Для аутсорсинга было бы удобно делать личный кабинет не для сотрудника/пользователя, а для Контрагента (или Контактного лица контрагента).
Не все хотят/умеют работать с почтой. Плюс можно закладкой/быстрой ссылкой прописать на ПК пользователей адрес ЛК для быстрой подачи заявок.
А делать костыли на своем сайте с отправкой сообщения из формы на почту тоже не совсем правильный вариант (промежуточное звено, правила обработки и т.п.).
Плюс руководитель/куратор Контрагента может видеть статусы задач, комментарии и вообще их список.