Зачем вообще нужны карточки номенклатуры?

Нам часто задают один и тот же вопрос:

Зачем придумали эту систему с карточками номенклатуры?
Есть вполне привычный для 1С:Бухгалтерии механизм оприходования позиций номенклатуры в нужных количествах, а потом уже создать типа основные средства через отдельный документ ввода в эксплуатацию.
То есть, вести два справочника - номенклатуры и ОС(техники в эксплуатации).
Но этот вариант тоже может показаться кому-то неудобным. Особенно когда в поступлениях по немного (1-5) штук и проще сразу создать в документе поступление единицы техники с инв.номерами.
И поэтому, просто непонятно - зачем карточки номенклатуры и сами номенклатуры? Если можно было просто создать один справочник и в нем создавать позиции с разными заданными характеристиками в свойствах. И тоже задать им вариант с возможностью быть индивидуальностью (ПК) или быть множественностью (одинаковые картриджи или мышки).

Ответим на него. В конфигурации "Управление IT-отделом 8, редакция 1.0" не было карточек номенклатуры, была просто номенклатура и справочник номенклатуры был просто чудовищным!
Все дело в том, что по умолчанию, любому руководителю IT хочется видеть историю конкретного системного блока или материнской платы, если вести оборудование сводно, например, было 2 системника, первый поставили Иванову, второй Сидорову, потом и Сидоров и Иванов уволились и системники пришли на склад ИТ-отдела понять где чей в такой схеме уже не представляется возможным в программе, так как учет ведется сводно. В версии 1.0 был один справочник, чтобы история была видна, каждая материнская плата, каждый системный блок и вообще людая "комплектующая" заводилась отдельным элементом. У нее был свой серийный и инвентарный номер и в этом случае можно было проследить историю карточки, но появлялись существенные минусы. Представьте вы открываете справочник Номенклатуры и видите тысячи одинаковых позиций, но с разными серийными номерами. Это оказалось жутко не удобно, поиск информации по такому справочнику занимал долгое время и не было прозрачности в работе.

Дело, конечно же, может спасти учет аналогичный учету по основным средствам (ОС) в бухгалтерии, там каждое ОС имеет свой элемент в справочнике основных средств и историю по каждому ОС можно проследить от и до, но тут в дело вступает такой момент, что, например, материнская плата не является ОС, хотя мы хотим видеть так же историю по этой плате! Как и много из того, по чем хотелось бы видеть историю в ИТ-отделе, но с точки зрения бухгалтерии это не ОС. Так что методологически ввести учет ОС как в бухгалтерском учете, было не верно и мы пошли другим путем.

Нами был разработан общий универсальный механизм, который впитал в себя все плюсы учета ОС, а так же был гибок и понятен.

Появилось два справочника Номенклатура и Карточки номенклатуры. Что это такое и зачем это, можно ознакомиться в статье Концепция комплектов и комплектующих. Причем, что важно, номенклатура для однотипных объектов всегда одна, а вот карточек может быть сколько угодно, а уже в карточках указываются серийные номера и именно по карточкам ведется вся история. При этом карточки номенклатуры отвечают за конкретную комплектующую в конкретном системном блоке, который тоже имеет карточку и уже свою историю. Это очень гибко и универсально. Номенклатура не захламлена копиями других записей, карточки имеют владельца, конкретную номенклатуру и по сути отвечают за одинаковую модель, но указывают на конкретную комплектующую.

Еще хотелось бы отметить, что в этой схеме мы не забыли и про ситуации, когда учет по карточкам вести не нужно. Ну например, мы не хотим вести историю по номенклатуре сетевой кабель, или клавиатура, нам достаточно видеть общее количество. В этом случае можно использовать номенклатуру без учета по карточкам. По сути, это обычный учет по номенклатуре.


 Концепция комплектов и комплектующих | Описание курса | Остатки на местах хранения