Сообщения по отработанным задачам

Ситуация заключается в следующем:
Общение с пользователями только через письма(формирование задач и их отработка).

1. Задача выполнена и пользователь с этим согласен, но вдогонку послал еще сообщение с комментариями(пожеланиями). Это сообщение отразилось в системе, но ни я как исполнитель о нем не узнал, ни заказчик(который послал сообщение) не узнал что я не получил информации. По этому два варианта (предложения этой проблемы) :
   

• Если задача закрыта (выполнена) и на нее приходит письмо, то авто формируется ответ типа"Данная задача закрыта(выполнена) сообщения не оставляются, если хотите возобновить нажмите гипер...и т.д"
  

• Если задача закрыта (выполнена) и на нее приходит письмо, то сообщение все равно записывается и идет оповещение до времени(дата завершения+дней(из настроек системы))
  

2. При завершении задачи в письме с оценками появилась гиперссылка "отчет по работе", где по запросу(нажатию) инициатора придет письмо с текстом или вложением по переписке и срокам задачи.