса. Единственный момент, который стоит учесть при использовании техники пустого инбокса, это правильная формулировка заданий, созданных первым быстрым действием «Чек-лист». В идеальном видении необходимо формулировать постановку задачи таким образом, чтобы оно полностью отвечала на вопрос «Что сделать?». Это нужно для того, чтобы не тратить время на понимание условия, а сразу приступить к решению. Вот таким незатейливым способом настраивается MS Outlook для работы с использованием техники пустого инбокса. Следуя подобным рекомендациям, можно ощутимо наладить свой рабочий процесс и повысить личную производительность. На этом закончим, изучайте, что-то новое и изменяйте свою жизнь в лучшую сторону. Удачи и успехов!!!
